3. April 2016

Zertifikate für DMS & ECM Systeme

Viele unserer täglichen Anfragen von Interessenten beinhalten die Frage: „Ist die AMAGNO Software zertifiziert?“.

Hier muss man sich zuerst fragen: „Für was?“

In der Regel wird diese Frage im Kontext der Akzeptanz durch das Finanzamt im Rahmen der GoBD, AO und dem HGB gefragt.

Dazu unsere Antwort „Ja“.

Die AMAGNO GmbH & Co KG erhielt zum Jahresende 2017 für ihre umfassende On Premise und Cloud Enterprise Content Management Lösung AMAGNO Version 5 von der KRP Audit GmbH WIRTSCHAFTSPRÜFUNGSGESELLSCHAFT die Softwarebescheinigung, welche die Einhaltung zahlreicher Rechtsvorschriften und Normen, beispielsweise nach GoBD, AO und HGB bestätigt. Ergänzend wurde AMAGNO Version 5 erfolgreich nach IDW RS FAIT 1, IDW RS FAIT 3, IDW PS 330 und IDW PS 880 geprüft.

Reicht eine Softwarebescheinigung alleine aus?

Die Geschäftsführung ist für die Ordnungsmäßigkeit Ihres Unternehmens, seiner Abläufe und der eingesetzten Technologien verantwortlich. Sie müssen sich gegen Rechtsansprüche, z.B. der Aberkennung des Vorsteuerabzugs, Strafzahlungen, Zwangsgeld bis hin zu Gefängnisstrafen absichern. Fast jedes Unternehmen ohne ein Dokumentenmanagement ist z.B. bei einer Betriebsprüfung gefährdet. Der Einsatz eines DMS/ECM kann die Rechtssicherheit auf allen Ebenen Ihres Unternehmens sofort verbessern. Dafür sind keine Zertifikate oder Siegel notwendig und das Vorhandensein entbindet sich nicht von der rechtlichen Verantwortung.

Ein Produkt muss immer im Kontext Ihrer Unternehmensabläufe und technischen Infrastruktur dokumentiert sein (Verfahrensdokumentation/IKS). Diese Anforderung ist übrigens keine Neuerung aus der digitalen Welt – diese Dokumentationspflichten sind auch in Ihrem „Papierbüro“ seit Jahrzehnten Pflicht.

Warum und wie bieten andere Anbieter Zertifikate und Siegel an?

Leider ist der Sicherheitsaspekt für Fehlinvestitionen und die Sorge der Ordnungsmäßigkeit der Lösung bei Interessenten so stark ausgeprägt, das sich Anbieter für ihre Software für einen begrenzten Ausschnitt an Funktionen ein „Siegel“ oder eine Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers/Rechtskanzlei geben lassen. In diesem Fall spricht man von einem Produktzertifikat oder einer Softwarebescheinigung.

Wirtschaftsprüfer und Rechtskanzleien erstellen Siegel und Zertifikate auf der Grundlage ganz unterschiedlicher Bewertungskriterien. So dienen als Grundlage z.B. RS FAIT 3 des Institutes der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW), die Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) des VOI Verbands oder vom führenden Branchenverband Bitkom auf Basis der GoBD Checkliste für eine Anbieterauswahl (https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/GoBD-Checkliste-fuer-Dokumentenshymanagement-Systeme.html). AMAGNO wurde nach IDW PS 880 geprüft.

Ein solches Produktzertifikat oder eine Softwarebescheinigung ist in der Regel nicht alleine ausreichend, darauf möchten wir klar hinweisen.

Beispiel GoBD, AO, HGB

Ein Produktzertifikat ist lediglich ein Teil der Feststellung einer Ordnungsmäßigkeit. Wichtiger ist die Dokumentation der Prozesse Ihres Unternehmens um das DMS/ECM herum – die Verfahrensdokumentation, die speziell für Ihr Unternehmen angepasst sein muss. Einige Anbieter bieten Musterverfahrensdokumentationen an. Die Verfahrensdokumentation muss bei Veränderungen im Unternehmen oder in den betreffenden Softwarelösungen nachträglich angepasst werden. Daher hat ein Produktzertifikat nur eine begrenzte Gültigkeit.

Gerne empfehlen wir Wirtschaftsprüfer, die AMAGNO bereits kennen und im Kontext mit Ihrem Unternehmen die Verfahrensdokumentation erzeugen und Sie für die Erreichung der notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen begleiten.

Profitiere ich von einem DMS/ECM auch ohne Zertifikate?

Ohne in eine Kristallkugel zu schauen, können Sie Ihre derzeitige Situation Ihrer Dokumentenablage nur verbessern. Insbesondere in der Beweispflicht gegenüber Ämtern, Rechtsansprüchen Dritter oder destruktiven (Ex-)Mitarbeitern. Einige Beispiele:

• Wichtige Geschäftsentscheidungen, Rechnungen, Bestellungen erhalten Sie via E-Mail? Und jeder Mitarbeiter darf E-Mails löschen? Sie drucken E-Mails deswegen aus?
• Ihre Mitarbeiter können problemlos Ordnerstrukturen und Dateien löschen?
• Ihre Mitarbeiter können problemlos Akten vernichten, auch wenn diese eigentlich noch aufbewahrt werden müssten?
• Sie können lückenlos nachvollziehen, wie geschäftsrelevante Dokumente zu bestimmten Zeitpunkten ausgesehen haben? Z.B. Verfahrensanweisungen im Bereich Arbeits- und Umweltsicherheit?
• Sie wissen immer, auf welchem Schreibtisch sich gerade ein Vorgang befindet?
• Sie verschwenden keine Zeit bei der Recherche nach Dateien und Belegen? Ihre notwendigen Informationen sind nicht bei diversen Mitarbeitern und auf verschiedenen Medien in Ihrem Unternehmen verteilt?

Dies ist nur ein Ausschnitt, weswegen sich DMS/ECM Lösungen auch ohne Zertifikat zum Einsatz in Ihrem Unternehmen lohnen. Die genannten Probleme lösen Sie natürlich mit unserer Enterprise Content Management Lösung.