Viele Unternehmen, die sich vorgenommen haben, im Zeitalter der Digitalisierung keine Kompromisse einzugehen, haben sich vorgenommen, ihre Büros möglichst „papierlos“ werden zu lassen. Die Erstellung eines Aktenplans steht für sie oft ganz weit oben auf der To-Do-Liste. Dieser schafft eine klare Strukturierung und stellt letztendlich auch sicher, dass es nicht schwerfällt, wichtige Dokumente möglichst schnell wiederzufinden.
Aber worum handelt es sich bei einem Aktenplan überhaupt? Und worauf sollten Sie achten, wenn Sie einen Aktenplan erstellen möchten? In den folgenden Abschnitten finden Sie viele hilfreiche Informationen, mit denen Sie Ihre Ablagestruktur optimieren können.
Das wichtigste in Kürze
- Effiziente Organisation: Ein digitaler Aktenplan erleichtert die Verwaltung von Dokumenten, reduziert Suchzeiten und bietet automatische Zuordnungen durch klare Strukturierung und zentrale Speicherung.
- Flexibilität und Nutzerkomfort: Digitale Aktenpläne ermöglichen Arbeiten von überall, sparen Platz und bieten durch Rechteverwaltung individuelle Zugriffsoptionen für mehr Sicherheit und Transparenz.
- Langfristige Optimierung: Selbst gut strukturierte Aktenpläne sollten regelmäßig überprüft und angepasst werden, um neue Anforderungen und gesetzliche Vorgaben effektiv zu berücksichtigen.
Was ist ein Aktenplan?
Wer einen Aktenplan erstellen möchte, sollte natürlich im ersten Schritt wissen, worum es sich hierbei genau handelt. Aktenpläne werden oft unter anderem auch als „Archivplan“ oder als „Strukturplan“ bezeichnet. Sie sollen dabei helfen, im Zusammenhang mit Akten und anderen Dokumenten, für mehr Ordnung im Büro zu sorgen. Auf der Grundlage eines solchen Aktenplans können Sie ein umfassendes Dokumentenmanagement System erstellen, dass die Grundlage für Ihre Aufbewahrung schafft.
Egal, ob es dann darum geht,…:
- bestimmte Dokumente zu finden
- neue Akten abzulegen
- sich einen Überblick über ein bestimmtes Thema zu verschaffen
…: Besagter Plan hilft Ihnen dabei, Ihre Unterlagen optimal zu verwalten. Und obwohl im Zeitalter der Digitalisierung beim Wort „Aktenplan“ an digitale Ordner denken, ist es selbstverständlich immer noch möglich, Akten analog aufzubewahren.
Ein weiterer Vorteil: Über einen entsprechenden Plan lassen sich auch hybride Aktenbestände, die sowohl digital als auch analog vorliegen, strukturieren.
Ist es schwer, einen Aktenplan zu erstellen?
Sie möchten einen digitalen Aktenplan einrichten? In der Regel ist es nicht schwer, ein solches „Gerüst“ für Ihre Schriftgutverwaltung zu schaffen.
Und: Einmal angelegt müssen die verschiedenen Dokumente den Ordnern nicht mehr zwangsläufig manuell zugeordnet werden. Vielmehr sorgt die digitale Dokumentenarchivierung dafür, dass das Einhalten der jeweiligen Strukturierung nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch nimmt. Die Zuordnung findet vollkommen automatisch statt – zumindest dann, wenn die Nutzer im Vorfeld klar die entsprechenden Kriterien festgelegt haben.
Schritt für Schritt einen Aktenplan erstellen: So geht’s!
Wenn Sie mit einem Aktenplan für mehr Ordnung in Ihren Aktenbeständen sorgen möchten, gilt es im ersten Schritt, eine Analyse des Ist-Bestandes aufzunehmen. Sind Sie mit der aktuellen Ablage beziehungsweise mit der Ablagestruktur zufrieden? Oder haben Sie Verbesserungspotenzial entdeckt, das Sie in Bezug auf die Organisation Ihres Schriftgutes gern nutzen möchten?
