Automatisierungsprozesse – Benefits & Herausforderungen

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Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, sind Automatisierungsprozesse Prozesse, die einem Mitarbeiter in einem Unternehmen die Arbeit erleichtern können. Basierend auf besagter Automatisierung ist es dann nicht mehr nötig, sich selbst um die entsprechenden Aufgaben zu kümmern, da diese – soweit möglich – von Maschinen übernommen werden.

Besonders vorteilhaft ist es natürlich, dass Automatisierungsprozesse in vielen verschiedenen Abteilungen und Branchen eingesetzt werden können. Egal, ob in der Fertigung in der Industrie oder in der Verwaltung: Automatisierte Prozesse kommen heute mehr denn je zum Einsatz. Und dennoch wäre es sicherlich naiv, anzunehmen, dass die Technologie ausschließlich Vorteile und keine Herausforderungen mit sich bringen würde.

In diesem Artikel setzen wir uns genauer mit dem Thema „Automatisierungsprozesse“ auseinander und zeigen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie entsprechende Technik in Ihrem Unternehmen nutzen oder optimieren möchten.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Effizienz und Kostensenkung: Automatisierungsprozesse steigern die Produktivität, senken die Fehlerquote und ermöglichen eine 24/7-Ausführung von Aufgaben. Investitionskosten amortisieren sich schnell durch reduzierte Produktionskosten und Zeitersparnis.
  • Anwendungsbereiche und Vorteile: Von Buchhaltung und Kundenservice bis zur industriellen Fertigung – Automatisierung entlastet Mitarbeiter durch KI und Robotic Process Automation (RPA), optimiert Arbeitsabläufe und erhöht die Sicherheit, indem risikoreiche Aufgaben an Maschinen ausgelagert werden.
  • Herausforderungen und Akzeptanz: Mitarbeiter könnten Bedenken haben, Arbeitsplätze zu verlieren, und die Implementierung der Systeme erfordert Zeit und Ressourcen. Dennoch profitieren Unternehmen langfristig durch optimierte Prozesse und gesteigerte Effizienz.

In welchen Bereichen spielt Prozessautomatisierung eine besonders wichtige Rolle?

Um die Vorteile zu verstehen, die sich hinter Automatisierungsprozessen verbergen können, ist es wichtig, zunächst zu wissen, in welchen Bereichen Automatisierungslösungen relevant werden. Und obwohl sich Prozessabläufe teilweise deutlich voneinander unterscheiden, ist es möglich, Automatisierungsprozesse in zwei verschiedene Kategorien einzuteilen.

Die Prozessautomatisierung

Im Zuge der Prozessautomatisierung werden einzelne Geschäftsprozesse automatisiert. Typische Einsatzbereiche sind unter anderem Bestellungen, Finanzen und Kundensupport. Mithilfe der dazugehörigen Automatisierungstechnik werden die Menschen, die sich eigentlich um die Erledigung der Aufgaben kümmern müssten, entlastet. Ein typisches 

Beispiel: Ein Unternehmen bietet auf seiner Homepage einen Chat an. Hierbei sorgt ein Chatbot dafür, dass seine Anfrage an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden kann. Zudem fühlt sich der Kunde – dank der Automatisierung über den Chatbot – direkt betreut und wahrgenommen.

Die industrielle Automatisierung

Die industrielle Automatisierung fokussiert sich auf Fertigungen in der Industrie. Mitarbeiter werden zum Beispiel durch den Einsatz von Software Roboter Lösungen entlastet und können sich anderen Aufgaben widmen. Ziel ist es, die Produktivität der Fertigung zu steigern. Mit der Implementierung der verschiedenen Technologien ist oft auch eine erhöhte Mitarbeiter-Zufriedenheit verbunden. Gleichzeitig lassen sich viele Fehler vermeiden, wenn die Steuerung unterschiedlicher Abläufe automatisiert vorgenommen wird.

