Genehmigungsprozesse automatisieren – So gehts

Sowohl kleine als auch größere Unternehmen setzen heutzutage auf individuell erstelle Genehmigungsprozesse, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Entscheidungen von den richtigen Personen getroffen werden. Ein lückenloses Genehmigungsverfahren stellt sicher, dass alle Schritte berücksichtigt werden und einer effektiven Zusammenarbeit nichts im Wege steht.

Wer im Zuge besagter Genehmigungsprozesse noch in wenig mehr Zeit sparen möchte, sollte über eine Automatisierung nachdenken. Auf diese Weise lassen sich viele Abläufe vereinfachen. Die Mitarbeiter können sich auf ihren normalen Tagesablauf fokussieren und im Zuge moderner Genehmigungsworkflows die Ressourcen optimal nutzen.

Zur Definition: Was ist ein Genehmigungsprozess?

Wenn Sie sich vorgenommen haben, Genehmigungsprozesse automatisieren zu lassen, ist es natürlich im ersten Schritt sinnvoll, sich mit den grundsätzlichen Charakteristika eines klassischen Genehmigungsprozesses auseinanderzusetzen. 

Oder anders: Worum handelt es sich bei einem Genehmigungsprozess eigentlich genau?

Genehmigungsworkflows sind Abläufe, die die Grundlage für fundierte, effiziente (und im Notfall auch manchmal schnelle Entscheidungen) schaffen. Der Wortbestandteil „Prozess“ kann hier durchaus wörtlich genommen werden. 

Denn: In der Regel besteht ein Genehmigungs Workflow aus mehreren Schritten, die nacheinander – vom Einreichenden bis zum Genehmiger – durchlaufen werden. Bis letztendlich eine Entscheidung getroffen werden kann, muss ein Antrag eingereicht, dokumentiert und genehmigt (oder abgelehnt) werden.

Und genau das funktioniert, braucht es klare Regeln. Ansonsten kann es schnell zu Verzögerungen im Ablauf kommen. Wenn jedoch alle Aufgaben verteilt sind und dementsprechend jeder weiß, was er zu tun hat, fällt es nicht schwer, den Überblick zu bewahren.

Automatisierung bei Genehmigungsprozessen: Welche Einsatzbereiche sind denkbar?

Ein Blick auf den Alltag in Unternehmen zeigt, dass es in jeder Abteilung früher oder später nötig ist, Entscheidungen zu treffen. Die gute Nachricht ist, dass die Implementierung von Automatisierungsprozessen oft problemlos möglich ist. Die Lösung von Amagno.de zeigt, wie einfach es sein kann, eine Verbindung zwischen einzelnen Abteilungen und Verantwortlichen zu schaffen, so dass die entsprechenden Genehmigungsverfahren schneller vonstattengehen können.

Und obwohl jede Genehmigung und die dazugehörigen Richtlinien individuell sind, gibt es einige klassische Bereiche, in denen sich die Automatisierung von Genehmigungsverfahren bewährt hat.

Genehmigungen rund um das Thema „Budget“

Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker. Egal, ob es darum geht, ein gewisses Budget freizugeben, Ausgaben zu genehmigen oder den Inhalt von Rechnungen freizugeben: Genehmigungsprozesse dieser Art gehören in zahlreichen Unternehmen zum Alltag.

Freigaben rund um wichtige Anschaffungen

Fragen, wie zum Beispiel „Ist diese Anschaffung wirklich notwendig?“ und „Bei wem bestellen wir?“ lassen sich ebenfalls leicht über einen Genehmigungs-Workflow beantworten. Sie zeigen auch, dass Prozesse dieser Art zwar automatisiert werden können, aber nicht in Stein gemeißelt sind. Vor allem dann, wenn es darum geht, ein Unternehmen gegebenenfalls einen neuen Kurs einschlagen zu lassen, kann es wichtig werden, sich als Verantwortliche einen neuen Überblick zu verschaffen.

Eine Prozessautomatisierung im Personalbereich

Wenn eine Genehmigungsanfrage im Personalbereich automatisiert wird, hilft dies dabei, viel Zeit zu sparen. 

Ein typisches Beispiel: Nachdem ein Vorgesetzter den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters bewilligt hat, werden die entsprechenden Informationen automatisch an den Abteilungsleiter übermittelt. Auf diese Weise kann jeder Genehmigungsschritt dokumentiert und nachgehalten werden.

