Weets: Effizienzsteigerung durch DMS
Anwenderbericht
| Branche | Spedition / Logistik |
| Standort | Emden (D) |
| System | Amagno On Premise |
| Einsatzbereiche | Controlling |
| Dokumentarten | Eingangsrechnungen |
| Integrationen | DATEV |
Das Unternehmen
Weets Gruppe
Zuverlässige Logistik seit 1985
Die Weets GmbH ist ein Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Emden. Vom Ein-Mann-Unternehmen hat sich die Spedition seit 1985 zu einem mittelständischen Transportdienstleister mit Tochterunternehmen in den Bereichen Maschinenbau (OMAG Maschinenbau GmbH) und Logistik (Weets Logistik Zentrale GmbH & Co. KG) entwickelt. Die Weets-Gruppe beschäftigt über 500 Mitarbeitende und kann auf eine Flotte von mehr als 220 Lkw zurückgreifen. Weitere Niederlassungen befinden sich in Hamburg, Soltau und Wolfsburg.
Die breit aufgestellte Spedition zeigt immer wieder, dass sie sich schnell und effizient auf die Entwicklungen und Herausforderungen der Logistikbranche einstellen kann. So nutzt Weets für ungefähr zwei Drittel seiner Transporte die alternativen Verkehrsträger Bahn und Barge.
Weets
| Branche | Spedition / Logistik |
| Standort | Emden (D) |
| System | Amagno On Premise |
| Einsatzbereiche | Controlling |
| Dokumentarten | Eingangsrechnungen |
| Integrationen | DATEV |
Das Unternehmen
Weets Gruppe
Zuverlässige Logistik seit 1985
Die Weets GmbH ist ein Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Emden. Vom Ein-Mann-Unternehmen hat sich die Spedition seit 1985 zu einem mittelständischen Transportdienstleister mit Tochterunternehmen in den Bereichen Maschinenbau (OMAG Maschinenbau GmbH) und Logistik (Weets Logistik Zentrale GmbH & Co. KG) entwickelt. Die Weets-Gruppe beschäftigt über 500 Mitarbeitende und kann auf eine Flotte von mehr als 220 Lkw zurückgreifen. Weitere Niederlassungen befinden sich in Hamburg, Soltau und Wolfsburg.
Die breit aufgestellte Spedition zeigt immer wieder, dass sie sich schnell und effizient auf die Entwicklungen und Herausforderungen der Logistikbranche einstellen kann. So nutzt Weets für ungefähr zwei Drittel seiner Transporte die alternativen Verkehrsträger Bahn und Barge.
“Mit Amagno haben wir einen zukunftsorientierten, digitalen Arbeitsplatz geschaffen, der Papier spart und den Zeitaufwand deutlich minimiert.“
Jan Hommers, Leiter Controlling
Das Ziel
Schneller arbeiten, einfacher kommunizieren
Die Weets-Gruppe wollte ihr Controlling mit einer überarbeiteten Kostenstruktur neu aufstellen. Aufgrund der Größe des Unternehmens kam dafür nur eine digitale Lösung in Frage. Die Software sollte zudem zwei weitere Probleme lösen: Zum einen erforderte das papierbasierte Arbeiten häufige Ausdrucke und machte Postsendungen an andere Standorte nötig. Zum anderen konnten die Mitarbeitenden aufgrund ihrer Verteilung auf mehrere Standorte nur mühsam miteinander kommunizieren. Das sorgte regelmäßig für Fehler.
Die Ziele waren:
- Einfaches, revisionssicheres Erfassen von Rechnungen und anderen Dokumenten
- Papierloses Arbeiten
- Schnelles Auffinden von Daten und Informationen
- Fehlerfreie Kommunikation zwischen Standorten
- Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten
Die Lösung
Digital Dokumente flexibel managen
Um die genannten Probleme zu lösen, entschied sich die Weets-Gruppe, ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen. Das System sollte laut Jan Hommers, Leiter Controlling bei der Weets-Gruppe, vier Punkte erfüllen:
- Einfache Anwendbarkeit: Die Mitarbeitenden sollten sich dank klar definierter Prozesse schnell in die Lösung einarbeiten und diese auch ohne Programmierkenntnisse nutzen können.
