Viele Unternehmen sammeln Daten an den verschiedensten Stellen und in den unterschiedlichsten Datenbanken. Die dadurch teilweise entstehenden Datensilos werden für Mitarbeiter immer schwieriger zu überblicken. Die Suche nach relevanten Daten wird damit deutlich erschwert.
Gerade in Zeiten exponentiell wachsender Daten in den meisten Unternehmen ist es daher wichtig, den Mitarbeitern ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem sie wirklich wichtige Informationen innerhalb kürzester Zeit finden können.
Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Enterprise Search funktioniert, welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen bereithält und worauf Sie bei der Auswahl der richtigen Enterprise Search Software achten sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Enterprise Search ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, relevante Informationen und Daten innerhalb weniger Minuten zu finden.
- Die unternehmensweite Suche bindet alle Informationen in Ihrem Unternehmen mit ein – auch die unstrukturierten.
- Die Einführung einer Enterprise Search Software kann Ihrem Unternehmen nicht nur eine Menge Geld einsparen, sondern steigert auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Was genau ist eine Enterprise Search?
Enterprise Search, gerne auch einfach als unternehmensweite Suche bezeichnet, ist ein System, das speziell dafür entwickelt wurde, große Mengen an unternehmensinternen Daten schnell zu sichten und wichtige Informationen aus diesen Daten herauszufiltern. Ein solches System ist wie eine Suchmaschine, deren Datenquellen im Intranet und in den verschiedenen anderen Daten-Ablagesystemen eines Unternehmens liegen.
Dabei ist es wichtig, dass Dokumente aller Art, aber auch Filme und Bilder schnell auf ihre Relevanz in Bezug auf die jeweiligen Suchintentionen hin überprüft werden. Die Ergebnisse dieser Suche werden dann auf einer Seite zusammengefasst. Dabei zeigt die Enterprise Search Software nicht jedes einzelne Dokument zur Gänze an, sondern stets nur kurze Textauszüge, die rund um die gesuchte Phrase herum zu finden sind.
So können Mitarbeiter mit geringem Zeitaufwand überprüfen, wie relevant die jeweiligen Fundstellen tatsächlich sind und wo genau sie das Gesuchte finden. Je nach Programmierung und Einstellung der Enterprise Search werden dabei nicht nur klassische Dateien durchsucht, sondern auch gespeicherte E-Mails und andere eher unstrukturierte Daten.
Die wichtigsten Funktionen einer Enterprise Search Software
- gesuchte Informationen und Dokumente sollen schnell und ohne großen zeitlichen Suchaufwand gefunden werden
- Mitarbeitern sollen nur die Informationen angezeigt werden, für die sie auch eine entsprechende Freigabe haben.
- die Einführung der Enterprise Search Software muss schnell erfolgen können, damit mit dieser Einführung kein zeitlicher Verlust bei der Arbeit verbunden ist.
Diese Sucharten werden für eine unternehmensweite Suche genutzt
Es gibt ganz klassisch drei verschiedene Sucharten, die für eine Enterprise Search genutzt werden können. Diese sind:
- die Ähnlichkeitssuche
- die phonetische Suche
- die semantische Suche
Wichtig ist dabei auch, dass die von Ihnen für die Enterprise Search eingesetzte Suchmaschine möglichst mehr als nur eine Suchmethode beherrscht. So kann die Suche optimiert werden und es kommen so viele Suchergebnisse wie möglich zusammen.
Ähnlichkeitssuche
Diese Variante ermöglicht es Ihnen, eine Suchanfrage eher allgemein zu halten. Denn hier werden auch ähnliche Objekte oder Inhalte von der Suchmaschine ausgeworfen. Wichtig ist, dass die jeweiligen Referenzobjekte eine Ähnlichkeit zur Suchanfrage aufweisen. Eine genaue Übereinstimmung ist nicht erforderlich.
Das vereinfacht einerseits die Suche erheblich – andererseits kann es die Zahl der Ergebnisse deutlich erhöhen. Umso wichtiger ist die Sortierung nach der jeweiligen Relevanz der gefundenen Objekte durch die Suchmaschine.
Phonetische Suche
Hier geht es um den Klang der gesuchten Wörter und nicht um die genaue Schreibweise. Klingen Wörter ähnlich, können sie über diese Suchart identifiziert und ausgeworfen werden.
Die phonetische Suche ist eine eher unterstützende Methode, die dann wichtig wird, wenn sich der Suchende vertippt hat oder einfach nicht genau weiß, wie man das jeweilige Suchwort schreibt.
