Die Vorteile von E-Invoicing und die Bedeutung von Standards

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Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt in der heutigen digitalisierten Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung. Und das mit gutem Grund! Denn laut einer Studie des Bundesverbandes deutscher Banken (2018) kostet die Verarbeitung einer papierbasierten Rechnung im Durchschnitt zwischen 4,50 Euro und 9 Euro pro Rechnung. Im Vergleich dazu liegen die Kosten für eine digitale Verarbeitung bei nur etwa 1,50 Euro bis 4,50 Euro pro Buchungsbeleg. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen setzen auf das sogenannte E-Invoicing, um ihre Abläufe effizienter und kostensparender zu gestalten. Doch was genau steckt eigentlich dahinter und welche Verfahren und Standards gibt es?

Das E-Invoicing im Überblick zu mehr Effizienz

E-Invoicing ist eine praktische und zeitsparende Möglichkeit, um Rechnungen schnell und einfach auszutauschen. Je nach Bedarf und Unternehmensgröße können Unternehmen verschiedene Verfahren einsetzen. Das älteste Verfahren ist das Electronic Data Interchange (EDI), das vor allem bei großen Unternehmen zum Einsatz kommt. Hierbei tauschen die Unternehmen ihre Rechnungsdaten in einem strukturierten Format aus. Das Portable Document Format (PDF) hingegen ist ein Verfahren, bei dem die Rechnung in ein PDF-Dokument umgewandelt und dann per E-Mail verschickt wird. PDF-Rechnungen sind vor allem bei kleineren Unternehmen beliebt, da sie einfach und schnell erstellt werden können. Als ein weiteres, jedoch semantisches Format basiert Extensible Markup Language (XML) auf der strukturierten Datenverarbeitung. Dieses Verfahren bietet den Vorteil, dass die Rechnungsdaten automatisch von einer Software verarbeitet werden können.

E-Invoicing-Standards: Eine Lösung für eine reibungslose Buchhaltung

Doch nicht nur die Verfahren spielen eine Rolle, sondern auch die Einhaltung von Standards. Ein wichtiger Standard bei E-Invoicing ist die elektronische Signatur. Sie gewährleistet, dass die Rechnungsdaten von dem Absender stammen und unverändert sind. Die elektronische Signatur lässt sich entweder mittels eines Zertifikats oder eines speziellen Programms erstellen. Ein weiterer wichtiger Standard ist die EDIFACT-Norm. Diese Norm legt fest, wie die Rechnungsdaten strukturiert und codiert werden müssen. Durch die EDIFACT-Norm ist gewährleistet, dass die Rechnungsdaten von verschiedenen Softwareprogrammen gelesen werden können.

Doch es gibt noch einen weiteren Standard, der in der E-Invoicing-Welt von großer Bedeutung ist: das Peppol-Netzwerk. Dieses europäische Netzwerk soll den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen und Bestellungen erleichtern. Das Netzwerk basiert auf dem Zugriff auf ein öffentliches Verzeichnis, das die Identität und die Fähigkeiten von Unternehmen enthält. Über das Peppol-Netzwerk können Unternehmen einfach und sicher E-Rechnungen austauschen.

E-Invoicing kurz und knapp auf den Punkt gebracht

Um es auf den Punkt zu bringen, bietet E-Invoicing viele Vorteile für Unternehmen, von Zeitersparnis bis hin zu geringeren Kosten und einer verringerten Fehleranfälligkeit. Die Einhaltung von Standards, wie die elektronische Signatur und EDIFACT-Norm, minimiert zudem das Risiko von Betrug und Manipulation. Unternehmen sollten sich daher intensiv mit den verschiedenen E-Invoicing-Verfahren und -Standards auseinandersetzen, um von den Vorteilen profitieren zu können und auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

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