Künstliche Intelligenz in Dokumentenmanagement Systemen

Keine neue Technologie, wie ChatGPT von OpenAI, hat so schnell die digitale Welt auf den Kopf gestellt und ist längst Bestandteil von Unternehmensprozessen und Arbeiten geworden. Künstliche Intelligenz ist angetreten, um die individuelle Produktivität der Mitarbeiter in Unternehmen erheblich zu erhöhen.

Doch auch in der Dokumentenverwaltung spielt die KI heutzutage eine Rolle. Neben der Automatisierung der Datenextraktion revolutioniert die KI die Produktivität für die Mitarbeiter durch den Erhalt von Antworten statt aufwendiger Suche in den Millionen Unternehmensdokumenten.

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Welt der digitalen Managementsysteme (DMS) und läutet eine neue Ära der Informationsverarbeitung ein. In einer zunehmend datengetriebenen Welt stehen Unternehmen vor der großen Herausforderung, Daten effizient zu verwalten, zu analysieren und nutzbar zu machen. Hier setzt KI an und verwandelt traditionelle Dokumentenmanagement Systeme in intelligente Plattformen, die nicht nur die Speicherung und Organisation von Dokumenten revolutionieren, sondern auch deren Inhalte verstehen, vorhersagen und automatisieren können.

Wie genau funktioniert das mit der KI und was sind die Vorteile? Diese Fragen klären wir in diesem Artikel!

Status Quo

In vielen Unternehmen nehmen Akten und Dokumente wie Verträge, Lieferantenvereinbarungen und Schulungsunterlagen wertvollen Platz in Schreibtischen und Schränken ein und beeinträchtigen die Arbeitseffizienz. Prozesse werden Ortsgebunden und Zeitaufwendig in Papierform zwischen den Mitarbeitern getauscht. Gerade hier gehen oft Dokumente verloren oder es ist unklar, wo sich ein Vorgang gerade befindet. Um dies zu beheben wurden Enterprise Content Management (ECM) und digitale Dokumentenmanagement Systeme entwickelt und sind Status Quo in Unternehmen. Sie speichern und verwalten sicher Dokumente und ermöglichen schnelle transparente digitale Prozesse. Diese Systeme haben sich seit vielen Jahren kaum mehr weiterentwickelt. 

Künstliche Intelligenz (KI) ändert dies fundamental. KI behebt zahlreiche Defizite in der notwendigen Automatisierung in Zeiten von Fachkräftemangel und erzeugt einen vollständig neuen Level der persönlichen Produktivität jedes Mitarbeiters durch einen neuen Ansatz der Kommunikation mit den Unternehmensdokumenten via Chat oder Unterhaltung.

Wie lässt sich KI in einer DMS-Software einsetzen?

Automatisierung von Arbeitsprozessen: Mit Hilfe von KI können Arbeitsprozesse automatisiert werden. Dokumente werden selbstständig an die zuständigen Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet, was sowohl die Arbeitsgeschwindigkeit als auch die Prozesskonformität erhöht.

Selbstständiges Extrahieren von Metadaten: Durch KI-basierte Systeme ist es möglich, wichtige Metadaten aus Dokumenten ohne manuellen Aufwand automatisch zu extrahieren. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Dateneingabe erheblich.

Intelligente Klassifikation von Dokumenten: Künstliche Intelligenz ist in der Lage, Dokumente selbstständig zu sortieren und mit passenden Schlagworten zu versehen. Dies vereinfacht und beschleunigt sowohl die Archivierung als auch das spätere Auffinden der Dokumente erheblich.

Verbesserte Dokumentensuche: Künstliche Intelligenz verbessert die Suche nach Dokumenten erheblich. Sie lernt aus den Suchgewohnheiten der Nutzer und passt die Suchergebnisse individuell an, was zu schnelleren und genaueren Ergebnissen führt.

Die Vorteile von KI bei Dokumentenmanagement Systemen

Große Zeitersparnis

Mit KI können Unternehmen mehr Dokumente verarbeiten als ein durchschnittlicher Mitarbeiter. Selbst kritische Informationen werden aus den gesammelten Daten zuverlässig identifiziert und klassifiziert. Diese Fähigkeit hilft bei der korrekten Kennzeichnung und Kategorisierung von Dokumenten, was bei der manuellen Erfassung oft vernachlässigt wird. Dadurch wird ein effizientes Auffinden der gewünschten Informationen gewährleistet.

