3. April 2016

Zertifikate für DMS & ECM Systeme

Zertifikate für DMS & ECM Systeme

Viele unserer täglichen Anfragen von Interessenten beinhalten die Frage: „Ist AMAGNO zertifiziert?“.

Zuerst einmal die Antwort: „Nein“. Aber warum? Auf dieser Seite möchten wir Ihnen das Thema „Zertifizierung“ näher bringen.

Wir haben die AMAGNO Unternehmenslösungen dafür konzipiert, z.B. die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD, ehem. GoBS) sowie für viele weitere rechtliche Rahmenbedingungen zu erfüllen (FDA, ISO, etc).

Warum hat die AMAGNO Software keine Produktzertifizierung?

Die Geschäftsführung ist für die Ordnungsmäßigkeit Ihres Unternehmens, seiner Abläufe und der eingesetzten Technologien verantwortlich. Sie müssen sich gegen Rechtsansprüche, z.B. der Aberkennung des Vorsteuerabzugs, Strafzahlungen, Zwangsgeld bis hin zu Gefängnisstrafen absichern. Fast jedes Unternehmen ohne ein Dokumentenmanagement ist z.B. bei einer Betriebsprüfung gefährdet. Der Einsatz eines DMS/ECM kann die Rechtssicherheit auf allen Ebenen Ihres Unternehmens sofort verbessern. Dafür sind keine Zertifikate oder Siegel notwendig und das Vorhandensein entbindet sich nicht von Ihrer rechtlichen Verantwortung.

Ein Produkt muss im Kontext Ihrer Unternehmensabläufe und technischen Infrastruktur dokumentiert sein. Diese Anforderung ist übrigens keine Neuerung aus der digitalen Welt – diese Dokumentationspflichten sind auch in Ihrem „Papierbüro“ seit Jahrzehnten Pflicht.

Warum bieten andere Anbieter Zertifikate und Siegel an?

Leider ist der Sicherheitsaspekt für Fehlinvestitionen und die Sorge der Ordnungsmäßigkeit der Lösung bei Interessenten so stark ausgeprägt, das sich Anbieter für ihre Software für einen begrenzten Ausschnitt an Funktionen ein „Siegel“ oder eine Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers/Rechtskanzlei geben lassen. In diesem Fall spricht man von einem Produktzertifikat.

Wirtschaftsprüfer und Rechtskanzleien erstellen Siegel und Zertifikate auf der Grundlage ganz unterschiedlicher Bewertungskriterien. So dienen als Grundlage z.B. RS FAIT 3 des Institutes der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW), die Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) des VOI Verbands oder vom führenden Branchenverband Bitkom auf Basis der GoBD Checkliste für eine Anbieterauswahl (https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/GoBD-Checkliste-fuer-Dokumentenshymanagement-Systeme.html). Letztes favorisiert AMAGNO.

Diese Prüfungen erzeugen aber in der Regel nur ein Produktzertifikat, welches Anbieter als „zertifiziert“ im Marketing einsetzen. Der Anbieter bestätigt die o.a. Ausgangsfrage nun mit „Ja“, Ihre Bedenken sind beseitigt und das Werbeziel ist erreicht. Leider ist dies fachlich, wie beschrieben, unvollständig und birgt rechtliche Gefahren.

Beispiel GoBD (ehem. GoBS)/HGB für das ersetzende Scannen

Ein Produktzertifikat ist lediglich ein Teil der Feststellung einer Ordnungsmäßigkeit. Wichtiger ist die Dokumentation der Prozesse Ihres Unternehmens um das DMS/ECM herum – die Verfahrensdokumentation, die speziell für Ihr Unternehmen angepasst sein muss. Einige Anbieter bieten Musterverfahrensdokumentationen an. Die Verfahrensdokumentation muss bei Veränderungen im Unternehmen oder in den betreffenden Softwarelösungen nachträglich angepasst werden. Daher hat ein Produktzertifikat nur eine begrenzte Gültigkeit.

Uns ist bislang kein Anbieter bekannt, welcher ein unangepasstes, sofort gültiges Zertifikat für Ihr Unternehmen (nicht die Software an sich) anbieten kann.

