SIERRA MADRE GMBH

Anwenderbericht

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Branche
Handel / Konsum

Standort
Hagen (D)

System
Amagno On Premise

Einsatzbereiche
Gesamtes Unternehmen

Dokumentarten
Posteingang
Eingangsrechnungen
Budgetierung
Archivierung

Schnittstellen
Sage 100 in Planung

Von einem kleinen Unternehmen mit acht Mitarbeitern, hat sich Sierra Madre zu einem der führenden deutschen Importeure und Distributoren für hochwertige Spirituosen und mexikanischen Lebensmitteln mit nun annähernd 80 Beschäftigten entwickelt. Neben dem Vertrieb von vielzähligen namenhaften nationalen und internationalen Marken wie Botucal, Ensō Japanese Whisky und Don Papa Rum, zählt Sierra Madre mittlerweile sogar ein starkes Portfolio an Eigenmarken.

Doch Premium-Spirituosen erfolgreich zu vertreiben, bedeutet auch, schnell und wendig sein zu können, anstatt im Papierchaos zu versinken. Um der Zettelwirtschaft nun ein für alle Mal den Kampf anzusagen, machte sich Sierra Madre deshalb auf die Suche nach einem digitalen Dokumentenmanagement, das ihre Prozesse künftig verschlanken und Workflows optimieren sollte.

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Sierra Madre GmbH

Branche Handel / Konsum
Standort Hagen (D)
System Amagno On Premise
Einsatzbereiche Alle Geschäftsbereiche
Dokumentarten Posteingang
Eingangsrechungen
Budgetierung
Archivierung
Schnittstellen Sage 100 in Planung

SIERRA MADRE

Anwenderbericht

Von einem kleinen Unternehmen mit acht Mitarbeitern, hat sich Sierra Madre zu einem der führenden deutschen Importeure und Distributoren für hochwertige Spirituosen und mexikanischen Lebensmitteln mit nun annähernd 80 Beschäftigten entwickelt. Neben dem Vertrieb von vielzähligen namenhaften nationalen und internationalen Marken wie Botucal, Ensō Japanese Whisky und Don Papa Rum, zählt Sierra Madre mittlerweile sogar ein starkes Portfolio an Eigenmarken.

Doch Premium-Spirituosen erfolgreich zu vertreiben, bedeutet auch, schnell und wendig sein zu können, anstatt im Papierchaos zu versinken. Um der Zettelwirtschaft nun ein für alle Mal den Kampf anzusagen, machte sich Sierra Madre deshalb auf die Suche nach einem digitalen Dokumentenmanagement, das ihre Prozesse künftig verschlanken und Workflows optimieren sollte.

„Jedes Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, das zumindest einigermaßen Belegverkehr hat und sich bislang noch nicht mit Amagno beschäftigte, ist selbst schuld.“

Marcus Da Costa Sierra Madre klein 2 - Sierra Madre

Marcus Da Costa, Geschäftsführer

ANFORDERUNGEN

„Wir hatten eine Zettelwirtschaft, bei der ein DMS schon längst überfällig war“, erklärt Marcus Da Costa, Geschäftsführer von Sierra Madre, mit einleitenden Worten. Aber irgendwie schien das in Hagen ansässige Unternehmen in der Zettelwirtschaft und den Laufwegen gefangen zu sein, erzählt er weiter. Kopien von Kopien wurden gemacht, um parallel an Aufgaben zu arbeiten. Doch auch das unterstützte sie nicht dabei, die Anfragen der Lieferanten rascher zu beantworten – denn die aufwändige Rechnungssuche musste trotzdem erfolgen.

Da Costa erinnert sich: „Die Suche nach Belegen war teilweise für die Mitarbeiter in der Buchhaltung ein immenser Zeitaufwand, weil sich Lieferanten nach Rechnungen erkundigten und dann erst einmal rausgefunden werden musste, wo sich diese Rechnung befindet.“ So galt es eine Lösung zu finden, die sie dabei unterstützt, Struktur in die verbesserungswürdigen Abläufe zu bringen.

