„Die Integration von ERP und DMS spart uns monatlich ca. 65 Stunden Zeit“

Jana Treptow: Hallo Sie beide. Es freut mich sehr, dass Sie sich die Zeit für ein Referenzgespräch nehmen konnten. Bevor wir näher darauf eingehen, wie Sie Amagno bei sich im Unternehmen einsetzen, könnten Sie vielleicht ein paar Worte darüber verlieren, was die Fincke Hygiene auszeichnet und was sie so besonders macht.

Stephan Fincke: Als Familienunternehmen in der zweiten Generation wurde Fincke Hygiene wurde 1977 gegründet. Im Laufe der Zeit haben wir uns von einem reinen Hygienepapiergroßhandel zu einem umfassenden Systemdienstleister im Bereich der Hygiene entwickelt. Heute arbeiten wir eng mit unseren Kunden zusammen, um individuelle Reinigungs-, Hygiene- und Hygienemanagementkonzepte zu entwickeln. Unser Ansatz geht dabei weit über die bloße Lieferung von Produkten hinaus – wir gestalten gemeinsam mit unseren Kunden den gesamten Reinigungsprozess. Auf dem Markt ist diese Art der Zusammenarbeit bisher eher eine Seltenheit und macht uns deshalb so besonders.

Unsere Vertriebsmitarbeiter sind keine herkömmlichen Verkäufer, sondern vielmehr erfahrene Anwendungsexperten. Sie sprechen mit den Verantwortlichen in der Produktion, dem Qualitätsmanagement und anderen relevanten Bereichen, um die Prozesse zu optimieren. Am Ende bestellt unser Einkäufer die Produkte, die gemeinsam erarbeitet wurden. Unser Fokus liegt besonders auf Bereichen, in denen ein hoher Hygieneanspruch besteht. Daher machen wir einen erheblichen Teil unseres Umsatzes im Lebensmittelbereich aus.

Unsere Erfahrung, engagiertes Team und kundenorientierter Ansatz haben uns zum führenden Unternehmen in der Hygienebranche gemacht. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen anzubieten und ihnen dabei zu helfen, höchste Hygienestandards zu erreichen und zu übertreffen.

Wie haben Sie erkannt, dass es an der Zeit war, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen?

Stephan Fincke: Verschiedene Ausgangssituationen haben uns dazu bewogen, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Einerseits hatten wir interne Prozesse, insbesondere in der Abwicklung, die viel Zeit in Anspruch nahmen. Der Umgang mit Papierdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen war zeitaufwändig und oft frustrierend, da es schwierig war, die benötigten Dokumente wiederzufinden.

Dank Amagno haben diese Herausforderungen erfolgreich gelöst. Durch die Integration des DMS in unser ERP-System können wir beispielsweise Abliefernachweise problemlos per Shortcut in Amagno ansteuern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Dokumentation von Reinigungsprozessen in Zusammenarbeit mit Lebensmittelherstellern und Kantinen. Ursprünglich begannen wir damit diese Reinigungspläne in einem Sharepoint zu speichern. Allerdings sind wir sehr schnell an die Grenzen des Systems gestoßen, da die Dokumentenbibliothek im Sharepoint auf maximal 5.000 Dokumente begrenzt ist. Da wir mittlerweile über 10.000 Reinigungspläne verwalten, war es unerlässlich, nach einer Lösung zu suchen, die diese Begrenzung nicht hatte. Ein entscheidender Beweggrund für die Einführung von Amagno war also die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu verwalten. Derzeit befinden sich die Reinigungspläne teilweise noch im Sharepoint, aber es ist eines unserer nächsten Ziele, sie vollständig dorthin zu überführen.

