29. Oktober 2018

Elektronische Rechnungen – 10 Gründe für digitale Rechnungen

Elektronische Rechnungen – 10 Gründe für digitale Rechnungen

Skandinavien ist nicht nur ein begehrtes Urlaubsziel, super innovativ und modern, sondern uns in vielen Dingen auch einen gewaltigen Schritt voraus. Dies gilt auch für das Thema E-Rechnungen. Was im Norden Europas schon längst zum Selbstverständnis geworden ist und auch zum Jahreswechsel in Italien Einzug erhält, wird in Deutschland oftmals noch mit Skepsis betrachtet: Die obligatorische Nutzung von elektronischen Rechnungen. Die einen führen es verpflichtend für die öffentlichen Behörden ein, die anderen schreiben bereits Unternehmen und Freiberuflern die Arbeit mit sogenannten e-Invoices vor. Um ein wenig Struktur in das Rechnungswirrwarr zu bringen, plant die Europäische Kommission deshalb, bis 2020 elektronische Rechnungen zum europäischen Standard zu erklären.

Für Deutschlands öffentliche Hand wird das sogenannte e-Invoicing bis 2019 verpflichtend. Die im Mai 2014 unter dem Titel RL 2014/55/EU verabschiedeten Richtlinie der EU sieht vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber bis 2019 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen im definierten Standard zu empfangen und zu verarbeiten. Dass Deutschland anderen Ländern besonders im Bereich Digitalisierung massiv hinterherhinkt, ist schon längst keine Neuigkeit mehr. Dabei bietet die moderne und effiziente Prozessgestaltung durch die Einführung elektronischer Rechnungen nicht nur Kommunen viele nennenswerte Vorteile, sondern liegt auch absolut im Trend.

Laut der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“ der Mittelstand 4.0-Agentur Handel befinden sich die elektronischen Rechnungen auf dem Vormarsch. 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger gaben an, dass sie digitale gegenüber analogen Rechnungen bevorzugen. Das sind knapp 20 Prozent mehr als im Jahr 2015 – und die Tendenz ist steigend.

Unzählige Vorzüge der elektronischen Rechnung erklären diesen Trend. Zehn davon sollen Ihnen einen kurzen Einblick in die positiven Einflussfaktoren geben, die elektronische Rechnungen auf die täglichen Prozesse eines Unternehmens haben.

10 Gründe, einen elektronischen Rechnungsworkflow einzuführen

Ein elektronischer Rechnungsworkflow …

… bringt jede Menge Kosteneinsparungen mit sich

Dass die tägliche Arbeit mit Papier jede Menge Geld kostet, wird durch eine Bitkom-Studie deutlich. Demnach werden in Deutschland pro Jahr rund 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt. Druck, Papier und Versand kosten dabei allein 30 Milliarden Euro. Wäre das nicht ein gewichtiger Grund, einen Nutzen daraus zu ziehen und diese immensen Einsparungen an anderer Stelle zu investieren?

… spart kostbare Arbeitszeit

Schon Benjamin Franklin erkannte: „Zeit ist Geld.“ Durch die zeitlichen Einsparungen von Druckvorgängen, Kuvertierungen und Bearbeitungs- und Laufzeiten, kann der Workflow-Prozess erheblich beschleunigt werden, was aufgrund der schnelleren Rechnungsbegleichung zu weniger Skontoverlust und Mahngebühren führt.

Und außerdem: Die Helsinki-Aalto University School of Business belegte in einer Studie, dass die elektronische Archivierung massiv Zeit spart: Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung verringerte sich durchschnittlich um zwei Tage, da die automatisierten Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht werden konnten.

… verringert Lager- und Archivierungsengpässe

Lagerplatz ist rar und besonders kostenintensiv. Durch die Reduktion von Aktenbergen, gestapelten Ordnern und jeder Menge Büromaterial können nicht nur Büroflächen wieder effizient genutzt und neue Arbeitsplätze geschaffen werden, sondern es kann zusätzlich Raum für eine offenere Atmosphäre entstehen. Die Angst, Dokumente in dem Papierchaos nicht mehr zu finden ist passé und das Unternehmerherz erfreut außerdem sich über eine Liquiditätssteigerung.

