FINCKE-HYGIENE FACHGROßHANDEL OHG

„In der Vergangenheit bewegten uns verschiedene Ausgangssituationen dazu, nach einer Dokumentenmanagement-Lösung zu suchen“, berichtet Stephan Fincke, Geschäftsführer bei Fincke-Hygiene, während er seine Erfahrungen teilt. „Unsere internen Abläufe, vor allem in der Abwicklung, beanspruchten viel Zeit und Energie. Der Umgang mit Papierdokumenten wie Lieferscheinen und Rechnungen gestaltete sich als äußerst zeitaufwändig und frustrierend, da es oft eine Herausforderung war, die benötigten Dokumente wiederzufinden.“

Ein weiterer zentraler Faktor war die Zusammenarbeit mit Lebensmittelherstellern und Kantinen, insbesondere hinsichtlich der Dokumentation von Reinigungsprozessen. Anfänglich versuchte das Unternehmen, diese Reinigungspläne in einem Sharepoint zu speichern. Doch schnell stießen sie an die Grenzen des Systems, da die Dokumentenbibliothek im Sharepoint auf maximal 5.000 Dokumente begrenzt ist.

„Angesichts der Tatsache, dass wir mittlerweile über 10.000 Reinigungspläne verwalten, wurde es unerlässlich, eine Lösung zu finden, die diese Beschränkung nicht aufwies“, berichtet Fincke weiter. Hierin lag ein entscheidender Beweggrund für die Einführung von Amagno – die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu verwalten.

Amagno überzeugt durch vielfältige Stärken, die das Unternehmen auf ein neues Level der Effizienz und Produktivität heben. Besonders beeindruckend findet Fincke-Hygiene das unschlagbare Tempo, das Amagno den Geschäftsprozessen verleiht. Früher waren physische Dokumente mühsam durch verschiedene Abteilungen zu schleppen, was zu Verzögerungen und Zeitverlust führte. Herr Fincke erinnert sich, dass es ein enormer Zeitaufwand war, all die Ablieferscheine nach Nummern zu sortieren. Heute werden sie innerhalb kürzester Zeit gescannt und monatlich in einer Kiste gesammelt.

„Die Integration von ERP- und DMS-Systemen bringt uns monatlich eine Zeitersparnis von etwa 65 Stunden. Dadurch entfallen Aufgaben wie das Ablegen und Abheften von Dokumenten sowie der damit verbundene Arbeitsprozess. Allein durch diese Automatisierung können wir bei einem kalkulierten Stundensatz von 25 Euro eine Einsparung von 1.625 Euro erzielen – und das betrifft lediglich einen einzigen Prozess“, schwärmt er.

Auch Philipp Keunemann spürt die Mehrwerte: „Die Integration von Amagno hat es uns ermöglicht, unsere papierbasierten Prozesse weiter zu optimieren und den Umgang mit Dokumenten erheblich effizienter zu gestalten.“

Neben der Geschwindigkeit beeindruckt Amagno außerdem durch die kluge Unterstützung bei der Prozessoptimierung. Denn mit einem Lächeln auf den Lippen erzählt Fincke abschließend, dass Mitarbeiter ihm begeistert berichteten, wie die nahtlose Gestaltung der Workflows sie dabei unterstützt, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und dadurch Zeit und Ressourcen einzusparen.