Dokumente digitalisieren – So geht’s

Mittlerweile ist es schon jetzt für viele Unternehmen vollkommen normal geworden, sich unter anderem auch mit der Digitalisierung von Dokumenten auseinanderzusetzen. Kein Wunder! Immerhin sorgt ein effektives und durchdachtes Dokumentenmanagement dafür, dass Arbeitsprozesse schneller und in jeglicher Hinsicht besser stattfinden können.

Wer allerdings die Vorteile, die das Digitalisieren von Dokumenten mit sich bringt, in vollem Umfang nutzen möchte (und gleichzeitig sicherstellen will, dass alle Vorschriften rund um die GoBD erfüllt werden, sollte einige Details beachten.

In diesem Artikel erfahren Sie unter anderem, was Sie beachten sollten, wenn Sie Dokumente digitalisieren, was nicht digitalisiert werden darf und mit welchen Vorteilen und Herausforderungen Sie konfrontiert werden.

Dokumente digitalisieren: Was bedeutet das eigentlich?

Wer an die Digitalisierung von Dokumenten denkt, denkt oft unweigerlich an ein Dokument in Papierform, das in einen Scanner eingelegt und dann in eine pdf Datei „verwandelt“ wird. Mittlerweile ist das Prozedere rund um modernes Digitalisieren jedoch deutlich vielseitiger geworden.

Und sicherlich ist es auch den unkomplizierten Abläufen zu verdanken, dass sich immer mehr Unternehmen vorgenommen haben, die Archivierung von Unterlagen für sich voranzutreiben, um dem so oft zitierten „papierlosen Büro“ einen Schritt näherzukommen.

Wichtig ist es in diesem Zusammenhang natürlich, auf die passenden Lösungen auf der Grundlage einer verlässlichen Dokumentenmangement-Software zu setzen. Diese lassen sich leicht in den Unternehmensalltag integrieren. Gleichzeitig sollten alle Mitarbeiter in die neuen Prozesse eingebunden werden, um einen sauberen Übergang gewährleisten zu können.

Wichtige Details rund um die GoBD: Das sollten Sie beim Digitalisieren von Dokumenten beachten

Wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentendigitalisierung befassen, stoßen Sie unweigerlich auf die Vorgaben der GoBD. Auf der Basis der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen stellen Sie sicher, dass Ihre Digitalisierung einer möglichen Betriebsprüfung standhalten kann. Aber was bedeutet dies eigentlich im Detail?

Wer Dokumente digitalisieren möchte, muss unter anderem die folgenden Faktoren berücksichtigen, um bei der Archivierung auf der sicheren Seite zu sein.

1. Stellen Sie sicher, dass alle Details rund um den Scan dokumentiert werden.
2. Die Scanergebnisse müssen so aufbewahrt werden, dass „…die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.“. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter anderem in den Vorgaben der GoBD unter Punkt 9.2.
3. Versehen Sie jedes Dokument, das Sie digitalisiert haben, mit einem Index, der nicht im Nachhinein geändert werden kann.
4. Wenn das Dokument, das Sie digitalisiert haben, einer Aufbewahrungspflicht unterliegt, darf es nach dem Scannen nicht mehr verändert werden können, ohne dass die ursprüngliche Version nachvollziehbar ist. Wenn Sie Änderungen vornehmen, müssen diese protokolliert werden.
5. Nutzen Sie für die Digitalisierung von Dokumenten am besten ein modernes Dokumentenmanagement, das die erforderlichen Vorgaben „von Haus aus“ erfüllt. Die Amagno Business Cloud erfüllt in diesem Zusammenhang hohe Ansprüche. Mit ihrer Hilfe können Sie unter anderem:

a) Dokumente digitalisieren und gleichzeitig unveränderbar abspeichern.

b) verschiedene Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel Zahlungseingänge, auf der Grundlage einer integrierten Texterkennung automatisch buchen.

c) sicherstellen, dass Sie wichtige Dokumente schnell finden.

d) verhindern, dass Sie Dokumente, die Sie digitalisiert haben, aus Versehen löschen.

Gleichzeitig ist es wichtig, zu wissen, dass man nicht alle Dokumente digitalisieren darf. Unterlagen, die für die Digitalisierung von Papierdokumenten geeignet sind, sind unter anderem:

• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge
• Lieferscheine
• Verträge
• Gehaltsabrechnungen
• Schriftstücke, die dem Austausch mit Kunden dienen.

