Peper & Söhne GmbH

Anwenderbericht

Digitale Immobilienverwaltung erzeugt Einsparung von Betriebskosten und Arbeitszeit. Mobiles Arbeiten unterstützt die Mitarbeiter und ihre Prozesse von überall.

Branche

Projektentwicklung von Gewerbeimmobilien und Immobilienmanagement

Standort

Bremen (D)

System

Amagno On Premise

Einsatzbereiche

Buchhaltung Controlling Archivierung Posteingang

Dokumentarten

Posteingangsrechnungen Archivierung Verträge

Integrationen

Datev Office 365

20220713 DJI 0093 Retuschiert 1536x1023 - Peper & Söhne GmbH

Das Unternehmen

Das 2013 gegründete Familienunternehmen Peper & Söhne verfügt über ein vielfältiges Aufgabenspektrum: Neben der Entwicklung des Beteiligungsportfolios und der aktiven Verwaltung des Immobilienbestands steht außerdem die Entwicklung und Projektierung von Gewerbeimmobilien im Fokus des Bremer Immobilienunternehmens.

Seit Beginn 2018 ist Amagno bei Peper & Söhne operativ im Einsatz. Was mit der Implementierung der Prozesse rund um die Buchhaltung und den Posteingang begann, wurde nach und nach auf weitere Abteilungen ausgeweitet und die erstellten Workflows stetig weiterentwickelt.

„Amagno bringt bei Peper & Söhne die Digitalisierung auf ein neues Level. Durch die hohe Anpassungsfähigkeit des Produktes ist es möglich, digitale Strukturen aufzubauen, die mit dem Wachstum und den schnellen Veränderungen des jungen Unternehmens Schritt halten können.“

Gerrit Hilgendorff, IT-Leitung

Anforderungen

Das rasche Unternehmenswachstum und die Bewältigung größerer Projekte brachten ein höheres Rechnungsaufkommen mit sich. Da der analoge Rechnungsworkflow zunehmend zu Verzögerungen, Intransparenzen und mitunter zu ungewollten Dokumentverlusten im Betriebsablauf führte, stieg der Wunsch nach einem digitalen Dokumentenmanagementsystem. Um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, sollte die zukünftige DMS-Lösung die Optimierung der internen Prozesse und mobiles Arbeiten ermöglichen.

Deshalb machte sich Peper & Söhne auf die Suche nach einem regionalen System mit persönlichem Ansprechpartner, zukunftsweisender Roadmap, einer ansprechenden Optik und einer guten Softwarearchitektur, dessen Flexibilität die Möglichkeit der individuellen Anpassung in Eigenregie bietet. Weitere Funktionen wie digitale Workflows, gute OCR-Auslesbarkeit sowie eine Datev-Schnittstelle waren weitere Anforderungen an die zukünftige DMS-Software.

Umsetzung

Zunächst begann das Family Office Amagno für die Buchhaltung und den Posteingang einzusetzen. Neben der herkömmlichen Ablage in den E-Mailpostfächern ermöglicht die Digitalisierung des Posteingangs den Import wichtiger Dokumente in den Posteingangskorb der Mitarbeiter. Dies gewährleistet einen schnellen und gemeinsamen Zugriff auf wichtige Dokumente. Der Rechnungsworkflow der Buchhaltung erlaubt es weiterhin, die Rechnungsdaten über die Schnittstelle (XpergoHUB) an Datev zu übergeben.

Besonders der stetige Kontakt zwischen den Projektverantwortlichen bei Peper & Söhne und dem Projektmanagement bei Amagno sorgte während der Einführung der Software für die rasche Lösung aufkommender Fragen und Probleme.

Mit der in Kürze geplanten Integration der Personalabteilung, der Immobilienverwaltung und weiteren Abteilungen soll die Abbildung aller Unternehmensbereiche abgeschlossen werden, sodass schließlich nur noch eine einzige intelligente Dateiablage mit den individuellen Workflows des Unternehmens in Amagno abgebildet wird.

Amagno punktet

Amagno überzeugte Peper & Söhne durch seine intuitive Bedienung und ansprechende Optik. Die Roadmap der Software zeigt zudem das starke Potenzial zur Weiterentwicklung von Amagno, was dem jungen Unternehmen sehr zusagt. Durch die moderne Oberfläche und die Wandlungsfähigkeit spart Peper & Söhne nicht nur Betriebskosten und Arbeitszeit, sondern bewegt sich zunehmend in Richtung eines digitalen Unternehmens. Besonders die mobile Oberfläche lässt ausstehende Rechnungen allerorts freigeben, ermöglicht ein flexibleres Arbeiten und kürzere Prozessdurchlaufzeiten.

Dokumentenmanagement kostenfrei einsetzen

Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.