weitere: Hammelburg, Gerolzhofen, Unterpleichfeld, Sonnefeld
Das Unternehmen
Müller Landtechnik: Vom Traktor bis zur Leiter
Müller Landtechnik ist ein familiengeführtes Unternehmen in vierter Generation mit einer über 90-jährigen Tradition. Das Unternehmen hat sich aus einer Schmiede heraus zu einem führenden Landtechnik-Servicepartner in Nordbayern entwickelt. Es versorgt Landwirte, Kommunen, Gewerbebetriebe und Privatkunden mit passender Technik – vom Traktor über Hochdruckreiniger bis zur Gartenschere.
Etwa 160 Mitarbeitende arbeiten zurzeit an fünf Standorten in Unterfranken und Oberfranken. Sitz des Unternehmens ist der Ortsteil Holzhausen der Gemeinde Dittelbrunn im Landkreis Schweinfurt. Neben der technischen Ausstattung bietet Müller Landtechnik umfassenden Werkstattservice, Reparaturen und Wartungen an. Hinzu kommen Motoristik-Fachmärkte sowie Reinigungs-, Golfplatz- und Sportplatztechnik.
Das Ziel
Den mühsamen Rechnungsprozess optimieren
Der Rechnungsprüfungsprozess lief bei Müller Landtechnik lange Zeit größtenteils analog ab. Selbst digitale Rechnungen druckten die Mitarbeitenden am Hauptsitz zweifach aus und die Hauspost transportierte sie zwischen den Standorten hin und her. Die Bearbeitung konnte so bis zu zwei Wochen dauern. „Der Zeitverzug zwischen der Ankunft der Rechnung und der Zahlung war mühsam und der Aufwand immens“, erinnert sich Geschäftsführerin Julia Krauß.
Zu dem hohen manuellen Aufwand und Papierverbrauch kam die fehlende Transparenz. Gerade in den saisonalen Verkaufshochphasen war oft unklar, wie viele Rechnungen sich gerade im Umlauf befanden. Für Krauß war daher klar: Der ineffiziente und zeitaufwändige Rechnungsprüfungsprozess muss mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) optimiert werden.
Die Lösung
Den Prüfprozess 1 zu 1 in der Cloud abbilden
Bevor Müller Landtechnik sich für Amagno entschied, prüfte das Unternehmen die Produkte zweier anderer etablierter DMS-Anbieter. Dabei stellte sich jedoch laut Krauß heraus, dass deren Benutzerführung nicht ideal für eher weniger IT-affine Mitarbeitende war. Ein anderer Landtechnik-Händler empfahl schließlich die Software von Amagno.
Nach der Beratung entschied sich Müller Landtechnik aus mehreren Gründen für die Amagno Business Cloud:
- Prozessorientierte Lösung: Amagno ermöglicht es, den bestehenden Rechnungsprüfungsprozess 1 zu 1 digital abzubilden, sodass sich Mitarbeitende kaum umgewöhnen müssen.
- Einfache Bedienung: Die übersichtliche Benutzeroberfläche erleichtert die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
- Flexibilität: Müller Landtechnik kann den Prozess selbstständig anpassen, ohne jedes Mal ein IT-Systemhaus einschalten zu müssen.
Die Einführung
Weitgehend selbstständige Einführung
Da Müller Landtechnik aufgrund seiner ländlichen Standorte hin und wieder mit Engpässen bei der Datenübertragung zu kämpfen hat, entschied sich das Unternehmen für die Cloud-Lösung von Amagno. Diese entlastete die internen Server, bot genügend Speicherplatz und machte den Zugriff von überall aus möglich.
Die Implementierung von Amagno verlief in mehreren Schritten und wurde weitgehend intern gesteuert:
- Julia Krauß bildete ein internes Projektteam bestehend aus ihr selbst, dem Buchhalter, dem IT-Administrator und einem weiteren Geschäftsführer.
- Der IT-Administrator übernahm die technische Installation.
- Das Team zeichnete den gesamten Rechnungsprüfungsprozess auf, analysierte bestehende Abläufe und übertrug diese mit Amagnos Hilfe 1 zu 1 in einen digitalen Workflow.
Anschließend schulte Krauß ihre Mitarbeitenden intensiv. Dabei legte sie viel Wert darauf, auch die weniger IT-affinen Mitarbeitenden mitzunehmen, beispielsweise durch konkrete Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag.
Das Ergebnis
Rechnungen 80 bis 90 Prozent schneller prüfen
Aktuell nutzen rund 50 Mitarbeitende Amagno täglich oder gelegentlich. Im Schnitt prüfen sie über 50 Rechnungen am Tag. „Es hat mich erstaunt, wie problemlos die Einführung in Amagno bei den meisten Mitarbeitern lief“, sagt Krauß. „Es gab kaum Rückfragen.“
Von der Einführung der Amagno Business Cloud und der digitalen 1-zu-1-Abbildung des Rechnungsprüfungsprozesses profitiert Müller Landtechnik in mehreren Punkten:
- Beschleunigte Rechnungsverarbeitung: Der gesamte Prüfungsprozess erfolgt 80 bis 90 Prozent schneller als zuvor. Rechnungen werden zumeist innerhalb eines Tages vollständig bearbeitet statt wie bisher im Durchschnitt in ein bis zwei Wochen.
- Höhere Transparenz: Alle Rechnungen sind jederzeit digital einsehbar, wodurch Mahnungen oder verlorene Belege der Vergangenheit angehören.
- Zeitersparnis: Durch die Volltextsuche lassen sich Rechnungen, Preise und Lieferanteninformationen schnell finden.
- Optimierte Preispflege: Das Team kann Rechnungen direkt mit den hinterlegten Preisen abgleichen, wodurch es Änderungen früher erkennt und die Verkaufspreise rechtzeitig anpassen kann.
- Weniger Papier und Platz: Durch die Digitalisierung braucht Müller Landtechnik weniger Papier und langfristig weniger Lagerfläche für die Archivierung gedruckter Rechnungen.
„Das Schöne an Amagno ist: Wir können genau das, was wir vorher auf Papier gemacht haben, jetzt digital machen“, sagt Krauß. „Das hat unseren Rechnungsprüfungsprozess deutlich verbessert und vereinfacht.“
Die Zukunft
Die Personalakten digitalisieren
Bisher setzt Müller Landtechnik Amagno nur für den Rechnungsprüfungsprozess ein. Das soll sich jedoch bereits in naher Zukunft ändern: Als nächstes Projekt möchte Krauß die Personalakten digitalisieren. Verträge, Krankmeldungen und weitere Dokumente werden aktuell in abschließbaren Schränken aufbewahrt. Die digitale Verwaltung in Amagno soll den Zugriff erleichtern und Papierarchive abbauen.
Zudem hat die Geschäftsführerin weitere Ideen im Kopf. So kann sie sich vorstellen, nach den Personalakten den Maschinendurchlauf in Amagno digital zu erfassen und abzulegen. Das würde mehr Transparenz schaffen, da ein Traktor von der Bestellung bis zum Verkauf im Durchschnitt zehn Prozesse durchläuft. In ferner Zukunft könnte zudem das Warenwirtschaftssystem an Amagno angebunden werden.
Julia Krauß ist überzeugt: „Amagno ist für uns der nächste Schritt in die Zukunft, um unsere Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, zu professionalisieren – und die Effizienzgewinne zu nutzen.“
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