Diese und weitere Dokumente können Sie – natürlich nur mit einem verlässlichen Dokumentenmanagement – scannen und dauerhaft abspeichern. Berücksichtigen Sie auf Ihrem Weg zum (möglichst) papierlosen Büro jedoch, dass manche Schriftstücke im Original aufbewahrt werden müssen. Hierzu gehören unter anderem Handelsbücher und notariell beglaubigte Schriftstücke. 

Zudem gelten hier für jedes Unternehmen beziehungsweise für jede Branche andere Vorgaben. Im Zweifel sollten Sie sich vor dem Scannen kurz bei einem Experten rückversichern, welche Regelungen für Sie gelten.

Dokumente digitalisieren: Diese Vorteile sollten Unternehmen kennen

Das Digitalisieren von Dokumenten, Akten und Co. ist mit vielen Vorteilen verbunden. Zahlreiche Unternehmen, die bereits auf Dokumentendigitalisierung setzen, sprechen in diesem Zusammenhang von einer gesteigerten Effizienz. 

Sicherlich wäre es jedoch falsch, die Option, digitale Dokumente nutzen zu können, ausschließlich auf diese Weise zusammenzufassen. Vielmehr sind auch die folgenden Faktoren entscheidend, wenn es darum geht, auf ein modernes und umfangreiches Dokumentenmanagement zu setzen.

Vorteil Nr. 1: Unterlagen, die über ein Dokumentenmanagement archiviert wurden, lassen sich schnell wieder auffinden

Viele Verantwortliche, die auch im Zeitalter der Digitalisierung zu einem Großteil immer noch auf Unterlagen in Papierform setzen, kennen das Problem: Die Suche nach Papierdokumenten kann schnell zu einer besonderen Herausforderung werden. Wenn Angebote, Bestellungen und Korrespondenz in einem Ordner angelegt werden, braucht es einige Zeit, um „genau das richtige Papier“ zu finden. 

Mit einer DMS Software auf der Grundlage der Amagno Business Cloud gestaltet sich all das vollkommen unkompliziert. Egal, ob Sie Personalakten, Verträge oder andere Unterlagen in elektronischer Form durchsuchen möchten: Dank elektronischer Texterkennung gestaltet sich alles vollkommen unkompliziert. Nachdem Sie Ihre Papierdokumente eingescannt haben, braucht es nur noch den passenden Suchbegriff, damit Ihnen genau die Datei angezeigt wird, die Sie benötigen.

Das Suchergebnis auf Basis jeglicher Begriffe aus den Dateien ist aus Millionen Dateien in wenigen Sekunden auf dem Bildschirm. Dies ist eine enorme Zeitersparnis und steigert die Wertschöpfung für Ihr Unternehmen.

Vorteil Nr. 2: Weniger Arbeit und niedrigere Kosten – auch bei Inkasso-Prozessen

Wenn Sie Dokumente digitalisieren und dabei gleichzeitig auf den Einsatz der passenden Software achten, können Sie unter anderem auch Geld sparen. Immerhin sorgt die in „Vorteil Nr. 1“ erwähnte Zeitersparnis dafür, dass Sie beziehungsweise die Mitarbeiter schneller und effizienter arbeiten können. Und Arbeitsprozesse, die nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen, helfen dabei, das Budget zu schonen.

Besonders deutlich zeigt sich die potenzielle Kostenersparnis bei Inkasso-Prozessen. Mithilfe der Digitalisierung von Dokumenten lassen sich nicht nur Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Zahlungsziele festhalten. Werden diese überschritten, können Sie die entsprechenden Zahlungserinnerungen (und Mahnungen) über das System versenden lassen und so viel Zeit sparen, während Sie sich schon wieder um die nächste Aufgabe kümmern.

Vorteil Nr. 3: Umfassende Möglichkeiten, schnell zu reagieren

Ob ein Unternehmen effizient arbeitet oder nicht, ist oft von seiner Reaktionsgeschwindigkeit abhängig. Fragen, wie zum Beispiel „Wann haben wir zum letzten Mal die Produkte XY bestellt?“ oder „Hat dieser Kunde eigentlich schon seine Rechnungen gezahlt?“ lassen sich mit wenigen Klicks beantworten. Gleichzeitig helfen die Antworten auf besagte Fragen dabei, jeden weiteren Schritt fundiert zu planen.

