Rosig ist sie, die Zukunft digitaler Verwaltungen

Corona zeigte uns, dass digitale Verwaltungen möglich sind

Dass wir mit vielen lang bewährten Handlungsmustern und unserer technischen Ausstattung allmählich an unsere Grenzen stoßen, führte uns jüngst die Coronapandemie vor Augen. Besonders für die öffentlichen Verwaltungen war die Home-Office-Pflicht ein Kraftakt, der von allen Beteiligten kreative Lösungen erforderte. Mit ein paar pfiffigen Ideen und digitalen Technologien gelang es vielen Mitarbeitern in Deutschlands Verwaltungen, ihre staubigen Akten links liegen zu lassen. Sie begannen stattdessen, die ersten Bürgeranliegen digital und auf Knopfdruck zu bearbeiten.

Doch welche Hebel müssen betätigt werden, um einer gut funktionierenden digitalen Verwaltung langfristig ein Stückchen näher zu kommen? Mit dem E-Government- und Onlinezugangsgesetz (OZG) erfolgen bereits zwei Schritte in die richtige Richtung. Eine reine Elektrifizierung von Antragsprozessen reicht allerdings nicht aus, um die digitale Transformation der Verwaltung voranzutreiben. Deshalb haben sich viele Kommunen dazu entschieden, das OZG zum Anlass zu nehmen, um ihre veralteten Prozesse auf den Kopf zu stellen. Ihre Mission dabei: Die digital eingegangenen Anträge nicht mehr auszudrucken und analog weiter zu verarbeiten, sondern den digitalen Pfad weiterzugehen. Ihr Ziel: das Anliegen (teil-)automatisiert weiterzuverarbeiten.

Digitale Verwaltung: Auf welche Mehrwerte können sich Verwaltungsmitarbeiter freuen?

Reduktion der Kosten

Neben der Tatsache, dass Unternehmen durch die digitalen Behördengänge wendiger und somit schneller handlungsfähig sind, sinken die Kosten des öffentlichen Verwaltungshandels. Die gesteigerte Effizienz, die die Optimierung der Ablaufprozesse innerhalb und zwischen einzelnen Ämtern mit sich bringt, trägt also auch finanziell Früchte.

Automatisierung von Routineaufgaben

Ein weiterer wichtiger Mehrwert der Digitalisierung für die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung ist die Automatisierung von Routineaufgaben. Durch die Verwendung von digitalen Tools und Software werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert. So zum Beispiel die Erstellung von Dokumenten, Bearbeitung von Anträgen und Abrechnung von Zahlungen. Dadurch wird die Arbeit der Mitarbeiter erleichtert und es bleibt mehr Zeit für die Bearbeitung komplexer Aufgaben. Gleichzeitig trägt die optimierte Interaktion mit Bürgern dazu bei, den Service zu verbessern.

Verbesserte Transparenz des Verwaltungshandelns

Auch die Steigerung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen geht mit der Verwaltungsdigitalisierung einher. Durch den Einsatz digitaler Technologien, wie elektronischen Akten und Workflow-Management-Systemen, kann die Verwaltung ihre Prozesse und Entscheidungen besser dokumentieren und nachvollziehen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb der Verwaltung und trägt dazu bei, das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung zu stärken.

Moderne Serviceerbringung

Einer der wohl entschiedensten Mehrwerte ist die Verbesserung der Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen. Durch den Einsatz von digitalen Technologien können öffentliche Dienstleistungen wie die Beantragung von Dokumenten sowie die Kommunikation mit Behörden online erfolgen. Dies erleichtert die Interaktion und ermöglicht Bürgern und Unternehmen außerdem, ihre Angelegenheiten schneller und bequemer zu erledigen. Das bedeutet Pluspunkte in Puncto Zugänglichkeit und Verbesserung der Erlebnis- und Prozessqualität.

Gleichzeitig trägt dieses nutzerorientierte Denken dazu bei, den Service der Verwaltung zu verbessern und moderner zu gestalten. Ein bürgerzugewandtes Handeln entschärft Kapazitätsengpässe und liefert einen großen Beitrag zur Digitalisierung. Die bisherige analoge Arbeitsweise der Behörden ist alles andere als zeitgemäß und erfüllt nicht mehr den Anforderungen der Bürger.