Danach gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie Hauptgruppen fest.
- Unterteilen Sie die Hauptgruppen in verschiedene Untergruppen.
- Ordnen Sie jeder Hauptgruppe und jeder Untergruppe Ziffern zu.
- Erstellen Sie dieselbe Ziffern-Struktur in Ihrer jeweils gewählten Software-Lösung.
Wenn Sie Ihre Dokumente auf diese Weise den einzelnen Ordnern zuteilen, kann es natürlich sein, dass so manches Dokument nicht nur zu einem Ordner passt. In diesem Fall können Sie es auch mehreren Bereichen zuordnen. Wo früher noch kopiert und analog zugeordnet werden musste, sind die digitalen Möglichkeiten deutlich vielseitiger.
Beispiel: Eine digitale Lieferanten-Akte erstellen
Vorweg: In einem digitalen Aktenplan können die unterschiedlichsten Workflows abgebildet werden. Dieser Abschnitt beschäftigt sich jedoch mit der beispielhaften Gliederung einer Lieferanten-Akte.
Typische Dokumente, die hierin abgespeichert werden können (und sollten), sind unter anderem:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Mails und weiterer Schriftverkehr, der sich auf Bestellungen und Bestelldetails bezieht.
Je nachdem, welche Übersichtlichkeit gewünscht ist, können Sie die Akte in ihrer Struktur noch weiter aufbrechen und beispielsweise auch Ordner für „Angebote“ und „Anfragen“ anlegen. Auf diese Weise fällt es auch Außenstehenden, die natürlich über entsprechende Berechtigungen verfügen müssen, leicht, sich einen Überblick zu verschaffen. Achten Sie zudem darauf, die verschiedenen Unterordner bei Bedarf miteinander zu verknüpfen.
Somit stellen Sie sicher, dass zum Beispiel das Dokument „Angebot“ nicht nur im Angebotsordner, sondern auf Wunsch auch unter „Schriftverkehr“ gefunden wird.
Eine Organisation dieser Art dient dann nicht nur als Informationsquelle, sondern in gewisser Weise auch als Archiv, so dass sich Geschäftsvorgänge und Co. detailliert nachvollziehen lassen.
Welche Vorteile bieten digitale Aktenpläne?
Digitale Aktenpläne sind – wenn sie korrekt und transparent aufgebaut werden. mit vielen Vorteilen verbunden. Mit einer Ablage Struktur dieser Art können Sie bei der Verwaltung und der Ablage von Akten und Dokumenten wie folgt profitieren:
Weniger Suchen und schnelleres Finden
Viele Mitarbeiter in Unternehmen kennen das Problem: Sie suchen nach einer ganz bestimmten Akte, können diese aber nicht finden. Sie wälzen Ordner in der Hoffnung, das wichtige Dokument befindet sich darin.
Was sich einerseits nach einer nervlichen Herausforderung anhört, nimmt andererseits auch viel Zeit in Anspruch. Auf der Grundlage eines digitalen Aktenplans ist es deutlich einfacher, Dokumente ausfindig zu machen. Hier reicht es aus, die Namen der jeweiligen Schrftstücke in das hierfür vorgesehene Feld einzugeben, um sich diese innerhalb weniger Sekunden anzeigen zu lassen.
Ein hoher Nutzerkomfort und ein geringer Platzbedarf
Akten können viel Platz in Anspruch nehmen – zumindest dann, wenn sie analog geführt werden. Wer dementsprechend auf eine moderne Dokumentenmanagement Software setzt, kann definitiv Platz sparen. Statt etliche Quadratmeter für Regale einzuplanen, braucht es für einen digitalen Aktenplan lediglich einen ausreichend großen Speicher.
Zentrale Speicherung und Transparenz für Mitarbeiter
Die entsprechenden Aktenpläne werden an einer zentralen Stelle gespeichert. Mitarbeiter, die sich auf der Suche nach Akten (oder Dokumenten) befinden, wissen somit ganz genau, wo sie nach dem Schriftgut suchen müssen. Eine enorme Erleichterung, die das gesamte Team entlasten kann!
