TRADE CON GMBH

Anwenderbericht

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Branche
Großhandel

Standort
Bremen (D)

System
AMAGNO On Premise

Einsatzbereiche
gesamtes Unternehmen

Dokumentarten
Eingangspost
Zahlungsverkehr
Vertragsmanagement

Schnittstellen
keine

Die Trade Con GmbH hat sich auf die Vermarktung, den Vertrieb und den Handel von lizenzierten Sportartikelprodukten und Non-Food Hartwaren aus den unterschiedlichsten Warengruppen für den europäischen Lebensmitteleinzelhandel spezialisiert.

Mit drei Standorten in Bremen, Hamburg und Frankreich wurde die Korrespondenz und der Dokumentenaustausch für das Unternehmen mehr und mehr zu einer echten Herausforderung. Oft blieben Rechnungen unbearbeitet liegen oder wichtige Dokumente wurden mehrfach an verschiedenen Orten abgelegt. Versäumte Fälligkeits- und Skontofristen, redundante Daten und intransparente Prozesse waren die Folge.

Um dem entgegenzuwirken und die internen Prozesse zu optimieren, suchte der IT-Verantwortliche des Hauses nach einer passenden Software-Lösung und wurde auf AMAGNO aufmerksam. Seit Winter 2017 verwaltet Trade Con nun seinen gesamten Postausgang über AMAGNO und konnte nicht nur den Papierverbrauch deutlich minimieren, sondern außerdem transparente Arbeitsprozesse und eine strukturierte Abbildung von Dokumenten schaffen.

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Trade Con GmbH

Branche Großhandel
Standort Bremen (D)
System AMAGNO On Premise
Einsatzbereiche gesamtes Unternehmen
Dokumentarten Eingangspost
Zahlungsverkehr
Vertragsmanagement
Schnittstellen keine

TRADE CON GMBH

Anwenderbericht

Die Trade Con GmbH hat sich auf die Vermarktung, den Vertrieb und den Handel von lizenzierten Sportartikelprodukten und Non-Food Hartwaren aus den unterschiedlichsten Warengruppen für den europäischen Lebensmitteleinzelhandel spezialisiert.

Seit Winter 2017 verwaltet Trade Con nun seinen gesamten Postausgang über AMAGNO und konnte nicht nur den Papierverbrauch deutlich minimieren, sondern außerdem transparente Arbeitsprozesse und eine strukturierte Abbildung von Dokumenten schaffen.

„AMAGNO erleichtert das Arbeiten, mindert das Verlustrisiko von Dokumenten und verbessert zudem die Kommunikation zwischen Abteilungen. Ich kann AMAGNO jedem wärmstens weiterempfehlen.“

Trade Con Kristoff Delker 1 150x150 - Anwenderbericht Trade Con

Kristoff Delker, IT-Verantwortlicher

ANFORDERUNGEN

Mit drei Standorten in Bremen, Hamburg und Frankreich wurde die Korrespondenz und der Dokumentenaustausch für das Unternehmen mehr und mehr zu einer echten Herausforderung. Oft blieben Rechnungen unbearbeitet oder wichtige Dokumente wurden mehrfach abgelegt. Versäumte Fälligkeits- und Skontofristen, redundante Daten und intransparente Prozesse waren die Folge.

Die Anforderungen an die zukünftige DMS-Lösung waren mannigfaltig. Damit an den drei Standorten zeitgleich gearbeitet werden konnte, sollte die zukünftige DMS-Lösung der Trade Con GmbH einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente ermöglichen. Außerdem sollten interne Prozesse selbstständig und flexibel gestaltet und automatisiert werden können. Dies sollte nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringen, sondern zudem die Transparenz erhöhen.

Bei der Internetrecherche wurde das Unternehmen rasch auf AMAGNO aufmerksam. Tests der Software in Fachmagazinen, der regionale Bezug zum Unternehmen und die Usability des digitalen Dokumentenmanagements überzeugten das in Bremen ansässige Unternehmen, sich AMAGNO einmal näher anzuschauen. Nachdem der IT-Verantwortliche mit der Testversion feststellte, dass es simpel wie genial ist, eigene Workflows zu gestalten, Dokumente abzulegen und den eigenen Automatismus im Handumdrehen abzubilden, sollte AMAGNO das neue Dokumentenmanagement des Unternehmens werden.

UMSETZUNG

Zunächst begann die Trade Con GmbH ihren Posteingang, ihre Eingangsrechnungen und Zahlungsavisen abzubilden. Mit der Zeit digitalisierte der Großhandel überdies sämtliche Papier- und Aktenbestände, verwaltet ihre Verträge und archiviert relevante Dokumente.

Anfänglich machte sich im Kollegenkreis eine gewisse Skepsis breit, ob ein DMS tatsächlich die gewünschten Ziele erreichen und den Arbeitsprozessen mehr Effizienz verleihen würde. Aber nach einer Woche samt Schulung und individueller Hilfestellung des IT-Verantwortlichen waren alle anfänglichen Bedenken schnell verflogen.

Zurzeit befindet sich der Standort in Frankreich in der Testphase mit AMAGNO. Zukünftig plant Trade Con, die Niederlassungen Hamburg und Frankreich an ihr Dokumentenmanagement AMAGNO anzubinden, um die interne Korrespondenz erleichtern.

AMAGNO PUNKTET

Mit AMAGNO konnte das Bremer Unternehmen nicht nur eine Optimierung ihrer Prozesse erreichen, sondern außerdem allen Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen – immer und von überall. Die einfache und intuitive Bedienung des digitalen Dokumentenmanagements erlaubt auch weniger computeraffinen Mitarbeitern, AMAGNO voll umfänglich zu nutzen.

Die nervenaufreibende Suche nach Dokumenten gehört seit Einführung von AMAGNO der Vergangenheit an. Zum einen ermöglicht die einheitliche Gestaltung der Formate ein strukturierteres Arbeiten und zum anderen spart Trade Con durch die Papierreduktion kostbare Unternehmensressourcen. Außerdem arbeitet das Unternehmen mithilfe von AMAGNO revisionssicher und transparenter als jemals zuvor. Dank der enormen Zeitersparnisse kann sich das Unternehmen nun wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

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