Die MitarbeiterInnen können die gewonnene Zeit nutzen, um produktive Aufgaben für das Unternehmenswachstum zu übernehmen, anstatt nur Dokumente zu lesen, zu klassifizieren und zu sammeln.

Kostenersparnis

Durch die Reduzierung manueller Prozesse und die Optimierung von Dokumentenmanagementprozessen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, insbesondere in Bezug auf Arbeitszeit und Speicherplatz.

Bessere Datenqualität

Intelligente DMS-Software reduziert Datenredundanz, erkennt Eingabefehler und verhindert, dass Dateien am falschen Ort abgelegt werden. Unternehmen benötigen eine gute Datenbasis für eine effiziente Entscheidungsfindung und Geschäftsabwicklung. Dies ist eine weitere Funktion, die KI bereitstellen kann

Verbesserte Compliance

KI kann dabei helfen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass Dokumente ordnungsgemäß verwaltet, archiviert und bei Bedarf gelöscht werden. Zudem kann sie Risiken identifizieren, indem sie auf Anomalien oder Inkonsistenzen in Dokumenten hinweist.

Genauigkeit und Konsistenz

KI-Systeme sind in der Lage, Aufgaben mit außergewöhnlicher Genauigkeit und Konsistenz auszuführen. Dies führt zu einer Verringerung menschlicher Fehler und gewährleistet einen zuverlässigen und effizienten Betrieb, was insbesondere in sensiblen IT-Bereichen von entscheidender Bedeutung ist.

Die Nachteile von KI bei Dokumentenmanagement Systemen

Der Einsatz von KI hat zum aktuellen Stand (2024) allgemein und im konkreten Einsatz in einem DMS/ECM auch durch seine Technologie Einschränkungen. Die Entwicklung ist auf dieser Ebene derzeit sehr schnell, so dass verschiedene Nachteile sehr bald nicht mehr relevant sein werden.

Keine vollständige Antworten

Die KI verarbeitet nicht das Wissen der Welt oder des Unternehmens (z.B. die Dokumente des DMS) in seiner Antwort. Die Technik kann nur eine gewissen Inhaltsgröße (Token) verarbeiten. Daher werden typischerweise nur die Top Treffer für eine Antwort verarbeitet. Entsprechend verhält es sich mit einer Antwort für eine Datenanalyse, da ggf. nicht alle Daten verarbeitet werden konnten. Dafür gibt es allerdings spezielle Datenanalysewerkzeuge, die speziell angepasste KI Technologien besitzen.

Halluzination

Die KI möchte uns eine Antwort geben, auch wenn es keine oder eine nicht so passende gibt. Daher kann es sein, dass die KI in einer unklaren Lage Antworten gibt, die nicht schlüssig erscheinen. Daher ist es die Verantwortung der Anwendenden, die Antworten zu validieren.

Rechenergebnisse ungenau

Auch auf Grund der technischen Natur kann die KI derzeit nicht perfekt rechnen. Moderne Sprachmodelle sind genauer und hinterfragen die eigene Antwort nochmals.

Keine gute Umweltbilanz

Zum aktuellen Stand erzeugt das Training und die Konsumierung eines Sprachmodelles einen enormen Energiebedarf. Dies wirkt sich auf die CO2 Bilanz der anbietenden und einsetzenden Unternehmen ein. Um die hohen Kosten dieser Technologie zu reduzieren, werden die anbietenden Hard- und Softwarehersteller bestrebt sein, diese Kosten zu reduzieren und automatisch für eine gute Umweltbilanz zu sorgen.

Fazit

Die Integration von künstlicher Intelligenz in Dokumentenmanagementsysteme markiert einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten verwalten. KI ermöglicht nicht nur erhebliche Effizienzsteigerungen durch Automatisierung und verbesserte Suchfunktionen, sondern trägt auch zu Kosteneinsparungen und einer höheren Datenqualität bei.

Obwohl der Einsatz von KI in DMS noch nicht überall Standard ist, zeigen die Vorteile deutlich, dass Unternehmen, die bei der Implementierung von KI-Lösungen zögern, Gefahr laufen, im Wettbewerb zurückzufallen. Angesichts der enormen Möglichkeiten, die KI bietet, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sie im eigenen Unternehmen zu implementieren – andernfalls werden sie von der Konkurrenz abgehängt.