E‑Rechnungspflicht

Q: Wie unterscheidet sich eine XRechnung von einer ZUGFeRD Rechnung?

Die XRechnung ist ein strukturierter Datensatz als XML Datei. Eine solche Datei besitzt kein Belegbild, wie es bislang von Rechnungen bekannt ist. XRechnungen besitzen kein optisches Design mit Grafiken und Logos. Zum Betrachten der XML Daten benötigt mal spezielle Viewer, um eine optische Rechnung zu erzeugen.ZUGFeRD Dateien besitzen ein Belegbild und auch die XML Daten zusammen in einer PDF Datei. Dies verbindet beide Welten. Die 100% Datenqualität der Rechnung und auch eine für normale Mitabeiter lesbare Ansicht.

Q: Welcher Inhalt gilt bei abweichendem Belegbild von den Daten?

Für die EN 16931 sind die Daten entscheidend, also nicht das Belegbild. Da grundsätzlich ein Belegbild auf Basis der Daten durch ein digitales System erzeugt sein sollten, dürfte es kein Abweichungen geben. Sind die Daten abweichend, ist die Gültig der Rechnung zu hinterfragen, da eine Manipulation der Daten vorliegen könnte. Der Absender sollte für Klarheit sorgen und der Empfänger für einen manipulationsfreien Empfang und Ablage. Beide Parteien sollten für einen sicheren Transportweg der Datei sorgen.

Seit dem 01.01.2025 sind die elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen verpflichtend. Das ist keine Bürde, sondern eine enorme Chance für jedes Unternehmen. Was zu tun ist und welche Fristen es gibt, erfahren Sie auf dieser Seite!

E-Rechnungspflicht – Alles wichtige im Überblick

Seit dem 01.01.2025 ist der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN 16931 für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch!

Ab 2028 müssen die Vorgaben im gesamtem B2B eingehalten werden und gestattet nur sehr eingegrenzte Ausnahmen. Das Beendet Papierrechnungen, einfache PDF, TIFF etc.

Die Nichteinhaltung zum Empfang oder Erstellung hat die bekannten Konsequenzen, z. B. fehlende Anerkennung des Vorsteuerabzug.

Weitere Infos & Fristen finden Sie in diesem Beitrag. Ebenso gibt es einige wenige Ausnahmen zur Pflicht

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Der Bundesrat hat im März 2024 im Rahmen des Wachstumschancengesetzes zahlreiche Änderungen an Gesetzen beschlossen. Ein Ergebnis daraus ist der verpflichtende Umstieg von Unternehmen im Empfang und in der Versendung von Rechnungen auf die Norm EN 16931 auf B2B-Ebene, also zwischen Unternehmen.

Es beginnt seit 1.1.2025 mit der Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen, beispielsweise via E-Mail. Dies ist auch notwendig, da Unternehmen ebenso seit dem 1.1.2025 elektronische Rechnungen erzeugen und versenden dürfen.

Bis 2028 ist die Versendung und der Empfang der elektronischen Rechnungen verpflichtend und gestattet nur sehr eingegrenzte Ausnahmen. Dies besiegelt das Ende von Papier und klassischen PDF- oder TIFF-Dateien.

Was ist eine E-Rechnung?

Im Zuge der E-Rechnungspflicht werden Rechnungsdaten in einem vorbestimmten Format elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen. Dadurch kann ein vollständig digitaler Prozess von der Rechnungserstellung bis hin zur Bezahlung der Rechnungen sichergestellt werden. Der bislang lose Begriff der elektronischen Rechnung erhält nun eine neue klare rechtliche Bedeutung.

Bis Ende 2024

Bislang wurde von Unternehmen der Begriff einer elektronischen oder digitalen Rechnung für alle Formate verwendet, die in einer Datei vorlagen. Also PDF, TIFF, ZUGFeRD, XRechnung oder andere Fomate. Der Empfang war für Unternehmen nicht verpflichtend. All dies ändert sich jetzt.

