Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt bei der sicheren Verwaltung und schnellen Auffindbarkeit von Dateien und bietet verlässliche nachvollziehbare Prozesse. Aber was macht ein DMS genau?
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt bei der Digitalisierung, der sicheren Verwaltung Ihrer Dokumente und erzeugt verlässliche digitale Prozesse.
Die eingescannten und digitalen Dokumente und E-Mails werden rechtlich sicher abgelegt und können mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems in Sekundenschnelle gefunden, ad hoc bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Dies gilt sowohl für cloudbasierte Systeme als auch für On-Premises Lösungen, bei denen die Verwaltung elektronischer Dokumente vollständig auf unternehmenseigenen Servern erfolgt. Daten werden aus den Dokumenten automatisch erkannt und an externe Systeme, wie CRM, ERP-System oder andere IT-Systeme weitergegeben.
Geschäftsprozesse werden automatisiert und digital abgebildet, Medienbrüche vermieden, Dateiredundanzen minimiert, Rechtssicherheit und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont, und Mitarbeitende werden entlastet, sodass diese sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial entfalten können.
Ein DMS ist dabei weit mehr als nur die einfache elektronische Dokumentenverwaltung. Es ermöglicht eine umfassende Organisation, Strukturierung und Kontrolle von Dokumenten und Daten innerhalb Ihres Unternehmens.
Unternehmen erreichen mit einem Dokumentenmanagementsystem eine deutlich höhere Wertschöpfung, motiviertere Mitarbeitende und sichern sich gegen zahlreiche moderne Herausforderungen, z.B. Compliance-Anforderungen, ab.
Der Einsatz künstlicher Intelligenz in einem Dokumentenmanagementsystem hebt die Wertschöpfung und die Automatisierung im Rahmen der Auskunftsfähigkeit, Datenerfassung und Übernahme von Routineaufgaben nochmal enorm.
Der Funktionsumfang eines digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist auch Bestandteil eines umfangreicheren Enterprise Content Management (ECM) für Unternehmen.
Amagno ist Hersteller einer ECM Lösung für den Einsatz in der Cloud, On-Premise oder Hybrid.
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Mehr Informationen84 Prozent der Unternehmen in Deutschland ab 20 Mitarbeitenden nutzen inzwischen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management/ Dokumentenmanagement zur digitalen Verwaltung geschäftlicher Dokumente. 2022 waren es noch 76 Prozent. 15 Prozent arbeiten bereits komplett papierlos. Das zeigt der Digital Office Index 2024 des Digitalverbands Bitkom.
Die Vorteile eines DMS sind vielfältig: mehr Rechtssicherheit (Compliance), schnellere und transparentere Geschäfts- und Verwaltungsprozesse, ein höherer Automatisierungsgrad und zufriedenere Kunden. Hinzu kommt die schnelle, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Mitarbeitende gleichzeitig.
Wer den Status quo papierbasierter oder verteilter Dokumentenablagen verlässt, investiert mit einem DMS in die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens.
Alle Vorteile von DMS-Lösungen lassen sich auf einen einzigen Begriff reduzieren: Resilienz
Resilienz ist die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegen interne und externe Herausforderungen.
Beispiele:
Für einige Leser mag dies überzogen klingen, aber jeder dieser einzelnen Punkte war für viele unserer Kunden ein konkreter Anlass für die Einführung eines DMS, um die eigene Organisation zukunftssicher aufzustellen. Ein DMS unterstützt erheblich bei diesen Herausforderungen. Sehen Sie dazu auch einen Vortrag für den Unternehmensverband Bitkom vom Amagno Gründer Jens Büscher.
Fazit: Ein Dokumentenmanagementsystem steigert die notwendige Resilienz durch Automatisierung, Einhaltung von Recht und Normen und motivierte Mitarbeitende. Unternehmen mit einem Dokumentenmanagement sichern damit nicht nur ihren Fortbestand, sondern verschaffen sich auch einen Wettbewerbsvorteil.
Zu den wichtigsten DMS-Funktionen gehört die zentrale Sicherung aller relevanten elektronischen Dokumente und Daten aus verschiedensten Quellen (z. B. Dateisystem, E-Mail-Postfächer, Scanner) an einem zentralen sicheren Ort. Dies ermöglicht eine unternehmensweite Suche. Durch die Volltextsuche nach jeglichen Begriffen sind alle relevanten Informationen in Millionen Dateien und E-Mails in Sekunden zu finden.
