POET GmbH

Anwenderbericht

Poet Logo 300x118 - Poet GmbH

Branche
EDV / IT

Standort
Karlsruhe (D)

System
AMAGNO On Premise

Einsatzbereiche
Buchhaltung

Dokumentarten
Eingangsrechnungen
Kreditkartenabrechnungen
interne Reisekostenabrechnungen

Schnittstellen
eigene Webservices
MS-Exchange

Beim Karlsruher Unternehmen Poet dreht sich alles um die Entwicklung von individuellen Customer-Experience-Lösungen für das erfolgreiche E-Business ihrer Kunden – und das auf Basis des gesamten SAP C/4HANA-Portfolios. Ob Warenwirtschaftsanbindung, Marketing-Automation oder Vertriebs- und Servicemanagement: die Poet GmbH hält immer eine passgenaue Lösung für ihre Kunden parat.

Schon länger spukte die Idee der Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses mithilfe einer Dokumentenmanagement Software in den Köpfen von Poets Unternehmenssteuerung. Ziel war die digitale Verarbeitung aller buchhaltungsrelevanten Dokumente. So entschloss sich die Poet GmbH, im Sommer 2019 mit der Testphase von AMAGNO zu starten und alle bisherigen Prozesse in Richtung Digital zu polen.

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Poet GmbH

Branche EDV / IT
Standort Karlsruhe (D)
System AMAGNO On Premise
Einsatzbereiche Buchhaltung
Dokumentarten Eingangsrechnungen
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Schnittstellen eigene Webservices
MS-Exchange

POET

Anwenderbericht

Beim Karlsruher Unternehmen Poet dreht sich alles um die Entwicklung von individuellen Customer-Experience-Lösungen für das erfolgreiche E-Business ihrer Kunden – und das auf Basis des gesamten SAP C/4HANA-Portfolios. Ob Warenwirtschaftsanbindung, Marketing-Automation oder Vertriebs- und Servicemanagement: die Poet GmbH hält immer eine passgenaue Lösung für ihre Kunden parat.

Schon länger spukte die Idee der Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses mithilfe einer Dokumentenmanagement Software in den Köpfen von Poets Unternehmenssteuerung. Ziel war die digitale Verarbeitung aller buchhaltungsrelevanten Dokumente. So entschloss sich die Poet GmbH, im Sommer 2019 mit der Testphase von AMAGNO zu starten und alle bisherigen Prozesse in Richtung Digital zu polen.

„An AMAGNO gefällt mir, dass wir durch das Customizing und die Einbindung eigener Webservices unsere Anforderungen zu einhundert Prozent umsetzen konnten. Das musste während der Pilotierung noch bewiesen werden. Aber am Ende war unsere Entscheidung für AMAGNO die richtige.“

Ursula Röhrig - Poet GmbH

Dr. Ursula Röhrig, Leitung Unternehmenssteuerung

ANFORDERUNGEN

Die Poet GmbH war mit der manuellen Rechnungsverarbeitung wie so viele Unternehmen nicht zufrieden: „Wir bekamen unsere Rechnungen teilweise bereits digital per E-Mail, mussten diese ausdrucken, mit dem Eingangsstempel versehen und manuell in den Umlauf geben“, erklärt Dr. Ursula Röhrig, Leiterin der Unternehmenssteuerung bei Poet. „Aktuell sind während der Corona-Pandemie ein großer Anteil unserer Mitarbeiter im Home-Office. Eine Rechnungsfreigabe auf Papier würde eine fristgerechte Zahlungsabwicklung erschweren.“

Deshalb strebte das 130 mitarbeiterstarke Unternehmen an, ihre buchhaltungsrelevanten Dokumente zukünftig mit einer Dokumentenmanagement Software zu verarbeiten, um auch von physischer Anwesenheit unabhängiger arbeiten zu können. Eine intensive Suche, einem Austausch mit zahlreichen Mitbewerbern und AMAGNOs Testsieg bei Trusted später, fiel die Wahl auf das Oldenburger Softwareunternehmen mit dem Magneten im Logo.