„Der Umgang mit Papierdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen war zeitaufwändig und oft frustrierend, da es schwierig war, die benötigten Dokumente wiederzufinden.“

Philip Keunemann: Bevor wir Amagno eingeführt haben, haben wir bereits einen bedeutenden Schritt in Richtung eines papierfreien Unternehmens unternommen, indem wir unser ERP-System gewechselt haben. Obwohl wir immer noch Ablieferscheine aufbewahren müssen, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, war es dennoch eine enorme Erleichterung, diesen zusätzlichen Schritt zu gehen. Die Integration von Amagno hat es uns ermöglicht, unsere papierbasierten Prozesse weiter zu optimieren und den Umgang mit Dokumenten erheblich effizienter zu gestalten.

Stephan Fincke: Heute werden die Ablieferscheine gescannt und monatlich in einer Kiste gesammelt. Früher war es ein enormer Zeitaufwand, die Scheine nach Nummern zu sortieren. Es ist äußerst zufriedenstellend zu sehen, wie wir unsere Bemühungen um ein papierfreies Unternehmen dank digitaler Unterstützung vorantreiben konnten.

Sie hatten sicherlich Wünsche an die Funktionen und Kriterien, die Ihr künftiges digitales Dokumentenmanagement erfüllen sollte. Können Sie sich noch daran erinnern auf welche Sie besonderen Wert legten?

Stephan Fincke: Für mich war das Preis-Leistungsverhältnis ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems, und ich hatte den spezifischen Wunsch nach einer On-Premise-Version. Nicht alle Systeme bieten diese Option an. Uns war es wichtig, dass das neue System die Möglichkeit bietet, ein externes Kundenportal aufzubauen, um Dokumente zu teilen und Informationen bereitzustellen.

„Obwohl ich heute nicht mehr genau sagen kann, was damals den Ausschlag für die Entscheidung gegeben hat, bin ich überzeugt, dass Amagno die richtige Wahl für uns war.“

Wir haben uns verschiedene Systeme angesehen und auch einen Anbieter im Haus gehabt, der uns eine Lösung präsentierte. Leider war die Präsentation sehr enttäuschend, da das System während der Vorführung gehakt und geruckelt hat. Wir haben uns daraufhin andere Systeme angesehen, aber keines davon hat preislich zu unseren Anforderungen gepasst. Letztendlich schaute ich mir viele Tutorials an und erstellte mir eine Übersichtsliste mit allen relevanten Systemen. Amagno schnitt bei beidem am besten ab. Obwohl ich heute nicht mehr genau sagen kann, was damals den Ausschlag für die Entscheidung gegeben hat, bin ich überzeugt, dass Amagno die richtige Wahl für uns war.

Lassen Sie uns doch nun ein wenig tiefer in Ihre Unternehmenspraxis eintauchen: Wie lange arbeiten Sie schon mit Amagno und wie setzen Sie die Software bei Fincke Hygiene ein?

Stephan Fincke: Wir gehören wahrscheinlich zu den wenigen Unternehmen, die sowohl die On Premise- als auch die Cloud-Version von Amagno nutzen. Intern setzen wir Amagno On Premise ein, um unsere Dokumente effizient zu verwalten. Dadurch können wir klassische Dokumente, wie Belege aus dem ERP-System oder Lieferscheine mit Kundenunterschriften, optimal verwalten. Ebenso ermöglicht uns das System, die Wareneingangslieferscheine effektiv zu verwalten. Mit der Kombination beider Amagno- Versionen haben wir die Flexibilität, unsere Dokumentenverwaltung auf unsere individuellen Anforderungen zuzuschneiden und gleichzeitig von den Vorteilen der Cloud-Nutzung zu profitieren.

Philip Keunemann: Ende 2020 sind wir mit der On Premise-Version von Amagno gestartet. Im Verlauf des vergangenen Jahres haben wir uns zudem für die Cloud-Version entschieden, da wir eine einzigartige Idee davon hatten, wie wir mit ihr arbeiten könnten. Die Cloud-Version dient uns vor allem als Kundenportal, über das wir Dokumente mit unseren Kunden teilen und sie ihnen dort zur Verfügung stellen. Dabei dient es uns nicht nur als einfaches Ablagesystem, sondern wir nutzen das Portal auch, um spezifische Workflows abzubilden. Dadurch sind wir in der Lage, unseren Kunden, die besonders hohe Hygieneanforderungen haben, kontinuierlich mit relevanten Informationen zu versorgen. Auf diese Weise haben sie stets Zugriff auf Dokumente zur richtigen Reinigung oder Gefahrenstoffen.