Künstliche Intelligenz (KI/AI) erlaubt über die Auswertung von Large Language Models (LLM) das abteilungsübergreifende Zusammenführen von passenden Informationen und Dokumenten, beispielsweise im Vertragswesen, Vertrieb, technischer Betrieb oder im Kundendienst und verbessert dadurch die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Um von jedem Ort zu jeder Zeit mit jedem Gerät arbeitsfähig zu sein, verfügen die meisten DMS-Lösungen über internetfähige Apps für PCs, Macs, Smartphones und Tablets. Durch eine DMS-Cloud-Lösung vieler Anbieter ist der Zugriff schnell, sicher und von überall möglich.
Ein DMS gewährleistet die rechtskonforme & revisionssichere Archivierung von Dokumenten und E-Mails. Zugriffsrechte stellen den autorisierten Zugriff auf Dokumente und Daten und Informationen sicher. Versionen protokollieren jegliche Änderungen und ermöglichen die Wiederherstellung von Daten. Aufbewahrungsfristen sichern Inhalte vor ungeplanter Löschung.
Ein DMS lässt sich nahtlos mit anderen Anwendungen wie CRM oder ERP integrieren. Daten gleichen sich dadurch ab und führen zu einem hohen Automatisierungsgrad statt manueller Arbeitsmethoden.
Dokumentenmanagementsysteme verfügen über die Erkennung von Daten auf Dokumenten (OCR), wie z. B. Rechnungen. Das frühere „Abtippen“ von Daten und E-Mails reduziert sich erheblich oder entfällt. Dies reduziert die Fehlerquote in der Datenerfassung und führt zu einem hohen Automatisierungsgrad. Zusätzlich sorgt das DMS für eine revisionssichere Archivierung der erfassten Daten.
Ein DMS ermöglicht die Standardisierung und Workflow-Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das DMS leitet Dokumente automatisch an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiter. Dies beschleunigt die Prozesse, minimiert manuelle Aufgaben und reduziert Fehler. Das Onboarding neuer oder fachlich weniger qualifizerter Mitarbeitender verbessert sich. Gleichzeitig dokumentiert es die Vorgänge für viele Gesetze und Normen. DMS Anwender profitieren dabei von klaren, automatisierten Prozessen, die Fehlerquellen minimieren und die tägliche Arbeit spürbar erleichtern.
Dokumentenmanagementsysteme sorgen auf vielen Ebenen für erhebliche Kosteneinsparungen (z. B. Betriebskosten, Personal, Suchzeiten, Bearbeitungsaufwand bei Rechnungen, verlorene Skonti, usw.) und Umsatzsteigerungen (z. B. schnellere Prozesse, besserer Kundenservice, Zertifikate). Hinzu kommt, dass drohende Strafen wegen fehlender Gesetzeskonformität und andere Risiken vermieden werden.
Integrationen für ein digitales Dokumentenmanagementsystem sind wie die notwendigen Gewürze zu einem guten Essen. Integrationen ermöglichen die Interaktion zu anderen Systemen für einen automatisierten Datenaustausch und übergreifende Prozesse mit anderen IT-Systemen.
Um Informationen in das Dokumentenmanagement System (DMS) zu importieren und zu exportieren gibt es bewährte Funktionen.
Papierbelege sind über angeschlossene lokale Scanner (TWAIN/VIA) oder Netzwerkscanner (FTPS/SMB) importierbar.
Einige Anbieter bieten nahtlose Integration in die bewährte Outlook Applikation an. Dies ermöglicht mehr Einstellungsmöglichkeiten bei der Erfassung, ist aber technisch sensibler.
Dokumentenmanagementsysteme integrieren sich oftmals in das Windows Dateisystem, um über das „Öffnen“ oder „Speichern“ oder über einen Ordnerzugriff im Dateisystem Dateien zu bearbeiten.
Einige Anbieter ermöglichen über Add-ons in Microsoft 365 das direkte Speichern, Öffnen und die Bearbeitung von Dokumenten.
Zentrale Vorlagen verwalten DMS-Systeme ebenso und verhindern damit die Verwendung überalterter Vorlagen.
