Dokumentenmanagement

Effizient, sicher, und stets griffbereit: Ein modernes Dokumentenmanagement hilft Unternehmen, ihre täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren und rechtliche Anforderungen mühelos zu erfüllen. Erfahren Sie, wie Sie mit der richtigen Softwarelösung Zeit sparen, Prozesse automatisieren und Ihr Büro papierlos gestalten können.

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White Paper Einführung Dokumentenmanagement

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Egal, ob Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Verträge: Unternehmen werden so gut wie jeden Tag mit Dokumenten konfrontiert, die (auch von gesetzlicher Seite) aufgehoben und abgespeichert werden müssen. Wer sich in Bezug auf Dokumentenmanagement informiert und alle wichtigen Daten mithilfe einer modernen Softwarelösung ablegt, profitiert von vielen Vorteilen und kann sich „ganz nebenbei“ sicher sein, auch in rechtlicher Hinsicht auf der sicheren Seite zu sein.

Zudem zeigt sich schnell, dass eine verlässliche Dokumentenverwaltung nicht nur Mittel zum Zweck, sondern gleichzeitig unglaublich praktisch ist, wenn es zum Beispiel darum geht, Informationen schnell wiederzufinden und bisherige Geschäftsprozesse (Business Workflows) digital auszuführen.

Aber wie funktioniert Dokumentenmanagement überhaupt genau? Und welche Unternehmen sollten sich mit den Einzelheiten eines funktionierenden Dokumentenmanagements auseinandersetzen? Die folgenden Abschnitte fassen alles zusammen, was man beachten sollte, wenn man Dokumentenmanagement neu einführen oder ein bestehendes System noch weiter optimieren möchte.

Was ist ein Dokumentenmanagement?

Unter digitalem Dokumentenmanagement versteht man alle Arbeitsabläufe, die sich auf:

das Erstellen
das Bearbeiten
das Ablegen
das Löschen

Für die Cloud-Lösung gilt:

Die betreffenden Unternehmen greifen auf die Cloud eines Software Herstellers zurück. Somit befindet sich das Dokumentenmanagement System direkt auf besagter Cloud.
Die Kosten, die im Zusammenhang mit einer Verwaltung über die Cloud anfallen, sind deutlich geringer als es bei der On Premise Option der Fall ist.Gleichzeitig ist mit dieser Lösung kein großer Aufwand verbunden.
Aufgrund der hohen Ansprüche, die viele Anbieter mittlerweile in Bezug auf das Thema „Sicherheit“ stellen, sind die Daten jederzeit umfangreich geschützt.
Gleichzeitig gilt es, zu berücksichtigen, dass natürlich auch immer eine gewisse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter besteht.
Die Zielgruppe für Cloud-Lösungen als Dokumentenablage ist vergleichsweise groß. Hier kommen sowohl kleinere als auch große Unternehmen auf ihre Kosten.

von Dokumenten, die in elektronischer Form vorliegen, beziehen. Zudem ist es mithilfe von Dokumentenmanagement möglich, sich noch ein wenig mehr in Richtung papierloses Büro zu entwickeln. Immerhin werden die verschiedenen Dokumente gescannt und können dann in der Regel in ihrer Papierform vernichtet werden.

Dank der entstehenden Übersichtlichkeit, die hiermit einhergeht, profitieren diejenigen, die sich für digitales Dokumentenmanagement entscheiden, von einer nachvollziehbaren Struktur und der Möglichkeit, Rechnungen und Co. bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Wer umfassend von den Vorteilen, die ein modernes Dokumentenmanagement mit sich bringt, profitieren möchte, sollte sich für ein Dokumentenmanagementsystem entscheiden, das seinen Ansprüchen gerecht wird. Individuelle Einstellungsmöglichkeiten sind hier ebenso wichtig, wie ein hoher Nutzerkomfort.

Vereinfacht ausgedrückt: Wie die Bezeichnung schon sagt, dient das Dokumentenmanagement dazu, die Dokumente, die in einem Unternehmen ein- und ausgehen, zu managen beziehungsweise zu verwalten. Unbeteiligte Dritte müssen dazu in der Lage sein, sich – zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung – einen Überblick über die Geschehnisse verschaffen zu können.

