Das Unternehmen
Zoo Leipzig – Zoologischer Garten meets Future
Modernen wissenschaftlichen Standards zu entsprechen, schreibt sich der Zoo Leipzig im Bereich Wildtierhaltung bereits seit 25 Jahren auf seinem Weg zum „Zoo der Zukunft“ auf die Fahnen. Er empfängt bis zu zwei Millionen Besucher jährlich und gehört zu den innovativsten Zoos Europas. Er ist zugleich Bildungs- und Artenschutzzentrum mit klarem Fokus auf Nachhaltigkeit und Tierwohl.
Rund 250 Mitarbeitende kümmern sich um rund 650 Tierarten, denen die Gäste in sechs naturnahen Erlebniswelten begegnen können – darunter das Gondwanaland, die größte Tropenhalle Europas, mit einer faszinierenden Vielfalt an Tier- und Pflanzenarten.
„Auch in der Verwaltung geht der Zoo Leipzig mit der Zeit und macht mit Amagno den nächsten Schritt“, erklärt David Zeißler, Leiter Buchhaltung und Controlling des Zoo Leipzig. „Dabei geht es darum, Digitalisierung so einzusetzen, dass sie von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet und Freiraum für moderne Prozessentwicklung und Innovation lässt.“
Das Ziel
Transparenz und eine schlankere Verwaltung
Anlass für die Beschäftigung mit dem Thema Dokumentenmanagement System war zunächst der Wunsch, den Rechnungseingang zu verschlanken und sich rechtzeitig auf die gesetzliche Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025 einzustellen.
Dabei wurde schnell deutlich, dass dafür das Thema Dokumentenablage insgesamt neu aufgestellt werden musste, um historische gewachsene Strukturen systematisch zu organisieren, doppelte Ablagen zu vermeiden und das Auffinden von Dokumenten zentral zu ermöglichen. Mit der Einführung des digitalen Eingangsrechnungslaufes wird das mehrfache Kopieren und Ablegen im Freigabeumlauf nun vermieden. Neben der geringeren Lagerkapazität sind v.a. die Zeit- und Ressourceneinsparungen positiv festzuhalten.
Um unnötige Arbeitsschritte und Intransparenzen in der internen Dokumentenverwaltung zukünftig zu vermeiden, entschied sich der Zoo Leipzig für die Einführung eines DMS. Die Ziele lagen auf der Hand: Prozesse standardisieren, Doppelablagen vermeiden, Suchzeiten reduzieren, gesetzlichen Anforderungen wie der E-Rechnungspflicht entsprechen und die Verwaltung insgesamt verschlanken.
Die Lösung
Benutzerfreundlich und autonom steuerbar
Das neue System sollte die digitale Verarbeitung von Rechnungen und deren einheitliche strukturierte Dokumentenablage ermöglichen sowie individuell gestaltete Freigabeprozesse abbilden können – zum Beispiel für die Baumaßnahmen, die der Zoo Leipzig laufend auf seinem Gelände durchführt. Am Ende eines mehrstufigen Auswahlverfahrens fiel die Wahl auf das DMS Amagno. Zunächst erstellte das Projektteam einen Anforderungskatalog für die zwei zentralen Einsatzbereiche Rechnungseingang und allgemeine Dokumentenablage. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war von Anfang an auch die Möglichkeit, Amagno als On Premise-Lösung zu betreiben, da dies aufgrund interner Sicherheitsrichtlinien für den Zoo Leipzig vorgeschrieben war. „Eine Cloud-Lösung war keine Lösung für uns”, erklärt David Zeißler.
In Referenzgesprächen, unter anderem mit einem ebenfalls in Leipzig ansässigen Amagno-Kunden aus der Medizinbranche, überzeugte Amagno schließlich aufgrund seiner hohen Benutzerfreundlichkeit, dem flexiblen Rechtemanagement und der Möglichkeit, Prozesse eigenständig weiterzuentwickeln – ohne dauerhafte externe Unterstützung.
Die Einführung
Intensive Startphase und schnelle Eigenständigkeit
Nach der Entscheidung startete das Team im Spätsommer 2024 mit der Implementierung. Die internen Fachabteilungen des Zoos steuerten die Prozessinhalte bei, Amagno übernahm die technische Begleitung.
Dem mittelständischen Unternehmen war wichtig, langfristig eigenständig mit Amagno arbeiten zu können. Das funktionierte dank der fachkundigen Beratung in der Implementierungsphase sehr gut: Bereits im ersten halben Jahr übernahm das interne Team die Auswahl und Beschreibung der ersten Prozesse (zum Beispiel im Protokollmanagement) und arbeitete eng an der Prozessmodellierung mit. Amagno übernahm die technische Einrichtung und unterstützte bei der Integration in bestehende Systeme. Dazu begleitete Amagno den Prozess strukturiert mit festen Terminen und klaren Aufgabenpaketen, dem Erstellen einer Prozessdokumentation für spätere interne Modellierungen sowie regelmäßigen Besprechungs-Terminen auch nach dem Go-live.