… reduziert die Medienbrüche

Wer die Arbeit mit Medienbrüchen zwischen zwei oder mehreren Systemen kennt, weiß, dass sie ziemlich nervenaufreibend und zeitintensiv sein kann. Oftmals können Dateiformate dabei nicht „einfach“ übernommen werden, sondern bedürfen einem weiteren Bearbeitungsschritt. Diese Medienbrüche, insbesondere zwischen Papier und IT-System, gehören durch die einheitliche Ebene endlich der Vergangenheit an.

… schafft ein effizienteres und transparenteres Arbeiten

Besonders die meist aufwendige Rechnungsbearbeitung eines Unternehmens ist auf die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen angewiesen. Eingehende Rechnungen werden bearbeitet und nicht selten wird dabei der aktuelle Stand erfragt. Das e-Invoicing ermöglicht, die unterschiedlichen Workflowschritte einzusehen und so schnell auf Rechnungs-Anfragen zu reagieren, ohne langwierige Suchaktionen zu starten.

… geringere Fehlerquote

Durch Automatisierung des elektronischen Rechnungsprozesses sind die Abläufe klar strukturiert, so dass die Fehlerquote bei der Rechnungserstellung und -bearbeitung deutlich verringert wird. Hinzu kommt, dass durch die Reduktion höchst fehleranfälliger manueller Tätigkeiten, wie bspw. die Datenerfassung und der Belegtransport, die Betriebsabläufe optimiert und sicherer gemacht werden können.

… ermöglicht Prozessoptimierung

Der Vorteil an modernen Finanzbuchhaltungssystemen besteht in dem automatisierten Einlesen und der Vorverarbeitung elektronischer Rechnungen, ohne dass es Personal bedarf. Dank Volltexterkennung werden die erforderlichen Rechnungsbestandteile ausgelesen und in das Buchungssystem übertragen. Via E-Mail-Weiterleitung können bei Abwesenheit eines Mitarbeiters E-Rechnungen zur Weiterbearbeitung an den Stellvertreter übersandt werden.

… umwelt- und ressourcenschonend

Begriffe wie Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Ressourcenschonung liegen im Trend. Nicht zuletzt deshalb spielt bei der vielen Kunden die Nachhaltigkeitsphilosophie des Unternehmens eine besondere Rolle. Der Einsatz eines Rechnungsworkflows spart nicht nur Kosten für Papier, Aktenordner und Toner, sondern schont auch durch Einsparung von Büromaterial nachhaltig die Umwelt, da auf den Verbrauch hoher Energiemengen verzichtet wird.

… ermöglicht einen einfachen Einstieg zur Nutzung digitaler Geschäftsprozesse

Warum nicht gleich mit der Digitalisierung bestehender und zukünftiger Abläufe beginnen? Die Vielzahl an Mehrwerte liegen auf der Hand und vereinfachen die täglichen Vorgänge ungemein. Wenn der erste Schritt gemacht ist, ist oftmals die größte Hürde für weitere Schritte mit Leichtigkeit gemeistert.

… Verfügbarkeit

Mobilität gewinnt immer mehr an Bedeutung. Wer geschäftlich viel unterwegs ist, hat vielfach die Möglichkeit, seine Arbeit mobil zu erledigen. Die moderne Software erlaubt es, Rechnungen auf mobilem Wege elektronisch zu bearbeiten und den aktuellen Bearbeitungsstand abzurufen, um einen einfachen Informationsaustauch zu ermöglichen und so schnellstmöglich über die internen Prozesse informiert zu sein.

Gerade im heutigen Zeitalter profitieren kleine und mittelständische Unternehmen von der Digitalisierung. Digitale Pioniere, die die Vorteile erkennen, für den Betrieb nutzbar machen und auf den Zug aufspringen, der digitale Transformation und effizienteres Wirtschaften geladen hat, sind die Gewinner von morgen.

Verschaffen auch Sie sich Ihre Wettbewerbsvorteile und nutzen Sie zahlreiche Synergieeffekte, die der elektronische Rechnungsworkflow mit sich bringt.

Gerne berät Sie das AMAGNO Sales Team bei Fragen rund um den elektronischen Rechnungsworkflow. Melden Sie sich telefonisch unter: Tel. +49 (0)441 309 123 45 oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: sales (at) amagno.de. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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Jana Treptow
Jana ist Teil des Marketing-Teams und für redaktionelle Beiträge und die Betreuung des Blogs verantwortlich.

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