Wer sich jedoch ein wenig genauer mit diesem Thema auseinandersetzt, stellt schnell fest, dass es „das klassische DMS„ nicht gibt. Vielmehr wird zwischen der On Premise- und der Cloud Lösung unterschieden.

Unterschied zwischen On Premise und Cloud

Für On Premise gilt:

Die Daten werden auf dem hauseigenen Server abgelegt. Viele Unternehmen, die im Rahmen ihres Dokumentenmanagements unabhängig von anderen sein möchten, bevorzugen diese Lösung. Oft ist es sogar möglich, die bereits bestehende Hardware zu nutzen, um die Vorteile des eigenen Dokumentenmanagementsystems noch besser zu nutzen und gegebenenfalls bestehende Strukturen auszubauen.
Unternehmen, die sich für diese Lösung entscheiden, tragen ein hohes Maß an Verantwortung. Sie müssen sicherstellen, dass einer gesetzeskonformen Verwaltung ihrer Daten nichts im Wege steht und gleichzeitig die geltenden Compliance Vorschriften berücksichtigen.
Aufgrund des größeren Aufwands, der sich hinter dieser Option verbirgt, entscheiden sich vor allem größere Unternehmen für diese Option.

Für die Cloud-Lösung gilt:

Die betreffenden Unternehmen greifen auf die Cloud eines Software Herstellers zurück. Somit befindet sich das Dokumentenmanagement System direkt auf besagter Cloud.
Die Kosten, die im Zusammenhang mit einer Verwaltung über die Cloud anfallen, sind deutlich geringer als es bei der On Premise Option der Fall ist.Gleichzeitig ist mit dieser Lösung kein großer Aufwand verbunden.
Aufgrund der hohen Ansprüche, die viele Anbieter mittlerweile in Bezug auf das Thema „Sicherheit“ stellen, sind die Daten jederzeit umfangreich geschützt.
Gleichzeitig gilt es, zu berücksichtigen, dass natürlich auch immer eine gewisse Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter besteht.
Die Zielgruppe für Cloud-Lösungen als Dokumentenablage ist vergleichsweise groß. Hier kommen sowohl kleinere als auch große Unternehmen auf ihre Kosten.

Gleichzeitig ist es natürlich auch spannend, sich mit der Entwicklung moderner Dokumentenmanagement Abläufe auseinanderzusetzen. Hier hat sich im Laufe der letzten Jahre einiges getan.

Während sich heute immer mehr Unternehmen für die cloudbasierten Optionen entscheiden, gab es auch früher schon Techniken und Trends, die einmal mehr zeigen, wie wandlungsfähig Dokumentenverwaltung beziehungsweise Dokumentenmanagement in der Vergangenheit war.

Die folgenden Abschnitte zeigen einige der meistgenutzten und bekanntesten DMS Meilensteine auf.

Bei EFSS („Enterprise File Synchronization and Sharing“) handelt es sich um die günstigste Lösung des Dokumentenmanagements. Je nachdem, für welche Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, ist es hier unter anderem möglich, Dokumente zusammen zu bearbeiten und etwaige Änderungen zu verfolgen.

Der Nachteil: Auf Grundlage dieser Basis-Variante ist es nicht möglich, einzelne Arbeitsabläufe zu steuern. Ob die Nutzer die Daten dann in einer Cloud oder lokal speichern, bleibt ihnen aber auch bei dieser Variante selbst überlassen. Einige der bekanntesten Vertreter der EFSS Lösungen sind unter anderem Google Drive und Microsoft OneDrive.

Unter ECM („Enterprise Content Management“) werden die Lösungen zusammengefasst, die DMS und eine Automatisierung der Arbeitsabläufe unter sich zusammenfassen. Hierzu gehören zum Beispiel Bildbearbeitungen, Social Content Management und Dokumentenmanagement. Besonders praktisch ist, dass sich die entsprechenden Tools vergleichsweise individuell an die Erwartungen der Unternehmen anpassen lassen und dass sie dazu in der Lage sind, verschiedene Arbeiten noch weiter zu automatisieren.