Arbeiten mit Dokumenten von überall aus möglich
Keine Frage: Im 21. Jahrhundert hat sich nicht nur die Art der Ablage, sondern auch die Arbeitswelt verändert. So ist es für immer mehr Menschen selbstverständlich geworden, zum Beispiel von zuhause aus oder von unterwegs zu arbeiten.
Der Vorteil: Für den Zugriff auf ein Dokumentenmanagement System beziehungsweise auf einen digitalen Aktenplan braucht es nur ein mobiles Endgerät und eine stabile Internetverbindung. Somit sind die entsprechenden Aktenpläne von vielen Orten der Welt abrufbar.
Individuelle Rechteverwaltung
Nicht alle Akten sind für alle Mitarbeiter bestimmt. Was bei der analogen Ablage noch ein Problem darstellt, muss auf der Grundlage eines digitalen Aktenplans keine Herausforderung mehr sein.
Denn: Je nach System haben Sie hier die Möglichkeit, individuelle Rechte zu vergeben und einzelne Dokumente zum Beispiel mit einem Passwort zu schützen.
Eine gesteigerte Arbeitgeberattraktivität
Im ersten Moment mag es ein wenig wunderlich klingen, aber: Auch „Kleinigkeiten“, wie ein digitaler Aktenplan können durchaus zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Immerhin dürfte es das gesamte Team zu schätzen wissen, wenn es auf der Suche nach Akten nicht mehr nötig wird, viel Zeit zu investieren und sich stattdessen auf die Arbeit fokussieren zu können. Mittlerweile gibt es unter anderem auch zahlreiche Fachkräfte, die die Aktenführung ihrer potenziellen Arbeitgeber vergleichen, um für sich herauszufinden, wie ein typischer Arbeitstag aussehen könnte.
Wer seine individuellen Stärken einbringen möchte, dürfte wenig Interesse daran haben, einen großen Teil seiner Zeit mit der Suche nach Akten zu verbringen.
Die Einführung von digitalen Aktenplänen in Ihrem Unternehmen
So unkompliziert es auch ist, einen digitalen Aktenplan zu erstellen: Damit alle in vollem Umfang von seinen Vorteilen profitieren können, ist es wichtig, eine gewisse Zeit für die Umstellung einzuplanen. Geben Sie Ihrem Team die Chance, sich an die neue Ablage zu gewöhnen und setzen Sie in diesem Zusammenhang auch am besten auf die ein oder andere Schulung. Dann dauert es meist nicht lang, bis es „ganz normal“ geworden ist, zum Beispiel Bestellscheine nicht mehr abzuheften, sondern zu digitalisieren.
Behalten Sie zudem im Hinterkopf, dass es einige Dokumente gibt, die aufgrund gesetzlicher Richtlinien nach dem Scannen nicht vernichtet werden, sondern eine Zeitlang aufbewahrt werden müssen. Hierzu gehören zum Beispiel notariell beglaubigte Verträge.
Wichtig: Auch der beste digitale Aktenplan muss hin und wieder optimiert werden
Wer Dokumente sauber und sicher (und wiederauffindbar) archivieren möchte, braucht eine verlässliche Aktenstruktur. Ob diese digital oder analog (oder als Hybridmodell) genutzt wird, ist weitestgehend unerheblich. Wichtig ist es jedoch, sich auf ein hohes Maß an Ordnung verlassen zu können.
Gleichzeitig gilt es, zu berücksichtigen, dass auch der „beste Aktenplan“ nicht in Stein gemeißelt ist. Wer bemerkt, dass es sinnvoll sein könnte, die Akten eines Unternehmens in Zukunft anders zu strukturieren, sollte sein System gegebenenfalls anpassen. Genau das nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, bietet jedoch die Chance, die Vorzüge eines digitalen oder analogen Aktenplans in Zukunft noch besser zu nutzen.