Dateien lassen sich, inklusive Ordnerstrukturen, über Importdialoge, Drag & Drop, FTP und andere Mechanismen mit Meta-Daten importieren
DMS-Systeme erfassen nicht nur die Meta-Daten von Dateien (also Autor, Titel, etc) sondern ermöglichen die Anreicherung von Daten über CSV oder XML Dateien
Dateien und Ordner lassen sich über Exportdialoge oder Drag & Drop exportieren. Meta-Daten werden üblicherweise über CSV oder XML ergänzend exportiert.
Moderne Systeme verfügen über offene Integrationensstandards, um auf Dateien und Daten des Dokumentenmanagementsystems zuzugreifen. Der bekannteste ist eine RESTful API.
Die Integration mit ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen zählt zu den wichtigsten Funktionen moderner Dokumentenmanagement Software. Sie können für einen hohen Automatisierungsgrad an andere Unternehmensanwendungen angebunden werden, z. B. DATEV, Sage, Business Central, Salesforce, Weclapp, Microsoft Dynamics, SAP, HR Software etc.
Dokumentenmanagement Systeme haben das Ziel verbindlicher und verlässlicher Prozesse. Eine Belegerkennung (OCR) liest Rechnungsdaten automatisch aus und legt die Rechnung entsprechend gewünschter Regeln ab. Die Belege werden anschließend den Mitarbeitern zugewiesen, z. B. für eine Datenkontrolle, digitales Stempeln und das Anbringen von Notizen. Hinterlegte Fristen und Vertretungsregelungen sorgen dafür, dass wertvolle Skonti voll ausgeschöpft und Rechnungen nie wieder unbearbeitet liegen bleiben. Integrationen sorgen für die Interaktion mit ERP und Buchhaltungssystemen bis hin zu Banking-Lösungen. Mehr Infos
Eine DMS-Software ist für das Vertragsmanagement eines Unternehmens besonders wertvoll, da es die Vertragsverwaltung erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet. Die zentrale Ablage aller Vertragsdokumente in einem Cloud DMS ermöglicht eine übersichtliche und leicht zugängliche Verwaltung von Dokumenten. Dies ist besonders wichtig, um schnell auf aktuelle Vertragsversionen und relevante Informationen zugreifen zu können.
Mit einem Dokumentenmanagement können Verträge nicht nur sicher gespeichert, sondern auch systematisch organisiert werden. So können Verträge beispielsweise nach verschiedenen Kriterien wie Vertragspartner, Vertragsart oder Fälligkeitsdatum sortiert und durchsucht werden. Das spart Zeit und erleichtert das Auffinden bestimmter elektronischer Dokumente.
Auch im Einkauf erweist sich ein Dokumentenmanagementsystem als äußerst nützlich. Durch die zentrale Ablage und Verwaltung aller relevanten Dokumente und Daten lässt sich das Einkaufsmanagement effizienter gestalten.
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die zentrale Ablage von Lieferantendokumenten wie Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenbewertungen. Einkäufer greifen so schnell auf wichtige Informationen zu, was besonders bei der Lieferantenauswahl oder in Vertragsverhandlungen hilft.
Darüber hinaus unterstützt ein Cloud-DMS die Automatisierung von Einkaufsprozessen. Bestellvorgänge lassen sich zum Beispiel durch Vorlagen und Workflows standardisieren und beschleunigen. Das spart Zeit und verringert Fehler, die bei manueller Arbeit entstehen.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein äußerst nützliches Werkzeug für die Personalverwaltung in Unternehmen jeglicher Größe. Einer der Hauptvorteile liegt in der Zentralisierung und Organisation von Dokumenten.
In Dokumentenmanagementsystemen können alle relevanten Personalakten, wie Verträge, Leistungsbeurteilungen, Lebensläufe, Krankmeldungen und andere wichtige Unterlagen, sicher und übersichtlich gespeichert werden. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, was besonders bei großen Mitarbeiterzahlen von Vorteil ist.
Durch die Digitalisierung der Dokumente verringert sich auch das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung, welches bei physischen Akten besteht. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen. Eine DMS-Software ermöglicht es, den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten streng zu kontrollieren und zu protokollieren, was im Einklang mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO steht.
Automatisierungsfeatures in modernen Dokumentenmanagement Systemen tragen ebenfalls zur Effizienzsteigerung bei. Routineaufgaben, wie das Einreichen von Urlaubsanträgen oder die Verwaltung von Arbeitszeiten, können automatisiert und somit beschleunigt werden. Dies führt nicht nur zu einer Arbeitsentlastung für die Personalabteilung, sondern verbessert auch das Erlebnis für die Mitarbeitenden.
