Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt bei der sicheren Verwaltung und schnellen Auffindbarkeit von Dateien und bietet verlässliche nachvollziehbare Prozesse. Aber was macht ein DMS genau?
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Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt bei der Digitalisierung, der sicheren Verwaltung Ihrer Dokumente und erzeugt verlässliche digitale Prozesse.
Die eingescannten und digitalen Dokumente und E Mails werden rechtlich sicher abgelegt und können mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems in Sekundenschnelle gefunden, ad hoc bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Dies gilt sowohl für cloudbasierte Systeme als auch für On Premises Lösungen, bei denen die Verwaltung elektronischer Dokumente vollständig auf unternehmenseigenen Servern erfolgt. Daten werden aus den Dokumenten automatisch erkannt und an externe Systeme, wie CRM, ERP System oder andere IT Systeme weitergegeben.
Geschäftsprozesse werden automatisiert und digital abgebildet, Medienbrüche vermieden, Dateiredundanzen minimiert, Rechtssicherheit und die Auskunftsfähigkeit erhöht. Ganz nebenbei wird die Umwelt geschont und Mitarbeiter entlastet, sodass diese sich wieder aufs Wesentliche fokussieren und ihr Potenzial entfalten können.
Ein DMS ist dabei weit mehr als nur die einfache elektronische Dokumentenverwaltung. Es ermöglicht eine umfassende Organisation, Strukturierung und Kontrolle von Dokumenten und Daten innerhalb Ihres Unternehmens.
Unternehmen erreichen mit einem Dokumentenmanagementsystem eine deutlich höhere Wertschöpfung, motiviertere Mitarbeiter und sichern sich gegen zahlreiche moderne Herausforderungen, z.B. Compliance Anforderungen, ab.
Der Einsatz künstlicher Intelligenz in einem Dokumentenmanagementsystem hebt die Wertschöpfung und die Automatisierung im Rahmen der Auskunftsfähigkeit, Datenerfassung und Übernahme von Routineaufgaben nochmal enorm.
Der Funktionsumfang eines digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist auch Bestandteil eines umfangreicheren Enterprise Content Management (ECM) für Unternehmen.
Amagno ist Hersteller einer ECM Lösung für den Einsatz in der Cloud, On Premise oder Hybrid.
Was ist der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems?
Fast 80 Prozent der Unternehmen setzen ein Dokumentenmanagementsystem als Bestandteil eines Enterprise Content Management (ECM) ein.
Die enormen Vorteile sind nachgewiesen. Die repräsentative Studie Digital Office Index 2022 des IT Verbands Bitkom zeigt die Effekte sehr deutlich:
Verbesserung der rechtlichen Sicherheit (Compliance) sowie erhebliche Verbesserung in der Performance, Transparenz und Automatisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Dazu eine klare Steigerung der Kundenzufriedenheit. Ein weiterer Vorteil liegt in der schnellen und kollaborativen Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Mitarbeitende gleichzeitig.
Was sind die wichtigsten Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem?
Wer den Status quo papierbasierter oder verteilter Dokumentenablagen verlässt, investiert mit einem DMS in die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens. Auch Open Source Software wird dabei gelegentlich in Betracht gezogen, scheitert in der Praxis jedoch häufig an fehlender Wartung, Support und rechtlicher Absicherung.
Alle Vorteile von DMS Lösungen lassen sich auf einen einzigen Begriff reduzieren: Resilienz
Resilienz ist die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens gegen interne und externe Herausforderungen.
Beispiele:
- In Zeiten multipler Krisen (Pandemien, starke wirtschaftliche Schwankungen, kriegerische Auseinandersetzungen) sind schnell Kosten zu reduzieren.
- In einer wirtschaftlich gute Zeit ist die Skalierung der Kapazitäten für die Wettbewerbsfähigkeit entscheidend. Aber: Neue Mitarbeiter sind nicht mehr für analoge Arbeitsweisen und stationäre tägliche Arbeit zu begeistern. Fachkräfte sind schwer erreichbar oder kaum finanzierbar.