Elektronische Rechnung

Als elektronische Rechnung gilt jetzt der Standard gemäß der EN 16931. Dies ist grundsätzlich ein digital strukturierter Datensatz, z. B. als XML einer XRechnung. Es ist aber Technologieoffen und daher gibt es zahlreiche Formate. Die wesentlichen werden XRechnung und ZUGFeRD werden.

Sonstige Rechnung

Alles, was nicht der EN 16931 Norm entspricht gilt jetzt als sonstige Rechnung und ist ab 2028 nicht mehr akzeptiert.

Dazu gehören Papier, TIFF, einfache PDF oder andere nicht kompatible Formate.

Es gibt auch hier Ausnahmen, beispielsweise für angepasste EDI Formate.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Das neue datengetriebene Format der EN 16931 bietet zahlreiche Vorteile für die automatisierte Verarbeitung.

Die XRechnung birgt enorme Herausforderungen für Mitarbeiter, denn z. B. die XRechnung ist eine XML-Datei und kaum lesbar für Mitarbeite. Es gibt kostenlose Viewer und auch DMS-/ECM-Systeme werden das Format als eine Art Belegbild anzeigen.

Wichtig: Kann ein Unternehmen seit dem 1.1.2025 bei XRechnungen keine schnelle alltagstaugliche Verarbeitung für Mitarbeitende anbieten, können sich Prozesse so stark verlangsamen, dass nicht nur Skonto verloren geht, sondern auch die Mahnungen deutlich ansteigen und damit das Scoring eines Unternehmens gegenüber Kunden, Investoren und Banken sinkt.

Es gibt Alternativen, wie das ZUGFeRD Format. Dieses besitzt ein lesbares Belegbild und die XML-Daten im Hintergrund der PDF-Datei. Es ist davon auszugehen, dass elektronische Rechnungen mit integriertem Belegbild von den Unternehmen besser akzeptiert werden.

Auf der linken Seite der Abbildung sieht man eine XML-Datei der XRechnung. Dies ist ab 2025 ein gültiges Format, welches Unternehmen annehmen müssen.

Moderne DMS-/ECM- Systeme, wie Amagno, interpretieren aus den XML-Dateien für Mitarbeiter auch eine Vorschau. Damit sollen reibungslose Rechnungsprozesse mit digitalen Stempeln und Anmerkungen ermöglicht werden.

Die EN 16931 Norm ist technologieoffen. Das kann bedeuten, dass ich in den nächsten Jahren weitere Formate erzeugt werden. Formate, die ggf. in anderen Länder der EU populär sind.

Hürde: Eingebettete Dokumente

Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD: Mittlerweile werden begleitende Dokumente in diese Format eingebettet. Dies stellt eine enorme Hürde bei der Betrachtung durch Mitarbeitende dar, insbesondere bei der XRechnung. In diesem Format gibt es keinerlei direkten Zugang zu den eingebetteten Anhängen.

Amagno extrahiert auch die eingebetteten Dateien als einzelne Dateien und verknüpft diese mit dem Ursprungsbeleg. Damit sind alle Dokumente, auch die eingebetteten, für die Mitarbeitenden zugänglich.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

Daten abtippen? Vergleichen? Automatische Erkennung via OCR antrainieren? Diese und weitere Effekte wirken sich sehr positiv für das Unternehmen aus. Arbeitserleichterung, hoher Automatisierungsgrad für schnellere Prozesse die für schnelleren Zahlungseingang und Nutzung des Skonto sorgen und vieles mehr. Die E-Rechnungspflicht ist eine echte Chance für die Produktivität von Unternehmen.

Die Animation zeigt, wie in Amagno ZUGFeRD und XRechnungen importiert werden – alle Daten sind vollständig sofort verfügbar.

Die E-Rechnungspflicht erzeugt zahlreiche Vorteile, bespielsweise:

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Worauf Sie achten und was Sie vermeiden sollten

Was sind die Fristen der E-Rechnungspflicht?