Hieraus ergibt sich oft ein nicht zu unterschätzendes Potenzial, wenn es darum geht, Prozesse so unkompliziert (und zeitsparend) wie möglich werden zu lassen. Wer die Vorteile, die ein ECM bietet, optimal nutzen möchte, sollte sich auf jeden Fall Zeit nehmen, um die jeweilige Lösung optimal an die Unternehmensstruktur anzupassen.

Sehr moderne ECM und DMS Systeme ermöglichen durch KI Chats eine menschenähnliche Unterhaltung mit den Inhalten, die als Ergebnis direkt Antworten mit Quellenangaben ermöglichen. Diese neue Zugriffsform ist als Conversational ECM zu bezeichnen.

Ein moderner Content Service setzt sich aus mehreren Systemen zusammen, besteht aus eigenen Verzeichnissen und lässt sich in der Regel ganz leicht mit einer bestehenden Struktur verbinden. In gewisser Weise handelt es sich bei ihnen um eine Kombination aus EFSS und ECM, bei denen vergleichsweise niedrige Kosten und individuelle Einstellungsoptionen aufeinandertreffen.

Besonders praktisch ist, dass sich die entsprechenden Content Services meist spontan an Compliance Änderungen anpassen lassen und zudem auch in Bezug auf das Thema „Skalierbarkeit“ keine Wünsche offenlassen.

Und sicherlich ist es letztendlich auch den hohen Ansprüchen der Nutzer zu verdanken, dass es nicht allzu lang gedauert hat, bis sich aus den Content Services die modernen Cloud-Lösungen, die bereits erwähnt wurden, entwickelt haben. Viele Nutzer wissen die Flexibilität zu schätzen, die die neuen Möglichkeiten hier mit sich bringen. Immerhin ist es – basierend auf besagten Cloud-Optionen – nun möglich, die Daten, die sich in der Ablage befinden, quasi von jedem Ort der Welt (wahlweise mit dem Smartphone) abzurufen.

Dementsprechend gehen einige Experten mittlerweile davon aus, dass ECM in Zukunft eine immer kleinere Rolle im Unternehmensalltag spielen wird, wenn es darum geht, revisionssichere Archivierung zu betreiben.

Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Ein funktionierendes Dokumentenmanagement soll dafür sorgen, dass…

Daten sicher und gesetzeskonform aufbewahrt werden
Workflows verbessert werden können
einer sicheren Archivierung nichts im Wege steht.

Wer sich jedoch etwas eingehender mit den Funktionen einer DMS Software Lösung auseinandersetzt, erkennt schnell, dass sich hinter „Einscannen, bearbeiten und ablegen“ noch ein wenig mehr verbirgt. Im Idealfall entscheiden sich Unternehmen für eine Lösung, die optimal zu ihrem Bedarf passt und die Ihnen dabei hilft, das zur Verfügung stehende Potenzial zu nutzen.

Ein funktionierendes Dokumentenmanagement zeichnet sich durch die folgenden Details aus:

Eine schnelle Suche, die Mitarbeitenden dabei hilft, bei Bedarf schnell genau das zu finden, was benötigt wird, um zum Beispiel fundierte Entscheidungen zu treffen. Basierend auf einer Texterkennungssoftware ist es möglich, auch Daten von Bildern und Co. zu erkennen und zu filtern.
Eine übersichtliche Ablage, die alles an einem Ort speichert. Die Zeiten, in denen Dokumente noch in etlichen Unterordnern gesucht werden mussten, sind vorbei. Unter dem Einsatz einer Cloud können sich die Nutzer sicher sein, alle Daten, die im Zuge verschiedener Prozesse wichtig werden, an einer Stelle zu finden.
Eine automatisierte Klassifizierung, so dass die Ablage von Dokumenten nicht mehr Zeit als nötig in Kauf nimmt. Ein Tool zur Dokumentenverwaltung ist zum Beispiel dazu in der Lage, vor dem Archivieren bis zu einem gewissen Grad selbst herauszufinden, ob es sich bei dem jeweiligen Schriftstück um eine Rechnung oder um eine Auftragsbestätigung handelt und kann dieses dann in der jeweiligen Kunden- oder Lieferantenakte ablegen. Aufgrund der Automatisierung ergibt sich oft eine deutliche Zeitersparnis.

