Lieferscheine Aufbewahrungsfrist – was Sie als Unternehmer wissen sollten

Unabhängig davon, wie groß dein Unternehmen ist, ist eine effiziente und übersichtliche Dokumentenverwaltung ein wichtiges Hilfsmittel, um stets den Überblick zu behalten und die Firmenfinanzen bestens im Griff zu haben. Lieferscheine sind für viele Unternehmer so etwas wie ein Bindeglied zwischen dem Lieferanten und dem Kunden selbst.

Gerade aus buchhalterischer Sicht können Lieferscheine sehr wichtig sein. Deshalb hat der Gesetzgeber auch eine Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine gesetzlich verankert. Wir zeigen Ihnen im folgenden Artikel, welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine wann gelten und unter welchen Umständen Sie Ihre Lieferscheine problemlos entsorgen können.

Warum sind Lieferscheine eigentlich wichtig?

Aus Sicht der meisten Menschen sind Lieferscheine erst einmal nur irgendwelche Papiere, die der Dokumentation des Inhalts eines Pakets oder einer Lieferung dienen. Das ist allerdings nicht die ganze Wahrheit. Denn Lieferscheine sind ein wichtiger Bestandteil des Buchungs- und Logistikprozesses eines jeden Unternehmens.

Grundsätzlich gibt es erst einmal keine gesetzliche Vorschrift, die festlegen würde, dass überhaupt ein Lieferschein erstellt werden muss. Die meisten Unternehmen, die Waren produzieren und verkaufen, nutzen Lieferscheine allerdings als Begleitdokument, um übersichtlich und schnell zu dokumentieren, was hier eigentlich versendet wird.

Dabei kommen dem Lieferschein in der Industrie und im Warenverkehr eine ganze Reihe verschiedener Aufgaben zu.

• Die vertragsgemäße Warenzustellung wird dokumentiert.
• Der Lieferschein informiert über Art und Umfang der angelieferten Güter.
• Menge, Qualität und Art der gelieferten Waren können mithilfe eines Lieferscheins kontrolliert werden.

Ein klassischer Lieferschein hat dabei in aller Regel die folgenden Informationen als Inhalt:

• Name und Anschrift des Lieferanten und des Empfängers der Ware
• die Auftragsnummer
• das Versanddatum
• eine konkrete Auflistung der versandten Waren mit Stückzahl, Gewicht, Beschaffenheit etc.

Welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gelten in Deutschland?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine sind im Steuerrecht geregelt. Her gilt die Abgabenordnung (AO) als maßgeblich. § 147 der Abgabenordnung regelt, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind.

Die Fristen für die Aufbewahrung von Lieferscheinen sind allerdings nicht einheitlich geregelt. Es kommt darauf an, welche Anforderungen der jeweilige Lieferschein erfüllt und wie dieser aus Sicht des Gesetzgebers zu werten ist. Hier wird zwischen einem Lieferschein als Handels- oder Geschäftsbrief und einem Lieferschein als Teil eines Rechnungsbelegs unterschieden.

6 Jahre, wenn der Lieferschein ein Geschäftsbrief ist

Handels- oder Geschäftsbriefe sind Lieferscheine dann, wenn sie beispielsweise den Schriftwechsel um ein Geschäft dokumentieren. Wenn hier also die Vorbereitung, die Durchführung und die mögliche Rückabwicklung alle zusammen abgebildet werden, handelt es sich um einen Handelsbrief.

Das ist meistens dann der Fall, wenn der Lieferschein als Frachtbrief, Packliste oder Warenbegleitschein genutzt wird. In diesem Fall gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren.

10 Jahre, wenn der Lieferschein ein Rechnungsbeleg oder ein Buchungsbeleg ist

Ist der Lieferschein ein Teil der Rechnung oder gilt als Rechnungsbeleg oder als Buchungsbeleg, dann verlängert sich die Frist sogar auf 10 Jahre. Das wäre dann etwa der Fall, wenn ein Buchungssatz oder ein Kontierungsvermerk auf dem Lieferschein zu finden wäre.

Gleiches gilt, wenn der Lieferschein eine Vereinbarung über Skonti oder andere Rabatte enthält. Sind diese Vereinbarungen in den eigentlichen Rechnungen nicht aufgeführt, dient der Lieferschein als zusätzlicher Beleg im Fall einer Betriebsprüfung.

Kommt es zu einer solchen Betriebsprüfung, ist es wichtig, dass das Finanzamt alle Geldbewegungen und Geschäftsvorfälle eines Unternehmens nachvollziehen und zuordnen kann. Damit das der Fall ist, muss der Lieferschein in einem solchen Fall zusammen mit der Rechnung abgelegt werden.

Diese Neuregelungen gelten seit 2017 für die Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen

Das „Zweite Bürokratieentlastungsgesetz“ hat die Aufbewahrungsfrist Lieferscheine etwas leichter gestaltet. Diese Neuregelung trat mit dem 01.01.2017 in Kraft und führte zu einer Änderung der vorher geltenden Abgabenordnung. Seitdem dürfen Lieferscheine entsorgt werden, wenn die zugehörige Rechnung vorliegt.

