6. Oktober 2016

Mit Dokumentenscanner Rechnungen, Belege etc. importieren

Mit Dokumentenscanner Rechnungen, Belege etc. importieren

Mit einem Dokumentenscanner können Sie analoge Dokumente, zum Beispiel die klassische Briefpost wie Rechnungen und Belege, einfach in das Dokumentenmanagementsystem von AMAGNO importieren. Neben zahlreichen anderen Import-Möglichkeiten ist dies sicherlich eine der spannensten, da Ihr Unternehmen so den Posteingang komplett digitalisieren kann. Eingehende Post wird am Empfang oder im Sekretariat nur noch geöffnet und als kompletter Stapel in den Dokumentenscanner gelegt. Der Dokumentenscanner importiert die Post direkt in die Dokumentenmanagement Software von AMAGNO.

Dokumentenscanner für den Import in AMAGNO nutzen

Um den Import von einem Netzwerkscanner in eine AMAGNO Gruppe zu aktivieren sind folgende Schritte als Administrator notwendig:

import dokumentenscanner dms 300x137 - Mit Dokumentenscanner Rechnungen, Belege etc. importieren1. Wählen Sie in den Eigenschaften der Gruppe den serverseitigen Import aus und bestätigen Sie die Änderung der Einstellung.

2. Im Installationsverzeichnis des AMAGNO Servers finden Sie einen neuen Ordner mit dem Gruppennamen und dort unter „Fileimport“ den Ordner „Scanimport“.

3. Geben Sie in ihrem Dokumenten- oder Netzwerkscanner den Pfad zum Ordner „Scanimport“ als Ziel an. Der Import kann via FTP oder SMB erfolgen.

In der Regel können Netzwerkscanner verschiedene Ziele für Scans als Favoriten speichern. Somit können Sie für jede beliebige AMAGNO Gruppe einen Favoriten mit dem jeweiligen „Scanimport“ Ordner als Ziel definieren.

Geringe Investition für Dokumentenscanner notwendig

Professionelle Dokumentenscanner gibt es bereits für eine mittlere dreistellige Investition und haben ein empfohlenes tägliches Scanvolumen von 2500 Seiten täglich. Dabei sind die Scanner in der Regel nicht nur auf DIN Formate beschränkt, sondern können auch dünne Quittungen oder Visitenkarten schnell und zuverlässig einscannen.

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Valentin Tomaschek
Als Senior Marketing Manager ist Valentin bei AMAGNO verantwortlich für Online- und Printmedien, Social Media, Presse und Veranstaltungen.

2 Kommentare zu “Mit Dokumentenscanner Rechnungen, Belege etc. importieren

  1. Dennis - 15. Mai 2018 at 16:19

    Hallo Herr Tomaschek,

    Sie schreiben „….als kompletter Stapel in den Dokumentenscanner gelegt“. Filtert Amagno den Anfang und das Ende eines Briefes oder wie und wann wird der „Stapel“ wieder in einzelne Dokumente zerlegt?

    Mit freundlichen Grüßen

    Dennis

    Antworten
    • Timo Franke - 16. Mai 2018 at 10:34

      Hallo Dennis,

      erst einmal vielen Dank für Ihr Interesse an AMAGNO. Um die Dokumente während des Scanvorgangs zu
      trennen, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder befinden sich auf den jeweiligen Dokumenten bereits
      Barcodes oder es müssen im Vorfeld Trennseiten zwischen die Dokumente gelegt werden. Auf diesen
      befindet sich dann ein Barcode, welcher AMAGNO signalisiert, dass ein Dokument endet und ein
      neues beginnt. Die Trennblätter können natürlich mehrfach verwendet werden.

      Falls noch weitere Fragen aufkommen, laden wir Sie herzlich ein an einem unserer kostenlosen
      Webinartermine teilzunehmen. Dort gibt es im Anschluss auch immer noch etwas Platz für spezifische
      Fragen.

      Freundliche Grüße aus Oldenburg,

      Timo

      Antworten

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