Positive Auswirkungen auf Mitarbeiter

Eine moderne Behörde mit digitalen Tools und smarten Technologien macht nicht nur das Arbeiten für potentielle Bewerber lukrativer. Es steigert außerdem die Motivation der bestehenden Mitarbeiter. Die optimierten und digitalen Abläufe verbessern weiterhin die Arbeitsbedingungen und sorgen für eine angemessene Arbeitsauslastung.

Der Weg zur digitalen Verwaltung: Tipps und Tricks

Implementierung eines Informationssicherheitsmanagements

IT-Sicherheit ist das A und O für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte. Die Etablierung eines geeigneten Informationssicherheitsmanagements (ISMS) ist die Grundlage, um flächendeckend, strukturiert und transparent die erforderlichen Sicherheitsprozesse zu dokumentieren und sie zu koordinieren. Damit Behörden ihre komplexen Sicherheitsanforderungen analysieren und verbessern können, hat das BSI die ISMS-Standards etabliert. Da für kleinere Organisationen diese Standards wegen ihres Umfangs komplex sind, entstand der deutlich kompaktere Standard CISIS 12, der Best-Practice-Ansätze aus beiden Standards vereinfacht verknüpft. Für Einsteiger lohnt sich der Blick auf ISA+ sowie auf das vom Bayerischen Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik konzipierte Siegel „Kommunale Sicherheit“: Auf Basis eines einfachen Fragenkatalogs können Organisationen dort den Status ihrer IT-Sicherheit einschätzen.

Mit Berücksichtigung dieser Tools entwickeln sich geeignete Sicherheitsmaßnahmen zwar nicht von allein, doch wer sich kritisch mit den (bestehenden) IT-Strukturen auseinandersetzt, wird den passenden Sicherheitskonzepten rasch ein Stück näherkommen.

Festlegung von Verantwortlichkeiten

Für eine erfolgreiche Umsetzung von IT- Sicherheitsmaßnahmen ist es unausweichlich, klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Nur so lassen sich die in den IT-Sicherheitskonzepten erhaltenen Schutzmaßnahmen in der Praxis wirklich realisieren. Wichtig ist hier insbesondere, dass die Mitarbeiter gut qualifiziert sind, um ihre Aufgaben kompetent meistern zu können. Damit die digitale Verwaltung und entsprechende Arbeitsabläufe gut funktionieren können, ist es enorm wichtig, dass Mitarbeiter ein Mindestmaß an digitalem Know-how besitzen.

Für Informationssicherheit sensibilisieren

Ein weiterer essenzieller Bestandteil, um einen sicheren Umgang mit IT-Ressourcen zu gewährleisten, ist das Angebot regelmäßiger Awareness-Schulungen, die den Mitarbeitern die Grundlagen von IT-Sicherheit vermitteln. Security-Awareness-Tools, die mit Erklär- und Lernvideos, Checklisten, aber auch interaktiven Infografiken sind nur einige Bespiele, um die Wissensvermittlung weiter zu fördern.

Zuverlässige Backups und Notfallversorgungskonzepte

Auch physisch getrennte und redundante Backup sind hilfreiche Tipps in Blick auf die Digitalisierung von Prozessen und Inhalten. Im Kontext der Datensicherheit wird häufig von der „3-2-1-Regel“ gesprochen. So empfehlen Experten, mindestens drei Datenkopien, zwei verschiedene Speichertypen und mindestens ein Backup an einem externen Standort vorzunehmen. Auch Online-Backupstrategien werden zunehmend beliebter, bei denen die Daten in externen Cloud-Storages übertragen werden.

Resümee

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung die Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen verbessert, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen erhöht und die Datensicherheit stärkt. Wird die (interne) Informationssicherheit der Behörden gestärkt und das Fundament für eine digitale Verwaltung geschaffen, steht der Digitalisierung von behördlichen Prozessen nichts mehr im Wege.

Sie möchten mehr über die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung erhalten? Einen allgemeinen Überblick über das Thema erhalten Sie hier.