In allen Abteilungen von Unternehmen, insbesondere in der Buchhaltung, sind optimierte Abläufe und effizientes Arbeiten Erfolgsgaranten. Das Mittel dazu ist die digitale Belegerfassung, welche die effiziente Belegverwaltung mit geringer Fehlerquote vorbereitet. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen die digitale Belegerfassung bietet und welche Bedeutung dabei den Dokumentenmanagement-Systemen zukommt.
Wie definiert sich die digitale Belegerfassung und welche Bedeutung erlangt sie in Unternehmen?
Der Begriff „digitale Belegerfassung“ beschreibt den Vorgang, wie mit verschiedenen Belegerkennungstechnologien unternehmensrelevante Dokumente automatisiert identifiziert, extrahiert und verarbeitet werden.
Sie ist die Basis für die Arbeit eines Steuerberaters und ebenfalls in den Buchhaltungsabteilungen der Unternehmen von Bedeutung. Die Erleichterung besteht darin, dass ein zur Belegerfassung verwendetes Programm die einzelnen Rechnungsbestandteile erkennt und diese durch die Belegerkennung gewonnenen Informationen sich leicht weiterverarbeiten lassen.
Möglich machen dies die im Folgenden aufgeführten modernen Technologien, die bei der digitalen Belegerfassung zum Einsatz kommen.
OCR (Optica Character Recognition) ist beispielsweise eine Technologie zur Texterkennung maschinengeschriebener Belege.
Intelligent Character Recognition (ICR) erkennt Handschriften sowie Sonderzeichen und Zahlen und Optical Mark Recognition Felder, Ankreuzungen sowie Markierungen.
KI (Künstliche Intelligenz) auf Basis moderner Sprachmodelle (z.B. GPT, Gemini, Claude, LLMaMA, Mistral) ist in der Lage auf Basis der antrainierten Modelle auf Basis weltweiten Wissen die Muster ffast aller relevanten Dokumentarten und ist damit in der Lage, sehr zuverlässig strukturierte Daten zu erkennen und die Genauigkeit von OCR/ICR zu erhöhen.
Daneben helfen die Barcode-Erkennung, die Bilderkennung und die Logoerkennung dabei, digitale Belege zu erfassen und die Belegdaten sowie das Belegbild lesbar zu machen.
Die Vorteile der digitalen Belegerfassung
Daneben hat die Digitalisierung der Belege verglichen mit dem manuellen Erfassen Vorteile bei der Buchhaltung von Kleinst- und Kleinunternehmen sowie für die von Unternehmen mittlerer Größenordnung (KMU).
1. Digitale Belegerfassung spart Zeit
Das digitale Erfassen von Rechnungen und anderen Dokumenten bedeutet für die Buchhaltung durch den geringen Aufwand eine Zeitersparnis, denn die händische Zuordnung entfällt. Durch die Automatisierung der Belegverwaltung benötigen Sie keine Mitarbeiter zum Sortieren der Belege sowie zur manuellen Erfassung und Archivierung von Dokumenten. Die Suche nach Informationen gelingt mit digital erfassten Belegen in kurzer Zeit und von jedem Ort aus – beinahe ohne Fehler.
2. Umweltfreundliches Büro durch digitale Belegerfassung
Die digitale Belegerfassung ist ein wichtiger, ressourcensparender Schritt zum nachhaltigen Büro, denn Sie benötigen weniger oder gar kein Papier mehr.
3. Datensicherheit und -integrität durch digitales Erfassen von Belegen
Speichern Sie Ihre Dokumente bei Eingang digital und setzen dabei Cloud-Speicherlösungen ein, hat das für Sie den Vorteil, dass Sie durch diesen Prozess alles Gespeicherte vor unautorisiertem Zugriff bewahren. Sensible Informationen auf Rechnungs- und anderen Belegen sind in der Cloud sicher aufbewahrt sowie vor Verlust oder Beschädigungen geschützt.
4. Compliance verbessern mit digitaler Belegerfassung
Die Installation von Programmen zur digitalen Belegerfassung erleichtert es, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Dokumentenmanagementsystem, indem sie integriert ist, unterstützt sie dabei, die Regeln zu befolgen, die Dokumente ordnungsgemäß zu verarbeiten und GoBD-konform zu archivieren.
5. Digitale Belegerfassung lässt sich in bestehender oder neuer Unternehmens- und Buchhaltungssoftware integrieren
Digitale Belegerfassungs-Tools lassen sich nahtlos mit digitalen Buchhaltungs- und anderer Business-Software verknüpfen. Auf diese Weise fallen manuelle Arbeiten weg. Sie erfassen Ihre Belege automatisch, klassifizieren sie für die automatische Zuordnung in einer strukturierten Umgebung und übertragen sie in Ihr Buchhaltungssystem.