Ab dem 1.1.2025 dürfen Unternehmen E-Rechnungen erstellen und versenden. Dies erzeugt damit automatisch die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025. In 2028 endet grundsätzlich die Verwendung der sonstigen Rechnungen, also Papier, PDF, etc. Es gibt für kleinere Unternehmen unter 800.000 € Jahresumsatz Übergangsfristen. Auch Papier ist die nächsten Jahre noch erlaubt. Aber es besteht Handlungsbedarf.

Datum	Erstellung von Rechnungen über 250 €.
Bis 2024	Ist erlaubt. Der Empfänger muss diesem zustimmen.
01.01.2025	Ist erlaubt. Der Empfänger muss die Rechnung annehmen.
01.01.2027	Ist verpflichtend für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 €.
01.01.2028	Ist verpflichtend für alle Unternehmen.

Datum	Empfang von Rechnungen über 250 €.
Bis 2024	Ist erlaubt. Der Empfänger muss diesem zustimmen.
01.01.2025	Ist verpflichtend. Der Empfänger muss die Rechnung annehmen.

Datum	Sonstige Rechnungen (Nicht EN 16931) über 250 €.
Bis Ende 2026	Papierrechnungen sind erlaubt. Übrigen Formaten muss der Empfänger diesem Format zustimmen, z. B. PDF.
01.01.2027	Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € sind sonstige Rechnungen untersagt.
01.01.2028	Sonstige Rechnungen sind untersagt.

Was ändert sich ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 wird es für viele Unternehmen ernst: Wer im Vorjahr (2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € hatte, darf im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich keine Papier- oder reinen PDF-Rechnungen mehr ausstellen. Rechnungen müssen dann als E-Rechnung nach der Norm EN 16931 versendet werden, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.

Das betrifft nicht nur den Versand. Auch im Posteingang kommen damit deutlich mehr E-Rechnungen an. Sie müssen digital erfasst, geprüft und rechtskonform archiviert werden. Besonders wichtig ist die Prüfung: Enthält eine E-Rechnung technische oder formale Fehler, erfüllt sie unter Umständen nicht die gesetzlichen Anforderungen. Das kann zum Beispiel den Vorsteuerabzug gefährden. Fehlerhafte Rechnungen sollten deshalb früh erkannt und beim Absender korrigiert werden.

Für Unternehmen mit geringerem Umsatz gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2028. Den Empfang von E-Rechnungen müssen alle Unternehmen bereits seit 2025 sicherstellen.

Wie versende und empfange ich E-Rechnungen?

Es gibt noch keine exakte Definition, wie elektronische Rechnungen technisch zu versenden oder zu empfangen sind. Grundsätzlich sollte die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit gewährleistet sein. Die genaue Rechtslage dazu wird sich in den nächsten Jahren sicher ausprägen. Dazu kommt die bereits gelebte Praxis in Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen versenden. Hier ändert sich künftig nur das Format Richtung EN 16931, aber nicht die Art und Weise des Versands.

Üblich ist die Versendung und der Empfang per sicherer E-Mail. Weniger verbreitet sind sichere FTP-Zugänge.

In den nächsten Jahren sind zahlreiche Portale (z. B. Peppol) zu erwarten, welche als Vermittler der Rechnungen zwischen Unternehmen funktionieren, die zahlreichen Dateiformate der E-Rechnungen auflösen und Anschlüsse an andere Lösungen, wie ERP, CRM, Finanzbuchhaltung und mehr regeln. Entsprechende Initiativen gibt es beispielsweise bei DATEV. Gerade die Portal werden interessant, um die anstehende Formatvielfalt aufzulösen und die künftig geplanten Transaktionsprotokolle automatisch zu erzeugen.