Und obwohl, die technischen Abläufe, die mit einem Dokumentenmanagementsystem verbunden sind, durchaus komplex sein können, profitiert der Nutzer von einer überzeugenden Transparenz und einem hohen Komfortfaktor.

Oder anders: Für den Einsatz eines DMS im Unternehmen braucht es keine tiefergehenden IT-Kenntnisse. Vielmehr erweist sich die Nutzung eines Dokumentenmanagement Systems nach dessen Integration oft als weitestgehend selbsterklärend. Somit stellt es kein Problem dar, Neuerungen im Bereich Dokumentenmanagement auch nach Jahren noch einzuführen.

Die enormen Vorteile sind nachgewiesen. Die repräsentative Studie Digital Office Index 2022 des IT Verbands Bitkom zeigt die Effekte sehr deutlich:

Verbesserung der rechtlichen Sicherheit (Compliance) sowie erhebliche Verbesserung in der Performance, Transparenz und Automatisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Dazu eine klare Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Es gibt definitiv mehrere Gründe, die aufzeigen, wie wichtig es ist, sich eingehend mit dem Thema „Elektronisches Dokumentenmanagement“ auseinanderzusetzen. Einige der überzeugendsten werden in den folgenden Abschnitten zusammengefasst. (Die Reihenfolge ist zufällig gewählt. Immerhin hat jeder andere Erwartungen und Ansprüche, wenn es darum geht, die Vorteile in Bezug auf Dokumentenmanagement umfangreich zu nutzen.

Eine GoBD und DSGVO konforme Ablage

Laut gesetzlicher Vorgabe dürften Daten und Informationen zu Aufträgen und Co. nicht „einfach so“ abgelegt werden. Vielmehr braucht es eine passende Dokumentenablage, um die entsprechenden Anforderungen zu erfüllen. Wer dies in Bezug auf sein Dokumentenmanagement berücksichtigt, stellt unter anderem sicher, dass er optimal auf Betriebsprüfungen und Co. vorbereitet ist.

Schnellere Abläufe dank Automatisierung

Digitales Dokumentenmanagement zu betreiben, bedeutet – je nach eingesetztem Tool – unter anderem, sich auf einen gesteigerten Automatisierungsgrad verlassen zu können. Über die Unterstützung durch die passende DMS Software ist es unter anderem möglich, Zeit zu sparen und dementsprechend sein Workflow Management zu optimieren.
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Mehr Ordnung im Unternehmensalltag dank zentraler Verwaltung

Effektives Dokumentenmanagement zu betreiben, bedeutet unter anderem, Dokumente an einem einzigen Ort, zum Beispiel in einer Cloud, abzulegen. Durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten können sich Unternehmen sicher sein, alle Informationen zu Prozessen, Projekten und Kunden an einem Ort aufbewahren zu können. Wo früher noch ausgedruckt und abgelegt wurde, ist es auf diese Weise unter anderem möglich, hohe Lagerkosten zu sparen.

Eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Eine unkomplizierte und strukturierte Verwaltung kann Unternehmen unter anderem dabei helfen, die Zufriedenheit im Team zu steigern. Ziel sollte es sein, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die von allen Beteiligten als angenehm empfunden wird. Und wer nicht viel Zeit in die Ablage, die Suche und das Wiederfinden von Dokumenten investieren muss, hat die Chance, noch effektiver zu arbeiten. .

Eine Grundlage für fundierte Entscheidungen

So gut wie jeder Verantwortliche weiß, dass es im geschäftlichen Alltag manchmal nötig ist, schnelle Entscheidungen zu treffen. Und genau dann ist es wichtig, dass die passenden Informationen zur Verfügung stehen. Wie praktisch, dass eine zentrale Dokumentenablage dabei hilft, auf diese binnen kurzer Zeit zurückgreifen zu können. Um sicherzustellen, dass die Datenlage jederzeit aktuell ist, ist es natürlich unerlässlich, alle geschäftsrelevanten Dokumente direkt nach deren Entstehung zu archivieren.