Ein Dokumentenmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Vertriebsbereich eines Unternehmens. Durch die zentrale Ablage und Organisation aller relevanten Dokumente wie Kundenverträge, Angebote, Verkaufsunterlagen und Korrespondenz wird der Zugriff für die Vertriebsmitarbeiter erheblich vereinfacht. Dies ist besonders wichtig, da im Vertrieb oft schnell auf aktuelle Informationen zugegriffen werden muss, z.B. bei Kundengesprächen oder Verhandlungen. Die zentrale Ablage von Kundeninformationen in einem DMS verbessert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern ermöglicht auch eine personalisierte Kundenkommunikation. Vertriebsmitarbeiter können auf eine vollständige Kundenhistorie zugreifen, was ihnen hilft, auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Darüber hinaus unterstützt ein Dokumentenmanagement System die Automatisierung von Routineprozessen im Vertrieb. Beispielsweise können Angebots- und Vertragsvorlagen im System hinterlegt werden, was die Erstellung neuer Dokumente beschleunigt und standardisiert. So kann sich der Vertrieb stärker auf den Kundenkontakt und die Vertriebsstrategie konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen.
„Ist Ihr Dokumentenmanagementsystem rechtskonform?“ ist eine klassische Frage von Interessenten. Die Antwort lautet stets „Welche Rechtsnorm ist zu erfüllen?“.
Unternehmen unterliegen je nach Branche und Prozess verschiedenen Gesetzen und Normen im Kontext des Landes, EU oder Global.
Sehr viele der daraus abgeleiteten Anforderungen sind wiederkehrend und lassen sich oftmals mit den im DMS enthaltenen Funktionen, digitalen Prozessen und ergänzenden Dokumentationen erreichen. Bekannte Anforderungen aus vielen Gesetzen und Normen sind:
Aufbewahrungsfristen und Schutz gegen Löschung
Dokumentenmanagementsysteme verwalten für unterschiedliche Dokumentarten die erforderlichen Aufbewahrungsfristen. Vorher ist eine Löschung ausgeschlossen.
Eine anschließende Vernichtung der Daten ist gewährleistet und wird mit Protokollen nachgewiesen.
Schutz gegen Änderungen und Manipulationen
DMS Lösungen gewähren über Zugriffsrechte Schutz gegen unbefugtes Lesen oder Ändern von Inhalten.
Ergänzend wird eine Manipulation von Daten im DMS in dessen Dateninfrastruktur aufgedeckt und angezeigt.
Nachweispflichten
Dokumentenmanagementsysteme führen Änderungsprotokolle durch automatische Versionen. Diese weisen Person, Datum und Uhrzeit der Änderungen nach. Vorherige Versionen lassen sich lückenlos nachweisen und anzeigen.
Sicherheit
Neben Zugriffsrechten ist die Sicherheit der Anmeldung, der Konsistenz und Verschlüsselung der Daten und der Kommunikation relevant. In der Cloud Lösung sorgen georedundante Backups mit Schattenkopien zwischen Rechenzentren für eine hohe Sicherheit der Daten im DMS. Alternativ entscheiden sich manche Unternehmen bewusst für eine On Premises Lösung, wenn besonders hohe Anforderungen an die interne Datenhaltung, Netzwerkhoheit oder spezifische Compliance-Vorgaben bestehen.
Neben vielen Gesetzen und Normen in Deutschland, der EU und Global müssen DMS-Systeme am häufigsten folgende Gesetze einhalten:
Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b. Hier steht vor allem die Aufbewahrungspflicht im Vordergrund.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie lösten 2015 die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Für fast alle Gesetze und Normen gibt es kein Zertifikat, das allein für die DMS-Software gilt.
Verschiedene Organisationen wie der TÜV, Wirtschaftsprüfer oder Verbände können eine Software im Kontext eines Unternehmens und seiner Prozesse prüfen und ihre Übereinstimmung mit Gesetzen und Normen bestätigen.
Daraus resultierende Zertifikate oder Gutachten entbinden Anbieter und Kunden nicht von ihrer Verantwortung.
Trotzdem helfen Zertifikate und Gutachten dabei, die Einhaltung von Gesetzen und Normen nachzuweisen. Daher sind bestimmte Zertifikate von Anbietern relevant, wie z. B. die IDW PS 880 (zusammen mit einer Verfahrensdokumentation für den Kunden) sehr hilfreich für Audits oder Rechtskonflikte.