Buchhaltungsbelege, die Sie unbedingt digitalisieren sollten
a) Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Erfassen Sie Ausgangsrechnungen mithilfe von Programmen zur Texterkennung digital, gelingt es,
- diese Rechnungen effizient zu verwalten
- offene Posten besser im Auge zu behalten
- Zahlungseingänge schneller zu verfolgen
Nach der digitalen Belegerfassung von Eingangsrechnungen können Sie mit geringem Aufwand die in den Rechnungen enthaltenen Belegdaten mit anderen Daten aus der Buchhaltung verknüpfen. Sie sind leicht zu durchsuchen und zu verfolgen.
b) Kontoauszüge und andere Bankdokumente
Kontoauszüge und andere Bankdokumente sollten Sie immer digital archivieren, sodass sie weder gelöscht noch verändert werden können. Daher ist das Speichern im xml-Format nicht gestattet und auch sie auszudrucken und als Papierbelege aufzubewahren, reicht nicht aus.
Das digitale Dokument darf nicht gelöscht werden, da es sich um einen originär digitalen Beleg handelt. Dagegen ist ein auf Papier gedruckter Kontoauszug lediglich eine Kopie. Zudem ermöglicht ein digitalisierter Kontoauszug eine bessere Überwachung sowie Analyse der Transaktionen.
c) Belege und Quittungen
Kleine Papierquittungen und Belege gehen schnell verloren oder sie werden durch mangelnde Qualität mit der Zeit unlesbar. Sofort – etwa mit dem Smartphone und App – digitalisiert und archiviert, ist der Beleg auch noch nach Jahren lesbar und Sie greifen bei Bedarf schnell darauf zu.
Anleitung zum Digitalisieren von Belegen
1) Mitarbeiter in Kenntnis setzen und schulen
Die Erkennungsqualität ist abhängig von dem Scanvorgang der Mitarbeiter. Die Digitalisierung von Belegen mit Smartphone und Scan-App oder mit einem Scanner und einem Dokumentenmanagementsystem lässt sich besser umsetzen, wenn Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen den Sinn dessen verstehen. Die digitale Belegerkennung bildet die Grundlage für alle anschließenden Prozesse.
Schulen Sie die Belegschaft zudem im Umgang mit der Dokumentenmanagement-Software sowie mit dem Scanner und anderen Anwendungen, ist sie gut vorbereitet, um den Digitalisierungsprozess in Ihrem Unternehmen mit Texterkennung und der Hilfe anderer Software voranzutreiben.
2) Vorbereitende Maßnahmen, um die Rechnung und andere Belege digital zu erfassen
- Ziel definieren: Mögliche Ziele sind, die Funktionen der Anwendungen zu verstehen, Dokumente wie Rechnungen effizienter verwalten zu können, weniger Papier zu verbrauchen und Druckkosten zu reduzieren sowie Zeit zu sparen durch schnelleres Suchen und Auffinden von Belegen.
- Sich zu rechtlichen Themen zur Dokumentenverwaltung informieren:
- GoDB
- Aufbewahrungsfristen
- Verfahrensdokumentation
- Datenschutz (DSGVO)
3) Wählen Sie Ihre Arbeitsmittel in Form von Hardware und Software aus
Zunächst brauchen Sie neben Ihrem Endgerät (Computer, Laptop, Notebook etc.) einen Scanner mit OCR-Technologie, der in der Lage ist, Stapel zu verarbeiten. Haben Sie kein geeignetes Gerät, besteht die Option, die Belege mit einer Scan-App mobil mit ihrem Smartphone zu erfassen.
OCR steht für „Optical Character Recognition“. Die automatische Texterkennung erfasst Buchstaben, Zahlen und Wörter in Bilddateien und wandelt sie in durchsuchbare und bearbeitbare Texte um. OCR-Programme finden sich vor allem in Dokumentenmanagement-Systemen, wodurch sich das Abtippen von Daten erübrigt und die Fehlerquote geringer ausfällt als beim manuellen Erfassen.
Zur Verarbeitung der eingescannten digitalen Belege benötigen Sie eine Software, mit deren Funktionen Sie sich schnellstmöglich vertraut machen sollten. Hier empfiehlt sich als Lösung unsere Amagno Business Cloud. Die Anwendung legt die digitalen Dokumente rechtssicher ab und die Belege sind innerhalb von Sekunden auffindbar sowie zurückverfolgbar. Das DMS von Amagno integriert eine Belegerkennung, die Belegdaten automatisch erkennt – beispielsweise den Rechnungsempfänger und die Rechnungsnummer. Diese gibt sie anschließend an Systeme wie ERP oder CRM weiter. Zudem prüfen DMS-Systeme die Belege wie Rechnungen auf Vollständigkeit.