Ideal für mobiles
Arbeiten

In vielen Unternehmen gehören Geschäftsreisen und Home Office mittlerweile zum Standard. Hier erweist es sich als durchaus sinnvoll, „von jedem Ort der Welt“ aus Zugriff auf seine Daten zu haben, ohne hierfür Berge von Papier mitführen zu müssen. Alles, was es braucht, um sich Zugriff zu verschaffen, sind ein eingerichtetes System, eine stabile Internetverbindung und ein mobiles Endgerät. .

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagement?

Vorweg: Wer die Vorteile eines modernen Dokumentenmanagements optimal nutzen möchte, sollte sich für eine Software entscheiden, die sich individuell an die individuellen Erwartungen und an die Ansprüche des Unternehmens anpassen lässt. Danach können Nutzer im Rahmen ihres Dokumentenmanagements unter anderem von den folgenden Vorteilen profitieren:

Vorteil Nr. 1: Eine effiziente Arbeitsweise

Die Kombination aus Ordnung, einer klaren Struktur und der Möglichkeit, Dokumente mit wenigen Klicks zu suchen, sorgt dafür, dass das Arbeiten unter einem funktionierenden Dokumentenmanagement effektiver wird. Immerhin sorgen die verschiedenen Funktionen dafür, dass niemand mehr viel Zeit in umfangreiche Recherchen investieren muss.

Somit ist es unter anderem möglich, zum Beispiel Rückfragen zu Prozessen schneller zu beantworten und allgemein flüssiger zu arbeiten. Hieraus ergibt sich oft auch eine nicht zu unterschätzende Steigerung der Produktivität – und letztendlich auch der Umsätze.

Vorteil Nr. 2: Niedrigere Kosten

Die Verwaltung von Daten über ein modernes Dokumentenmanagement bietet auf unterschiedlichen Ebenen Einsparpotenzial. Dies zeigt sich unter anderem darin, dass…

es keine großen Lagerflächen braucht, um Dokumente ablegen zu können
Abläufe automatisiert und dementsprechend einfacher gestaltet werden
Rechnungen nicht mehr ausgedruckt werden müssen und es somit möglich ist, Papier und Druckfarbe zu sparen
Dokumente schneller verschickt beziehungsweise für alle sichtbar gemacht werden können, ohne dass das Team Zeit investieren muss, um zum Beispiel ein Schriftstück in eine andere Abteilung zu bringen

Vorteil Nr. 3: Ein umweltfreundlicherer Büroalltag

Viele Unternehmen haben sich in der Vergangenheit vorgenommen, ein papierloses Büro einzurichten und auf diese Weise ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern. Immerhin kann auf diese Weise unter anderem auch Papier- und Ressourcenverschwendung im Allgemeinen vorgebeugt werden.

Und genau das ist oft mit einem verbesserten Unternehmensimage verbunden. Immerhin macht es einen guten Eindruck, wenn es eine Marke schafft, nachhaltiger unterwegs zu sein.

Vorteil Nr. 4: Eine leichte Integration und ein hoher Nutzerkomfort

Grundsätzlich ist es nicht schwer, ein Programm für Dokumentenmanagement zu integrieren. Viele Anbieter setzen in diesem Zusammenhang auf ein hohes Maß an Flexibilität. Einmal installiert, lässt sich der Umgang mit dem DMS und der Ablage von elektronischen Dokumenten schnell erlernen.

Vorteil Nr. 5: Ein kundenfreundliches Preis-Leistungsverhältnis

Klar: Die Installation und die Integration einer DMS Software ist eine Investition. Wer sich jedoch ein wenig Zeit nimmt, um sich mit der langfristigen Planung rund um die Archivierung und die Verwaltung von Dokumenten auseinanderzusetzen, erkennt schnell, dass es unter dem Einsatz von Dokumenten Technologien dieser Art möglich ist, wirtschaftlicher zu werden.

Wo kann Dokumentenmanagement angewendet werden?

