Das Unternehmen
api: Leistungsstarke IT für Firmen weltweit
Die api GmbH versorgt ihre Kunden seit 1994 mit leistungsstarker und passender IT. Nach den Anfängen im Einzelhandel konzentrierte sich api bald auf den Großhandel. Heute kaufen über 5.000 internationale Unternehmen regelmäßig bei dem IT-Distributor mit Sitz in Baesweiler bei Aachen ein und nutzen das Angebot aus mehr als 130.000 Artikeln und über 400 Hersteller-Kooperationen. Etwa 800 Mitarbeitende kümmern sich derzeit um die Zufriedenheit der Kunden – von der Beratung über die Lagerung bis zur Lieferung.
Das Ziel
600 Rechnungen im Monat schnell bearbeiten
Bei api gehen im Schnitt monatlich 600 Kosten-Rechnungen ein. Diese haben die Mitarbeitenden bisher händisch erfasst, kopiert, in andere Abteilungen getragen oder verschickt. Eine Rechnung vollständig zu bearbeiten, dauerte fast einen ganzen Tag. Über die Jahre füllten sich so zudem etliche Paletten mit Papieren, die immer mehr Lagerplatz beanspruchten.
Getrieben vom Fachkräftemangel und dem Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit suchte api nach einem Dokumenten-Management-System (DMS) für seine Rechnungsbearbeitung, die vier Ziele erreichen sollte:
- Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Der Rechnungsdurchlauf sollte optimiert werden. Mitarbeitende sollten Rechnungen digital erfassen, prüfen und freigeben. Das sollte die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen.
- Transparente und sichere Dokumentenverwaltung: Die erfassten Rechnungen sollten jederzeit auffindbar und rechtssicher archiviert sein. Alle zuständigen Mitarbeitenden sollten den aktuellen Bearbeitungsstand jederzeit einsehen können
- Steigerung der Qualität: Die Automatisierung von Prozessen sollte manuelle, sich wiederholende Vorgänge ersetzen – um Fehler zu reduzieren und die Mitarbeitenden zu entlasten.
- Weniger Lagerplatz: Die digitale Verwaltung sollte weniger Lagerfläche beanspruchen.
Die Lösung
Favorit der Mitarbeitenden
Nachdem die Zielstellung formuliert war, suchte api nach dem passenden Software-Anbieter. Wichtig bei der Vorauswahl war, dass das Dokumenten-Management-System den gesamten Rechnungsdurchlauf abdecken konnte.
„Wenn wir unseren Rechnungsdurchlauf ändern, dann ändern wir den kompletten Ablauf“, sagt Frank Schneider, Leiter Buchhaltung. „Wir buchen darüber, wir zahlen darüber, wir prüfen damit.“ Zudem sollte der Anbieter selbst den Service zum Produkt leisten, kein zwischengeschalteter Dienstleister.
Insgesamt sieben Anbieter wollte api testen, beim fünften war die Entscheidung bereits auf Amagno gefallen. Frank Schneider, Leiter Buchhaltung bei api, erklärt: „Wir haben die Entscheidung unseren Mitarbeitenden überlassen.
Sie müssen schließlich den ganzen Tag mit der Software arbeiten können. Von Amagno waren alle direkt begeistert.“ Unter anderem die intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche sei den Mitarbeitenden positiv aufgefallen.
Die Einführung
Hohe Akzeptanz, selbständige Problemlösung
Als nächstes galt es, das DMS einzuführen und die Mitarbeitenden zu schulen. Dies waren die Schritte:
- Installation und Konfiguration: Api hat Amagno innerhalb von drei Tagen selbst installiert und individuell konfiguriert. Dabei wurde das Unternehmen von der BRAIN-POWER GmbH & Co. KG unterstützt, einem von Amagno zertifizierten Partner. Teil des Prozesses war das Einrichten der vorhandenen Archivierungsstruktur.
- Integration mit bestehenden Systemen: Die Software wurde in die bestehende IT-Landschaft von api integriert. Insbesondere die Anbindung an DATEV über eine Schnittstelle war für den nahtlosen Datenaustausch wichtig.
- Mitarbeiterschulungen: Mithilfe interner Schulungen wurde das kleine Kernteam, das mit Amagno On Premise arbeiten sollte, mit der Software vertraut gemacht.
Die internen Schulungen hat Dominik Lantin, kaufmännischer Angestellter in der Buchhaltung von api, geleitet. Er sagt: „Dadurch, dass die Mitarbeitenden in den Auswahlprozess involviert waren, war die Akzeptanz von Anfang an hoch.“
Das Ergebnis
Nur noch zwei Stunden pro Rechnungsdurchlauf
Seit September 2023 nutzen elf api-Mitarbeitende Amagno für alle Eingangsrechnungen und Buchungen sowie die Übermittlung an DATEV. Api hat dadurch folgende Vorteile:
- Reduzierung der Durchlaufzeit: Die Mitarbeitenden können Rechnungen heute innerhalb von zwei Stunden prüfen, freigeben, bezahlen und archivieren. Die Durchlaufzeit der Belege von der Eingangsbestätigung bis zur Freigabe über den Prokuristen ist heute um fast 75 Prozent kürzer.
- Steigerung der Qualität: Durch die automatisierte und standardisierte Ablage im DMS sind Rechnungen jederzeit auffindbar. Einmal im System hinterlegt, kann ein Beleg nicht mehr verlegt werden.
- Kein Papier im Büro: Rechnungen werden nach Eingang gescannt und in Amagno überführt, Kopien der Belege sind nicht mehr nötig.
- Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Im DMS von Amagno haben die Mitarbeitenden ihre Belege jederzeit im Blick und können den jeweiligen Status mit wenigen Klicks einsehen. Dominik Lantin sagt: „Ich arbeite täglich mit Amagno und ich arbeite gerne damit.“
Auch Frank Schneider zeigt sich zufrieden: „Für uns ist Amagno durchweg positiv. Es arbeitet sich sehr angenehm und schnell damit. Das ist ein großer Mehrwert für die Mitarbeitenden und das Unternehmen.“
Die Zukunft
Das ganze Vertragswesen digitalisieren
Nach den Erfolgen mit den Eingangsrechnungen verfolgt api das Ziel, auch das gesamte Vertragswesen und den zugehörigen Schriftverkehr über das DMS von Amagno abzubilden. Die Einführung soll bis Ende 2024 erfolgen. Des Weiteren wollen der IT-Distributor und Amagno individuelle Lösungen für den Umgang mit Rechnungen, die per Lastschrift bezahlt werden, Sammelzahlungen und Gutschriften entwickeln.
Entdecken Sie weitere Anwenderberichte
Dokumenten-Management kostenfrei einsetzen
Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.
Amagno ermöglicht Ihnen einen kostenfreien Testaccount mit fast allen Funktionen. Erlernen Sie Amagno über kostenfreie Lernvideos. Installieren Sie kostenfrei erprobte Workflows, z.B. für den Rechnungseingang, Vertragsmanagement oder Personalwesen.