Aktueller denn je: Automatisierungsprozesse mit KI

Wer sich heutzutage etwas genauer mit Automatisierung, Effizienz und den dazugehörigen Komponenten auseinandersetzt, erkennt schnell, dass es nur schwer möglich ist, das Thema „Künstliche Intelligenz“ auszuklammern.

Auch wir bei Amagno setzen in diesem Zusammenhang auf umfangreiche Lösungen, die jeden Prozess so einfach und modern wie möglich gestalten. In vielen Unternehmen kommen die folgenden, KI-basierten Optionen bereits zum Einsatz:

  • Der Amagno.AI Chat, der dazu in der Lage ist, auf Fragen in natürlicher Sprache zu antworten und über ein breitgefächertes Fachwissen verfügt.
  • Der Amagno.AI Autopilot, der Texte versteht und genau weiß, wo welche relevanten Informationen abgelegt wurden. Die KI erkennt automatisch, was wichtig ist. Somit gehören lange, manuelle Suchen der Vergangenheit an.

Die Verbindung zwischen Künstlicher Intelligenz und Automatisierungsprozessen zeigt ihre Vorteile auf unterschiedlichen Ebenen. Hier geht es nicht nur darum, Arbeitsschritte zu optimieren. KI ist dazu in der Lage, zu lernen. Dementsprechend passt sich das System automatisch an die jeweilige Nutzerumgebung an.

Einzelne Schritte werden optimiert und tragen im Idealfall vielleicht auch dazu bei, dass viele Menschen, die Künstlicher Intelligenz (noch?) skeptisch gegenüberstehen, erkennen, dass mit den entsprechenden Lösungen eine enorme Arbeitserleichterung verbunden sein kann.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Hierbei handelt es sich zweifelsohne um eine wichtige Frage. Immerhin nehmen die Maßnahmen rund um Prozessautomatisierung und die dazugehörigen Technologien und Schulungen von Mitarbeitern mitunter etwas Zeit in Anspruch. Dabei versteht es sich von selbst, dass das Ganze am Ende auch wirtschaftlich sein muss.

Die folgenden Vorteile sind für viele Interessenten besonders überzeugend, wenn es darum geht, Automatisierungsprozessen eine Chance zu geben und diese dauerhaft in die ganz persönliche Geschäftswelt zu integrieren.

Mehr Produktivität

Dieser Vorteil ist einer der Hauptgründe, warum sich immer mehr Menschen für Automatisierungsprozesse begeistern können. Denn: Wenn die integrierten Systeme Aufgaben übernehmen (und hierbei vielleicht sogar noch maschinelles Lernen im Fokus steht) bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, die nicht ausgelagert werden können. Ein typisches Beispiel: Wer möchte schon etliche standardisierte E-Mails versenden, wenn er sich um weitaus individuellere Aufgaben kümmern kann (und letztendlich auch muss)?

Niedrigere Kosten

Klar: Die Implementierung rund um den Bereich der Business Process Automation kostet zunächst Geld. Aufgrund der bereits erwähnten Effizienz und der gesteigerten Produktivität dürften sich die jeweiligen Investitionen jedoch schnell amortisiert haben. Am Ende ist es Unternehmen oft möglich, ihre Produktionskosten und andere Ausgaben zu senken.

Ein gesteigerter Sicherheitsfaktor

In vielen größeren Unternehmen erweisen sich manche Bereiche – gerade in der Produktion – als gefährlicher als andere. Wer gerade dort auf automatisierte Geschäftsprozesse setzt, sorgt dafür, dass seine Mitarbeiter der entsprechenden Gefahr überhaupt nicht erst ausgesetzt werden.

Weniger Fehler

Dass in einem „menschlichen Team“ Fehler passieren, ist absolut normal. Manchmal fehlt es an Genauigkeit, manchmal sorgt auch mangelndes Verständnis dafür, dass das Endergebnis nicht überzeugt. Auf der Grundlage von Automatisierungsprozessen ist es möglich, diesem Problem entgegenzuwirken. Denn: Die Software Roboter, die Maschinen und die Automatisierungstechnologie arbeiten immer gleich. Sie nutzen die vorgegebenen Randdaten, um genau das zu leisten, was von ihnen erwartet wird – und machen dementsprechend weniger Fehler als Menschen bei denselben Prozessen.