Mittlerweile setzen Unternehmen in nahezu allen Größen und aus fast allen Branchen auf Dokumentenmanagement. Und auch, wenn viele bei dem Begriff Dokumentenmanagement vor allem an eingescannte Rechnungen denken, reichen die potenziellen Einsatzbereiche weiter.

So bieten die technischen Lösungen unter anderem in den Bereichen:

Rechnungswesen
Finanzen und Buchhaltung
Personal / HR
Marketing
Vertragswesen
Verkauf
Einkauf
Technische und rechtliche Dokumentationen, z.B. ISO

Unterstützung und lassen sich hervorragend dazu nutzen, um die Archivierung und die Ablage von Dokumenten noch sicherer werden zu lassen.
So kann Dokumentenmanagement in den einzelnen Abteilungen wie folgt genutzt werden:

(Wichtig: Hierbei handelt es sich nur um Beispiele. Selbstverständlich entscheiden immer die individuellen Erwartungen eines Unternehmens über den Einsatzbereich des jeweiligen Tools.

Rechnungseingangsverarbeitung

Dokumentenmanagement Systeme haben das Ziel verbindlicher und verlässlicher Prozesse. Eine Belegerkennung (OCR) liest Rechnungsdaten automatisch aus und legt die Rechnung entsprechend gewünschter Regeln ab. Die Belege werden anschließend den Mitarbeitern zugewiesen, z.B. für eine Datenkontrolle, digitales Stempeln und das Anbringen von Notizen. Hinterlegte Fristen und Vertretungsregelungen sorgen dafür, dass wertvoller Skonti voll ausgeschöpft und Rechnungen nie wieder unbearbeitet liegen bleiben. Integrationen sorgen für die Interaktion mit ERP und Buchhaltungssystemen bis hin zu Banking-Lösungen. Mehr Infos

Vertragsmanagement

Eine DMS-Software ist für das Vertragsmanagement eines Unternehmens besonders wertvoll, da es die Vertragsverwaltung erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet. Die zentrale Ablage aller Vertragsdokumente in einem DMS ermöglicht eine übersichtliche und leicht zugängliche Verwaltung. Dies ist besonders wichtig, um schnell auf aktuelle Vertragsversionen und relevante Informationen zugreifen zu können. Mit einem Dokumentenmanagement können Verträge nicht nur sicher gespeichert, sondern auch systematisch organisiert werden. So können Verträge beispielsweise nach verschiedenen Kriterien wie Vertragspartner, Vertragsart oder Fälligkeitsdatum sortiert und durchsucht werden. Das spart Zeit und erleichtert das Auffinden bestimmter Dokumente.

Einkauf

Auch im Einkauf erweist sich ein Dokumentenmanagementsystems eines Unternehmens als äußerst nützlich. Durch die zentrale Ablage und Verwaltung aller relevanten Dokumente kann das Einkaufsmanagement effizienter und effektiver gestaltet werden. Zum einen ermöglicht ein Dokumentenmanagent die zentrale Ablage von Lieferantendokumenten wie Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenbewertungen. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, was insbesondere bei der Lieferantenauswahl oder bei Vertragsverhandlungen von großem Vorteil ist. Einkäufer können so schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen. Darüber hinaus unterstützt ein DMS die Automatisierung von Einkaufsprozessen. Beispielsweise können Bestellvorgänge durch Vorlagen und Workflows im System standardisiert und beschleunigt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern trägt auch zur Minimierung von Fehlern bei, die bei manueller Bearbeitung auftreten können.

Personalverwaltung

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein äußerst nützliches Werkzeug für die Personalverwaltung in Unternehmen jeglicher Größe. Einer der Hauptvorteile liegt in der Zentralisierung und Organisation von Dokumenten. In einem DMS können alle relevanten Personalakten, wie Verträge, Leistungsbeurteilungen, Lebensläufe, Krankmeldungen und andere wichtige Unterlagen, sicher und übersichtlich gespeichert werden. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, was besonders bei großen Mitarbeiterzahlen von Vorteil ist. Durch die Digitalisierung der Dokumente verringert sich auch das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung, welches bei physischen Akten besteht. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen. Ein DMS ermöglicht es, den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten streng zu kontrollieren und zu protokollieren, was im Einklang mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO steht. Automatisierungsfeatures in modernen Dokumentenmanagement Systemen tragen ebenfalls zur Effizienzsteigerung bei. Routineaufgaben, wie das Einreichen von Urlaubsanträgen oder die Verwaltung von Arbeitszeiten, können automatisiert und somit beschleunigt werden. Dies führt nicht nur zu einer Arbeitsentlastung für die Personalabteilung, sondern verbessert auch das Erlebnis für die Mitarbeiter.

