Seit dem 1. Januar 2023 ist das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSPG) in Deutschland in Kraft. Es gilt für Unternehmen mit mehr als 3.000 Beschäftigten und erfordert von ihnen umfassende Dokumentation und Nachweisführung. Ab 2024 wird das Lieferkettengesetz dann auch für Firmen mit über 1.000 Mitarbeitenden zur Pflicht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre gesamte Lieferkette frei von Verstößen wie Zwangs- und Kinderarbeit oder Missachtung von Gesundheitsschutz ist. Die Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung von relevanten Informationen betrifft nicht nur eigene Aktivitäten, sondern auch die von Lieferanten und Vertragspartnern.
Mehrwerte von Dokumentenmanagement-Systemen für Compliance-Anforderungen
Um komplexe Compliance-Anforderungen wie bspw. das Lieferkettengesetz effektiv zu erfüllen, bieten Dokumentenmanagement-Systeme eine digitale Lösung. Diese Systeme archivieren relevante Dokumente und sorgen für einen zentralen, schnellen Zugriff. Im Folgenden möchten wir vier Vorteile ein wenig näher beleuchten.
Übersichtliche digitale Lieferantenakten
Dokumentenmanagement-Systeme erleichtern durch die digitale Ablage die Übersicht über Lieferantenbeziehungen und Produktionsabläufe. Dokumente können transparent und ortsunabhängig aufbewahrt werden, um eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht zu erfüllen.
Transparentes Vertragsmanagement
Mit einem Vertragsmanagement-System können Lieferantenverträge einfach abgerufen, bearbeitet und Fristen automatisch eingehalten werden.
Effizientes Risiko-Management
Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen die Überwachung von Risiken und die automatisierte Generierung von Risiko-Berichten.
Optimale Organisation
Die Systeme organisieren Dokumente zentral und sorgen für eine schnelle Suche, was Zeit und Aufwand spart. Innovative Software-Lösungen können Unternehmen bei der Umsetzung des LKSPG unterstützen und helfen, empfindliche Strafen zu vermeiden.
Einfache Überwachung der Compliance mit Dokumentmanagement-Systemen
Das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in Deutschland stellt hohe Anforderungen an Unternehmen und deren Compliance-Management. Die Verantwortung für die Einhaltung von Arbeitsrechten und Sozialstandards in der Lieferkette wird damit ausgeweitet. Die Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung relevanten Informationen kann jedoch mit innovativen Software-Lösungen wie Dokumenten-Management-Systemen unterstützt werden. Diese bieten unter anderem digitale Lieferantenakten, vertragsbasiertes Management und Überwachungs- und Risikomanagement-Tools, die Verantwortlichen den schnellen und zentralen Zugriff auf alle wichtigen Informationen ermöglichen.
Was passiert, wenn das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz nicht eingehalten wird?
Wenn das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz nicht befolgt wird, können erhebliche Konsequenzen entstehen. Diese können sich in Form von rechtlichen Sanktionen, Imageverlusten oder auch wirtschaftlichen Einbußen zeigen. Unternehmen, die gegen das Gesetz verstoßen, riskieren, ihren guten Ruf zu beschädigen und das Vertrauen ihrer Kunden zu verlieren. Darüber hinaus kann es zu hohen Geldstrafen kommen, die das Geschäft belasten können. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen die Vorschriften des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes sorgfältig beachten, um rechtliche Konsequenzen und negative Auswirkungen auf ihr Geschäft zu vermeiden.
Effektives Compliance-Management für eine verantwortungsbewusste Lieferkette
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fordert regelmäßige, gründliche Überprüfungen und Bewertungen, um sicherzustellen, dass die Verpflichtungen eingehalten werden. Ein effizientes Überwachungs- und Risikomanagement ist daher unerlässlich, um einer möglichen Überprüfung standzuhalten und empfindlichen Strafen zu vermeiden. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und ihre Compliance-Prozesse an die neuen Anforderungen anpassen. Die Umsetzung einer ganzheitlichen und effizienten Compliance-Management-Lösung kann helfen, die notwendigen Dokumentationen und Überprüfungen effektiv und effizient zu erfüllen und gleichzeitig die Verantwortung für die Einhaltung von Arbeitsrechten und Sozialstandards in der Lieferkette zu erfüllen.
