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Ledlenser GmbH & Co. KG
Branche
Elektronikindustrie
Standort
Solingen (DE)
System
Amagno Business Cloud
Einsatzbereiche
Buchhaltung, in Arbeit: Vertragswesen
Dokumentarten
Eingangsrechnungen, in Arbeit: Verträge
Integrationen
in Arbeit: Microsoft Dynamics AX, Version 2012
Branche

Das Unternehmen

Ledlenser bringt Licht in die Welt

Die Ledlenser GmbH & Co. KG ist einer der weltweit führenden Hersteller von portablen LED-Lichtprodukten. Die Brüder Harald und Rainer Opolka gründeten das international tätige Unternehmen 1993. Im Jahr 2000 eroberten sie den Taschenlampenmarkt mit der ersten LED-Taschenlampe. Seitdem nutzen Profis und Privatmenschen die Taschen-, Stab- und Kopflampen, Campinglaternen und Arbeitsleuchten, um bei der Arbeit oder in der Freizeit sicher durch die Dunkelheit zu kommen.

Am Firmensitz in Solingen arbeiten täglich rund 130 Menschen daran, Kunden weltweit mit dem bestmöglichen Licht auszustatten. Gefertigt werden die Produkte in einer Produktionsstätte in China, die vollständig zu Ledlenser gehört. Der Vertrieb erfolgt über eigene Gesellschaften und Distributoren auf der ganzen Welt.

„Amagno bedeutet für uns Transparenz, Flexibilität und Nachvollziehbarkeit in den Prozessen zwischen allen Abteilungen. Besonders positiv ist für uns, dass wir selbst zu jeder Zeit den Workflow umbauen können“
Picture of Katharina Kötter, Projektmanagerin des CFO von Ledlenser
Katharina Kötter, Projektmanagerin des CFO von Ledlenser

Das Ziel

Rechnungen strukturiert bearbeiten

Bevor Ledlenser die Amagno Business Cloud einführte, hatte das Unternehmen weder ein Dokumenten-Management-System (DMS)/Enterprise Content Management (ECM) noch einen effizient gestalteten Workflow für die Bearbeitung von Rechnungen. Rechnungen wurden per Post oder per E-Mail eingereicht und manuell geprüft. Der gesamte Prozess war unstrukturiert, zeitaufwendig und oft schwer nachzuvollziehen.

Als Private-Equity-geführtes Unternehmen sind Wachstum und Effizienz für Ledlenser sehr wichtig. Eine technische Lösung sollte daher:

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Rechnungsprozess bringen
  • die manuelle Arbeit minimieren und Prozesse beschleunigen
  • ein flexibles Workflow-Management bieten, das sich an die komplexe Unternehmensstruktur anpasst

Die Lösung

Ein System mit flexibler Workflow-Gestaltung

Laut Katharina Kötter, Projektmanagerin des CFO von Ledlenser, läuft die interne Bearbeitung der Rechnungen sehr komplex ab. Daher war von Anfang an klar, dass sich die Lösung flexibel an komplizierte Workflows und zukünftige Anforderungen anpassen lassen muss. Des Weiteren sollte das DMS/ECM folgende Punkte erfüllen:

  • Verwaltung von Kontierungsinformationen und spezifischen Buchhaltungsmerkmalen
  • Revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation
  • Verarbeitung von E-Rechnungen
  • einfache Such- und Filterfunktion
  • mobile und internationale Nutzbarkeit

Ledlenser schaute sich verschiedene DMS/ECM an, ließ sich beraten und probierte die Systeme in Workshops aus. Letztendlich entschieden sie sich für die Amagno Business Cloud, da diese alle Anforderungen erfüllte. „Der entscheidende Vorteil von Amagno war, dass wir selbst zu jeder Zeit den Workflow umbauen können“, sagt Kötter.

Die Einführung

Nah am System und dem Team

Die Implementierung der Amagno Business Cloud und das Aufsetzen der Workflows hat Ledlenser größtenteils eigenständig übernommen. Wie Kötter erzählt, wurden lediglich die Kern-Workflows gemeinsam mit dem Amagno-Service-Team konzipiert. Umgesetzt hat Ledlenser diese anschließend selbst.

Positiv hebt Kötter die Flexibilität von Amagno hervor: „Während der Implementierungsphase gab es bei uns intern einige Änderungen bezüglich der Workflows und Hierarchien. Diese hat Amagno immer berücksichtigt und schnell umgesetzt.“

Seit der Implementierung arbeiten etwa 100 Mitarbeitende regelmäßig mit der Amagno Business Cloud. Die Akzeptanz des Systems ist hoch, zumal das Projektmanagement rund um Kötter die Einführung sehr eng begleitete. Sie schulten die Fachbereiche intensiv in einzelnen Sitzungen und schrieben eine ausführliche Dokumentation. „Die Kollegen haben schnell festgestellt, dass der digitale Workflow deutlich weniger Arbeit mit sich bringt, weil sie wichtige Informationen wie Rechnungsbelege mit einem Klick sehen können.“

Das Ergebnis

Problemloser internationaler Einsatz

Sechs Gesellschaften von Ledlenser nutzen die Amagno Business Cloud für den Workflow und die Archivierung aller Eingangsrechnungen und zugehörigen Dokumente. Neben dem Stammsitz in Solingen gehören dazu drei weitere Gesellschaften in Deutschland, eine in Frankreich und eine in Dänemark. Das Ausrollen des Systems im Ausland und die Implementierung auf Englisch liefen problemlos ab.

Durch die Einführung von Amagno profitiert Ledlenser in folgenden Bereichen:

  • Internationaler Einsatz: Die Cloud-Lösung erleichtert die Nutzung durch internationale Teams und von unterwegs.
  • Breite Nutzung: Etwa 100 Mitarbeitende nutzen Amagno regelmäßig.
  • Transparenz: Der Rechnungs-Workflow ist jetzt deutlich transparenter als zuvor.
  • Effizienzsteigerung: Die Mitarbeitenden profitieren von einer zentralen Ablage und klar definierten Workflows. Das spart Zeit.
  • Flexibilität: Durch die Möglichkeit, Workflows eigenständig anzupassen, kann das System jederzeit auf organisatorische Änderungen reagieren.
  • Hohe Akzeptanz: Mitarbeitende empfinden das System als Arbeitserleichterung, da es den Aufwand reduziert und die Übersichtlichkeit erhöht.

Die Zukunft

Alle Verträge in Amagno hinterlegen

„Amagno bedeutet für uns Transparenz, Flexibilität und Nachvollziehbarkeit in den Prozessen zwischen allen Abteilungen“, sagt Kötter. Daher lief, während Ledlenser den Rechnungs-Workflow für die ausländischen Gesellschaften erfolgreich aufsetzte, ein weiteres Projekt bereits parallel an: Die Vertragsdatenbank soll ebenfalls in Amagno abgebildet werden. Ziel ist es, alle Verträge der vier deutschen Gesellschaften vollständig zu hinterlegen. Mittelfristig sollen auch wesentliche internationale Verträge integriert werden.

Des Weiteren arbeiten Amagno und workcentrix daran, die Schnittstelle zum ERP-System von Ledlenser fertigzustellen (Microsoft Dynamics AX, Version 2012). Diese wird den bisherigen manuellen Buchungsprozess ablösen und automatisieren. Zudem blickt Ledlenser interessiert auf die zukünftigen Entwicklungen bei Amagno: „Wir sind gespannt, welche Vorteile das Conversational ECM auf Basis von KI bringen wird. Und wir freuen uns auf die Einführung der Amagno-App”, sagt Kötter.

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