Das Ergebnis
Intuitiv, übersichtlich, entlastend
Die Akzeptanz des neuen Systems war im Zoo Leipzig von Anfang an hoch. Besonders positiv empfinden die Mitarbeitenden die einfache Bedienung, die Befreiung von zeitraubenden Aufgaben wie Drucken oder manueller Ablage sowie die Möglichkeit, Rechnungen und Dokumente schnell zu finden und freizugeben.
Seit November 2024 wird Amagno im Zoo Leipzig in mehreren zentralen Bereichen genutzt.
- Digitale und analoge Rechnungen werden über Amagno zentral erfasst, digital geprüft und durch einen mehrstufigen Freigabeprozess geschleust. Die Anbindung an das ERP-System Sage 100 ermöglicht eine reibungslose Weiterverarbeitung.
- Für das tägliche Management-Meeting hat das interne Team eine einheitliche Protokollvorlage direkt in Amagno angelegt. Die Protokolle werden dort erstellt, gespeichert und automatisch an einen festen Verteiler versendet. Auch Informationen wie Wetterdaten – im Zoo wichtig für bestimmte Entscheidungen in der Tierpflege – können automatisiert eingebunden werden.
Um alle Nutzer:innen mit dem neuen System vertraut zu machen, erstellte die Buchhaltung ein Handbuch sowie kurze Anwendervideos. Zusätzlich war nur eine kurze persönliche Einweisung von weniger als 15 Minuten nötig.
Bei diesen Terminen habe er immer wieder die erfreute Bemerkung „Ach, das war’s jetzt schon?“ gehört, berichtet Zeißler. Für ihn „eindeutig ein gutes Zeichen“ – und tatsächlich konnten alle Mitarbeitenden schnell mit dem neuen System umgehen. „Inzwischen gibt es 80 aktive User, die alle wissen, wie sie Rechnungen mit ein paar Klicks prüfen und freigeben können. Und das gilt sowohl für unsere Bauleiter, die täglich 20 Rechnungen bekommen, als auch für die Zoologen, die sieben von acht Stunden nicht am Schreibtisch sitzen und im Monat nur wenige Belege bearbeiten müssen. Einmal gezeigt – dann funktioniert das.“
Bereits im ersten halben Jahr nach Einführung zeigten sich deutliche Verbesserungen im Arbeitsalltag und in den Prozessen:
- Doppelt so schneller Zahllauf: Der Zeitaufwand hat sich mit dem DMS System halbiert.
- Etwa 30 Prozent Reduktion der monatlichen Rückstellungen für ausstehende Rechnungen.
- Mindestens 20 prozentige Verbesserung bei der Nutzung von Skontofristen.
- Erheblich weniger Verbrauch von Papier und Schrankfläche durch Wegfall von analogen Ablagen: rund 80 Prozent Einsparung von Papier im Rechnungsprozess.
Die sichtbaren Resultate, das intuitiv bedienbare Produkt und die verlässliche Zusammenarbeit mit dem motivierten und transparenten Team von Amagno haben im Zoo Leipzig alle Beteiligten vollständig überzeugt.
Die Zukunft
Aufbau einer digitalen Vertragsverwaltung
„Wir werden auch in Zukunft Schritt für Schritt weitere Verwaltungsbereiche digitalisieren und dabei auf Amagno setzen“, sagt Zeißler. In naher Zukunft steht bereits der nächste große Meilenstein an: der Aufbau einer digitalen Vertragsverwaltung. Alle Dokumente sollen künftig zentral in einer Vertragsdatenbank abgelegt, über einen digitalen Freigabeprozess bearbeitet und automatisch überwacht werden. Besonders wichtig ist dabei die Integration von Fristenkontrollen – etwa für automatische Verlängerungen, Ablauf befristeter Verträge oder Kostenanpassungen.
Und auch im Personalbereich steht ein Ausbau an. Geplant ist die Einführung digitalisierter Prozesse in Amagno, gekoppelt mit individuellen Unterweisungsprozessen – angepasst an die jeweiligen Aufgabenbereiche. Zoologen beispielsweise werden andere Schulungsinhalte erhalten als Mitarbeitende in der Verwaltung oder im Baubereich – ganz automatisch.
Entdecken Sie weitere Anwenderberichte
Zoo Leipzig
Dokumenten-Management kostenfrei einsetzen
Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.
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