UMSETZUNG

Die vollständige Implementierung von AMAGNO – von der Pilotierung bis zum erfolgreichen Produktivstart – verlief dann relativ rasch. Dr. Röhrig erinnert sich gerne an diesen Moment zurück: „Zum Ende der Testphase waren die Entwicklungen der Webservices schon weitgehend abgeschlossen: Wir haben die Lieferantenprofile mittels Magnetisierung erstellt, die Anbindung an die externe Buchhaltung über automatisierte Excel-Exporte abgeschlossen und das Customizing beendet, sodass am Ende der Pilotierung feststand: ‚Ja, wir entscheiden uns für die anschließende Lizensierung!‘“

Mit AMAGNO wickelt das Karlsruher IT-Unternehmen inzwischen seinen gesamten Zahlungsverkehr ab: Eingangsrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, aber auch interne Reisekostenabrechnungen. Für die Lieferanten war es ein willkommenes Geschenk, dass Poet die Rechnungen zukünftig nur noch auf digitalem Weg per Mail und als PDF akzeptiert. „Die ökologischen Gesichtspunkte, Kostenersparnisse auf beiden Seiten und die Tatsache, dass deutlich weniger Akten notwendig sind und alles viel flotter von der Hand läuft überwiegen schlichtweg“, erklärt Röhrig.

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Wie der AMAGNO-Freigabeprozess bei der Poet GmbH abläuft, ist schnell skizziert: Die Rechnung geht im zentralen Postfach des Unternehmens ein und wird automatisch an AMAGNO weitergeleitet. Nachdem die Rechnung magnetisiert und alle buchhaltungsrelevanten Daten automatisch in Merkmale ausgelesen und die Auslese überprüft wurden, beginnt der dreistufige Freigabelauf. „Der erste Freigeber ist bei uns immer der Empfänger des Produkts oder der Dienstleistung. Er prüft, ob die Ware oder Services ordnungsgemäß eingegangen ist bzw. ausgeführt wurden“, erläutert Ursula Röhrig. „Anschließend muss sie ein Vorgesetzter bzw. bei höheren Beträgen zusätzlich die Geschäftsführung freigeben. Ist dieser Schritt erledigt, stehen die buchhaltungsrelevanten Daten der externen Buchhaltungen für den automatischen Import zur Verfügung. Für den wöchentlichen Zahlungslauf ordnet unsere vorbereitende Buchhaltung die freigegebenen Rechnungen den Zahlungslauflisten aus dem Buchhaltungssystem zu.“

AMAGNO PUNKTET

Eine Vielzahl von Gründen, hat Poet dazu bewogen, AMAGNO für die Abbildung ihrer buchhaltungsrelevanten Dokumente einzusetzen. Neben den unterschiedlichen Schnittstellen und schier unendlichen Customizingmöglichkeiten, legte das Unternehmen besonderen Wert auf die GoBD-Zertifizierung der Software, AMAGNOs Testsieg bei Trusted und begrüßte außerdem die Möglichkeit der unterschiedlichen Lizenzmodelle.

Ob messbare Mehrwerte spürbar sind? Ursula Röhrig ist sich sicher: „Messbar werden im Jahresverlauf sicherlich niedrigere Dienstleisterkosten, da die Einzelbelegbuchungen der externen Buchhaltung durch automatisierten Datenimport ersetzt werden. Hinzu kommt, dass die Rechnungsfreigabe auf Papier in Zeiten von Corona durch Abwesenheit zahlreicher Freigeber im Home-Office nur erschwert möglich wäre.“ Für Poet sind es besonders die buchhaltungsrelevanten Prozesse, die mithilfe von AMAGNO einfach wesentlich vereinfacht wurden. „Für mich persönlich war der größte Erfolg, unserem Wirtschaftsprüfer präsentieren zu können wie weit die Digitalisierung aller buchhaltungsrelevanten Prozesse innerhalb von sechs Monaten fortgeschritten ist.“, resümiert Röhrig abschließend.

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