Vorteile ergeben sich für Ihr Unternehmen, wenn Sie das Amagno Dokumentenmanagement (DMS) und Customer-Relationship-Management (CRM) verknüpfen., denn dadurch:
- verbessert sich die Kommunikation
- können Sie besser und schneller bei Fragen von Kunden reagieren
- optimieren Sie geschäftliche Prozesse
- fördern Sie abteilungsübergreifend die Zusammenarbeit
- senken Sie die Betriebskosten
4) Prozess des Scannens definieren und Verantwortlichkeit zuweisen
In diesem Schritt benennen Sie zunächst einen Verantwortlichen für die digitale Belegerfassung und legen anschließend – um stets den Überblick zu behalten – eine Arbeitsfolge für das Scannen von Rechnungen und anderen Dokumenten fest. Vergessen Sie nicht, im Dokumentenmangement-System Zugriffsrechte zu erteilen, damit Berechtigte auf die Daten zugreifen können.
5) Prozesse digital darstellen
Ebenso wie bei den Dokumenten empfiehlt es sich, die Prozesse rund um die Verarbeitung der Belege zu digitalisieren. Nach einer digitalen Erfassung von Daten wie beispielsweise die einer eingehenden Rechnung, sollten Sie zudem die Prüf- und Freigabeprozesse digitalisieren. Definieren Sie digitale Prozesse, die die zuvor analog durchgeführten Arbeitsschritte erkennbar machen und halten Sie diese in digitalen Workflows fest.
6) Belege digitalisieren
- Sind die Vorarbeiten zur digitalen Belegerfassung erledigt, beginnen Sie damit, die Belege zu digitalisieren. Dazu sortieren Sie zunächst die Rechnungen sowie andere Dokumente und entfernen bei diesem Arbeitsschritt Heftklammern aus jedem Beleg, da das Metall den Scanner beschädigt.
- Stellen Sie anschließend den Scanner auf 300 dpi ein und weisen Sie ihn an, die Belege als PDF abzuspeichern.
- Setzen Sie Scanner ein, welche durchschimmernde (dünne) Belege verarbeiten kann, um dahinter liegende andere Belege oder Seiten zu unterdrücken
- Setzen Sie Scanner ein, welche Belege automatisch korrigieren. Korrekturen können sein:
- Schräglagen des Beleges beseitigen, damit ein gerader Beleg erscheint
- Optische Irritationen beseitigen, z.B. Löcher zum Abheften, Verschmutzungen, etc
- Verwenden Sie DMS Software, wie Amagno, was auf Basis von Barcodes, die auf der ersten Seite aufgebracht werden können, große Stapel von Belegen verarbeitet und diese auf Basis der Barcodes trennt.
- Kontrollieren Sie die in dem PDF erfassten Daten, ob sie vollständig und korrekt sind.
- Speichern Sie die Belege im Amagno DMS ab. Das System erfasst nach dem Upload der Belege jegliche Änderungen, Ergänzungen und Bearbeitungen an den Dateien.
Back-ups, Datensicherheit, Kontrolle und Optimierung
Damit keine für die Buchführung erforderlichen Belege verloren gehen, empfiehlt es sich, Ihre Dateien regelmäßig zu sichern. Ebenso wichtig ist es, die Datensicherheit, in festgelegten Abständen zu überprüfen und diese bei Bedarf durch zusätzliche Lösungen zu erhöhen. Kontrollieren Sie auch regelmäßig, ob Verbesserungsbedarf beim Digitalisieren der Belege besteht. Streben Sie ein Optimum an, indem Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern nach einer Lösung suchen, um die Effizienz im Bereich Buchhaltung weiter zu erhöhen.
Zukunft der Belegdigitalisierung
Der überwiegende Teil der heutigen Belege werden digital erzeugt. Die Umwandlung in einfache Papier- und PDF Dokumente ist nicht mehr zeitgemäß. Aus diesem Grund setzen sich strukturierte Belegformate für eine bestmögliche Datenqualität für den Empfänger durch. So setzt derzeit die EU die elektronische Rechnungspflicht (E-Rechnungspflicht) gem. EN16931 durch. Die Formate wie XRechnung und ZUGFeRD beenden die Herausforderungen in der digitalen Belegerfassung.
Desweiteren sorgen für die übrigen Belege die modernen Technologien der künstlichen Intelligenz für einen weitestgehende Erkennung der Daten ohne weitere Vorbereitung oder Antrainieren.
Fazit
Die digitale Belegerfassung per App oder mit der Hilfe eines Scanners ist die Grundlage und Lösung für eine optimierte, automatische Dokumentenverarbeitung. Sie bietet Möglichkeiten zur Einsparung von Kosten durch effizientes Ver- und Bearbeiten sowie Archivieren von Dateien. Das manuelle Abtippen der Belege ist anfällig für Fehler, deren Anzahl sich durch die digitale Belegerfassung reduziert.
