Friesenhörn-Nordsee-Kliniken
Anwenderbericht
Eine vereinfachte Kommunikation und einen reibungslosen Ablauf zwischen den drei Standorten ermöglicht Amagno. Vor allem die Transparenz und Rechtskonformität überzeugt in der Anwendung. Das digitale Bewerbermanagement sorgt durch Verlässlichkeit für Vertrauen eines neuen Arbeitgebers.
Das Unternehmen
Mit ihren Einrichtungen in Horumersiel und Dangast bietet die Friesenhörn-Nordsee-Kliniken GmbH Mutter/Vater und Kind ein ganzheitliches Behandlungskonzept im Rahmen einer stationären Vorsorge und Rehabilitation. Neben einer umfassenden ärztlichen und therapeutischen Versorgung erfahren die Patienten die Heilkräfte des Nordsee-Klimas, die einen zusätzlichen Beitrag zur Genesung leisten.
Der Mangel an Transparenz in der Prozessabwicklung führte zu dem Wunsch nach einer Softwarelösung, die eine vereinfachte Kommunikation und einen reibungslosen Ablauf zwischen den drei Standorten ermöglicht. Seit dem Frühjahr 2018 ist Amagno bei den Friesenhörn-Nordsee-Kliniken im Einsatz und bietet seitdem einen transparenten und standortübergreifenden Überblick über die Prozesse.
„Für die Friesenhörn-Nordsee-Kliniken waren die Hauptargumente für die Anschaffung von Amagno: Transparenz schaffen, Effizienz steigern, gesetzliche Anforderungen für das beleglose Archivieren erfüllen. In allen Punkten wurden wir mehr als bestätigt, die richtige Lösung angeschafft zu haben.“
Thomas Bruns, Geschäftsführer
Anforderungen
„Welchen Prozess durchläuft der Beleg gerade?“, „Wurde die Rechnung bereits beglichen?“, „Konnte Skonti geltend gemacht werden?“ – Je größer die Abteilungen und je mehr Standorte ein Unternehmen hat, desto intransparenter wird die interne Prozessabwicklung. Die steigenden rechtlichen Anforderungen, die fehlende Transparenz und die Verlustanfälligkeit forcierten bei Friesenhörn deshalb den Wunsch nach einer digitalen Dokumentenmanagement Software.
„Das System sollte für jedermann einfach zu handhaben sein, selbstständig erweitert werden können und durch den vollen Funktionsumfang ein modulares Chaos verhindern“, erklärt Friesenhörn-IT-Projektleiter Florian Liesenfeld. Natürlich sollte das zukünftige System außerdem rechtskonform sein und Revisionssicherheit bieten.
Umsetzung
„Damit Rechnungen und wichtige Dokumente von allen Standorten eingesehen, bei Bedarf recherchiert und schnellstmöglich an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden können, haben wir mit der Abbildung unseres Rechnungseingangsprozesses begonnen“, verrät Herr Liesenfeld. „Stück für Stück kamen dann neue Prozesse und Workflows hinzu.“ Mittlerweile hat das Unternehmen das Bewerbermanagement in Amagno abgebildet und wertvolle Protokollworkflows darin integriert. Aber auch Wiki-Einträge oder Anleitungen schreibt und verwaltet die Friesenhörn-Nordsee-Kliniken GmbH mit ihrem digitalen Dokumentenmanagement.
Was die Zukunft bei den Friesenhörn-Nordsee-Kliniken noch bringen wird, weiß der IT-Projektleiter genau: „Aktuell stehen wir im engen Austausch mit den Entwicklern unseres Klinikinformationssystems, damit wir zukünftig mittels Schnittstelle auch den Rechnungsausgang in Amagno abbilden können.“ Neben der Dokumentation von Patientenakten plant Friesenhörn zusätzlich das Personalwesen der Kliniken digital in Amagno zu implementieren und das allgemeine Vertragsmanagement mitsamt Erinnerungsfunktionen in die Umsetzung einzubeziehen.
Amagno punktet
Florian Liesenfeld und seine Kolleginnen und Kollegen wissen Amagno als Alltagshelfer sehr zu schätzen: „Mit unserem digitalen Dokumentenmanagement sind viele Mehrwerte zu spüren. Transparenz, paralleles Arbeiten an Dokumenten und Kontrolle der Abläufe sind mit Amagno genauso zur Leichtigkeit geworden, wie die Erfüllung von Archivierungsrichtlinien und Wahrnehmung von kostbaren Skonti.“
„Besonders in der Buchhaltung entfällt dank Amagno nun das analoge alphabetische Wegheften der Belege. Außerdem können diese schnell und einfach wiedergefunden werden“, so der IT-Projektleiter. Die Automatisierung der Prozesse ermöglicht den Mitarbeitern weiterhin, ihre Arbeitszeit einzuhalten und sich auf ihre Kerngeschäfte zu fokussieren, ohne lästige und zeitintensive administrative Aufgaben erledigen zu müssen. Hier wird Freiraum zugunsten der Arbeit am Patienten geschaffen.
Unzählige Mehrwerte sind seit der Einführung von Amagno zu verzeichnen. Die Mitarbeiter des Online-Shops können ihren Kunden nicht nur kompetent und schnell Rückfragen beantworten, sondern verschwenden ihre Zeit nicht mehr für die elendige Suche von Aufträgen und anderen Dokumenten. Die Magnetisierung ihres digitalen Dokumentenmanagements ermöglicht es ihnen nun, Dateien im Handumdrehen abzulegen und durch die Zuordnung zu Magneten schnell wiederzufinden.
Als besonders angenehm empfindet Berufskleidung24.de außerdem den einfachen Bau neuer Prozesse und Workflows – ohne, dass dafür ein Fachmann zur Seite stehen muss. Amagno überzeugt durch die simple Bedienung, die Flexibilität und den nichtsdestotrotz sehr mächtigen Funktionsumfang. Die anfängliche Investition des Programms hat sich also schnell amortisiert.
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