Das Unternehmen
Verantwortungsbewusste Mode: Das ist FYNCH-HATTON
Das Familienunternehmen FYNCH-HATTON Textilhandelsgesellschaft mbH mit Sitz in Mönchengladbach steht mit zeitloser Qualitätsmode seit 1998 für Verlässlichkeit, Sicherheit und Beständigkeit. Als Nachkomme einer Tuchmacherfamilie war Gründer und CEO Roger Brandts die Liebe zu Stoffen in die Wiege gelegt worden. Kombiniert mit seiner Faszination für Afrika und den britischen Abenteurer Denys Finch Hatton entstand daraus die Mode- und Lifestyle-Marke FYNCH-HATTON, die die nachhaltigste Brand im Casual-Mainstream-Segment werden möchte. Diesem Ziel widmen sich täglich etwa 100 Mitarbeitende mit Verantwortungsbewusstsein und Weitblick.
Das Ziel
Der Weg zum papierlosen Büro
Im Zuge der hauseigenen Digitalisierungsstrategie wollte FYNCH-HATTON das papierlose Büro einführen. Hierfür sollten zunächst die Prozesse in der Buchhaltung mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) digitalisiert und automatisiert werden. Konkret verfolgte das Familienunternehmen zwei Ziele:
- Papierverbrauch reduzieren: Rechnungen in digitalen Formaten sollten Papier in der Buchhaltung auf ein Minimum senken.
- Automatisierung der Buchhaltungsprozesse: Digitale Workflows sollten die Prozesse automatisieren, um Zeit und Arbeitskraft zu sparen.
Die Lösung
Einfaches Durchgehen von Dokument zu Dokument
Nachdem die Ziele gesetzt waren, suchten Manuel Forche, Director IT & Digitalization bei FYNCH-HATTON, und sein Team nach dem passenden DMS. Neben der Amagno Business Cloud schauten sie sich noch zwei weitere Lösungen an.
Die folgenden Funktionen sollte das DMS mindestens leisten:
- OCR-Texterkennung
- Versionssichere Archivierung
- Zentrale Ablage
- Schnittstelle zu DATEV
Entscheidend für die Wahl von Amagno war letztlich jedoch etwas anderes: „Mich haben die Volltextsuche und das einfache Durchgehen von Dokument zu Dokument überzeugt“, sagt Forche. Hinzu kamen das moderne Interface und die Schnittstelle „SFirm“, die FYNCH-HATTON eine schnelle Zahlungsabwicklung ermöglicht.
Die Einführung
Workflows eigenständig aufsetzen
Obwohl FYNCH-HATTON ursprünglich eine lokale Lösung suchte, entschied sich das Unternehmen letztlich für die Cloud-Variante von Amagno. Die Amagno Business Cloud war auf lange Sicht günstiger als eine On-Premise-Lösung und erfüllte mit Serverstandorten in Deutschland die nötigen Sicherheitsanforderungen.
Manuel Forche und sein Team implementierten die Amagno Business Cloud weitgehend eigenständig, nachdem sie in einer Schulung die Grundlagen gelernt hatten. Basierend auf den Vorlagen setzten sie für das Rechnungswesen die Advanced-Version auf und ließen die Workflows am Ende nur noch einmal von Amagno gegenchecken. Insgesamt erstellte FYNCH-HATTON drei Workflows:
- Rechnungswesen: Im wichtigsten Workflow bearbeiten die Mitarbeitenden die Eingangsrechnungen.
- Angebotswesen: Der Freigabe- und Ablageprozess für Angebote läuft über Amagno.
- Vertragswesen: Verträge werden digital erfasst und verwaltet. Die Erinnerungsfunktion erfasst Fristen für Kündigungen.
Das Ergebnis
Kein Skonto mehr verpassen
Aktuell arbeiten etwa 55 Mitarbeitende regelmäßig mit der Amagno Business Cloud. Manuel Forche zeigt sich zufrieden: „Amagno ist für mich State of the Art. So stelle ich mir ein DMS vor, mit dem man gut für die Zukunft aufgestellt ist.“ Der Director IT & Digitalization beschreibt Amagno mit drei Wörtern: Sicherheit, Transparenz, Automatisierung.
Konkret hat die Einführung der Amagno Business Cloud dem Familienunternehmen FYNCH-HATTON folgende Vorteile gebracht:
- Skonto-Ersparnisse: Dank der Erinnerungsfunktion verpasst FYNCH-HATTON keine Skonto-Möglichkeiten mehr und spart dadurch jährlich eine fünfstellige Summe.
- Verkürzte Bearbeitungszeiten: Vor Amagno waren Rechnungen bei Fynch-Hatton bis zu einer Woche im Umlauf. Jetzt dauert die Bearbeitung maximal 48 Stunden.
- Papierloses Arbeiten: FYNCH-HATTON konnte den Papierverbrauch in der Buchhaltung erheblich reduzieren.
- Zahlungsziele im Blick: Rechnungen werden automatisiert am gewünschten Datum beglichen.
Die Zukunft
Workflows optimieren und neue aufsetzen
FYNCH-HATTON hat mehrere Pläne, um die Nutzung von Amagno weiterzuentwickeln. Anhand ihrer Erfahrungen aus dem ersten Jahr sollen die vorhandenen Workflows für das Rechnungswesen, Angebotswesen und Vertragsmanagement überarbeitet werden. Zudem arbeitet das Modeunternehmen daran, auch Ausgangsrechnungen in Amagno zu bearbeiten.
Manuel Forche blickt außerdem bei einem weiteren Punkt positiv in die Zukunft: „Wir freuen uns auf die E-Rechnung. Die strukturierten Daten werden unserer Buchhaltung einiges erleichtern.“
Mit Amagno sei FYNCH-HATTON bereits bestens auf den Empfang und die Ablage von E-Rechnungen vorbereitet.
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