VEMAG: Halbe Durchlaufzeit dank Amagno-DMS

White sheets with with the text and paint around the edges are stacked in a printing house. An abstract background of sheets of paper.

Student hand taking book from shelf in library - People, knowledge, education and school concept

Das Unternehmen

VEMAG: Bücher für alle

Die VEMAG Verlags- und Medien AG mit Sitz in Köln widmet sich seit über 40 Jahren der Herstellung und Distribution hochwertiger Printprodukte. Aktuell produziert das Unternehmen etwa 30 Millionen Bücher im Jahr, die in 35 Sprachen in 38 Ländern veröffentlicht werden. Dabei ist es VEMAG wichtig, dass sich alle die Produkte leisten können – für Bildung, Beschäftigung und Unterhaltung.

Ein besonderes Augenmerk des Verlags liegt auf Büchern für den Lebensmitteleinzelhandel. Hier beliefert VEMAG europaweit Filialen. Hinzu kommen Drogerien und Buchhandlungen sowie der Online-Verkauf. Etwa 200 Mitarbeitende kümmern sich darum, dass die Fans von PAW Patrol, Frozen oder Peppa Pig Print-Produkte mit ihren Lieblingshelden bekommen.

„Mit Amagno haben wir die Durchlaufzeit von Rechnungen halbiert. Das System ist das Rückgrat unserer Kreditorenbuchhaltung.“

Paul Christian Schwellenbach, kaufmännischer Geschäftsführer der VEMAG Verlags- und Medien AG

Das Ziel

Weg von der Papierrechnung

Bevor VEMAG das Dokumenten-Management-System (DMS)/Enterprise Content Management (ECM) von Amagno einführte, waren die Prozesse stark papierbasiert. Gerade in der Buchhaltung brachte das Probleme mit sich: Wurde eine Rechnung zwischen den drei Standorten falsch verschickt, konnte solch ein Irrläufer den Prozess schnell um eine Woche verzögern. Ein elektronisches Kreditorensystem sollte dem entgegenwirken.

Zudem konnte sich das Team rund um Paul Christian Schwellenbach, kaufmännischer Geschäftsführer von VEMAG, vorstellen, irgendwann alle Prozesse zu digitalisieren. Das neue System sollte bereits die Voraussetzungen dafür mitbringen. „Wir wollten an einer Stelle anfangen und uns dann sukzessive weiterentwickeln können“, sagt Schwellenbach.

Die Lösung

Ein System mit Innovationskraft

Um dem Papierchaos Herr zu werden, war für VEMAG klar: Es muss ein DMS/ECM her. Das Team schaute sich 30 Anbieter an und bewertete diese mithilfe eines internen Scorings. So entstand eine Liste mit sechs Anbietern, die ihre Produkte pitchen durften. Für VEMAG wichtig waren vor allem:

Schnittstelle zum ERP-System
leicht zu bedienen
elektronischer Kreditorenworkflow
vollständiges Angebot

Letztendlich landeten zwei Systeme in der engeren Auswahl – und die Wahl fiel auf Amagno. Schwellenbach erzählt: „Wir entschieden uns, das System zu nehmen, das viel Innovationskraft hat und mit unseren Interessen mitwächst.“ Auch die Einfachheit und Flexibilität des Programms überzeugten.

Die Einführung

Mut zu einfachen Prozessen

Bei der Implementierung von Amagno On Premise hatte VEMAG Rückenwind: Die Einführung war für Juni 2020 geplant, doch wegen der Corona-Pandemie musste es im Frühjahr auf einmal schnell gehen. „Das war der ultimative Härtetest“, erinnert sich Schwellenbach. „Aber es hat geklappt.“

Vier VEMAG-Mitarbeitende nahmen an der Basisschulung von Amagno teil, danach kümmerten sie sich größtenteils selbständig um die Gestaltung und das Aufsetzen der Workflows. Lediglich unterstützend half der Kundenbetreuer von Amagno aus, vor allem bei der Implementierung der Schnittstelle zum ERP-System.

„Wir mussten die Bereitschaft mitbringen, die eigenen Prozesse zu hinterfragen. Und den Mut haben, die neuen Prozesse einfach zu halten“, sagt Schwellenbach.

Heute ist Amagno voll in den Büroalltag integriert, die Prozesse haben sich eingespielt. Etwa 70 Mitarbeitende wurden intern geschult und nutzen das System regelmäßig. Der Workflow, den VEMAG anfangs für Eingangsrechnungen aufgesetzt hat, besteht heute zu fast 95 Prozent genauso.

Das Ergebnis

Die Durchlaufzeit halbiert

VEMAG nutzt Amagno heute vor allem für Eingangsrechnungen und Begleitdokumente wie Lieferscheine. Auch das Vertragsarchiv ist in Amagno hinterlegt.
Durch die Einführung der digitalen Prozesse konnte VEMAG mehrere Ergebnisse erzielen:

Kürzere Durchlaufzeit: Die Mitarbeitenden bearbeiten Rechnungen innerhalb von sieben statt 14 Tagen. In dringenden Fällen kann eine Rechnung innerhalb von einer Stunde abgeschlossen werden.
Weniger Personal: Früher haben zwei Aushilfen und ein Zeitarbeiter die händische Vorarbeit in der Buchhaltung übernommen. Diese Tätigkeiten sind weggefallen.
Weniger Papier: Vor der Einführung von Amagno hat VEMAG jedes Jahr sehr viele Aktenordner zum Archivieren bestellt. Die jährliche Bestellmenge ist nahezu auf null

Die Zukunft

Das Rückgrat für alle Dokumente

VEMAG plant, die Nutzung von Amagno über die Verarbeitung von Eingangsrechnungen hinaus auszuweiten. Zukünftig sollen auch alle anderen Dokumententypen außer Personalakten digital erfasst und zentral archiviert werden. Das soll zu einer umfassenderen Digitalisierung der Unternehmensprozesse beitragen und die Effizienz weiter steigern.

„Wir sind sehr zufrieden mit Amagno und können damit alles machen, was wir wollen“, sagt Schwellenbach. Mit Blick auf die Zukunft fügt er an: „Das System ist das Rückgrat unserer Kreditorenbuchhaltung. Das wünsche ich mir auch für andere Dokumente.“

VEMAG