Dank der Digitalisierung haben sich viele der Prozesse unseres Geschäftsalltags vereinfacht. Einige Bereiche unserer täglichen Arbeit haben sie gar vollständig revolutioniert. Den Rechnungseingang zum Beispiel. Kamen Rechnungen vor einiger Zeit noch postalisch im Unternehmen an, wurden sie mühsam ausgepackt, der richtigen Stelle zugeordnet und waren dann für unbestimmte Zeit erst einmal im Inkognitomodus auf ihrer Reise unterwegs. Auskünfte waren währenddessen schier unmöglich. Doch dann kamen digitale Workflows, die diesen Prozess verschlankten und Licht ins schier nicht enden wollende Dunkel brachten. Da kommt es doch gut gelegen, dass sich digitale Rechnungen immer größerer Beliebtheit erfreuen und die Kanäle für den digitalen Rechnungseingang mannigfaltig sind.
Die Wege, auf denen sich Rechnungen in einen digitalen Workflow integrierten lassen können, sind sehr zahlreich. Sie variieren je nach den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens. Die klassischen Kanäle für den Rechnungseingang möchten wir Ihnen im Folgenden ein wenig näher vorstellen.
E-Mail – die gängigste Methode
Die Verwendung von E-Mail zur Übermittlung von Rechnungen ist eine der häufigsten Methoden. Unternehmen können E-Mail-Adressen angeben, an die Lieferanten und Dienstleister Rechnungen senden können. Diese Methode ist einfach und unkompliziert und eignet sich für Unternehmen, die nicht allzu viele Rechnungen verarbeiten müssen. Der digitale Workflow liest diese E-Mails automatisch ein und sortiert sie in die richtige Kategorie ein.
Online-Portale – eine sichere Alternative
Einige Unternehmen nutzen auch Online-Portale, auf denen Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungen direkt hochladen können. Diese Portale können eine sicherere Alternative zur Übermittlung von Rechnungen per E-Mail sein und bieten gleichzeitig eine bessere Kontrolle darüber, wer Zugriff auf diese Informationen hat. Durch das Sammeln aller Rechnungen an einem zentralen Ort können Unternehmen sicherstellen, dass die Verwaltung und Archivierung erleichtert wird.
Scannen – eine nützliche Methode für nicht digitalisierte Unternehmen
Unternehmen können auch Papierrechnungen scannen und in einen digitalen Workflow hochladen. Mithilfe eines Scanners konvertiert man dabei die Rechnungen in digitale Formate, welche anschließend weiterverarbeitet werden können. Diese Methode ist besonders nützlich für Unternehmen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind.
EDI – effektiv bei großen Mengen an Rechnungen
EDI (Electronic Data Interchange) ist ein automatisierter Prozess, bei dem elektronische Dokumente zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Lieferanten und Dienstleister können Rechnungen über ein EDI-System an das Empfängerunternehmen senden. Diese Methode ist besonders effektiv für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen verarbeiten müssen. Durch die Automatisierung des Prozesses können Fehler minimiert und Zeit gespart werden.
Restful APIs und SaaS Integrationssysteme: Sie machen nahtlose Integrationen möglich
Moderne Schnittstellen wie Restful APIs und SaaS Integrationssysteme/Portale bieten eine praktische Möglichkeit, verschiedene Anwendungen und Systeme miteinander zu verbinden und automatisch Daten auszutauschen. Auch im Rahmen der Rechnungsverarbeitung können diese Schnittstellen eine wichtige Rolle spielen, um den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren.
Restful APIs stellen dabei eine standardisierte Schnittstelle zur Verfügung, über die Daten zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden können. Damit lassen sich beispielsweise Rechnungsdaten aus einem Rechnungssystem automatisch in ein Buchhaltungssystem übertragen. APIs sind insbesondere für jene Unternehmen hilfreich, die ihre Prozesse automatisieren und verschiedene Systeme nahtlos miteinander verbinden möchten.
SaaS Integrationssysteme und -Portale wie Zapier und IFTTT bieten ebenfalls eine einfache Möglichkeit, verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander zu verbinden. Durch die breite Palette an Integrationen mit verschiedenen Anwendungen und Diensten können Rechnungsdaten beispielsweise automatisch in ein Buchhaltungssystem importiert werden, nachdem sie über einen Online-Rechnungsservice empfangen wurden. Diese Integrationen sind insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen nützlich, die eine einfache Möglichkeit suchen, verschiedene Anwendungen und Dienste miteinander zu verbinden, ohne über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen zu müssen.
Fazit: Die effektivsten Kanäle für den Rechnungseingang
Insgesamt gibt es viele Kanäle, über die Rechnungen in einen digitalen Rechnungseingangsworkflow eingebracht werden können. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, und die Auswahl der geeigneten Methode hängt von den Bedürfnissen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Unternehmen, die eine effektive und effiziente Rechnungsverarbeitung erreichen möchten, sollten die verschiedenen Kanäle sorgfältig prüfen und sich für diejenige entscheiden, die am besten zu ihren Anforderungen passt. Eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen spart Zeit und Geld, minimiert Fehler und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Mit dem richtigen digitalen Workflow können Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen schnell und effizient verarbeitet werden, um den Geschäftsalltag zu erleichtern.
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