So unterschiedlich automatisierte Genehmigungsprozesse auch sind, haben sie eines gemeinsam: Am Ende entscheiden selbstverständlich die Verantwortlichen, ob ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wird. Durch das automatische Weiterleiten und das Einhalten der richtigen Reihenfolge lässt sich viel Zeit sparen. Gleichzeitig wird jede Anfrage nach einem vorgegebenen Muster bearbeitet, so dass standardisierten Geschäftsprozessen nichts im Wege steht.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Wer als Unternehmen sicherstellt, dass Prozesse immer gleich behandelt werden, sorgt für einen geregelten Workflow. Doch was bedeutet dies eigentlich im Detail? Und warum ist es so wichtig, jede Anfrage gleichzubehandeln?

Die folgenden Vorteile wirken auf viele Personen, die innerhalb einer Organisation Entscheidungen treffen müssen, besonders überzeugend.

Feste Richtlinien im Sinne des Unternehmens

Mithilfe fester Richtlinien stellt es kein Problem dar, die Einhaltung von vorgegebenen Prozessen und deren Nachverfolgung zu gewährleisten. Genehmigungsprozesse lassen sich – mit einer modernen Software – an die gewünschten Abläufe im jeweiligen Unternehmen anpassen. Legen Sie die einzelnen Schritte rund um einen eingereichten Antrag genau so fest, wie es am besten zu Ihrer Organisation passt.

Mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Ob ein Unternehmen effizient arbeitet oder nicht, ist unter anderem davon abhängig, wie es seine Ressourcen nutzt. Der Faktor „Zeit“ ist hier von entscheidender Bedeutung. Und klar: Wer (zum Beispiel auch auf der Basis von Echtzeit Benachrichtigungen) die Möglichkeit hat, Dokumente rund um Anträge und Co. automatisch weiterzureichen, ohne, dass bei jedem Schritt viel Zeit verloren geht, kann seinen Arbeitstag oft noch etwas besser nutzen.

Ein standardisierter und dennoch individueller Workflow

Obwohl viele beim Wort „Automatisierung“ an feste und fast schon unverrückbare Richtlinien denken, zeigt sich im Rahmen moderner Genehmigungsworkflows immer wieder, wie einfach es ist, individuelle Details zu beachten. 

Hierbei ist es dann vollkommen unerheblich, ob es zum Beispiel darum geht, den Überblick über die Ausgaben einer bestimmten Abteilung zu behalten oder Prozesse rund um neue Produkte zu beaufsichtigen: Die Verwaltung von Genehmigungsprozessen lässt sich genau so gestalten, wie es am besten zu den eigenen Erwartungen passt. Daher setzen mittlerweile Unternehmen aus so gut wie allen Branchen auf moderne Software Lösungen.

Weniger Fehler durch automatisierte Prozesse

Ein festgelegter Workflow und automatisierte Prozesse helfen dabei, Fehler und deren Auswirkungen zu vermeiden. Wichtig ist es hierbei selbstverständlich, die Benutzer entsprechend zu schulen, so dass sie genau wissen, welche Arbeiten nun von der Software übernommen werden und wann wieder menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Ein modernes Markenimage

Zahlreiche Unternehmen sind heutzutage sehr transparent ihren Kunden und Geschäftspartnern gegenüber. Diejenigen, die im Alltag auf Automatisierung und die mit ihr verbundenen Genehmigungsprozesse setzen, wirken modern und fortschrittlich. Und genau das kann sich in einer gesteigerten Markenattraktivität widerspiegeln – unter anderem natürlich auch deswegen, weil es möglich ist, mithilfe von modernen Genehmigungsprozessen dafür zu sorgen, dass Lieferanten nicht lange auf eine Antwort auf Rückfragen und Kunden nicht lange auf ihre Produkte warten müssen. Hier greifen Service und Automatisierung ineinander.

Fazit

Gerade in größeren Unternehmen zeigt sich immer wieder, dass ein klassischer Genehmigungs Workflow komplizierter als gedacht sein kann. Umso wichtiger ist es, sich auf eine Software verlassen zu können, die dazu in der Lage ist:

• alle Dokumente auf Wunsch in Echtzeit weiterzuleiten
• für Mitarbeiter zu einer beliebten Anlaufstelle zu werden, weil sie alle Informationen rund um ein bestimmtes Thema aufzeigt
• jeden Workflow individuell abzubilden.

Fest steht, dass viele Entscheidungen, die innerhalb einer Organisation getroffen werden, Bestandteile von Genehmigungsprozessen sind. Klare Abläufe sind unerlässlich, wenn es darum geht, immer fundiert (und fair) zu handeln. Wer sich keine Gedanken darüber machen möchte, ob er im Zuge einer Genehmigung auch wirklich an alles gedacht hat, hat im automatisierten Genehmigungsprozess eine effektive Erleichterung gefunden.