Deutsches Rotes Kreuz Stormarn

Anwenderbericht

Den Blick auf das Wesentliche und Beschleunigung der Verwaltungsabläufe waren das Ziel. Hier unterstützen die flexibel und digitalen Workflows mit Amagno und die leistungsfähige Suche sowie die Reduktion der manuellen Eingaben.

Branche

Gesundheit / Soziales / Pflege

Standort

Bad Oldesloe (D)

System

Amagno On Premise

Einsatzbereiche

Personalwesen IT-Abteilung allgemeine Verwaltung Buchhaltung

Dokumentarten

Ein- und Ausgangsrechungen Personalakten

Integrationen

Diamant (in Planung) SFirm (in Planung) SD Worx (in Planung)

DRK Kreisgeschäftsstelle Stormarn - DRK Stormarn

Das Unternehmen

Das Deutsche Rote Kreuz (DRK) im Kreis Stormarn bietet eine Vielzahl an sozialen Dienstleistungen an. Von ambulanter und stationärer Pflege, betreutes Wohnen, Essen auf Rädern über Erste-Hilfe-Kurse, Kindertagesstätten, Katastrophenschutz bis hin zu Selbsthilfegruppen, unterstützt der Kreisverband Stormarner Menschen täglich, um ihre Lebensqualität zu steigern.

Seit Frühling 2018 genießt das DRK dank Amagno nicht nur eine einheitliche Ablage ihrer Strukturen und Abläufe, sondern auch kreative Freiräume für die Weiterentwicklung ihrer Unternehmensstrukturen durch eine intelligente Informationsverkettung.

„Amagno ist ein gutes Produkt, das eine Vielzahl an Möglichkeiten bietet, die auf den ersten Blick gar nicht ersichtlich sind. Amagno ist flexibel, anpassungsfähig und offen, so dass jegliche Prozesse damit umgesetzt und abgebildet werden können. Amagno war die richtige Entscheidung.“

Udo Finnern, Vorstand

Anforderungen

Nachdem die Papier- und Aktenberge bei dem DRK Stormarn nicht zuletzt aufgrund der gesetzlichen Anforderungen und Rechtskonformität immer mehr zunahmen, entschied sich der Kreisverband schlussendlich dazu, diesem Problem mit einem digitalen Dokumentenmanagement Abhilfe zu schaffen.

Lange Suchzeiten nach wichtigen Dokumenten störten den täglichen Arbeitsablauf und es verstärkte sich zunehmend der Wunsch, die Entscheidungsfindung im Unternehmen durch schnelle und gezielte Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen. Durch die digitale Dokumentenmanagement Software sollten die manuellen Eingaben minimiert und die Daten der gescannten Dokumente übernommen werden können.

Mit dem Einsatz eines DMS erhoffte sich das Deutsche Rote Kreuz Stormarn, den Blick noch konzentrierter auf Wesentliches zu lenken und den Verwaltungsablauf zu beschleunigen.

Umsetzung

Nachdem die anfängliche Unsicherheit der Mitarbeiter durch eine umfangreiche Testphase aus dem Weg geräumt wurde, begann der Kreisverband im März 2018, Amagno erfolgreich einzusetzen. Alle Beteiligten merkten rasch die Vorzüge des Systems und nutzten Amagno zunächst als zentrale Ablage wichtiger Dokumente. Es folgte die digitale Verwaltung von Akten der Kindergartenkinder in den 23 Kindertagesstätten und die Abbildung der Bereiche, die einer gewissen Aufbewahrungs- oder Löschpflicht unterliegen, wie beispielsweise Bewerbungsunterlagen.

In Zukunft strebt der Kreisverband die Umsetzung der Software im gesamten Unternehmen an. Dies beinhaltet die Verwaltung, die sozialen Bereiche und schließlich die Außenstützpunkte, um die Verwaltungsworkflows zwischen den unterschiedlichen Einrichtungen und dessen Kommunikation zu ermöglichen. Dabei soll jede Abteilung und Einrichtung ihre Workflows individuell auf Amagno anpassen und nach ihren Wünschen gestalten.

Amagno punktet

Auf der Suche nach einer passenden Dokumentenmanagement-Lösung fiel schnell auf, dass kaum ein System eine gezielte, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit der Integrationen bot. Die weitere Recherche nach einem passenden DMS führte das DRK Stormarn zu Amagno.

Das digitale Dokumentenmanagement überzeugte den Kreisverband durch seine übersichtliche Gestaltung, die Kombination vieler, unterschiedlicher Workflows, die Möglichkeit der Rechteverwaltung sowie die Unterstützung einer unerschöpflichen Menge an Dateiformaten.

Dokumentenmanagement kostenfrei einsetzen

Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.