Vorteil Nr. 4: Alle Daten und Informationen werden – mit der nötigen Ordnung – sicher abgespeichert

Wenn Sie beim Scannen einige Vorgaben beachten, die Ihnen eine moderne DMS Software ohnehin bietet, steht einer sicheren Speicherung Ihrer Daten nichts im Wege. Das Arbeiten mit der Amagno Business Cloud erleichtert alle Abläufe ungemein. Immerhin werden die Dokumente, die Sie digitalisieren möchten, nicht „irgendwo“ auf einer externen Festplatte, sondern in einer Cloud gespeichert. Alles, was Sie dann brauchen, um Zugriff auf Ihre Akten zu erhalten, ist eine stabile Internetverbindung und ein mobiles Endgerät.

Vorteil Nr. 5: Maximale Transparenz und Details in Echtzeit

Wenn Sie Dokumente digitalisieren, werden die entsprechenden Dokumente in Echtzeit abgespeichert. Das bedeutet: Ist die Archivierung abgeschlossen, können Sie kurz darauf nach den Daten im System suchen. Somit stellen Sie sicher, dass die Details, die Sie als Entscheidungsgrundlage nutzen, auch wirklich immer up-to-date (und somit aussagekräftig) sind.

Gerade im Einsatz von KI Technologien sind moderne Dokumentenmanagement Systeme, wie Amagno (auch als Conversational Enterprise Content Management bezeichnet) in der Lage, sich mit den Unternehmensinhalten zu unterhalten. Die KI kann ihre natürlichen Fragen, die Sie auch einem Kollegen stellen würden, beantworten und selbst komplexe Fragen in Sekunden beantworten. 

Vorteil Nr. 6: Ein geringerer Platzbedarf

Vor allem größere Unternehmen wissen, dass Unterlagen, die auf klassische Weise gesammelt und in Ordnern abgelegt werden, oft viel Platz in Anspruch nehmen können. Besonders hoch werden die Anforderungen dann, wenn die verschiedenen Dokumente unterschiedliche Formate abdecken und natürlich dennoch auf der Grundlage einer verlässlichen Ordnung abgespeichert werden sollen. Wenn Sie die Daten scannen, umgehen Sie diese Herausforderung von vornherein.

Vorteil Nr. 7: Das Digitalisieren von Dokumenten schafft eine Grundlage für verlässliches Teamwork

Vor allem in größeren Organisationen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass mehrere Personen an einem Projekt arbeiten. Glücklicherweise eignet sich die Digitalisierung von Dokumenten auch hervorragend für alle, die im Team arbeiten möchten. Vorausgesetzt, die Mitarbeiter verfügen über die nötigen Berechtigungen, können sie sich die Unterlagen, die eingescannt wurden, anschauen. Somit entsteht im Laufe der Zeit ein großer Informationsfundus, der das Zusammenarbeiten deutlich erleichtert.

Dokumente digitalisieren: Gibt es auch Nachteile?

Wenn Sie Dokumente und ganze Akten mit einem Scanner digitalisieren, genießen Sie – wie oben bereits ersichtlich wurde – viele Vorteile. Dennoch ist es unter anderem auch wichtig, sich als Unternehmen der Herausforderungen, die mit der Digitalisierung verbunden sein können, bewusst zu sein. Inwieweit besagte Punkte für Sie relevant sind, entscheiden Sie natürlich immer individuell.

Herausforderung Nr. 1: Die Digitalisierung von Dokumenten ist immer auch mit einer Umstellung verbunden

Auch, wenn die Digitalisierung von Dokumenten mit vielen Vorteilen verbunden ist, steht außer Frage, dass sich sowohl die Verantwortlichen als auch diejenigen, die jeden Tag mit der betreffenden DMS Software arbeiten, umstellen und dementsprechend auch ihre Arbeitsprozesse anpassen müssen. Und obwohl am Ende wahrscheinlich alles deutlich unkomplizierter vonstattengehen wird, braucht es etwas Zeit, bis sich alle im Unternehmen an die Digitalisierung von Dokumenten gewöhnt haben. 

Umso wichtiger ist es hierbei, direkt von Anfang an transparent zu bleiben und die nötige Unterstützung anzubieten. Aufgrund des hohen Nutzerkomforts, den eine moderne Software bietet, entstehen hier meist schnell Routinen, so dass es „vollkommen normal“ wird, Dokumente – egal, ob in DIN A0 oder in DIN A4 – einzuscannen anstatt abzuheften.