Qualitätsmanagement

Im Bereich des Qualitätsmanagements kann ein DMS hilfreich sein, da es wesentlich zur Einhaltung und Überwachung von Qualitätsstandards beiträgt. Durch die zentrale Ablage und Organisation aller relevanten Dokumente erleichtert ein DMS die Standardisierung von Prozessen und Dokumentationen. Dies ist besonders wichtig, um konsistente Abläufe im gesamten Unternehmen zu gewährleisten. Qualitätsrichtlinien, Verfahrensanweisungen, Prüfdokumentationen und andere qualitätsrelevante Dokumente können in einem Dokumentenmanagement abgelegt werden. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff für die Mitarbeiter und erleichtert die Einhaltung der Qualitätsstandards. Gleichzeitig können Änderungen an Dokumenten zentral vorgenommen und automatisch allen betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, was die Konsistenz und Aktualität der Informationen sicherstellt.

Vertrieb

Ein Dokumentenmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Vertriebsbereich eines Unternehmens. Durch die zentrale Ablage und Organisation aller relevanten Dokumente wie Kundenverträge, Angebote, Verkaufsunterlagen und Korrespondenz wird der Zugriff für die Vertriebsmitarbeiter erheblich vereinfacht. Dies ist besonders wichtig, da im Vertrieb oft schnell auf aktuelle Informationen zugegriffen werden muss, z.B. bei Kundengesprächen oder Verhandlungen. Die zentrale Ablage von Kundeninformationen in einem DMS verbessert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern ermöglicht auch eine personalisierte Kundenkommunikation. Vertriebsmitarbeiter können auf eine vollständige Kundenhistorie zugreifen, was ihnen hilft, auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Darüber hinaus unterstützt ein Dokumentenmanagement System die Automatisierung von Routineprozessen im Vertrieb. Beispielsweise können Angebots- und Vertragsvorlagen im System hinterlegt werden, was die Erstellung neuer Dokumente beschleunigt und standardisiert. So kann sich der Vertrieb stärker auf den Kundenkontakt und die Vertriebsstrategie konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen.

Wie hilft ein DMS und wer braucht es?

Ein DMS hilft Unternehmen dabei, Daten sicher zu speichern und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Hierbei handelt es sich um eine gute Lösung für alle, denen es wichtig ist, dass Infos bei Bedarf rasch zur Verfügung stehen.

Wichtig ist es natürlich, sich für einen DMS Anbieter zu entscheiden, der hohe Ansprüche erfüllt. Die Amagno Business Cloud sorgt dafür, dass alle Daten strukturiert zur Verfügung stehen – egal, ob es sich hierbei um Rechnungen, E-Mails oder andere Dokumente handelt. Nutzer profitieren zudem unter anderem von:

einer unkomplizierten Integration
einem umfassenden Funktionsumfang
transparenten Kosten
hohen Sicherheitsstandards
der Möglichkeiten, Daten und Infos von überall aus, zum Beispiel über ein mobiles Endgerät, abrufen zu können.

Weitere Informationen zur Amagno Business Cloud finden Sie hier.

Wer sich etwas genauer mit den Funktionen auseinandersetzt, die mit modernem Dokumentenmanagement verbunden sind, erkennt sicherlich schnell, dass es schlicht nicht möglich ist, die Frage „Wer braucht ein DMS?“ standardisiert zu beantworten.

Fest steht, dass sowohl Kleinunternehmen als auch große Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen von den entsprechenden Lösungen profitieren können.

Fest steht jedoch auch, dass der Bedarf an einer Optimierung des Workflows und an einer digitalen Ablage steigt, je mehr Dokumente vorhanden sind und somit gesetzeskonform aufbewahrt werden müssen.