- Die Beschäftigungsdauer nimmt im Trend deutlich ab. Dabei sind Kündigungsfristen durch die wechselnden Mitarbeiter schneller erreicht, als dass neue gleichwertige Mitarbeiter gewonnen werden können. Durch digitale Geschäftsprozesse, auch automatisierte Workflows genannt, kann das Unternehmen standardisiert werden und ermöglicht schnelles Off- und Onboarding personeller Kapazitäten. Eine digitale Ablage von Dokumenten beendet ortsbezogene Akten.
- Der Erfolgsfaktor moderner Unternehmen ist Schnelligkeit. Im Vertrieb und im Kundendienst / Support eines Unternehmens. Dazu ist es notwendig, dass alle Mitarbeitenden im Unternehmen in Sekunden auf die aktuellsten Dokumente und Informationen zugreifen können. Nur eine digitale Ablage für digitale Akten, statt papierbezogene Akten, sind schnell durchsuchbar. Und mit KI kann direkt eine Antwort geliefert werden, statt erst zahlreiche Dateien eines Suchergebnisses zu sichten.
- Bestehende und stetig neue und wechselnde Rechtsanforderungen beschäftigen die Geschäftsführung, z.B. das Hinweisgeberschutzgesetzt, Datenschutzgrundverordnung oder das geplante Wachstumschancengesetz und viele mehr.
- Patenttrolle und Abmahnwellen binden Ressourcen und beschäftigen den Rechtsbeistand der Unternehmen. Eine schnelle Abwehr durch umfassende Bereitstellung aller Informationen ist entscheidend.
- Immer mehr Normen und Gesetze in Deutschland, EU und Internation sind zu erfüllen. So ist es rechtlich erforderlich, digital eintreffende Dateien, z.B. Rechnungen, auch digital rechtssicher zu archivieren. Dazu gehört, dass für viele Gesetze und Normen eine Nachvollziehbarkeit jeglicher Änderungen zu protokollieren sind.
- Klassische Dateisysteme sind nicht ausreichend geschützt: Wechselnde oder frustrierte Mitarbeiter nehmen sensible Daten mit oder verkaufen diese.
- Private, professionelle und institutionelle Hacker verschaffen sich mit Phishing und Trojanern Zugriff auf ungeschützte Daten oder erpressen Unternehmen mit Datenverschlüsselung, was bereits oft zu direkten Unternehmensinsolvenzen führte.
- Klimaauswirkungen schädigen durch Überflutungen, Stürme und Brände analoge Aufbewahrungen oder erfordern einen schnellen Betriebsstättenwechsel.
Für einige Leser mag dies überzogen klingen, aber jeder dieser einzelnen Punkte war für viele unserer Kunden ein konkreter Anlass zur DMS Einführung, um die eigene Organisation zukunftssicher aufzustellen. Es unterstützt erheblich bei diesen Herausforderungen. Sehen Sie dazu auch einen Vortrag für den Unternehmensverband Bitkom vom Amagno Gründer Jens Büscher.
Fazit: Ein Dokumentenmanagementsystem steigert die notwendige Resilienz durch Automatisierung, Einhaltung von Recht und Normen und motivierte Mitarbeiter. Unternehmen mit einem Dokumentenmanagement sichern sich damit nicht den Erhalt, sondern verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil.
Was sind Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems?
Leistungsfähige Suche
Zu den wichtigsten DMS Funktionen gehört die zentrale Sicherung aller relevanten elektronischen Dokumente und Daten aus verschiedensten Quellen (z.B. Dateisystem, E Mail Postfächer, Scanner) an einem zentralen sicheren Ort. Dies ermöglicht eine Unternehmensweite Suche. Durch die Volltextsuche nach jeglichen Begriffen sind alle relevanten Informationen in Millionen Dateien und E Mails in Sekunden zu finden.