„Wir gehören wahrscheinlich zu den wenigen Unternehmen, die sowohl die On Premise- als auch die Cloud-Version von Amagno nutzen.“

Unsere anfängliche Nutzung von Amagno beschränkte sich zunächst auf eine einfache Archivierung der Dokumente aus unserem ERP-System. Dabei wurden die Dokumente lediglich hochgeladen und wir beschränkten uns darauf, sie in einem einzigen Ablagebereich zu organisieren. Im Laufe der Zeit haben wir jedoch begonnen, die Weiterentwicklung intern voranzutreiben. Anfangs arbeiteten wir eng mit den Amagno-Kollegen zusammen, bis wir die Fähigkeit entwickelten, die Prozesse eigenständig in Amagno abzubilden.

Unser erster Schritt bestand darin, die Abliefernachweise digital zu verwalten. Wir implementierten einen Workflow, um Dokumente von durchgeführten Touren zu scannen und Zustellungen zu überprüfen bzw. Nachbearbeitungen vorzunehmen. Wenn eine Nachbearbeitung war, wurde der entsprechende Beleg als solcher markiert. Manchmal erforderten Probleme jedoch eine gewisse Zeit, bis sie gelöst wurden. Hin und wieder konnte es ein oder zwei Tage dauern, bis eine Gutschrift erstellt oder weitere Rücksprache mit dem Kunden gehalten wurde. Heute können wir jeden Beleg schnell und einfach mittels Shortcut-Suche über das ERP-System überprüfen und seinen Zustellstatus in Erfahrung bringen.

Im weiteren Verlauf haben wir den Workflow auch für unsere Eingangslieferscheine implementiert. Das bedeutet, dass wir auch die Lieferscheine unserer Lieferanten überprüfen und schauen, ob die eingetroffene Ware vollständig ist. So können wir sicherstellen, dass alle relevanten Informationen vorliegen, um die Rechnungen korrekt und zeitnah begleichen zu können.

„Heute können wir jeden Beleg schnell und einfach mittels Shortcut-Suche über das ERP-System überprüfen und seinen Zustellstatus in Erfahrung bringen.“

Zu Beginn konzentrierten wir uns allerdings hauptsächlich auf die Einführung dieser Prozesse im Bereich der Logistik für den Warenein- und -ausgang. Unsere Kollegen in der Qualitätssicherung oder im Verkauf hatten ebenfalls jederzeit Zugriff auf die Informationen. Obwohl sie nicht aktiv an den Workflows teilnahmen, konnten sie ihre eigenen Belege jederzeit finden und darauf zugreifen.

Im Verlauf des letzten Jahres haben wir unsere internen QM-Dokumente in Amagno überführt. Dabei handelt es sich hautsächlich um eine reine Ablage. Darin erfolgt die Freigabe der Dokumente durch die Geschäftsführung, um sie als aktuell und gültig zu kennzeichnen. Diese Ablage steht allen unseren Mitarbeitern zur Verfügung und sie können die Dokumente einsehen.

Neben dieser Hauptablage gibt es auch kleinere Ablagen, in denen wir Anleitungen, Prozessbeschreibungen oder Informationen zu bestimmten IT-Projekten speichern. Dokumente wie Angebotsbestätigungen, Softwarebeschreibungen und interne Dokumentationen, werden in der On Premise-Version von Amagno aufbewahrt. Die Entscheidung für On Premise war uns wichtig, da wir unsere Dokumente intern verwalten wollten. Im vergangenen Jahr haben wir uns dann zusätzlich für die Cloud-Version entschieden, um mit Externen zu kommunizieren. In der Amagno Cloud-Version nutzen wir das DMS eher als Portal und haben auch schon erste Kunden dort integriert. Damit weichen wir vom eigentlichen DMS-Charakter etwas ab und bieten unseren Kunden einen weiteren Service.