Ergänzend hierzu eignet sich ein DMS über eine Cloud, wie zum Beispiel die Amagno Business Lösung, vor allem für diejenigen, die den Überblick behalten, sich jedoch keine eigene Serverlandschaft aufbauen möchten.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

Obwohl (oder vielleicht gerade WEIL) sich immer mehr Unternehmen dafür interessieren, wie sie die Vorteile von Dokumentenmanagement nutzen können, tauchen immer wieder Fragen zu diesem spannenden Thema auf. Einige der meistgestellten und die dazugehörigen Antworten finden sich in den folgenden Abschnitten.

Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bedeutet – im wahrsten Sinne des Wortes – Dokumente zu managen. Hierunter versteht man unter anderem das Erstellen, das Bearbeiten und das Ablegen der jeweiligen Schriftstücke. Und weil sich gerade in größeren Firmen mit einem entsprechend hohen Papieraufkommen immer wieder zeigt, dass es sich hierbei durchaus um eine Herausforderung handeln kann, schafft ein Dokumentenmanagement Systems merkliche Entlastung.

Welche Prozesse umfasst das Dokumentenmanagement?

Die einzelnen Prozesse, die mit einem umfassenden Dokumentenmanagement verbunden sind, gehen teilweise ineinander über. Zu den grundlegenden Funktionen, die jedoch bei den meisten Firmen eine wichtige Rolle spielen, gehören die Erstellung, das Bearbeiten, die Ablage und das Entsorgen von Dokumenten. Somit ist es nicht übertrieben, zu behaupten, dass Dokumentenmanagement Rechnungen und andere Schriftstücke von deren Entstehung bis zur Entsorgung begleitet.

Warum ein DMS in meinem Unternehmen einführen?

Die Ablage von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement bietet Firmen viele Vorteile. So handelt es sich bei den Lösungen rund um digitales Dokumentenmanagement um eine gute Möglichkeit, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Kosten zu sparen. Dank der Tatsache, dass sich viele Funktionen rund um das Thema Dokumentenmanagement individualisieren lassen, steht einer nachvollziehbaren Organisation nichts mehr im Wege

Wie unterstützt eine KI (Künstliche Intelligenz) ein Dokumentenmanagement?

Zusammen mit modernem LLM (Large Language Model) versteht die KI die Semantik von Dokumenten und Zusammenhänge zwischen diesen. Die KI kann aufwendige Klassifizierungsprozesse erheblich reduzieren. Sie unterstützt beim vergleichen, zusammenfassen, übersetzen, vergleichen, extrahieren und validieren von Dokumentinhalten. Es schlägt neue Texte zur Beantwortung von Anfragen vor und gibt auf Basis einer Frage sehr schnell eine Antwort.

Wie lässt sich ein DMS mit anderen Unternehmenssystemen integrieren?

Moderne Lösungen lassen sich in der Regel problemlos in eine bereits bestehende Systemlandschaft integrieren. Egal, ob es darum geht, eine Verbindung zum Rechnungswesen, zum Einkauf oder zu E-Mails zu schaffen: In den meisten Fällen nehmen die Integration und das Schaffen einer Verbindung zwischen den verschiedenen Systemen nicht viel Zeit in Anspruch.

Welche Nachteile hat DMS?

Vielleicht nicht zu den Nachteilen, aber zu den Herausforderungen von Dokumentenmanagement gehört es, dass Daten in verschiedenen Abteilungen unterschiedlich abgespeichert sein können. Auch verschiedene Strukturen in der Ablage können dafür sorgen, dass das Zusammenlegen von Daten komplizierter wird. Zudem bedeutet der Umstand, dass eine Datei über das Dokumentenmanagement abgespeichert wurde, nicht, dass diese auch immer zu 100% gefunden wird. Wer den falschen Namen eingibt oder sich auf ein falsches Schema bezieht, bekommt „0 Suchergebnisse“ angezeigt. Daher lohnt es sich umso mehr, sich für ein Programm zu entscheiden, das seinen Nutzern eine intelligente Suche bietet.