30. Januar 2023

Schnelle Rechnungsrecherche für Masterplast Nonwoven GmbH

Aschersleben, 30.01.2023: Die Masterplast Nonwoven GmbH aus Aschersleben ist ein spezialisierter Hersteller von Industrievliesstoffen und blickt auf eine über 25-jährige Firmengeschichte zurück. Mit ihrem breiten Portfolio aus Spinnvlies, Industrievlieslaminaten und der Entwicklung von Spezialprodukten, werden selbst die hohen Anforderungen der verschiedenen Industriesegmente zur willkommenen Herausforderung des Unternehmens.

Das strategische Ziel der Masterplast Gruppe besteht darin, die gesamte Lieferkette unter Kontrolle zu halten und auf der Grundlage des eigenen Produktionshintergrunds gegenseitig erfolgreiche Beziehungen zu ihren Industriepartnern aufzubauen. So war es schließlich an der Zeit, mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagement die manuellen Abläufe zu digitalisieren und die eingehenden Rechnungen automatisiert zu verarbeiten.

Transparenz der Rechnungen als Herausforderung

„Aktuell arbeiteten wir quasi mit einer Art Black Box: Irgendwo in der Zentrale gab es Fächer, in die Rechnungen reingelegt und im Anschluss in ein Rechnungseingangsbuch eingetragen wurden, ehe sie zur sachlichen und rechnerischen Prüfung in die einzelnen Abteilungen kamen“, erzählt IT-Administrator Jörg Schleiting. So machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem digitalen Dokumentenmanagement, das ihre analogen Prozesse ins Digitale überträgt, ihre Workflows vereinfacht und sie außerdem transparenter werden lässt.

Eine weitere wichtige Anforderung durch die Masterplast Nonwoven GmbH an das zukünftige Dokumentenmanagement war eine Unabhängig vom ERP-System um unnötige Installationen von ERP Clients auf den Arbeitsplätzen zu installieren.

Diese Überlegungen bewegten das Unternehmen schließlich dazu, sich nach einer passenden Dokumentenmanagement Software umzusehen, sodass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit erhält, Dokumente von seinem Schreibtisch aus einzusehen und sie zu bearbeiten. Rechnungen sollten zentral und automatisiert über die Buchhaltung eingehen und von dort aus digital an die einzelnen Abteilungen verteilt werden. Ziel dessen sollte sein, dass keine Informationen mehr auf dem Weg verloren gehen und die Belege transparent verfolgt werden können.

Anbieterauswahhl und Einführung innerhalb zwei Wochen

Nachdem Schleiting sich während einer intensiven Internetrecherche die unterschiedlichen Systeme näher angesehen hat, wurde er auf die How-To-Videos von Amagno aufmerksam: „In nur wenigen Minuten konnte ich mir einen Überblick über die Software verschaffen und mir anschauen, wie die einzelnen Prozesse in der Praxis aufgebaut werden können. Die vielen Videos und Anwendungsbeispiele haben mir geholfen, einen guten Einblick in die Software zu erhalten und das Arbeiten mit dem System näher kennenzulernen“, erzählt der IT-Verantwortliche.

Seit März 2022 hat die Masterplast Nonwoven GmbH das digitale Dokumentenmanagement von Amagno als Cloud-Lösung im Einsatz. Hauptsächlich unterstützt die Software das Unternehmen in der Buchhaltung, erzählt Schleiting im Gespräch weiter: „Aus unserem ERP-System generieren wir unsere Eingangsrechnungen und nutzen das unser digitales Dokumentenmanagement, um sie zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Denn oft bestellen wir unsere Maschinenteile nicht über das ERP-System, sondern ein wenig umständlicher über ein Word-Dokument. Das Dokumentenmanagement hilft uns dabei, all unsere Rechnungen zu ordnen und auf Sachkonten zu buchen.“

Als Nächstes plant das Unternehmen die Integration der Microsoft Dynamics Navision-Schnittstelle. „Da wir die Berechnung von Zahlungszielen zurzeit noch manuell erledigen, haben wir uns überlegt, es von unserem ERP-System in das Dokumentenmanagement zu übermitteln“, verrät Schleiting.

Schnelle Auskunftsfähigkeit beschleunigt den Alltag

Am ausgewählten Dokumentenmanagement gefällt dem Unternehmen besonders, dass die Software es ermöglicht, die Prozesse so abzubilden, wie sie manuell gestaltet sind. Weiterhin lobt Schleiting die intuitive Bedienung des neuen DMS und erzählt: „Ich habe meinen Kollegen während des Tagesgeschäfts gezeigt, wie es funktioniert und musste nicht mehrere Consulting-Tage buchen, in denen das System ausführlich erklärt wird – das war wirklich komfortabel. Die einfache Handhabung und innovative Bedienung gab meinen Kollegen Sicherheit, weshalb es schnell überzeugen konnte. Das Committment aller ermöglichte es uns, das System innerhalb von nur zwei Wochen einführen.“

Gegen Ende des Gesprächs schmunzelt Schleiting und resümiert: „Manchmal kommt es vor, dass das Telefon zu Rechnungsfragen klingelt. Jetzt kann ich schnell und einfach Auskunft darüber geben, wo sich die Rechnung befindet und was ihr aktueller Status ist. Früher wäre das undenkbar gewesen. Mit Amagno als neues Dokumentenmanagement habe ich jetzt die volle Transparenz über all meine Dokumente und kann mir mit wenigen Klicks einen Überblick über den aktuellen Stand der Rechnung verschaffen.