Die Einführung eines Dokumentenmanagement mit seinen Basisfunktionen erzeugt unmittelbar ersten Nutzen und ist innerhalb weniger Minuten in der Cloud möglich.
Für Unternehmen nimmt der Einführungsaufwand mit der Menge der abzubildenden Prozesse (Workflows) und der anzubindenden DMS-Integrationen zu. Ein Workflow-Management-System kann hier helfen komplexe Genehmigungs- und Freigabeprozesse strukturiert abzubilden. Gerade bei einer On-Premises-Lösung lässt sich das Workflow Management tief in bestehende Systeme integrieren. Ein Vorteil für Unternehmen mit individuellen Anforderungen oder strikten IT-Vorgaben.
Wertvolle Hinweise für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems:
Ein Dokumentenmanagement hat in vielen Bereichen einen enormen und rechtlich notwendigen Nutzen. Dies motiviert aber nur bedingt Mitarbeitenden und Entscheider:innen.
In fast allen Projekten steht ein konkretes Problem oder der dringende Wunsch einer Verbesserung im Vordergrund. Die Analogie zum Arzt passt hier ganz gut: Oftmals gehen die Patienten erst zum Arzt, wenn der Schmerz nicht mehr erträglich ist und dann muss das Medikament schnell helfen. Dies gilt nach unserer Erfahrung auch für die Einführung eines DMS.
Unsere Empfehlung: Fokus auf die konkret zu verbessernde Situation, z. B. der Rechnungseingangsprozess. Behalten Sie trotzdem langfristig auch andere Abteilungen und deren Prozesse im Blick. Erfahrungsgemäß wird ein DMS-Projekt sehr aufwendig und langwierig, wenn es auf ein gesamtes Unternehmen mit allen Prozessen ausgerollt werden soll.
Die Anforderungen sollten dokumentiert sein, damit Anbieter ein konkretes Angebot mit möglichst wenig Interpretationsspielraum anbieten können. Dazu sollten nicht einfach Anforderungslisten aus dem Internet übernommen werden, denn diese sind oftmals wahlweise zu überdimensioniert, zu funktionell oder zu allgemein. Wir empfehlen, die konkrete Erwartung präzise niederzuschreiben.
Projekte scheitern nach anfänglicher Motivation oftmals daran, dass Mitarbeitende und alle wichtigen Entscheider nicht einbezogen wurden. Nicht selten verhindert, nach aufwendiger Aufbereitung durch Fachabteilungen, anschließend das Management die Einführung, weil sie das Projekt nicht kennt oder bereits eine Lösung als Konzernvorgabe einzusetzen hat. Entscheider sind die Geschäftsführung, der Einkauf, die IT sowie ausgewählte motivierte Mitarbeitende, die als Multiplikator dienen.
Es ist für das Unternehmen und für die anzusprechenden Anbieter relevant, dass es sich um ein konkretes Projekt handelt.
Steht vorher noch eine andere Softwareeinführung an, sollte das DMS-Projekt nicht parallel starten. Oft wird zuerst ein ERP-System eingeführt. Hier empfehlen wir, direkt ein DMS System mit zu evaluieren, da die Integrationen zwischen beiden Systemen sehr wichtig sind.
Sind wichtige Rahmenparameter unklar, sinkt erfahrungsgemäß die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich wird. Das gilt für alle B2B-Softwareprojekte.
Folgende Parameter sind für B2B-Softwareprojekte typisch:
Bei der Aufnahme der Anforderungen und Auswahl von möglichen Anbietern empfehlen sich Berater. Eine Auflistung bekannter Berater, Marktübersichten etc befindet sich unten in diesem Artikel.
Die Top 3 Lösungen sollten von den Anbietern präsentiert werden. Dazu sollten die Anbieter ein Szenario erhalten, welches eine vereinfachte Situation ihres gewünschten Prozesses darstellt oder die wesentlichen Funktionen zeigt.
In Präsentationen kann es sein, dass für den Interessenten großartige Funktionen gezeigt werden, die anschließend nicht im Angebot und Auftrag enthalten sind. Dies führt zu unnötigen Kosten und Unzufriedenheit. Als Empfehlung sollten daher alle gezeigten Funktionen schriftlich festgehalten und als Bestandteil des Angebots und Auftrags gelten.
