//CRASH UNTERNEHMENS-
GRUPPE

Anwenderbericht

logo ashampoo 178x100 1 - //CRASH Unternehmensgruppe

Branche
EDV / IT

Standort
Rastede (D)

System
Amagno Business Cloud

Einsatzbereiche
Geschäftsleitung
Rechnungswesen
Empfang
Verwaltung
Archiv

Dokumentarten
Posteingang
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Vertragsmanagement
Archivierung

Schnittstellen
Simba

Mit mittlerweile 14 Firmen schreibt die //CRASH Unternehmensgruppe Erfolgsgeschichte und hat es sich in ihrem 2019 neu errichteten //CRASH Building in Rastede ziemlich heimelig gemacht. Was einst mit dem Software-Unternehmen Ashampoo begann, setzte sich mit Gründungen weiterer Unternehmen wie Cleverreach und Personizer fort – und hat von Software für den Privat- und Businessanwender, wie insbesondere im Unternehmensbereich Software für E-Mail-Marketing und Personalsoftware für den HR-Bereich, einiges zu bieten.

Software erfolgreich zu entwickeln bedeutet von Natur aus, mit vielen digitalen Prozessen zu arbeiten. Doch was in der Software-Entwicklung der //CRASH-Gruppe von Beginn an Standard war, wurde in der Verwaltung lange vernachlässigt – was lange Umlaufzeiten der Dokumente und langsame Arbeitsprozesse mit sich brachte. Deshalb sollte nun ein DMS her, das alle Papiervorgänge überflüssig machen und die Prozesse digital gestalten sollte.

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Schnittstellen Simba

//CRASH UNTERNEHMENSGRUPPE

Anwenderbericht

Mit mittlerweile 14 Firmen schreibt die //CRASH Unternehmensgruppe Erfolgsgeschichte und hat es sich in ihrem 2019 neu errichteten //CRASH Building in Rastede ziemlich heimelig gemacht. Was einst mit dem Software-Unternehmen Ashampoo begann, setzte sich mit Gründungen weiterer Unternehmen wie Cleverreach und Personizer fort – und hat von Software für den Privat- und Businessanwender, wie insbesondere im Unternehmensbereich Software für E-Mail-Marketing und Personalsoftware für den HR-Bereich, einiges zu bieten.

Software erfolgreich zu entwickeln bedeutet von Natur aus, mit vielen digitalen Prozessen zu arbeiten. Doch was in der Software-Entwicklung der //CRASH-Gruppe von Beginn an Standard war, wurde in der Verwaltung lange vernachlässigt – was lange Umlaufzeiten der Dokumente und langsame Arbeitsprozesse mit sich brachte. Deshalb sollte nun ein DMS her, das alle Papiervorgänge überflüssig machen und die Prozesse digital gestalten sollte.

„An Amagno schätze ich besonders seine Flexibilität. Ich muss mich nicht auf irgendwelche vorgegebenen Prozesse beschränken, sondern kann jeden unternehmerischen Prozess individuell mit Amagno abbilden – und das selbstständig, ohne ihn in Auftrag geben zu müssen. Ich bediene also keine Blackbox, bei der ich nicht weiß, was am Ende herauskommt, sondern kann diesen gesamten Prozess selbst nachvollziehen und flexibel steuern.“

Krueger klein - //CRASH Unternehmensgruppe

Thorsten Krüger, Leiter Rechnungswesen

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ANFORDERUNGEN

„In der Vergangenheit ist es schon oft vorgekommen, dass wir Dokumente länger gesucht haben und erst sehr spät wiederfanden“, erzählt Thorsten Krüger, Leiter des Rechnungswesens bei der //CRASH-Gruppe, in seinen einleitenden Worten. „Mit einem modernen DMS lassen sich die gesuchten Schriftstücke dank guter Suchfunktion auf Knopfdruck finden.“ Und so kam es, dass sich die //CRASH Unternehmensgruppe auf die Suche nach einer passenden Dokumentenmanagement Software machte.

