Künstliche Intelligenz in Dokumentenmanagement Systemen

Chat-GPT stellt die digitale Welt seit einem Jahr auf den Kopf und ist längst Bestandteil von Unternehmensprozessen und Arbeiten geworden.

Doch auch in der Dokumentenverwaltung spielt die KI heutzutage eine Rolle.

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert nämlich die Welt der digitalen Managementsysteme (DMS) und läutet eine neue Ära der Informationsverarbeitung ein. In einer zunehmend datengetriebenen Welt stehen Unternehmen vor der großen Herausforderung, Daten effizient zu verwalten, zu analysieren und nutzbar zu machen. Hier setzt KI an und verwandelt traditionelle Dokumentenmanagement Systeme in intelligente Plattformen, die nicht nur die Speicherung und Organisation von Dokumenten revolutionieren, sondern auch deren Inhalte verstehen, vorhersagen und automatisieren können.

Wie genau funktioniert das mit der KI und was sind die Vorteile? Diese Fragen klären wir in diesem Artikel!

Status Quo

In vielen Unternehmen nehmen Akten und Dokumente wie Verträge, Lieferantenvereinbarungen und Schulungsunterlagen wertvollen Platz in Schreibtischen und Schränken ein und beeinträchtigen die Arbeitseffizienz. Beim Einsatz von DMS–Software geht es jedoch nicht ausschließlich um die Speicherung oder den schnellen Zugriff auf diese Dokumente. Vielmehr bieten KI-gestützte DMS-Lösungen den entscheidenden Vorteil, aus den vorhandenen Datenmengen in Echtzeit nützliche Erkenntnisse zu generieren.

Dennoch zögern noch viele Unternehmen im deutschen Mittelstand beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Bearbeitung dokumentenintensiver Prozesse und Abläufe oder befinden sich noch in der Planungsphase. Damit lassen sie die enormen Möglichkeiten, die in ihren vorhandenen Daten schlummern, ungenutzt.

Wie lässt sich KI in einer DMS-Software einsetzen?

Automatisierung von Arbeitsprozessen: Mit Hilfe von KI können Arbeitsprozesse automatisiert werden. Dokumente werden selbstständig an die zuständigen Personen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet, was sowohl die Arbeitsgeschwindigkeit als auch die Prozesskonformität erhöht.

Selbstständiges Extrahieren von Metadaten: Durch KI-basierte Systeme ist es möglich, wichtige Metadaten aus Dokumenten ohne manuellen Aufwand automatisch zu extrahieren. Dies reduziert den Zeitaufwand für die Dateneingabe erheblich.

Intelligente Klassifikation von Dokumenten: Künstliche Intelligenz ist in der Lage, Dokumente selbstständig zu sortieren und mit passenden Schlagworten zu versehen. Dies vereinfacht und beschleunigt sowohl die Archivierung als auch das spätere Auffinden der Dokumente erheblich.

Verbesserte Dokumentensuche: Künstliche Intelligenz verbessert die Suche nach Dokumenten erheblich. Sie lernt aus den Suchgewohnheiten der Nutzer und passt die Suchergebnisse individuell an, was zu schnelleren und genaueren Ergebnissen führt.

Die Vorteile von KI bei Dokumentenmanagement Systemen

Große Zeitersparnis

Mit KI können Unternehmen mehr Dokumente verarbeiten als ein durchschnittlicher Mitarbeiter. Selbst kritische Informationen werden aus den gesammelten Daten zuverlässig identifiziert und klassifiziert. Diese Fähigkeit hilft bei der korrekten Kennzeichnung und Kategorisierung von Dokumenten, was bei der manuellen Erfassung oft vernachlässigt wird. Dadurch wird ein effizientes Auffinden der gewünschten Informationen gewährleistet.

Die MitarbeiterInnen können die gewonnene Zeit nutzen, um produktive Aufgaben für das Unternehmenswachstum zu übernehmen, anstatt nur Dokumente zu lesen, zu klassifizieren und zu sammeln.

Kostenersparnis

Durch die Reduzierung manueller Prozesse und die Optimierung von Dokumentenmanagementprozessen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, insbesondere in Bezug auf Arbeitszeit und Speicherplatz.

Bessere Datenqualität

Intelligente DMS-Software reduziert Datenredundanz, erkennt Eingabefehler und verhindert, dass Dateien am falschen Ort abgelegt werden. Unternehmen benötigen eine gute Datenbasis für eine effiziente Entscheidungsfindung und Geschäftsabwicklung. Dies ist eine weitere Funktion, die KI bereitstellen kann

Verbesserte Compliance

KI kann dabei helfen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass Dokumente ordnungsgemäß verwaltet, archiviert und bei Bedarf gelöscht werden. Zudem kann sie Risiken identifizieren, indem sie auf Anomalien oder Inkonsistenzen in Dokumenten hinweist.

Genauigkeit und Konsistenz

KI-Systeme sind in der Lage, Aufgaben mit außergewöhnlicher Genauigkeit und Konsistenz auszuführen. Dies führt zu einer Verringerung menschlicher Fehler und gewährleistet einen zuverlässigen und effizienten Betrieb, was insbesondere in sensiblen IT-Bereichen von entscheidender Bedeutung ist.

Fazit

Die Integration von künstlicher Intelligenz in Dokumentenmanagementsysteme markiert einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten verwalten. KI ermöglicht nicht nur erhebliche Effizienzsteigerungen durch Automatisierung und verbesserte Suchfunktionen, sondern trägt auch zu Kosteneinsparungen und einer höheren Datenqualität bei.

Obwohl der Einsatz von KI in DMS noch nicht überall Standard ist, zeigen die Vorteile deutlich, dass Unternehmen, die bei der Implementierung von KI-Lösungen zögern, Gefahr laufen, im Wettbewerb zurückzufallen. Angesichts der enormen Möglichkeiten, die KI bietet, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sie im eigenen Unternehmen zu implementieren – andernfalls werden sie von der Konkurrenz abgehängt.