21. Oktober 2016

E-Mail Import aktivieren für Gruppen in AMAGNO

Wir erklären, wie Sie den E-Mail Import aktivieren, so dass Sie alle oder nur einzelne E-Mails aus Ihrem Postfach in das Dokumentenmanagementsystem von AMAGNO importieren können. So sparen Sie sich eine umständliche Ablage oder gar das Ausdrucken und Archivieren der E-Mails und deren Anhänge. Letzteres ist sehr problematisch, denn geschäftsrelevante Kommunikation muss in der Form archiviert werden, in der sie ins Unternehmen gelangt. Eine E-Mail auszudrucken und analog zu archivieren ist daher nicht zulässig. Für die Revisionssicherheit muss die E-Mail selbst archiviert werden, samt Anhang.

Vorausetzungen um E-Mail Import zu aktivieren

Damit Sie überhaupt E-Mails importieren und den E-Mail Import aktivieren können, müssen Sie über Ihr Profil die Registerkarte „E-Mail Einstellungen“ ausfüllen (ggf. sind einige/alle Angaben bereits von Ihrem Server Administrator eingetragen worden).

IMAP-Server: Tragen Sie den Namen oder die IP Nummer Ihres IMAP Servers ein, z.B: „imap.meinefirma.de“. Falls es sich um ein Exchange-Konto handelt, tragen Sie den Rechnernamen als Hostname ein.

IMAP-Port: Tragen Sie die Verbindungsnummer (Port) zum IMAP Server ein. In der Regel wird die Portnummer 143 (unverschlüsselt) bzw. 993 (verschlüsselt) für IMAP verwendet.

IMAP-Sicherheit: Tragen Sie die für die Anmeldung am E-Mail Server verwendete Verschlüsselung ein.

IMAP-Benutzername: Tragen Sie Ihren IMAP Benutzernamen (E-Mail Adresse) ein, die für den E-Mail Import verwendet werden soll. Diese kann von Ihrem AMAGNO Anmeldenamen abweichen. Falls es sich um ein Exchange-Konto handelt, ist der Benutzername evtl. „Domäne\Benutzername“ bzw. „Benutzername@Domäne“.

IMAP-Passwort: Tragen Sie Ihr IMAP Passwort ein. Dieses kann von Ihrem AMAGNO Anmeldekennwort abweichen.

Sind Ihre Angaben nicht korrekt ausgefüllt, werden keine E-Mails automatisch importiert und in Ihrem E-Mail Client werden keine Gruppenordner erstellt.

Einstellungen für Gruppen im Dokumentenmanagementsystem

Beim neuen Erstellen einer Gruppe in AMAGNO können Sie wählen, ob ein E-Mail Import in diese Gruppe erfolgen und wie dies geschehen soll. Folgende Möglichkeiten stehen dabei über die E-Mail Importeinstellung der Gruppe im AMAGNO Client zur Auswahl:

E-Mail Import

1. Kein E-Mail Import

E-Mails werden nicht in die Gruppe importiert.

2. Manuell

Ausgesuchte E-Mails können manuell per Drag & Drop aus dem Posteingang des betreffenden Kontos in einen gleichnamigen AMAGNO Gruppenordner, der per IMAP 4 Standard automatisch im E-Mail Client (z.B. Outlook) angelegt wird, verschoben werden. Kurz darauf erscheint die E-Mail in der ausgewählten AMAGNO Gruppe.

3. Manuell und automatisch

Zusätzlich zum manuellen E-Mail Import kann ein automatischer E-Mail Import genutzt werden. In dem Fall werden alle E-Mails, die von einem bestimmten Absender an die eigene E-Mail Adresse geschickt werden, automatisch vom E-Mail Server importiert.

E-Mail Import Verhalten

1. E-Mail und Anhänge

E-Mails und vorhandene Anhänge werden als separate Dateien importiert. Anhänge sind weiterhin auch in der E-Mail eingebettet und über diese zu öffnen.

2. Nur Anhänge

E-Mails werden nicht importiert, sondern nur vorhandene Anhänge.

3. E-Mails ohne Anhänge

E-Mails werden importiert, wobei vorhandene Anhänge nicht als separate Dateien importiert werden. Anhänge sind weiterhin in der E-Mail eingebettet und über diese zu öffnen.

4. Erlaubte E-Mail Dateianhänge

Tragen Sie hier die Dateiformate der Anhänge ein, die importiert werden dürfen (z.B. .pdf)

5. Verbotene E-Mail Dateianhänge

Tragen Sie hier die Dateiformate der Anhänge ein, die nicht importiert werden dürfen (z.B. .exe)

Manueller und automatischer E-Mail Import in AMAGNO

Manueller Import

Um eine E-Mail manuell in eine AMAGNO Gruppe zu importieren, verschieben Sie die E-Mail in einen der nach den Gruppen benannten Ordner im Posteingang des E-Mail Clients unterhalb des AMAGNO Eintrags.

Die E-Mail wird damit in diesen Ordner verschoben. Der AMAGNO Server überwacht diese Ordner und importiert die sich darin befindenden E-Mails. In Abhängigkeit der Servereinstellungen wird die Original E-Mail im Ordner entweder gelöscht, beibehalten oder durch eine vom AMAGNO Server erzeugte E-Mail ersetzt.

Automatischer Import

Um eine E-Mail automatisch in eine AMAGNO Gruppe zu importieren, gehen Sie wahlweise wie folgt vor:

Tragen Sie als Gruppenmitglied in der Rolle eines Administrators manuell E-Mail Adressen in die Registerkarte „Autom. E-Mail Import“ ein. Administratoren definieren in dieser Registerkarte über das Anklicken des Buttons Erlaubt oder Verweigert, ob die E-Mail Adresse insgesamt für alle Mitglieder erlaubt oder verweigert ist. Ist die Adresse verweigert, so entfällt der Import bei allen Mitgliedern, unabhängig deren Einstellungen. Ist die Adresse erlaubt, richtet sich der Import nach der Einstellung jedes Mitglieds selbst.

Tragen Sie als Gruppenmitglied für Ihren persönlichen Import manuell E-Mail Adressen in die Registerkarte „Autom. E-Mail Import“ zu finden über Ihren persönlichen Schreibtisch ein.

Importieren Sie E-Mails manuell und jedem Gruppenmitglied wird im AMAGNO Client ein Dialog angezeigt, in dem jeder für sich persönlich (d.h. für seinen hinterlegten E-Mail Account) festlegen kann, ob E-Mails der angezeigten E-Mail Adresse automatisch importiert werden sollen.