Semantische Suche
Hier geht es um den gesamten Kontext der Suchanfrage. Dabei wird das Suchwort eingegeben, es wird aber in der Regel auch ausgewählt, worum es dabei gehen solle – also beispielsweise um ein Dokument, einen Brief, eine E-Mail oder etwas anderes. Basierend auf dem gesamten Kontext der Suchanfrage filtert der Algorithmus dann die vorhandenen Daten und sucht die jeweiligen Ergebnisse heraus, die am besten passen.
Diese Variante ist die gründlichste Suchart, da sie letztlich „versteht“, worum es bei der jeweiligen Suche tatsächlich geht und die Ergebnisse auf die tatsächliche Suchintention zuschneiden kann. Das sorgt hier für eine höchstmögliche Effizienz bei der Suche.
Mit diesen Technologien arbeitet eine Enterprise Search Software
Die letzten zehn Jahre haben im Bereich der Suchmaschinengestaltung enorme Fortschritte gebracht. Nicht zuletzt die immer schneller voranschreitende Entwicklung der Möglichkeiten, die eine KI-basierte Lösung Ihnen bietet, hat zu diesen Fortschritten beigetragen. Entsprechend stark sind KI-gestützte Technologien inzwischen auch in Suchmaschinenlösungen für Enterprise Search vertreten.
Machine Learning (ML)
Maschinelles Lernen spielt eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung von Suchmaschinen. Denn durch die Technik können Suchmaschinen kontinuierlich weiterlernen und sich immer weiterentwickeln. Sie passen sich auftretenden Änderungen in den Benutzeranforderungen an und sind stets genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichtet.
ML macht es möglich, auch in großen Datenmengen Muster und Zusammenhänge zu erkennen und Suchergebnisse so weiter zu optimieren. Auch die Automatisierung von Abläufen, wie die für eine Suchmaschine sehr wichtige Verschlagwortung und Klassifizierung von Inhalten, ist mit ML leicht möglich.
Natural Language Processing (NLP)
Mit dieser Technologie werden komplexe Suchanfragen analysiert. So „versteht“ die jeweilige Suchmaschine die Anfrage und kann die vorhandenen Datenmengen nach Informationen und Daten durchsuchen, die zu dem Sinn und Zweck der Suchanfrage passen.
Generative KI
Generative KI ist in der Lage, aus vorhandenen Informationen Bilder, Texte oder Videos zu gestalten. So kann eine Enterprise Search Lösung, die mit generativer KI arbeitet, Ihnen zum Beispiel eine Statistik aus verschiedenen Daten, die überall in Ihrer Datenbank verteilt zu finden sind, erstellen.
Informationen sind das A und O
Damit Ihre Enterprise Search erfolgreich verlaufen kann, ist es natürlich erst einmal wichtig, die entsprechenden Informationen vorrätig zu haben. Doch das ist heute kein großes Problem mehr. Viel problematischer ist der Umstand, dass die Zahl der vorhandenen Informationen in den letzten Jahren so extrem angestiegen ist, dass man kaum noch den Überblick behalten kann.
Wenn Daten unübersichtlich werden hilft nur noch eine Suchmaschine
In den meisten Unternehmen ist im Laufe der letzten zehn, fünfzehn oder zwanzig Jahre ein eigenes Intranet gewachsen. Zahlreiche Daten wurden auf verschiedenen Pfaden abgelegt, alle seinerzeit in sich selbst logisch sortiert, aber mit der Zeit eben an vielen verschiedenen Stellen.
Damit wird selbst die einstmals noch so übersichtliche Datenhaltung immer unübersichtlicher. Es entstehen Datensilos, die es Mitarbeitern noch mehr erschweren, an die wirklich wichtigen Informationen heranzukommen.
Um diese Probleme zu beseitigen, ist eine Enterprise Search Lösung die beste Wahl.
Chat vs Suche
Moderne Enterprise Search Software Lösungen nutzen aktuelle KI Technologien, wie man diese z.B. von ChatGPT kennt. Diese verändert die Informationsgewinnung für die Mitarbeitenden fundamental, da diese auf Basis einer natürlich formulierten Frage direkt eine zusammengefasste Antwort erzeugt wird, inklusive der Quellenangabe. Dies reduziert erheblich die Aufwände im Vergleich dazu, erst viele Suchergebnisse einzeln zu betrachten und sich eine Information daraus abzuleiten.