Wichtig ist, dass der Lieferschein keinerlei Belegfunktion hat. Wenn also die Rechnungen alle relevanten Daten zu den Lieferungen enthalten und die hier aufgeführten Summen auch mit den jeweiligen Buchungen auf den Geschäftskonten übereinstimmen, gibt es keinen Grund mehr, die zugehörigen Lieferscheine zusätzlich aufzubewahren.

Wichtig ist dabei allerdings zu bedenken, dass für alle Käufe vor dem 01.01.2017 noch die alten Aufbewahrungsfristen gelten – also auch für die oben genannten Lieferscheine.

Für wen gelten die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine?

Wer nach § 1 Handelsgesetzbuch (HGB) als Kauffrau oder Kaufmann gilt, ist nach § 257 HGB auch verpflichtet, sich an die Aufbewahrungsfristen für Dokumente wie Lieferscheine zu halten.

Zu den Unternehmensarten, die hiervon betroffen sind, gehören beispielsweise:

• GmbH
• Aktiengesellschaft (AG)
• UG (haftungsbeschränkt)
• KG und GmbH & Co. KG
• eingetragene Genossenschaften
• offene Handelsgesellschaften (OHG)
• eingetragene Kaufleute

Wichtig ist in dem Zusammenhang allerdings zu wissen, dass es keine wirklich wesentlichen Ausnahmen von den Aufbewahrungsfristen für Solo-Selbstständige, Start-ups oder Freiberufler gibt. Wer einer selbstständigen Tätigkeit nachgeht – egal in welcher Größenordnung – sollte sich an die Aufbewahrungspflichten zu den entsprechenden Dokumenten halten.

Wie errechnet sich die konkrete Aufbewahrungsfrist für einen Lieferschein?

Man könnte meinen, dass die Frist mit der Ausstellung des Lieferscheins beginnt. Das ist aber nicht der Fall. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen. Das hat einen einfachen Hintergrund. Wenn eine Betriebsprüfung in der Mitte eines Jahres kommt und einen Geschäftsvorfall prüfen möchte, der zehn Jahre und zwei Monate in der Vergangenheit liegt, wäre das bei einer taggenauen Berechnung der Frist nicht möglich.

Dank der Berechnung jeweils zum Ende des Kalenderjahres ist sichergestellt, dass jeder Geschäftsvorgang in einem Kalenderjahr auch geprüft werden kann. Wenn dann die Frist verstrichen ist, können direkt die Lieferscheine des kompletten Jahrgangs vernichtet werden.

Für einen Lieferschein, der am 01.05.2024 erstellt wurde, beginnt die Frist also erst mit dem 01.01.2025.

So können Sie prüfen, ob die Aufbewahrung von Lieferscheinen notwendig ist

• Sind alle Informationen des Lieferscheins auch in der Rechnung enthalten? Wenn der Lieferschein keine exklusiven Informationen bereithält, ist er auch kein Dokument, das aufbewahrt werden müsste.
• Wurde der Lieferschein vor dem 01.01.2017 erstellt? Dann muss er unbedingt aufbewahrt werden. Diese Fälle werden allerdings spätestens mit dem 31.12.2026 verschwinden, da dann die 10-Jahres-Frist für diese Fälle abgelaufen ist.
• Enthält der Lieferschein Buchungssätze oder Kontierungsvermerke?
• Sind hier wichtige Detailinformationen zu telefonischen Absprachen oder andere buchungsrelevante Informationen enthalten?
• Ist er Lieferschein als Handels- oder Geschäftsbrief zu sehen?

Gibt es eine bestimmte Form für die Aufbewahrung von Lieferscheinen?

Nein. Die Lieferscheine können in Papierform oder in digitaler Form abgelegt und dokumentiert werden. Wenn Sie im Rahmen der Digitalisierung Ihrer Unterlagen auf die Ablage in Papierform verzichten, müssen Sie nur sicherstellen, dass die digitale Variante auf jeden Fall immer vorhanden ist. Entsprechende Sicherheitskopien und -backups sind daher unerlässlich.

Was passiert bei einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht?

Hierbei würde es sich um eine Verletzung der Buchführungspflicht handeln. Das ist eine Straftat im Sinne des § 283b Strafgesetzbuch (StGB). Eine solche Straftat kann mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren oder mit einer Geldstrafe geahndet werden.

Weitere Dokumente und Unterlagen, für die eine Aufbewahrungspflicht gilt

Es gibt noch weitere Dokumente, die 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Diese sind beispielsweise:

• Handelsbücher
• Eröffnungsbilanzen
• Inventare
• Jahres- und Einzelabschlüsse
• Konzernabschlüsse
• Lageberichte
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der anderen Unterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist erforderlich sind.
• Buchungsbelege