- Revisionssicherheit: Die Dokumente und hinterlegten Informationen sollten automatisiert archiviert werden, um einer Prüfung standzuhalten.
- Schnittstellen: Eine Schnittstelle zu Datev sollteden Workflow im Controlling sicherstellen. Auch sollten zukünftig Schnittstellen zum Transportmanagementsystem (TMS) und dem Warenwirtschaftssystem (ERP) möglich sein.
- Flexibilität: Die Weets-Gruppe wollte die Lösung eigenständig nutzen können, aber bei Bedarf einen starken Partner im Rücken wissen.
Nach eingehender Prüfung verschiedener Angebote fand die Weets-Gruppe in Amagno den Partner, den sie gesucht hatte. Das DMS von Amagno erfüllt alle genannten Punkte und bietet zudem das Potenzial für zukünftige, individuelle Erweiterungen und Anpassungen. Des Weiteren überzeugte Jan Hommers die regionale Nähe, die Abstimmungen in persönlichen Vor-Ort-Gesprächen vereinfacht.
Die Einführung
Schnelle Selbstständigkeit und Akzeptanz
Die Weets-Gruppe hat einen Großteil der gewählten Software Amagno on Premise auf eigenen Wunsch selbst eingerichtet und nach und nach angepasst. „Die Flexibilität von Amagno passte zu unserer Flexibilität“, erinnert sich Jan Hommers.
Diese Selbstständigkeit und Unabhängigkeit vom Anbieter waren vor allem dank zweier Punkte möglich:
- No Code: Der innovative Regeldesigner von Amagno ermöglicht eine einfache Anwendung. Dadurch können auch Weets-Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse das DMS nutzen und anpassen.
- Geringer Trainingsaufwand: Amagno schulte drei Weets-Mitarbeitende in einem kompakten Training. Die restlichen Teammitglieder schulte die Spedition intern mit eigenen Skripten. Hierfür konnte Weets auf Erklärungsvideos von Amagno zurückgreifen.
Die mitarbeiterfreundliche Nutzung und die verständlichen Einführungen in die Software sorgten dafür, dass die Mitarbeitenden das DMS und die neuen Workflows schnell akzeptierten.
Das Ergebnis
Mehr Zeit für Innovationen
Aktuell arbeiten etwa 40 Mitarbeitende der Weets-Gruppe täglich mit Amagno On Premise. Sie nutzen das DMS für den Rechnungseingang, die sachliche Prüfung, Ergänzung von Kostenstellen, Verbuchung, Stornos, Teilrechnungen und die Übertragung an DATEV.
Dank der Einführung von Amagno on Premise konnte die Weets-Gruppe bereits folgende Ergebnisse erzielen:
- Papierloses Büro: Alle Rechnungen werden digital bearbeitet. Der Papierverbrauch ist fast auf Null gesunken.
- Schnellere Bearbeitung von Rechnungen: Die kürzere Durchlaufzeit pro Rechnung spart im Haus täglich drei bis vier Stunden Arbeitszeit.
- Effizientere Kommunikation: Mitarbeitende an verschiedenen Standorten können gleichzeitig und ohne Postversand an denselben Dokumenten arbeiten.
- Zukunftsfähigkeit: Die durch die Digitalisierung eingesparte Zeit nutzt Weets für strategische Projekte und Innovationen. Dies steigert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Die Zukunft
Zollabrechnungen, Schnittstellen und große Dokumente
Die Weets-Gruppe plant, auf den Erfolgen der Digitalisierung aufzubauen und ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit weiter zu steigern. So sollen zukünftig unter anderem die Zollabrechnungen über Amagno On Premise laufen. Zudem ist eine Schnittstelle zur TMS-Software indiwa geplant.
Des Weiteren wird die Weets-Gruppe mit Amagno daran arbeiten, Containerlisten und andere große Dokumente mit 500 oder mehr Seiten automatisiert auszulesen, um die Informationen einfach an andere Systeme weiterzuleiten. Die Zeitersparnis, die Hommers hier zukünftig sieht, ist enorm: „Wenn die Positionen von 700 Containern nicht mehr händisch eingegeben werden müssten, würden wir 30 bis 35 Stunden die Woche an Arbeitszeit sparen, die wir anders nutzen können.“
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