Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Papierstapel der Vergangenheit angehören und jede Rechnung mit nur einem Klick versendet und empfangen wird – eine Welt, die nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher ist. Diese Zukunft ist keine ferne Vision mehr, denn elektronische Rechnungen im B2B-Bereich sollen in der Zukunft verpflichtend sein.
Wie genau die Gesetzeslage aussieht und welche Änderungen geplant sind, erfahren Sie in diesem Artikel!
Status Quo und Hintergrund
Im Zuge der ViDA-Initiative plant die EU-Kommission ein neues elektronisches Berichtssystem einzuführen. Dieses soll unter anderem die aktuell genutzten Zusammenfassende Meldungen ablösen. Gemäß der vorläufigen Planung wird erwartet, dass diese Neuerungen ab dem Jahr 2028 wirksam werden. Als ein Teil der Vorbereitungen ist schon für das Jahr 2024 eine Anpassung der Definition von „Elektronische Rechnung“ nach Artikel 217 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie geplant.
In Deutschland liegt seit Mitte April ein Gesetzentwurf vor, der eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorsieht. Dieser Entwurf hat seinen Weg vom Referentenentwurf zum Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes gefunden. Um die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung bereits vor der europaweiten Einführung der ViDA-Regelungen zu ermöglichen, war eine ausdrückliche Zustimmung des EU-Rates erforderlich. Diese wurde mit Beschluss vom 25. Juli 2023 erteilt.
Welche Änderungen sind konkret in Planung?
Ab dem 1. Januar 2025 muss man sich mit der aktualisierten Terminologie vertraut machen. Dann wird klar unterschieden, was als elektronische Rechnung gilt und was nicht. Elektronische Rechnungen sind Rechnungen, die in einem bestimmten elektronischen Format erstellt, versandt und empfangen werden, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Sie müssen den europäischen Standards der Richtlinie 2014/55/EU und der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Beispielsweise erfüllt das im öffentlichen Sektor bereits eingesetzte XRechnungsformat diese Kriterien, ebenso wie das aus einer Kombination von PDF– und XML-Datei bestehende ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, wie das Bundesfinanzministerium in seiner Mitteilung an die Verbände bestätigte. Auch andere Formate können diesen Standards entsprechen, auch wenn sie in der Mitteilung nicht explizit erwähnt werden.
Zu beachten ist, dass bei hybriden Rechnungen der strukturierte Datenteil als primärer Teil angesehen wird, was eine Abkehr von der bisherigen Regelung darstellt.
Sonstige Rechnungen sind Rechnungen, die entweder auf Papier ausgestellt oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. So wird beispielsweise eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung gelten. Obwohl die neuen Definitionen ab dem 1. Januar 2025 gelten, wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung de facto erst zu einem späteren Zeitpunkt wirksam.
Wer ist zur elektronischen Rechnung verpflichtet?
Die Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ausschließlich für Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen, also im B2B-Bereich. Voraussetzung ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten haben.
Dabei ist zu beachten, dass für die Ansässigkeit im Inland ein inländischer Sitz, eine inländische Hauptverwaltung oder eine inländische Betriebsstätte erforderlich ist. Fehlt es an einem Sitz, so genügt nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E ein inländischer Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne tatsächliche Geschäftspräsenz führt nicht zu einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ab wann geht es mit der E-Rechnung los?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen ausstellen. Der Gesetzgeber hat jedoch Verständnis für den damit verbundenen Aufwand und sieht daher für die Jahre 2025 bis 2027 besondere Übergangsregelungen vor:
Für das Jahr 2025 können Unternehmen im B2B-Bereich noch Papierformate für Rechnungen verwenden oder elektronische Rechnungen versenden, die noch nicht dem neuen Standard entsprechen. Dies ist jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers möglich. Wichtig ist, dass sowohl die Leistung als auch die Rechnungsstellung innerhalb des Jahres 2025 erfolgen müssen, um diese Regelung anwenden zu können.
Im Jahr 2026 ist es weiterhin erlaubt, Papierrechnungen für Geschäftsvorfälle zu versenden, die im selben Jahr stattgefunden haben. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sofern der Rechnungssteller im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat.
Für das Jahr 2027 ist die Verwendung von elektronischen Rechnungen, die nicht den neuesten Anforderungen entsprechen, noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt und die Übermittlung per elektronischem Datenaustausch erfolgt. Ab 2027 sind Papierrechnungen im Geschäftskundenbereich jedoch nicht mehr zulässig.
Ab 2028 müssen alle Rechnungen den neuen elektronischen Standards entsprechen. Dies ist auch eine Vorbereitung auf das geplante Meldesystem und weitere Maßnahmen der EU. Um das neue Format der elektronischen Rechnungen genau zu definieren, wurde das Finanzministerium durch eine neue Verordnung ermächtigt, dieses näher zu bestimmen.
Verschiedene Verbände fordern, dass etablierte Verfahren wie EDI auch nach dem 31.12.2027 weiter genutzt werden können. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) warnt beispielsweise vor den Folgen, wenn EDI-Systeme, die den neuen Anforderungen nicht vollständig entsprechen, nicht mehr genutzt werden können. Das Finanzministerium hat angekündigt, an einer Lösung zu arbeiten, die die Nutzung von EDI auch unter den neuen rechtlichen Rahmenbedingungen weitestgehend ermöglicht. Im Zuge der Einführung des neuen Meldesystems kann es jedoch zu notwendigen technischen Anpassungen kommen, wobei der Aufwand so gering wie möglich gehalten werden soll.
Fazit
Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Diese Entwicklung fördert nicht nur die umweltfreundliche Einsparung von Papier, sondern optimiert auch die Prozessabläufe durch Automatisierung. Mit elektronischen Rechnungen können Unternehmen ihre Zahlungsprozesse beschleunigen, da der Versand und die Verarbeitung in Echtzeit erfolgen. Das verbessert die Liquidität und erleichtert das Cash-Management.
Darüber hinaus gewährleisten elektronische Rechnungen eine höhere Datengenauigkeit, da manuelle Eingabefehler reduziert werden. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung erhöht auch die Transparenz und Compliance, da sie eine lückenlose digitale Nachvollziehbarkeit ermöglicht und so Betrug und Fehlern vorbeugt. Insgesamt trägt die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu einer modernen, effizienten und transparenten Geschäftswelt bei.
Aktueller Hinweis
Der aktuelle Entwurf des Wachstumschancengesetzes mit den Änderungen für den Bundestag und Bundesrat. Hier werden die Fristen um ein Jahr verschoben und weitere Details verändert. Entsprechend können sich die hier genannten Daten im Artikel nach der Veröffentlichung verändern.
