5 typische Fehler eines DMS Projekts

Auf dem Weg zu einem papierlosen Büro sind die Verantwortlichen bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements voller Elan und Tatendrang und verlieren sich dabei oft in Details. Dies sorgt unter Umständen nicht nur für Unmut, sondern kostet auch eine Menge Geld und hemmt die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Dokumentenmanagements. Das Positive ist: viele DMS Projekt Fehler lassen sich bereits bei Beginn der Einführung vermeiden.

Projektmanagerin Catharina Petry von AMAGNO erklärt, welche 5 Fehler Sie bei der Einführung eines DMS unbedingt vermeiden sollten:

1. Fehlende Informationen für die Mitarbeiter

Bei der Einführung eines DMS, in dem auch ganze Prozesse abgebildet werden, ist es wichtig, die betroffenen Personen rechtzeitig über die Einführung zu informieren. Die Mitarbeiter haben oft Angst vor der neuen Arbeitsweise oder fühlen sich übergangen. Dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Versuchen Sie, Ihre Kollegen dafür zu begeistern.

2. Keine IT-affinen Verantwortlichen oder gar keinen Verantwortlichen

Für den Erfolg eines DMS-Projektes ist es zwar nicht zwingend notwendig, aber von großem Vorteil, wenn die Verantwortlichen eine IT-Affinität haben. Das muss nicht immer zwingend die IT-Abteilung sein, sondern es gibt häufig auch in anderen Bereichen Kollegen, die diese Affinität und Denkweise mitbringen. Berücksichtigen Sie dies also bei der Wahl der Projektverantwortlichen und legen Sie vielleicht auch abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten fest, so dass dieses Team sich dann um die Einführung des DMS kümmert.

3. Anforderungen sind ungenau definiert

Es ist wichtig, dass die Anforderungen konkret definiert sind. Häufig lautet diese einfach nur „wir brauchen ein Archiv, in dem wir alles ablegen wollen und suchen können“. Das ist zwar möglich, schöpft aber noch lange nicht das Potential eines DMS aus, so dass es von Vorteil ist, wenn sich die Projektverantwortlichen vorab Gedanken machen, was überhaupt benötigt wird und was umgesetzt werden soll.

4. Planung mit Meilensteinen fehlt

Grundsätzlich ist es ein super Ziel, alle Dateien und Dokumente in einem DMS abzulegen. Gerade bei der Einführung eines DMS sollten Sie jedoch Schritt für Schritt vorgehen und die Abteilungen oder Prozesse nacheinander angehen. Einige Kunden wollen sofort alle Netzlaufwerke ablösen und alle Ordner vernichten, stürzen sich aber gleichzeitig auf Details wie bspw. den richtigen Scanner für Abteilungen, die im Projektstart gar nicht vorgesehen sind. Oft fehlt einfach nur eine grobe Planung für die Einführung, wodurch der Fokus auf das Gesamtprojekt verloren geht.

5. Zurückschrecken vor Integrationen und entsprechenden Kosten

Bei der Einführung wird häufig sehr schnell der Ruf nach Integrationen laut. Leider wird nicht immer geprüft, ob diese überhaupt notwendig sind und was sie leisten sollen. Allein durch bestimmte Features wie die Hotkey-Suche werden einige Integrationen überflüssig. Auf der anderen Seite können sich die Kosten für eine Schnittstelle auch schnell minimieren, wenn dadurch Prozesse automatisiert werden. Dies kann schnell und unkompliziert berechnet werden.

Sind bspw. kundenbezogene Daten wie Angebote, Aufträge und Rechnungen in einem ERP, die zusätzlich in anderen Anwendungen benötigt werden, wird dafür in der Regel eine Schnittstelle geschaffen. Viele führende Dokumentenmanagement-Anbieter realisieren dies oftmals schon ohne Schnittstelle. Durch das Markieren eines Begriffes per Hotkey können Dokumente im DMS so auch in anderen Systemen gefunden werden. Dies setzt allerdings voraus, dass das ERP sie dorthin exportiert hat. Integrationen werden dennoch benötigt, wenn sich bearbeitete Dokumente im Dokumentenmanagement in das ERP zurückspiegeln sollen.