6. Juli 2016

Rechnungen per E-Mail: Das müssen Sie beachten!

Rechnungen per E-Mail: Das müssen Sie beachten!

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Schon seit einiger Zeit ist der Versand von Rechnungen per E-Mail weit verbreitet. Spätestens seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es ohne großen Aufwand möglich komplett auf elektronische Rechnungen umzustellen. Mit dem Gesetz fiel die Bedingung eine E-Mail qualifiziert zu signieren oder mit dem EDI-Verfahren zu versenden.

Vorteile Rechnungen per E-Mail empfangen und versenden.

Ein wichtiger Vorteil liegt klar auf der Hand: die Vermeidung von Papier und Portokosten. Die individuelle Ersparnis lässt sich selbst schnell überschlagen und ist schon ein erster Anreiz. Jedoch findet die tatsächliche Ersparnis bei den wegfallenden oder vereinfachten Arbeitsabläufen statt. Laut einer Studie der Deutschen Bank ermöglicht eine (teil)automatisierte Rechnungsverarbeitung Kostenersparnisse beim Versand von elektronischen Rechnung von bis zu sechs Euro. Beim Empfang von Rechnungen per E-Mail kann die Ersparnis sogar bei bis zu elf Euro betragen. Pro Rechnung versteht sich!

Hier wird natürlich nicht nur mit den Kosten für Papier, Porto, Druckkosten etc. kalkuliert, sondern auch mit der Arbeitszeit, die Mitarbeiter für die manuelle Rechnungsbearbeitung aufbringen müssen.

Kalkulieren Sie selbst das Einsparungspotential.

Kalkulieren Sie gerne mal selbst, welches Einsparungspotential bei Ihnen im Unternehmen vorhanden ist:

Eingehende Rechnungen pro Monat x 11 Euro + ausgehende Rechnungen pro Monat x 6 Euro x 12 Monate = Ersparnis im Jahr

Beispiel eines unserer mittelständischen Kunden:

250 x 11 Euro + 300 x 6 Euro = 4.550 Euro x 12 Monate = 54.699 Euro

Einige Hinweise, die bei elektronischen Rechnungen zu beachten sind:

1. Welche Angaben müssen auf eine elektronische Rechnung?

Grundsätzlich ist auch bei digitalen Rechnungen der § 14 des UStG Absatz 4 zu beachten. Es gibt bei den Angaben also keine Unterscheidung zwischen analoger und digitaler Rechnung. Alle Rechnungen sind steuerrechtlich gleich zu behandeln.


2. Muss die Einwilligung des Rechnungsempfängers eingeholt werden?

Ja, die Einwilligung des Kunden muss eingeholt werden. Das klingt aber dramatischer als es tatsächlich ist, denn die Einwilligung kann auch stillschweigend erfolgen. Sie können also zukünftig einfach Rechnungen per E-Mail versenden und sofern der Kunden nicht widerspricht, gibt er seine stillschweigende Einwilligung. Es empfiehlt sich aber, schon aus Höflichkeit, die Kunden schriftlich über den künftigen Rechnungsversand per E-Mail zu informieren.


3. Wie müssen eingehende und ausgehende Rechnungen archiviert werden?

Auch bei elektronischen Rechnungen besteht eine Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre. Hier gilt es zu beachten, dass auch das Original aufbewahrt und dessen Originalität gewährleistet werden muss. Zudem ist darauf zu achten, dass elektronische Rechnungen auch über den Zeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen. Stellen Sie also sicher, dass die Rechnungen nicht auf veralteten Technologien archiviert werden, oder in Aktenordnern im Archiv verblassen bzw. beschädigt werden können.


4. Ist eine Archivierung in Papierform zulässig?

Elektronische Rechnungen müssen auch digital vorgehalten werden. Ein Ausdruck von elektronischen Rechnungen, um diese in analoger Form zu archivieren, ist nicht zulässig. Eingehende analoge Rechnungen einzuscannen und der elektronischen Rechnungsbearbeitung zuzuführen ist hingegen erlaubt. Unter gewissen Voraussetzungen (Beachtung GoBD) ist hier auch die Archivierung der digitalisierten Rechnung und Vernichtung der originalen analogen Rechnung zulässig.


5. Wird die Revisionssicherheit durch elektronische Rechnungen erhöht?

Nur durch den Einsatz einer elektronischen Rechnungsverarbeitung erhöht sich nicht automatisch die Revisionssicherheit des Unternehmens. Auch mit zertifizierter Software ist dies nicht automatisch gegeben. Es kommt sehr individuell auf das Unternehmen, die Branche und vor allem auf die definierten Prozesse an. Es ist sehr empfehlenswert die eingesetzte Software und die Arbeitsabläufe durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer beurteilen zu lassen.

Aber ja, die Revisionssicherheit kann durch den Einsatz elektronischer Rechnungsverarbeitung erhöht werden. Dies sollte jedoch nur als ein Teil einer größeren Strategie gesehen werden. Zum Thema Revisionssicherheit finden Sie hier mehr.

Sie sehen, der Versand von Rechnungen per E-Mail und dessen elektronische Bearbeitung bringt viele Vorteile mit sich. Allerdings gibt es auch einiges zu beachten. Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie uns gerne einen Kommentar oder nehmen mit uns anderweitig Kontakt mit uns auf.

Valentin Tomaschek
Als Senior Marketing Manager ist Valentin bei AMAGNO verantwortlich für Online- und Printmedien, Social Media, Presse und Veranstaltungen. Er ist seit 15 Jahren nur in Ausnahmen offline gewesen und kommt ursprünglich aus Hamburg.

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