Die Arbeit im Büro ist oft von Routine und monotonen Aufgaben geprägt, die sich alltäglich wiederholen. Eine dieser Aufgaben ist die Archivierung von Eingangsrechnungen. Papierstapel türmen sich auf dem Schreibtisch und der Kaffeebedarf steigt stetig an. Doch es gibt Hoffnung. Mit ein paar pfiffigen Kniffen lässt sich die lästige Aufgabe nicht nur GoBD-konform und rechtssicher erledigen, sondern auch noch Zeit und Platz sparen – ohne dabei den Kaffeebedarf erhöhen zu müssen.
Die GoBD, die sich hinter dem sperrigen Namen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ verbergen, sind ein wichtiger Bestandteil des deutschen Geschäftsumfelds. Obwohl die GoBD möglicherweise nicht besonders eingängig sind, beeinflussen sie Unternehmen in Deutschland stark und verändern die Art und Weise, wie elektronische Dokumente verwaltet werden. Denn seit dem 1. Januar 2017 sind sie für alle Unternehmen in Deutschland verbindlich, die Buchführungspflichten haben oder steuerliche Aufzeichnungen führen. Die Einhaltung dieser Grundsätze ist somit Pflicht und Verstöße können zu Bußgeldern und Steuernachzahlungen führen.
Insbesondere bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen sind die Anforderungen der GoBD zu beachten. So müssen Unternehmen eingehende Rechnungen, die in elektronischer Form empfangen werden, auch in ihrem originalen Format archivieren. Das bedeutet, dass das Dateiformat, in dem die Rechnung empfangen wurde, auch bei der Archivierung beibehalten bleibt. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen die archivierten Rechnungen jederzeit unverzüglich verfügbar sein und ihre Datenintegrität sowie Authentizität gewährleisten.
Mit smarten Lösungen zur GoBD-konformen Archivierung
Die GoBD definiert dabei klare Anforderungen an die Archivierung von Eingangsrechnungen. Um diese Anforderungen zu erfüllen, bieten sich spezielle Archivierungslösungen an. Diese Lösungen sind auf die Anforderungen der GoBD ausgerichtet und erlauben eine automatische und revisionssichere Archivierung von Eingangsrechnungen. Die Archivierung erfolgt dabei meistens auf einem externen Server oder in der Cloud. Die Lösungen bieten eine einfache Möglichkeit, um Eingangsrechnungen digital und GoBD-konform zu archivieren.
Ein weiterer Vorteil von Archivierungslösungen ist, dass sie Platz sparen und die Umwelt schonen. Die Archivierung von Eingangsrechnungen auf Papier erfordert viel Platz, da jede Rechnung einzeln abgelegt werden muss. Eine digitale Archivierungslösung reduziert diesen Platzbedarf auf ein Minimum. Außerdem entfällt der Druck von Papierdokumenten, was Papier und Tinte spart und somit der Umwelt zugutekommt – und dem Portemonnaie gleich mit.
Wiederum die Nutzung von Cloud-basierten Archivierungslösungen ist eine weitere Möglichkeit, um eine GoBD-konforme Archivierung von Eingangsrechnungen zu gewährleisten. Hierbei speichern Unternehmen die archivierten Daten auf externen Servern und können sie somit von überall aus abrufen. Allerdings müssen auch bei der Nutzung von Cloud-basierten Lösungen die Anforderungen der GoBD erfüllt werden, um eine rechtssichere Archivierung zu gewährleisten. Es ist daher wichtig, dass das gewählte Archivierungssystem den Anforderungen der GoBD entspricht und regelmäßig überprüft wird.
Gewusst wie: Auf der Überholspur an den Mitbewerbern vorbei
Neben den rechtlichen und ökologischen Vorteilen bietet eine GoBD-konforme Archivierung von Eingangsrechnungen auch eine zeitliche Entlastung. Durch die automatische Archivierung und die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus auf die archivierten Daten zuzugreifen, können Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden. Die lästige Suche nach verlorenen Papierrechnungen entfällt und die Mitarbeiter können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren.
Insgesamt lässt sich sagen, dass eine GoBD-konforme Archivierung von Eingangsrechnungen nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch viele Vorteile mit sich bringt. Durch die Nutzung von speziellen Archivierungslösungen können Zeit und Platz gespart werden, während gleichzeitig die Umwelt geschont wird. Eine digitale Archivierung von Eingangsrechnungen bietet zudem eine einfache Möglichkeit, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Unternehmen sollten daher die Vorteile einer GoBD-konformen Archivierung von Eingangsrechnungen nicht unterschätzen und sich für eine entsprechende Lösung entscheiden.
GoBD-konforme Archivierung mit System
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