Der ausgewählte Anbieter wird eine Umsetzung vorschlagen und ausführen. Je konkreter die Anforderungen definiert, desto zufriedenstellender wird das Projekt für das Unternehmen und die Mitarbeitenden.
Oftmals werden die Mitarbeitende nicht involviert. Bei einer erzwungenen Einführung ohne Trainings oder Vorstellung fehlt die Motivation und Akzeptanz. Daher empfehlen wir dringend, Schlüsselmitarbeitende von Anfang in das Projekt und die Auswahl einzubeziehen. Diese werden zum internen „Verkäufer“ und steigern die Akzeptanz. Alle betreffenden Mitarbeitende sollten über Sinn und Nutzen der Lösung informiert werden, bestmöglich durch das Management und inklusive Trainings.
Für mehr Informationen bieten wir das White Paper Einführung Dokumentenmanagement kostenfrei an.
Viele Anbieter bieten ihr Dokumentenmanagementsystem in zwei Plattformvarianten an: On-Premise und Cloud. Während ersteres auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird, findet bei der Cloud-Variante ein externes Hosting der Daten bei einem Cloud-Anbieter statt. Hybridlösungen kombinieren beide Varianten.
Cloud Computing ist in der deutschen Wirtschaft längst Standard: 86 Prozent der Unternehmen nutzen bereits Cloud-Dienste, weitere 14 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Das zeigt der Cloud Report 2026 des Digitalverbands Bitkom. Warum sich die Cloud auch beim Dokumentenmanagement lohnt, erklären wir im Beitrag zu cloudbasierten DMS-Lösungen.
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 gilt das für alle. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen nach der Norm CEN EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Das kann zum Beispiel eine XRechnung als reine XML-Datei sein. Dieses Format hat kein Layout, es enthält nur Daten und ist für Menschen kaum lesbar. Ohne passende Software verzögert das den Rechnungsprozess erheblich. Dokumentenmanagementsysteme wie Amagno empfangen diese Daten und stellen sie zusätzlich lesbar dar. Gleichzeitig sorgt das DMS für die rechts- und revisionssichere Archivierung.
Alles zur neuen E-Rechnungspflicht ist hier nachlesbar.
Künstliche Intelligenz ist in der deutschen Wirtschaft angekommen: Laut einer Bitkom-Umfrage vom September 2026 setzen erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen (57 Prozent) KI ein. Zwei Drittel von ihnen haben damit ihre Wettbewerbsposition verbessert.
Im Dokumentenmanagement übernimmt KI die Routinearbeit: Sie erkennt Dokumente automatisch, liest wichtige Daten aus und beantwortet Fragen direkt mit Quellenangabe, statt nur Trefferlisten zu liefern. Mitarbeitende suchen und tippen weniger, Unternehmen profitieren von schnelleren Prozessen und besserer Datenqualität.
Ein agentisches DMS (Agentic DMS) geht noch einen Schritt weiter: KI-Agenten erhalten Anweisungen in natürlicher Sprache und erledigen damit eigenständig ganze Arbeitsschritte, etwa Rechnungsdaten auslesen, prüfen und für die Buchhaltung aufbereiten. Die Mitarbeitenden behalten die Kontrolle und geben die Ergebnisse frei.
In Amagno ist die KI direkt integriert: Amagno.AI Chat liefert Antworten aus Ihren Dokumenten, Amagno.AI Autopilot klassifiziert eingehende Dokumente automatisch und Amagno.AI Automate erledigt wiederkehrende Aufgaben im Hintergrund. Die Daten werden in der EU verarbeitet, Berechtigungen werden bei jeder Anfrage geprüft, und Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
Weiterführende Informationen inklusive eines Videos zum Einsatz eines KI-Assistenten in einem Dokumentenmanagementsystem oder lernen Sie die Möglichkeiten moderner KI-Funktionen direkt im System kennen, bei einem individuellen Demotermin.
Auf der Suche nach einer geeigneten DMS-Lösung, laufen Ihnen meist viele Anbieter und Fachausdrücke über den Weg – da kann man leicht mal den Überblick verlieren. Unabhängige Beratungsunternehmen unterstützen Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters.
Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.
Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/DMS-Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige spezialisierte Marktübersichten, jedoch führen die gängigen Übersichtsportale entsprechende Kategorien. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.
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