Digitale Langzeitarchivierung

Das wichtigste in Kürze

Was bedeutet Langzeitarchivierung?

Langzeitarchivierung bedeutet die Bewahrung und Nutzbarmachung digitaler Informationen über lange Zeiträume. Sie stellt sicher, dass wichtige Daten auch in Zukunft zugänglich und verständlich bleiben, unabhängig von technologischen und gesellschaftlichen Veränderungen. Dabei gilt es, die Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der archivierten Daten über Jahre, Jahrzehnte oder gar Jahrhunderte zu gewährleisten.

Laut dem Art. 70 MWSTG Buchführung und Aufbewahrung gelten folgende Gesetze.

  1. Die steuerpflichtige Person muss ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen führen, wobei die ESTV in Ausnahmefällen zusätzliche Anforderungen stellen kann.
  2. Geschäftsbücher, Belege und sonstige Aufzeichnungen müssen bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung ordnungsgemäß aufbewahrt werden, unter Berücksichtigung von Artikel 958f des Obligationenrechts.
  3. Unterlagen zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von Immobilien sind 20 Jahre lang aufzubewahren.
  4. Der Bundesrat legt fest, unter welchen Bedingungen steuerrelevante Belege papierlos übermittelt und aufbewahrt werden können.

Welche Anforderungen gibt es bei der digitalen Langzeitarchivierung?

Ein Langzeitarchiv muss über lange Zeiträume alle Daten und Dokumente jederzeit verfügbar, lesbar, originalgetreu und damit unverfälscht aufbewahren.

Langzeitarchivierung: Ein Langzeitarchiv ist darauf ausgelegt, Informationen über einen langen Zeitraum sicher zu speichern. Ziel ist die dauerhafte Verfügbarkeit und Zugänglichkeit der archivierten Inhalte.

Datenintegrität: Langzeitarchive stellen die Integrität der archivierten Daten über die Zeit sicher. Mechanismen wie Datenverifikation, Fehlerkorrektur und regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass die Daten unverändert und fehlerfrei bleiben – so wie sie am ersten Tag der Speicherung waren.

Langzeitlesbarkeit: Bei der Langzeitarchivierung werden offene und dokumentierte Dateiformate verwendet. Damit wird sichergestellt, dass die archivierten Daten auch in Zukunft lesbar und interpretierbar bleiben. Das Archiv berücksichtigt auch die technologische Entwicklung und stellt sicher, dass die Daten auf neuen Systemen und Plattformen zugänglich bleiben.

Metadatenverwaltung: Ein Langzeitarchiv sollte umfassende Metadaten zu den archivierten Dokumenten enthalten. Metadaten erleichtern die Suche, Identifizierung und Verwaltung der archivierten Daten über einen langen Zeitraum.

Sicherheit: Langzeitarchive schützen die archivierten Daten vor Verlust, Beschädigung und unberechtigtem Zugriff. Sie beinhalten Sicherheitsmaßnahmen wie redundante Speicherung, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Skalierbarkeit: Das Langzeitarchiv sollte in der Lage sein, beliebig große Datenmengen zu verwalten und zu speichern. Dies ist wichtig, da die Menge der zu archivierenden Informationen im Laufe der Zeit zunehmen kann.

Mit der Digitalen Archivierung der Amagno Business Cloud lässt  sich die digitale Langzeitarchivierung problemlos umsetzen

Was ist keine Langzeitarchivierung?

Wenn wir von elektronischen Geschäftsunterlagen sprechen, beziehen wir uns auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren. Aber auch ein Zeitraum von zehn Jahren kann nicht als digitale Langzeitarchivierung angesehen werden. Steuerpflichtige Unternehmen sind jedoch nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichtet, ihre Unterlagen innerhalb dieser Fristen revisionssicher zu archivieren.

Fazit

Wir haben festgestellt, dass die Archivierung von Geschäftsdokumenten für Unternehmen jeder Größe unerlässlich ist, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Informationen langfristig zugänglich zu halten.

Eine solide digitale Langzeitarchivierung zeichnet sich durch die Wahl der richtigen Archivierungssoftware, die strikte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards sowie regelmäßige Backups aus. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie stets auf relevante Dokumente zugreifen können und wissen, wo diese zu finden sind.

Das Dokumentenmanagement System von Amagno ist eine zertifizierte Software zur Archivierung von Geschäftsdokumenten und bietet eine ideale Lösung für kleine, mittlere und große Unternehmen. Mit der Amagno Business Cloud können Papierberge abgebaut und die digitale Datenarchivierung rechtskonform und fälschungssicher umgesetzt werden.

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