Ehrlich ist die Aussage von Anbietern, die im Rahmen von Kundenprojekten beschreiben, wie sie für ein in Ihrem Unternehmen ähnlichen Szenario ein erfolgreiches Zertifikat erhalten haben.

Auch die AMAGNO GmbH & Co. KG wird 2017 für den Bereich GoBD, FAIT3, AO eine Produktzertifizierung anstreben und eine Musterverfahrensdokumentation für gängige Situationen anbieten, um die Kosten der Zertifizierung für Sie zu verringern. Zudem arbeiten wir mit Wirtschaftsprüfern zusammen, die Sie bei einer Zertifizierung unterstützen.

Sehr gute Informationen bietet die Sonderseite des Bundesministerium für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für das ersetzende Scannen (RESISCAN / TR-03138). Dort finden Sie unter anderem auch eine Musterverfahrensdokumentation.
Wie funktioniert eine Zertifizierung?

Dies ist natürlich davon abhängig, welche Rechtskonformität Sie erreichen wollen.

Beispiel Finanzamt: Zusammen mit einem Wirtschaftsprüfer/Steuerberater erstellen Sie mit unserer Unterstützung eine Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt Ihre internen Abläufe sowie weitere technische Details. Auf Basis der Verfahrensdokumentation erhalten Sie vom Wirtschaftsprüfer die notwendigen Dokumente. Ergänzend können Sie bei Ihrem Finanzamt anfragen, ob es mit dem Einsatz auf Basis der vom Wirtschaftsprüfer festgestellten Ordnungsmäßigkeit geprüften Software einverstanden ist. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit lässt sich in keinem Fall auf den Wirtschaftsprüfer oder andere Institutionen verlagern.

Wie teuer ist eine Zertifizierung?

Auch hier gibt es keine Pauschalantwort, denn die Kosten für eine Zertifizierung, z.B. durch einen Wirtschaftsprüfer, sind abhängig von Ihrem Vorhaben.

Wir unterstützen Sie gerne im Rahmen von Dienstleistungen, Ihnen Formulierungen für Ihre Verfahrensdokumentation zusammenzustellen.

Profitiere ich von einem DMS/ECM auch ohne Zertifikate?

Ohne in eine Kristallkugel zu schauen, können Sie Ihre derzeitige Situation Ihrer Dokumentenablage nur verbessern. Insbesondere in der Beweispflicht gegenüber Ämtern, Rechtsansprüchen Dritter oder destruktiven (Ex-)Mitarbeitern. Einige Beispiele:

  • Wichtige Geschäftsentscheidungen, Rechnungen, Bestellungen erhalten Sie via E-Mail? Und jeder Mitarbeiter darf E-Mails löschen? Sie drucken E-Mails deswegen aus?
  • Ihre Mitarbeiter können problemlos Ordnerstrukturen und Dateien löschen?
  • Ihre Mitarbeiter können problemlos Akten vernichten, auch wenn diese eigentlich noch aufbewahrt werden müssten?
  • Sie können lückenlos nachvollziehen, wie geschäftsrelevante Dokumente zu bestimmten Zeitpunkten ausgesehen haben? Z.B. Verfahrensanweisungen im Bereich Arbeits- und Umweltsicherheit?
  • Sie wissen immer, auf welchem Schreibtisch sich gerade ein Vorgang befindet?
  • Sie verschwenden keine Zeit bei der Recherche nach Dateien und Belegen? Ihre notwendigen Informationen sind nicht bei diversen Mitarbeitern und auf verschiedenen Medien in Ihrem Unternehmen verteilt?

Dies ist nur ein Ausschnitt, weswegen sich DMS/ECM Lösungen auch ohne Zertifikat zum Einsatz in Ihrem Unternehmen lohnen. Die genannten Probleme lösen Sie natürlich mit unserer Enterprise Content Management Lösung.

Jens Büscher
Jens ist Gründer und CEO von AMAGNO. Nach vielen Jahren im öffentlichen Dienst wechselte Jens als Product Manager zum Web Content Management Anbieter RedDot Solutions AG. Anschließend gründete er zuerst DocuPortal und im Jahr 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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