Die Entwicklung der Schnittstelle aus unserem ERP-System hat etwas Zeit in Anspruch genommen, da wir den Informationsfluss weitestgehend automatisieren wollten. Um dies zu erreichen, haben wir den Tipp von Ihren Kollegen erhalten, mit Ihrer Partnerfirma Gries zusammenzuarbeiten. Diese Zusammenarbeit ermöglichte es uns einerseits, die erforderliche Schnittstelle zu entwickeln, um einen reibungslosen Datenaustausch zu realisieren. Andererseits trug sie dazu bei, den Informationsfluss effizient zu automatisieren.

„In der Amagno Cloud-Version nutzen wir das DMS eher als Portal und haben auch schon erste Kunden dort integriert.“

Heute trägt die Cloud-Version den Namen „Hygieneportal“. Das darin erhaltene Informationsangebot haben wir unseren Kunden bereits über andere Kanäle zur Verfügung gestellt, aber wir wollten es durch die Amagno-Plattform nochmal auf ein neues Level heben. Für uns war es wichtig, die volle Kontrolle über den Aufbau und die Wartung dieser Software zu haben, da wir zuvor immer auf externe Dienstleister angewiesen waren. Diese interne Umstellung ermöglicht es uns, flexibler zu sein, wenn es darum geht, unseren Kunden neue Dokumente zur Verfügung zu stellen oder Workflows anzupassen. Mit den Möglichkeiten des ERP-Systems, der Cloud-Version von Amagno und der dazwischenliegenden API sind wir in der Lage, individuelle Anpassungen vorzunehmen, die auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Dies eröffnet uns neue Möglichkeiten und erhöht unsere Flexibilität bei der Bereitstellung von maßgeschneiderten Lösungen.

Stephan Fincke: Durch die Nutzung der Cloud-Version und die damit verbundene Skalierbarkeit können wir das Hygieneportal nun auf eine Vielzahl von Kunden erweitern. Früher haben wir dieses Angebot nur für wenige ausgewählte große Kunden bereitgestellt, doch jetzt ist es mit vertretbarem Aufwand auch für kleine und mittlere Kunden verfügbar. Das ist stellt definitiv einen enormen Vorteil dar.  Die Möglichkeit, das Hygieneportal an eine größere Kundenzahl anzubieten, eröffnet uns neue Geschäftsmöglichkeiten und ermöglicht uns außerdem, unseren Service auf breiterer Basis anzubieten. Diese Erweiterung erlaubt es uns, unsere Reichweite zu vergrößern und gleichzeitig den administrativen Aufwand im Rahmen zu halten. Somit können wir jetzt von den Vorteilen der Skalierbarkeit profitieren und unseren Kundenstamm erheblich erweitern.

Das klingt wirklich sehr spannend. Erzählen Sie mir bei Gelegenheit gerne mal, wie Ihre Kunden das Portal annehmen. Apropos: Wenn wir mit Neuerungen konfrontiert werden, verhalten wir oftmals reserviert oder gar ablehnend. Wie war das bei Ihnen, als Sie Ihrem Team mitteilten, dass es bald ein digitales Dokumentenmanagement unterstützt?

Stephan Fincke: Unsere Mitarbeiter haben von Anfang an eine hohe Akzeptanz gezeigt, da sich die Such- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt haben. Der deutliche Nutzen, den sie sich durch die Verwendung von Amagno erfahren, hat zu einer großen Zustimmung geführt. Bisher haben wir aus Kapazitätsgründen noch nicht alle unsere Windows-Explorer-Ordner auf Amagno übertragen. Da es schließlich darum geht, dass die Mitarbeiter ihre teils 20 Jahre praktizierten Tätigkeiten verändern, könnte sich die Begeisterung zunächst in Grenzen halten. Es wird sicherlich einige Diskussionen geben, aber letztendlich werden die Mitarbeiter den Erfolg und die Effizienz des Wandels erkennen. Insbesondere im administrativen Bereich, in dem Aufträge und Lieferscheine erfasst werden, herrscht schon jetzt große Freude, da die Kollegen eine erhebliche Zeitersparnis erleben.

