OLDENBURGER KARTONAGENFABRIK GMBH
Anwenderbericht
Branche
Herstellung von Verpackungen
Standort
Bad Zwischenahn (D)
System
Amagno On Premise
Einsatzbereiche
Vertrieb
Personalabteilung
Buchhaltung
abteilungsinterne Workflows
Archiv
Dokumentarten
Angebots- und Auftragsverarbeitung (Workflow nach ISO 9001)
Ein- und Ausgangsrechnungen
abteilungsinterne Workflows
Archivierung
Integrationen
DATEV
Was bei ihrer Produktion unersetzlich ist, ist in der Verwaltung nur noch spärlich zu finden: Papier und Pappe. Denn bei der Oldenburger Kartonagenfabrik GmbH dreht sich alles um die Produktion von Pappe. Die Verpackungsherstellung des Unternehmens aus Well- und Vollpappe reicht von der Schraubenschachtel über die Verpackung und Präsentation bis hin zur Badewannenumverpackung. Doch das Arbeiten in der Verwaltung erfolgt weitestgehend papierlos.
Im Rahmen der ISO 9001-Zertifizierung entschied sich das Unternehmen 2016, ihren Abläufen mehr Effizienz, Übersichtlichkeit und Flexibilität zu verleihen. Um dies zu erzielen, entschloss sich die Kartonagenfabrik für den Einsatz von Amagno.
Oldenburger Kartonagenfabrik GmbH
| Branche | Herstellung von Verpackungen |
| Standort | Bad Zwischenahn (D) |
| System | Amagno On Premise |
| Einsatzbereiche | Vertrieb Personalabteilung Buchhaltung abteilungsinterne Workflows Archiv |
| Dokumentarten | Angebots- und Auftragsverarbeitung (Workflow nach ISO 9001) Ein- und Ausgangsrechnungen abteilungsinterne Workflows Archivierung |
| Integrationen | DATEV |
OLDENBURGER KARTONAGENFABRIK GMBH
Anwenderbericht
Was bei ihrer Produktion unersetzlich ist, ist in der Verwaltung nur noch spärlich zu finden: Papier und Pappe. Denn bei der Oldenburger Kartonagenfabrik GmbH dreht sich alles um die Produktion von Pappe. Die Verpackungsherstellung des Unternehmens aus Well- und Vollpappe reicht von der Schraubenschachtel über die Verpackung und Präsentation bis hin zur Badewannenumverpackung. Doch das Arbeiten in der Verwaltung erfolgt weitestgehend papierlos.
Im Rahmen der ISO 9001-Zertifizierung entschied sich das Unternehmen 2016, ihren Abläufen mehr Effizienz, Übersichtlichkeit und Flexibilität zu verleihen. Um dies zu erzielen, entschloss sich die Kartonagenfabrik für den Einsatz von Amagno.
„Mit dem Amagno Dokumentenmanagement hat unsere tägliche Arbeit enorm an Effizienz dazugewonnen. Unsere zertifizierten Workflows werden digital widergespiegelt und ermöglichen so eine lückenlose Weitergabe der benötigten Dokumente. Dadurch sind auch die Reaktionszeiten messbar verkürzt worden. Über eine Schnittstelle werden dank Amagno nun auch die Rechnungsdaten nach dem digitalen Prüfungs- und Buchungsworkflow zeitsparend an DATEV übertragen.“
Sabine Burmeister, Geschäftsführerin Oldenburger Kartonagenfabrik GmbH
ANFORDERUNGEN
2016 begann die Oldenburger Kartonagenfabrik, ihre Prozesse der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001anzupassen. Parallel bestand der Wunsch, die interne Prozesskette auch digital abzubilden, sie zu optimieren und so intern eine stärkere Transparenz und Nachverfolgbarkeit zu schaffen.
So begann das Team, nach einem digitalen Management zu suchen, bei dem die eigene Struktur auf das System übertragen werden konnte und den Bau eigener Workflows zuließ.
UMSETZUNG
Nach einiger Recherche wurde das Bad Zwischenahner Unternehmen zufällig bei einem ihrer Vertriebspartner auf Amagno aufmerksam, der sehr begeistert von der Innovation und dessen Umsetzung war. Nach einigen Gesprächen und einer Testphase konnte Amagno auch die Kartonagenfabrik von dessen Vorzügen überzeugen.
In der Praxis bildet Amagno bei der Kartonagenfabrik umfangreiche Workflows ab, ist aber auch als Archiv im Einsatz. In der Buchhaltung arbeitet der mittelständische Familienbetrieb mit einem komplexen Rechnungsworkflow, bei dem die Eingangsrechnungen, aber auch der Rechnungsausgangsverkehr digital abbildet werden. Und im Vertriebsbereich sind die Angebots- und Auftragsbearbeitung mit einzelnen Workflows gespickt.
Auch die Partnerfirmen arbeiten mit dem digitalen Dokumentenmanagement. Aktuell dient Amagno dort jedoch nur als Datei- und Dokumentenablage. Für die Zukunft wünscht sich die Kartonagenfabrik, ihr digitales Dokumentenmanagement in die Prozesse der Partnerfirmen zu integrieren und sie durch entsprechende Workflows zu optimieren.
AMAGNO PUNKTET
Viele gute Gründe sprachen für den Einsatz von Amagno.
Zum einen legte die Oldenburger Kartonagenfabrik bei der Auswahl des passenden Systems besonderen Wert auf ein DMS eines deutschen, möglichst regional ansässigen Anbieters. Mit der Option, die Cloud-Lösung von Amagno zu verwenden, bleiben die Daten in Deutschland.
Zum anderen ermöglicht Amagno, durch die individuell gestaltbaren Workflows Prozesse zu beschleunigen, nachzuverfolgen und so Kosten und Zeit zu sparen. Das ist besonders im Krankheitsfall eines Mitarbeiters oder beim Personalwechsel sehr hilfreich.
Was das Unternehmen jedoch besonders schätzt: Die schnelle Suchfunktion. Ruft ein Kunde an, können wichtige Dokumente nebenher gesucht werden. Das strahlt eine gewisse Kompetenz aus und führt dank der intuitiven Bedienung zu einer schnellen Bearbeitung.
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