Ein absolutes Must-have des zukünftigen DMS war eine reibungslos und automatisch funktionierende OCR-Erkennung, die sie dabei unterstützt, gesuchte Informationen schnell wiederzufinden. Aber auch Themen wie Ablage und Ordnung waren zentral für das Unternehmen. „Im Fokus stand insbesondere die Frage, was mit den Belegen geschieht und wie sie wiedergefunden werden können“, wirft Da Costa ein. „Wie Amagno die Suche gestaltet hat, gefällt mir gut. So habe ich es bisher auch noch nirgendwo anders gesehen.“

UMSETZUNG

Nachdem ein Produktvideo Da Costa von Amagno überzeugen konnte, erfolgte im Winter 2019 bei Sierra Madre schließlich unternehmensweit die Implementierung ihrer neuen Dokumentenmanagementsoftware. „Bei der Schulung in Oldenburg merkte ich, dass die Handhabung zwar ein bisschen komplexer ist, aber dafür auch die Möglichkeiten komplex sind“, erinnert sich Marcus Da Costa. Der Einsatz von Amagno beginnt bei dem Importeur bereits im Posteingang, wenn Dokumente über eine zentrale E-Mailadresse bei Sierra Madre eingehen und automatisch verarbeitet werden. Rechnungen, die das Unternehmen vereinzelnd per Post erhält, werden manuell gescannt und entsprechend verarbeitet.

Doch den wohl größten Hebel sieht Da Costa in der Budgetierung. Da jede ihrer Marken bei Veranstaltungen, Kampagnen und Werbemaßnahmen einen gewissen Anteil an den Kosten trägt, müssen die Marken entsprechend aufgeschlüsselt werden. „Früher musste ein Kollege die Hauptrechnung für die Rechnungsaufschlüsselung in jedem der Markenordner ablegen, weil jede dieser Rechnungen mit der Budgetabrechnung als Kopie an den Marken-Owner geschickt wurde“, erklärt der Geschäftsführer. Mit Amagno ist dieser Schritt vollkommen überflüssig. Von nun an muss auf der Rechnung nur noch notiert werden, welche Marken betroffen sind und mit welchem Anteil. Alles Weitere erfolgt automatisch.

Weiterhin erfreut sich Sierra Madre über die automatischen Dublettenkontrollen, die bereits existierende Dokumente gar nicht erst verarbeiten. Außerdem unterstützt Amagno das Unternehmen dabei, ihre Skonto-Fristen durch transparente Prozesse problemlos einzuhalten. „Wir sparen seitdem Zeit, Geld und einiges an Nerven“, verrät Marcus Da Costa.

AMAGNO PUNKTET

Noch bevor Amagno bei Sierra Madre zum Einsatz kam, hatte das Unternehmen zahllose pdf-Dokumente, die alle manuell benannt, in entsprechende Ordner abgelegt und in Tabellen eingetragen werden mussten. „Anstatt dessen steuern wir nun einfach das entsprechende Merkmal an, stellen den gewünschten Zeitraum ein und bekommen innerhalb von fünf Sekunden 436 Belege, die sich exportieren und an entsprechende Stellen weiterleiten lassen. Ein riesen Vorteil dabei ist, dass wir wählen können, ob die Belege mit oder ohne die digital aufgebrachten Stempel exportiert werden sollen“, erklärt Da Costa.

„Auch für die Brand-Owner ist auf den ersten Blick ersichtlich, um welche Rechnung, mit welcher Position und welchem Betrag es sich handelt, da niemand mehr manuell Excellisten anlegen muss und dort die ganzen Belege als Anlagen entsprechend bezeichnet, sondern die originale und ein/eindeutige Dateibezeichnung bleibt erhalten und wird automatisch in eine entsprechende Tabelle mit allen notwendigen Angaben exportiert.“

Abschließend resümiert Da Costa: „Amagno ist ein ganz hervorragendes System, das sehr viel Zeit und Mühe spart. Wenn heute jemand anruft, können wir ihm direkt Antworten auf seine Fragen geben, ohne erst einen ganzen Vormittag mit der Suche des richtigen Dokuments beschäftigt zu sein.“

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