Vier wichtige Sofort-Maßnahmen

Die elektronische Rechnung ist eine große Chance und die Umsetzung ist nicht aufwendig. Unternehmen sollten zeitnah die aktuelle Situation prüfen. Wie werden Rechnungen erstellt, versendet, empfangen und rechtskonform verarbeitet. Hier die vier wichtigsten Sofort-Maßnahmen, um auf die E-Rechnungspflicht zu reagieren.

Schritt 1: E-Rechnungen empfangen und prüfen

Bieten Sie Ihren Lieferanten eine Eingangsmöglichkeit für E-Rechnungen an, zum Beispiel ein eigenes E-Mail-Postfach, in dem alle Rechnungen landen. DMS-/ECM-Systeme importieren eingehende E-Mails mit Rechnungen automatisch für digitale Prozesse und die rechtlich notwendige Aufbewahrung.

Ebenso wichtig ist die Prüfung: Enthält eine E-Rechnung technische oder formale Fehler, erfüllt sie unter Umständen nicht die gesetzlichen Anforderungen. In Amagno übernimmt das seit der Version 8.2 der integrierte E-Rechnungs-Validator. Er prüft jede eingehende E-Rechnung automatisch, sodass fehlerhafte Rechnungen gar nicht erst in die Buchhaltung gelangen und Sie rechtzeitig eine Korrektur beim Absender anfordern können.

Schritt 2: DMS einführen

Sie müssen die rechtlichen Anforderungen für das Finanzamt erfüllen. Nutzen Sie dafür ein Archivsystem oder gleich ein Dokumentenmanagementsystem wie Amagno. Damit können Sie direkt auch Ihren Rechnungseingangsworkflow digital abbilden.

Schritt 3: Verfahrensdokumenation erstellen

Sie war schon für Papierrechnungen notwendig und wird oft vergessen. Sichern Sie sich mit einer Verfahrensdokumentation, zum Beispiel mithilfe eines Beraters, gegenüber dem Finanzamt ab.

Schritt 4: Rechnungserstellung prüfen

Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 erzeugen und versenden können. Wenn Sie bereits eine Software für Rechnungen einsetzen, muss dies eines der gültigen Formate erzeugen. Prüfen Sie das rechtzeitig, damit Ihnen genug Zeit bleibt, falls Sie die Software wechseln müssen.

Wie unterstützt Amagno bei E-Rechnungen?

Das digitale Dokumentenmanagement Amagno ist ab Version 6.15 bereit für elektronische Rechnungen.

Während ZUGFeRD Dokumente bereits seit langem mit seinen enthaltenen Daten automatisch erkannt wurden, ist jetzt das Format XRechnung hinzugekommen. Die EN 16931 erlaubt durch ihre Technologieoffenheit weitere Formate dieser Auswertbarkeit.

Amagno erzeugt dazu von XRechnungen automatisch für Mitarbeiter lesbare Interpretationen (Vorschauen) der Rechnungsdaten. Dies ermöglicht problemlose Workflows mit digitalen Stempeln und Anmerkungen.

Fertige kostenfreie Rechnungseingangsworkflows bietet Amagno im integrierten Solution Store an.

E-Mail-Konten für den Rechnungsempfang oder auch einen FTP-Zugang lassen sich in Amagno einbinden.

Mit der kostenlosen 30-Tage-Testversion haben Sie in wenigen Minuten eine einsatzbereite Lösung

Webinar E-Rechnungspflicht

Unsere zahlreichen kostenfreien Webinare zeigen das Potential von digitalen Geschäftsprozessen mit einem Dokumentenmanagement. Ebenso klären wir in Sonderwebinaren genauer über die E-Rechnungspflicht auf und zeigen in Amagno Live eine Umsetzung.

Fazit und Ausblick

Wir bei Amagno begrüßen die neuen Regelungen zur E-Rechnung, denn wir sind angetreten, um Papier aus den Büros deutscher Unternehmen zu verbannen. Papier ist gut, wenn es um Kreativität geht, aber eine Tonne voller Aktenordner im Büro stehen zu haben ist nicht nur unnötig und unproduktiv, sondern demotiviert auch zukünftige Mitarbeitergenerationen.