Mit ihrem Anforderungskatalog bewaffnet, kontaktierten sie infrage kommende Softwarehersteller und bandelten ziemlich rasch mit einem an, der ihnen augenscheinlich gut gefiel. Doch schnell wurde klar, dass Betreuung und Support nicht so abliefen, wie sich die Verantwortlichen das anfangs erhofften. Deshalb ging die Reise nach einem passenden DMS erneut los. „Beim zweiten Anlauf sind wir relativ schnell auf Amagno aufmerksam geworden und haben uns auch recht schnell dafür entschieden“, erinnert sich Thorsten Krüger. „Es passte einfach alles. Da wir selbst ein Unternehmen sind, das stark mit der Region verwachsen ist, passte ein DMS mit Sitz in Oldenburg umso besser.“

Mit dieser Basis begann die Unternehmensgruppe, ihre analogen Verwaltungsprozesse zu verorten, genauer unter die Lupe zu nehmen und Stück für Stück digital zu gestalten.

UMSETZUNG

Seinen Anfang nahm alles 2020: Die //CRASH Unternehmensgruppe begann, all ihre digitalen Dokumente von dem alten in das neue DMS zu überführen und sich zu überlegen, welche Prozesse als nächstes folgen sollten. „Am Anfang bildeten wir nur einzelne Prozesse in Amagno ab. Das ist in der Vergangenheit immer mehr geworden und soll auch in Zukunft weiter zunehmen“, erklärt Krüger. Seitdem ist Amagno in der Unternehmensgruppe kaum mehr wegzudenken: „Je länger wir unser DMS im Einsatz haben, je mehr Ideen haben meine Kollegen, wie und wo sich Amagno noch einsetzen ließe.“

Was 2020 mit einem Workflow für den Posteingang begann, brachte weitere Meilensteine mit sich. Es folgten die Einführung der Zahlungsfreigabe und die Planung des Vertragsmanagements, um zukünftig keine Fristen mehr zu versäumen. „Mit Amagno ist es uns gelungen, unseren Posteingang komplett zu digitalisieren“, erzählt der Leiter der Buchhaltung. „Was nicht schon digital reinkommt, wird am Empfang gescannt, läuft durch die Geschäftsführung und kommt wieder zurück. Ähnlich ist es mit unserem Freigabeworkflow. Bisher war dieser Prozess kompliziert, langatmig und fehleranfällig. Mittlerweile läuft ein Prozess innerhalb eines Tages durch, ist wesentlich durchsichtiger und schließt mit der Zahlungsfreigabe und ihrer Zahlung ab.“

AMAGNO PUNKTET

„Ein Mehrwert an Amagno ist eindeutig, dass die Prozesse viel, viel schneller gehen, als das früher noch der Fall war. Allein beim Posteingang musste das Dokument physisch vom Empfang drei Stockwerke höher zur Geschäftsführung und lag dann dort – im Zweifel auch mal einen Tag länger, wenn die Geschäftsführung nicht dazu kam oder nicht vor Ort war. Erst nachdem das Dokument wieder zurück war, konnte es den nächsten Workflow antreten“, erinnert sich Herr Krüger. „Mit Amagno ist es teilweise in Minuten geschehen – teilweise sogar in Sekunden. Das heißt, die Prozesse werden einfach viel, viel schneller und wir werden viel produktiver.“

Auch Krügers Kollegen haben an Amagno Gefallen gefunden, weil sie merken, dass ihr DMS sie dabei unterstützt, ihre Prozesse zu verschlanken, zu vereinfachen und zu verbessern. An einen Moment erinnert sich Krüger besonders gern und beginnt zu schmunzeln: „Eine Geschichte ist mir sehr positiv in Erinnerung geblieben: Als wir unsere Workflows gestalteten, standen wir im engen Austausch mit Amagnos Beratern. Eines Tages kam einer auf mich zu und stellte ganz erstaunt fest, dass wir einen Prozess bereits fertig eingerichtet haben. Er fand meine Lösung so klasse, dass er mich fragte, ob er sie nicht als Musterbeispiel verwenden dürfe. Daran erinnere ich mich immer wieder gerne zurück.“

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