Eine höhere Schlagzahl – ohne Pausen

Ein Blick in das Arbeitsrecht zeigt, dass Unternehmen (zu Recht) dazu verpflichtet sind, ihren Mitarbeitern Pausen zu gönnen. Somit erklärt es sich von selbst, dass jeder Prozess länger dauern kann. Wer repetitive Aufgaben jedoch über Robotic Process Automation laufen lässt, kann die entsprechende Technologie auf Wunsch 24/7 laufen lassen und somit an 365 Tagen im Jahr maximal produktiv sein.

Mehr Wertschätzung für „menschliche Mitarbeiter“

Viele Menschen erleben nach der Einführung von Automatisierungsprozessen, dass sie im Team tatsächlich gebraucht werden. Sie erhalten möglicherweise etwas sinnstifendere Aufgaben und müssen sich nicht mehr mit einem Bereich auseinandersetzen, in dem sich einzelne Schritte immer wieder wiederholen.

Fundierte Analysen

Sie möchten wissen, welche Details Sie an Ihren Geschäftsprozessen noch weiter optimieren können und welche Abläufe bereits in jeglicher Hinsicht überzeugen? Einmal eingerichtete Automatisierungsprozesse liefern die nötigen Informationen – je nach Software sogar in Echtzeit. Somit können Sie sich immer einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen und diesen als fundierte Entscheidungsgrundlage nutzen.

Doch Vorsicht! Der Einsatz von Automatisierungsprozessen ist unter anderem auch mit Herausforderungen verbunden. Um die Möglichkeiten, die Ihnen Automation auf unterschiedlichen Ebenen bietet, nutzen zu können, ist es daher wichtig, alle Faktoren zu berücksichtigen. Daher…

Automatisierungsprozesse und ihre Herausforderungen: Das sollten Verantwortliche wissen

Zahlreiche Verantwortliche in Unternehmen können sich heutzutage nicht mehr vorstellen, auf Automatisierung zu verzichten. Immerhin sind hiermit – wie anhand der obigen Beispiele sichtbar wurde – viele Vorteile verbunden. Gleichzeitig ist es unerlässlich, die Hürden, die mit der Automatisierung von Prozessen verbunden sind, nicht zu unterschätzen.

Bedenken gegenüber automatisierten Geschäftsprozessen

Sicherlich wäre es etwas zu optimistisch gedacht, anzunehmen, dass sich alle Mitarbeiter im Betrieb über den Entschluss, von nun an die Prozessautomatisierung weiter voranzutreiben, freuen würden. Stattdessen sind erfahrungsgemäß viele Menschen skeptisch, weil sie fürchten, die Einführung der entsprechenden Technologien könnte sie ihren Arbeitsplatz kosten. Daher kann es sein, dass Verantwortliche mit Gegenwind aus dem Unternehmen konfrontiert werden.

Die Implementierung der Systeme

Nicht immer ist es einfach, die Automatisierung „schnell und quasi nebenbei“ in das Unternehmen zu integrieren. Vielmehr braucht es oft Zeit, um die Systeme einzuführen. Wer selbst nicht über die nötigen Kompetenzen verfügt, muss diese Aufgaben auslagern. Hieraus ergibt sich ein weiterer Kostenfaktor, der in Bezug auf die allgemeine Planung berücksichtigt werden muss. Hinzu kommen noch weitere Ausgaben, zum Beispiel für Soft- und Hardware und für Maßnahmen, die für den nötigen Datenschutz sorgen.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen: Was ist möglich?

Unter dem Begriff der Prozessautomatisierung werden viele Möglichkeiten zusammengefasst. Diejenigen, die sich in der Vergangenheit noch nicht mit dem Thema „Digitalisierung“ und den dazugehörigen Vorteilen in der Praxis auseinandergesetzt haben, haben oft Schwierigkeiten damit, sich die neuen Abläufe vorzustellen.

Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie Ihnen die richtige Software dabei helfen kann, unter anderem Repetitive Aufgaben, zu vereinfachen.

Prozessautomatisierung in der Buchhaltung

Je nach Größe muss ein Unternehmen am Tag oft etliche Rechnungen stellen. Prozesse wie diese nehmen mitunter viel Zeit in Anspruch. Mithilfe der passenden Automatisierungsprozesse ist es unter anderem möglich, über die Systeme Rechnungen einfach schreiben zu lassen und direkt an den Kunden zu versenden. Je nach Einstellung des Systems lassen sich so natürlich auch Mahnungen verschicken.

Systeme für die Kommunikation mit dem Kunden

Viele Kunden haben das starke Bedürfnis, Bestellungen, Kritik oder Feedback direkt übermitteln zu wollen. Abläufe rund um den Kundensupport lassen sind dabei insofern optimieren, als dass die Chats der ersten Kontaktaufnahme von einem Roboter betreut werden.

Prozesse in der Herstellung automatisieren und Produktionskosten senken

Mit einer Automatisierung der entsprechenden Abläufe können Sie oft effizienter produzieren und gleichzeitig Kosten senken. Wer manche Eingriffe in der Fertigung durch Roboter ersetzen lässt, kann seine Ressourcen oft noch besser nutzen. Zudem profitieren Sie von Schnelligkeit und Genauigkeit.

Prozessautomatisierung im HR

Maschinelles Lernen spielt mittlerweile auch im Personalwesen eine wichtige Rolle. Hierbei ist es vollkommen unerheblich, ob es zum Beispiel darum geht, den Prozess der Bewerbung, der Einstellung oder der Einarbeitung zu optimieren oder Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen per E-Mail zu Schulungen einzuladen.

Fazit: Prozessautomatisierung – ja oder nein?

Egal, ob in der Produktion oder in der Verwaltung: Wer Ressourcen bestmöglich einsetzen und Kosten senken möchte, kommt heutzutage am Thema „Automatisierung“ so gut wie nicht mehr vorbei. Und obwohl viele Menschen hierbei Prozesse verbinden, die zum Beispiel von einem Roboter gesteuert werden, zeigt sich, dass diese Vorstellung nur einen Teil der Realität widerspiegelt.

Automatisierung zeichnet sich durch eine Reihe weiterer Faktoren aus und kann sowohl im Kleinen als auch im Großen genutzt werden. Während manche Unternehmen Automatisierungsprozesse einsetzen, um die Effizienz im Bereich Montage zu erhöhen, entscheiden sich andere dazu, einzelne Schritte in ihrem Büroalltag an Maschinen auszulagern.

Das Ziel, das mit den jeweiligen Systemen verbunden ist, ist jedoch immer gleich. Es geht darum,…:

  • den Menschen zu entlasten
  • mehr Genauigkeit in die jeweiligen Abteilungen zu bringen
  • Daten optimal zu nutzen
  • die Effizienz zu steigern.

Und diejenigen, die sich in der Vergangenheit etwas genauer mit Automatisierungsprozessen auseinandergesetzt haben, stehen dem Thema häufig etwas offener gegenüber als es früher noch der Fall war. Wo früher noch die Angst vorherrschte, dass Menschen ihre Arbeitsplätze verlieren könnten, haben heute viele Personen erkannt, dass es auf der Grundlage von automatisierten Systemen möglich ist, sich den Alltag zu erleichtern.

Aufgrund der aktuellen Entwicklungen ist davon auszugehen, dass Automatisierung sowohl in kleinen als auch in größeren Unternehmen eine wichtige Rolle spielen wird. Und wer es dann geschafft hat, die passenden Tools zu nutzen, ist mit Hinblick auf die Umsetzung effektiver Prozesse klar im Vorteil.

Amagno