Die Regelungen werden sich auch stark auf die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern auswirken, da sie den Aufwand erheblich reduziere

Auch im Dokumentenmanagement wird es Änderungen geben, denn voraussichtlich werden viele OCR-Anbieter, die sich auf die Erkennung von analogen Rechnungen spezialisiert haben, spätestens 2028 große Probleme bekommen, da diese Dienstleistung immer irrelevanter werden wird.

Gleichzeitig wird der Einsatz von ECM- & DMS-Systemen zum neuen Standard, da elektronische Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt und archiviert werden müssen. Darüber hinaus helfen sie bei der Umsetzung des Empfangs, der Auffindbarkeit und der Abdeckung der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Welche Pflichtangaben benötigt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Dazu gehören unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gelten nach der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) zusätzliche Angaben, zum Beispiel die Leitweg-ID. Alle Pflichtangaben im Detail finden Sie in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Ist eine Rechnung per E-Mail weiterhin zulässig?

Ja, sofern die erstellte elektronische Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, können Sie diese auch per E-Mail versenden. Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ab 1.1.2025 ist eine einfache PDF-Datei keine elektronische Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

Werden elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt?

Elektronisch übermittelte Rechnungen werden unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne digitale
bestimmten Voraussetzungen von der Finanzverwaltung anerkannt, dies ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt.

Wie unterscheidet sich eine XRechnung von einer ZUGFeRD Rechnung?

Die XRechnung ist ein strukturierter Datensatz als XML Datei. Eine solche Datei besitzt kein Belegbild, wie es bislang von Rechnungen bekannt ist. XRechnungen besitzen kein optisches Design mit Grafiken und Logos. Zum Betrachten der XML Daten benötigt mal spezielle Viewer, um eine optische Rechnung zu erzeugen.

ZUGFeRD Dateien besitzen ein Belegbild und auch die XML Daten zusammen in einer PDF Datei. Dies verbindet beide Welten. Die 100% Datenqualität der Rechnung und auch eine für normale Mitabeiter lesbare Ansicht.

Wieso brauche ich KI, wenn E-Rechnungen schon strukturierte Daten liefern?

Die E-Rechnung löst nur einen Teil der Arbeit. Bis Ende 2027 kommen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen an, und auch danach gibt es Ausnahmen, zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen. Dazu kommen Anhänge wie Lieferscheine oder Leistungsnachweise, die Zuordnung zu Bestellungen und Kostenstellen sowie Rückfragen aus der Buchhaltung. Genau hier entlastet KI: Sie erkennt auch unstrukturierte Dokumente, stellt Zusammenhänge her und beantwortet Fragen zu Ihren Rechnungen in Sekunden.

Kann Amagno auch XRechnungen anzeigen?

Ja. Amagno erzeugt bereits jetzt eine Interpretation der XML Daten der XRechnung als Vorschau, damit die Mitarbeiter problemlos mit ihren digitalen Prozessen durch optische Stempel und Anmerkungen weiterarbeiten können. Dies ist eine Standardfunktion von Amagno und erzeugt keine Mehrkosten als Modul und ist tief in die Software integriert..

Welcher Inhalt gilt bei abweichendem Belegbild von den Daten?

Für die EN 16931 sind die Daten entscheidend, also nicht das Belegbild. Da grundsätzlich ein Belegbild auf Basis der Daten durch ein digitales System erzeugt sein sollten, dürfte es kein Abweichungen geben. Sind die Daten abweichend, ist die Gültig der Rechnung zu hinterfragen, da eine Manipulation der Daten vorliegen könnte. Der Absender sollte für Klarheit sorgen und der Empfänger für einen manipulationsfreien Empfang und Ablage. Beide Parteien sollten für einen sicheren Transportweg der Datei sorgen.

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