Vosteen GmbH

Anwenderbericht

Vosteen stellte auf einen digitalen Rechnungsworkflow um. Dokumente mit kauvertragstechnischer Relevanz über jegliche Kanäle, wie E-Mails, werden rechtskonform abgelegt. Die Bereiche Einkauf und Verkauf werden durch digitale Prozesse strukturiert und damit in gleichbleibender Qualität optimiert.

Branche

Großhandel

Standort

Delmenhorst (D)

System

Amagno On Premise

Einsatzbereiche

Buchhaltung Einkauf Verkauf (weitere in Planung)

Dokumentarten

Eingangsrechungen Versanddokumente (weitere in Planung)

Integrationen

zum Warenwirtschaftssystem in Planung

Das Unternehmen

Die Vosteen Import Export GmbH ist ein mittelständischer Importeur und Großhändler für Lifestyle Artikel, Dekoration und Floristenbedarf. Als Kunden begrüßt das Unternehmen gewerbliche Wiederverkäufer wie Gartencenter, Floristenfachgeschäfte, Möbelhäuser und Dekorationsgeschäfte mit einem umfangreichen Produktmix aus Keramik und Glaswaren über Deko-Elemente bis hin zu Korb- und Holzwaren.

Seit April 2018 ist Amagno das digitale Dokumentenmanagement von der Delmenhorster Firma Vosteen. Neben dem Einsatz in der Buchhaltung nutzt das knapp 70-köpfige Unternehmen Amagno außerdem für seine Versanddokumente, damit der Warenein- und ausgang transparent erfasst und geprüft werden kann.

„Amagno ermöglicht es, die Workflows und Arbeitsabläufe nochmal ganz neu zu betrachten und aus dem bisherigen Arbeitstrott und der Betriebsblindheit zu entfliehen. Viele Vorgänge können nochmal von Neuem überdacht und viele Möglichkeiten gefunden werden, um bestehende Prozesse zu optimieren.“

Mike Trojan, Sales

Anforderungen

Schon länger dachte die Vosteen Import Export GmbH über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nach. Ausschlaggebend für schlussendliche Entscheidung eines DMS war die rechtliche Verpflichtung, die Eingangsmails mit kaufvertragstechnischer Relevanz abzulegen und zu archivieren, um den gesetzlichen Standards gerecht zu werden. Die weiteren Vorteile, die eine digitale Dokumentenablage mit sich bringt, folgten bei genauerer Betrachtung des Funktionsumfangs und der Möglichkeiten eines solchen Systems.

Umsetzung

Im April 2018 begann das Unternehmen ganz klassisch, die Workflows ihrer Buchhaltung mit Amagno abzubilden. Seitdem kommen stetig weitere Geschäftsprozesse und -abläufe hinzu.

Neben dem Ziel, Amagno zukünftig im ganzen Unternehmen einzuführen, ist die Integration in die Verkaufsabteilung geplant, damit auf lange Sicht die komplette Rechnungserstellung in Amagno erfolgen kann. Weiterhin sollen die Einkaufsprozesse in Amagno eingebettet und damit mittels eines Workflows eine Checklistenfunktion eingebaut werden.

Amagno punktet

Amagno begeistert nicht nur die Buchhaltung wegen der Zeitersparnis. Der Rechnungsworkflow geschieht nun nicht mehr manuell, sondern unkompliziert und transparent auf digitalem Weg. Die regionale Verbundenheit und der vielfältige Funktionsumfang der Software überzeugten die Vosteen Import Export GmbH, sich für Amagno zu entscheiden.

Dokumentenmanagement kostenfrei einsetzen

Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.