„Unsere Mitarbeiter haben von Anfang an eine hohe Akzeptanz gezeigt, da sich die Such- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt haben.“

Philip Keunemann: Dem kann ich nur beipflichten. Die Einführung von Amagno war für uns sehr aufregend, insbesondere deshalb, weil wir zuvor viel fußläufig unterwegs waren. Die Einführung stieß insbesondere in bestimmten Bereichen auf eine überaus positive Resonanz und Akzeptanz. Im Wareneingang gab es anfangs einige Bedenken, da die Kollegen während der Schulung fleißig mitgeschrieben haben und befürchteten, dass die Arbeit mit Amagno zusätzlichen Aufwand mit sich bringen würde. Wir haben unsere Kollegen jedoch bei der Nutzung der Software unterstützt und einige Anpassungen vorgenommen, um den Prozess zu optimieren und für sie angenehmer zu gestalten.

Insgesamt können wir sagen, dass Amagno in unserem Unternehmen sehr positiv aufgenommen wurde und mittlerweile unverzichtbar ist. Die Vorteile und Effizienzgewinne, die Amagno mit sich bringt, sind deutlich spürbar und wir möchten es nicht mehr missen.

Zahlen sind immer so schön anschaulich. Könnten Sie beziffern, in welchem Maße Amagno Sie konkret in Ihrem Arbeitsalltag spürbar unterstützt?

Stephan Fincke: Das ist eine sehr gute Frage. Die Integration von ERP- und DMS-Systemen hat uns monatlich eine Zeitersparnis von etwa 65 Stunden ermöglicht. Dadurch entfallen Aufgaben wie das Ablegen und Abheften von Dokumenten sowie der damit verbundene Arbeitsprozess. Allein durch diese Automatisierung können wir bei einem kalkulierten Stundensatz von 25 Euro eine Einsparung von 1.625 Euro erzielen – und das betrifft lediglich einen einzigen Prozess. Neben dem wirtschaftlichen Aspekt ist für uns auch die Sicherheit des DMS von immenser Bedeutung. Wir verlieren keine Dokumente mehr und können alles sofort finden, was wir suchen. Zusätzlich zur Kostenersparnis bietet uns die Digitalisierung auch eine ganz neue Qualität. Seit 2019 sind wir um mehr als 50 Prozent gewachsen, während die Mitarbeiterzahl nur um knapp 20 Prozent gestiegen ist. Ohne die Schritte zur Digitalisierung hätten wir das gestiegene Arbeitsvolumen mit so wenig zusätzlichem Personal nicht bewältigen können.

Welche Vision haben Sie für die zukünftige Entwicklung von Amagno in Ihrem Unternehmen?

Philip Keunemann: Unser langfristiges Ziel ist es, alle unsere Dokumente vollständig zu digitalisieren und zu Amagno zu migrieren. Wir streben an, keine weiteren Systeme wie Sharepoint oder Windows-Ordner mehr zu verwenden, sondern alles in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem zu vereinen. Dies erfordert eine schrittweise Optimierung und kontinuierliche Weiterentwicklung, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter involviert sind und Freude daran haben.

Das war ein tiefer, ausführlicher und interessanter Einblick in Ihre Arbeit mit Amagno. Ich danke Ihnen beiden sehr für Ihre großzügige Zeit und die vielen spannenden Informationen.

Stephan Fincke: Wir bedanken uns ebenfalls.

Philip Keunemann: Ja, vielen, vielen Dank.