Digitale Rechnungs-
verarbeitung

Jeder Unternehmer kennt dies: Die Mitarbeiter suchen in vielen Quellen nach einer Rechnung, um Auskunft zu erteilen. Skontofristen laufen ab oder eigene Rechnungen werden nicht bezahlt, da das Dokument „irgendwo“ hängt oder ganz verschwunden ist.

Diese historische analoge Arbeitsweise wird von erfolgreichen Unternehmen nicht mehr eingesetzt, denn zur Lösung ist die Digitalisierung angetreten. Dies spart Kosten, erhöht die Transparenz und Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern und wendet Schaden durch Einhaltung von Gesetzen ab (AO, GoBD, DSGVO).

Die Möglichkeiten sind zahlreich:

• Der Briefkasten kann durch digitale Anbieter ersetzt werden; die Belege landen direkt in einem digitalen Rechnungsprozess
• Belege aus Onlineportalen müssen nicht mehr aufwendig gezogen werden. Auch hier helfen digitale Assistenten dabei, diese Belege direkt in den Rechnungseingang zu überführen
• Papierbelege lassen sich scannen; die Texte und Daten werden erkannt
• Freigabeprozesse sind überall und jederzeit möglich
• Jedes Dokument kann in Sekunden gefunden werden
• Schnittstellen transferieren die Daten in andere Systeme wie WaWi, Fibu etc.

Top 6 Gründe für digitale Rechnungs-
verarbeitung

1. Effizienzsteigerung: Digitale Rechnungsverarbeitung beschleunigt den Rechnungseingang, die Überprüfung und Freigabe, was zu einer schnelleren Abwicklung und einer verbesserten Cash-Flow-Steuerung führt.
2. Kosteneinsparungen: Papierbasierte Prozesse sind teuer und fehleranfällig. Mit einer digitalen Lösung können Unternehmen Kosten für Papier, Druck, Versand und manuelle Dateneingabe einsparen.
3. Verbesserte Datenqualität: Digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsdaten automatisch zu erfassen und zu validieren, was zu einer höheren Datenqualität und Genauigkeit führt.
4. Compliance: Digitale Rechnungsverarbeitung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen, wie z.B. der Buchhaltung und dem Rechnungslegungsrecht.
5. Zugänglichkeit: Digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsdaten jederzeit und von überall zugänglich zu machen, was die Zusammenarbeit und die Effizienz verbessert.
6. Nachhaltigkeit: Papierbasierte Prozesse sind nicht nur ineffizient, sondern auch nicht umweltfreundlich. Digitale Rechnungsverarbeitung reduziert den Papierverbrauch und trägt zu einer nachhaltigeren Geschäftspraxis bei.