Diese Vorteile bringt eine Enterprise Search Software auch Ihrem Unternehmen
Vor der Einführung einer Enterprise Search Lösung stellt sich natürlich immer die Frage, welche Vorteile Ihr Unternehmen wirklich durch diese neue Technologie hat. Hier gibt es vor allem einen harten Faktor, aber auch verschiedene weiche Faktoren.
Erhebliche Kosteneinsparungen
Der harte, nachweisbare und für viele Unternehmen auch erst einmal wichtigste Vorteil ist die Möglichkeit erheblicher Kosteneinsparungen. Man mag es kaum glauben, aber die Suche nach den richtigen Informationen kostet Ihre Mitarbeiter jeden Tag Zeit. Es gibt dazu verschiedene Studien – manche berichten von 25 Minuten am Tag, andere sprechen gar von 3 Stunden in der Woche.
Gehen wir einmal von 25 Arbeitsminuten am Tag aus, die nur für die Suche nach wichtigen Informationen für die eigentliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter genutzt werden müssen. Bei durchschnittlich 200 Arbeitstagen im Jahr sind das bereits 5.000 Arbeitsminuten im Jahr. Das entspricht 83,33 Arbeitsstunden und damit mehr als 2 Arbeitswochen im Jahr.
Jeder Ihrer Mitarbeiter verbringt also im Durchschnitt einen halben Monat im Jahr nur mit der Suche nach Informationen, die ihm über eine gut integrierte Enterprise Search Lösung in Sekunden angezeigt werden könnten.
Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter
Wenn die benötigte Information schnell gefunden werden kann und nicht verschiedene Datenbanken und Pfade nach den jeweiligen Informationen durchsucht werden müssen, schaffen Ihre Mitarbeiter mehr Arbeit in der gleichen Zeit.
Die Qualität der Arbeit Ihrer Mitarbeiter verbessert sich ebenfalls
Wenn die notwendigen Informationen für die Arbeit ihrer Mitarbeiter nur wenige Eingabeschritte entfernt sind und schnell gefunden werden können, werden die notwendigen Informationen auch tatsächlich gesucht. Es kann nicht dazu kommen, dass ein Mitarbeiter aufgrund von Wissensbarrieren, die er nicht eigenständig überwinden kann, Fehler in der täglichen Arbeit macht.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter am Telefon von einem Kunden zu einem Produkt befragt wird, mit dem er nicht regelmäßig arbeitet, muss er die entsprechenden Informationen nicht lange suchen, sondern kann sie schnell aufrufen. Ohne diese Möglichkeit könnte im schlechtesten Fall eine falsche Kundenberatung erfolgen – einfach, weil Ihr Mitarbeiter die richtigen Informationen nicht zur Hand hatte.
Oft eine erhebliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Die ständige Suche nach wichtigen Informationen kann Mitarbeiter zermürben und die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeit, das Gefühl, gute Arbeit zu leisten und die Zufriedenheit mit den zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln untergraben. Das führt zu wachsender Unzufriedenheit, die sich in erhöhten Krankenständen und Abwanderungswünschen Ihrer Mitarbeiter manifestieren kann.
Geringere Mitarbeiterfluktuation
Zufriedene Mitarbeiter suchen deutlich seltener nach neuen Herausforderungen, als unzufriedene Kolleginnen und Kollegen. Eine gute IT-Infrastruktur kann schon ein wichtiger Grund sein, Ihrem Unternehmen die Treue zu halten.
Ihr Ruf als Arbeitgeber mit einer guten IT-Landschaft wird gestärkt
Vor allem in Zeiten von Fachkräftemangel ist es wichtig, sich als interessanter Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt positionieren zu können. Wenn Sie als Arbeitgeber für eine gute IT-Infrastruktur bekannt sind, ist das gerade im Fach- und Führungskräftebereich oft einer von mehreren Punkten, die bei der Entscheidung potenzieller Kandidaten für oder gegen Ihr Unternehmen eine Rolle spielen können.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird beschleunigt
Wenn die Informationen von verschiedenen Datenbanken schnell und einfach über eine gezielte Suchanfrage gefiltert und die wichtigsten Daten herausgesucht werden können, erleichtert das auch die Einarbeitung von Mitarbeitern. Viele Fragen, die sonst Kollegen gestellt werden müssten, können dann über eine einfache eigenständige Suche erledigt werden.