Herausforderung Nr. 2: Um Unterlagen zu digitalisieren, brauchen Sie die passende Hard- und Software

Wer in seinem Büro oder im Unternehmen Ordner, Akten und Dokumente digitalisieren möchte, muss die Chance haben, auf die passende Technologie zurückzugreifen. Das bedeutet, dass Sie sich im ersten Schritt für die richtige Hard- und Software entscheiden müssen.

Die Amagno Business Cloud liefert Ihnen ein umfassendes Leistungspaket und kundenfreundliche Preise. Sie richtet sich an alle Unternehmen, die Abläufe digitalisieren möchten – weitestgehend unabhängig von deren Größe.

Herausforderung Nr. 3: Digitale Dokumente müssen sicher gespeichert werden

Entscheiden Sie sich nur für Lösungen, die Ihnen dabei helfen, beim Speichern von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen auch in sicherheitstechnischer Hinsicht keine Kompromisse einzugehen. Wir zeigen Ihnen gern auf, welche Anforderungen die Amagno Business Cloud erfüllt und wie wir sicherstellen, dass alles gemäß den aktuellen Vorgaben der GoBD abgespeichert werden kann. Danach können Sie sich entspannt zurücklehnen, während wir uns um die sichere digitale Ablage Ihrer Daten kümmern.

Herausforderung Nr. 4: Von der Papierform auf digitale Dokumente zu wechseln, bedeutet, investieren zu müssen – zumindest im ersten Schritt

Hierbei handelt es sich um ein Detail, das gerade in kurzfristiger Hinsicht relevant wird. Denn: Wer gerade erst damit beginnt, Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren, muss im ersten Schritt investieren. Langfristig gesehen ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Investition amortisieren wird, jedoch hoch. 

Allein schon aufgrund der zu erwartenden Effizienz-Steigerung ist davon auszugehen, dass einer anfänglichen Investition hier eine merkliche Zeitersparnis gegenübersteht. Das bedeutet, dass sich Ihre Mitarbeiter noch besser auf ihr Tagesgeschäft fokussieren und Verantwortliche die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser einsetzen können.

Wie lassen sich Digitalisierung und Datenschutz miteinander kombinieren?

Die Vorgaben, die rund um das Digitalisieren und Scannen von Dokumenten beachtet werden müssen, sind im Laufe der Zeit immer umfassender geworden. Wichtig ist es unter anderem, die aktuellen Informationen und Vorgaben rund um das Thema Datenschutz zu berücksichtigen. Aber was bedeutet genau das eigentlich für jedes einzelne Dokument?

Die folgenden fünf Grundregeln zeigen auf, welche Details beim Arbeiten mit einem Scanner berücksichtigt werden müssen. Wenden Sie sich am besten zusätzlich an einen Datenschutzbeauftragten und stellen Sie weitere Recherchen an. Denn: Die Vorgaben, die Sie bei der Digitalisierung von Dokumenten beachten müssen, sind oft umfassender als gedacht.

Achten Sie darauf, dass nur Befugte Zugriff auf die Daten erhalten.

Egal, ob im Zusammenhang mit Personalakten oder Verträgen: Nicht jeder Mitarbeiter sollte Zugriff auf alle Prozesse haben. Daher ist es wichtig, sich für ein System zu entscheiden, das die Chance bietet, Zugriffsberechtigungen zu verteilen. Somit erhalten nur die jeweils Verantwortlichen Zugang zu den entsprechenden Akten.

Setzen Sie auf die passende Software.

Moderne Software Lösungen setzen beim Digitalisieren auf das Einhalten der aktuellen Datenschutz-Richtlinien. Hier müssen Sie sich quasi um nichts kümmern. (Um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein, ist es natürlich wichtig, Updates zu fahren.)

Richten Sie regelmäßige Back-Ups ein.

Durch das Einrichten regelmäßiger Back-Ups stellen Sie sicher, dass Sie – zum Beispiel im Falle einer Störung – immer problemlos auf die letzte Version zurückgreifen können.

Hinterfragen Sie das bestehende System.

Somit stellen Sie sicher, dass Sie dazu in der Lage sind, eventuelle Sicherheitslücken rasch zu erkennen und zu beseitigen. Auch hier können Sie mit einer modernen Software-Lösung jedoch viel erreichen. Die Amagno Business Cloud bietet Ihnen hohe Sicherheitsstandards.

Bestellen Sie einen Datenschutzbeauftragten.

Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten für Ihr Büro einstellen, haben Sie einen Experten an der Seite, der Sie unter anderem in Bezug auf die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Co., aber auch in allen anderen Bereichen rund um das Thema „Datenschutz“ unterstützt.