Was sind Ein- und Ausgangsrechnungen?
Um sicherzustellen, dass Unternehmer und Selbständige für die von ihnen erbrachten Dienstleistungen oder Produkte bezahlt werden, müssen sie sowohl Ein- als auch Ausgangsrechnungen ausstellen. Wenn man einem Kunden eine Rechnung ausstellt, spricht man von einer Ausgangsrechnung. Wenn wir dagegen eine Rechnung erhalten, sprechen wir von einer Eingangsrechnung.
Ein- und Ausgangsrechnungen dienen nicht nur als Zahlungsaufforderung, sondern in vielen Bereichen auch als Nachweis oder Bestätigung. Beispielsweise kann der Rechnungssteller im Falle einer unbezahlten Ausgangsrechnung nachweisen, dass die Leistung erbracht wurde und die Zahlungsfrist eingehalten werden muss. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ein- und Ausgangsrechnungen sorgfältig zu verwalten und aufzubewahren.
Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung: Der Unterschied
Der Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen ist einfach:
Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen von seinen Lieferanten oder Dienstleistern erhält. Diese Dokumente bilden die Grundlage für Ausgaben und müssen geprüft und bezahlt werden.
Ausgangsrechnungen hingegen sind Rechnungen, die ein Unternehmen an seine Kunden schickt. Diese Dokumente fordern zur Zahlung für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte auf und bilden die Grundlage für die Einnahmen des Unternehmens.
Zusammengefasst:
Eingangsrechnung: Rechnung, die Sie erhalten und bezahlen.
Ausgangsrechnung: Rechnung, die man ausstellt und deren Bezahlung man erwartet.
Diese Angaben müssen auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, die in den §§ 14 und 14a UStG festgelegt sind. Diese Vorschriften sind nicht nur formale Anforderungen, sondern haben auch finanzielle Auswirkungen. So kann z.B. aus einer Eingangsrechnung ohne die erforderlichen Angaben keine Vorsteuer geltend gemacht werden, was sich insbesondere bei größeren Beträgen bemerkbar macht. Die folgenden Angaben sollten daher auf jeder Rechnung enthalten sein:
- Aussteller: Name und Anschrift
- Empfänger: Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Datum der Lieferung oder Dienstleistung
- Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen (Anzahl, Gewicht usw.)
- Rechnungsbetrag netto
- Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)
- Rechnungsbetrag brutto (nicht zwingend, aber hilfreich)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- Bankverbindung des Leistenden (ebenfalls keine Pflichtangabe, aber hilfreich)
- evtl. Angabe von Skonti, Boni oder Rabatten
Die Beachtung dieser Anforderungen vermeidet finanzielle Nachteile und vereinfacht die Buchhaltung.
Bei Kleinbeträgen sind übrigens weniger Angaben nötig.
Wenn du eine Ausgangsrechnung ausstellst oder eine Eingangsrechnung prüfst, kannst du bei Beträgen bis zu 250 Euro auf bestimmte Angaben verzichten. Kleinbetragsrechnungen müssen nur die folgenden Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmer
- Empfänger: Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (wie oben
- Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summ
- Steuersatz in Prozent oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Diese vereinfachten Anforderungen erleichtern die Abwicklung von Kleinbetragsgeschäften und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
Keine Papierrechnungen, einfache PDFs und Scans bis spätestens 2028
Mit der neuen E-Rechnungspflicht ist die Ära der bisherigen Belegformen in Deutschland beendet. Hier eine kleine Zusammenfassung:
- Ab 2028 sind grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen gem. EN16931 gültig, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD
- Bis dahin entfallen alle bekannten Formate, wie Papierrechnungen, einfache Scans oder einfache PDFs
- Die E-Rechnungspflicht umfasst derzeit die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B)
- Es gibt Ausnahmen, z.B. die Kleinstbetragsrechnungen
- Die XRechnung ist eine XML Datei und benötigt daher einen Viewer, um die Daten für betreffende Mitarbeitende „lesbar“ zu machen
- Elektronische Rechnungen sind digital aufzubewahren, also beispielsweise in einem digitalen Archiv, einem DMS oder ECM