Intelligente Recherche
Künstliche Intelligenz (KI/AI) erlaubt über die Auswertung von Large Language Models (LLM) das abteilungsübergreifende Zusammenführen von passenden Informationen und Dokumenten, beispielsweise im Vertragswesen, Vertrieb, technischer Betrieb oder im Kundendienst und verbessert dadurch die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Ortsunabhängige Arbeit
Um von jedem Ort zu jeder Zeit mit jedem Gerät arbeitsfähig zu sein, verfügen die meisten DMS Lösungen über internetfähige Apps für PCs, Macs, Smartphones und Tablets.
Durch eine DMS Cloud Lösung vieler Anbieter ist der Zugriff schnell, sicher und von überall möglich.
Rechtssicherheit und Compliance
Ein DMS gewährleistet die rechtskonforme & revisionssichere Archivierung von Dokumenten und E Mails. Zugriffsrechte stellen den autorisierten Zugriff auf Dokumente und Daten und Informationen sicher. Versionen protokollieren jegliche Änderungen und ermöglichen die Wiederherstellung von Daten. Aufbewahrungsfristen sichern Inhalte vor ungeplanter Löschung.
Automatisierung über Integrationen
Ein DMS lässt sich nahtlos mit anderen Anwendungen wie CRM oder ERP integrieren. Daten gleichen sich dadurch ab und führen zu einem hohen Automatisierungsgrad statt manueller Arbeitsmethoden.
Automatisierte Datenerfassung
Dokumentenmanagementsysteme verfügen über die Erkennung von Daten auf Dokumenten (OCR), wie z.B Rechnungen. Das frühere „Abtippen“ von Daten und E Mails reduziert sich erheblich oder entfällt. Dies reduziert die Fehlerquote in der Datenerfassung und führt zu einem hohen Automatisierungsgrad. Zusätzlich sorgt das DMS für eine revisionssichere Archivierung der erfassten Daten.
Digitale Prozesse
Ein DMS ermöglicht die Standardisierung und Workflow Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das DMS leitet Dokumente automatisch an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weiter. Dies beschleunigt die Prozesse, minimiert manuelle Aufgaben und reduziert Fehler. Das Onboarding neuer oder fachlich weniger qualifizerter Mitarbeiter verbessert sich. Gleichzeitig dokumentiert es die Vorgänge für viele Gesetzte und Normen. DMS Anwender profitieren dabei von klaren, automatisierten Prozessen, die Fehlerquellen minimieren und die tägliche Arbeit spürbar erleichtern.
Kostenreduktion
Dokumentenmanagementsysteme sorgen auf vielen Ebenen für erhebliche Kosteneinsparungen (z.B. Betriebskosten, Personal, Suchzeiten, Bearbeitungsaufwand bei Rechnungen, verlorener Skonti, etc) und Umsatzsteigerungen (z.B. schnellere Prozesse, besserer Kundenservice, Zertifikate). Auch die Abwehr drohender Strafen durch fehlende Gesetzeskonformität und anderer Bedrohnen sind zu beachten.
Welche Integrationen gibt es für ein DMS?
Integrationen für ein digitales Dokumentenmanagementsystem sind wie die notwendigen Gewürze zu einem guten Essen. Integrationen ermöglichen die Interaktion zu anderen Systemen für einen automatisierten Datenaustausch und übergreifende Prozesse mit anderen IT Systemen.
Standardschnittstellen für Import und Export
Um Informationen in das Dokumentenmanagement System (DMS) zu importieren und zu exportieren gibt es bewährte Funktionen.
Scanneranbindung
Papierbelege sind über angeschlossene lokale Scanner (TWAIN/VIA) oder Netzwerkscanner (FTPS/SMB) importierbar.
Virtueller Drucker
Ausdrucke lassen sich bereits beim Druckvorgang in PDF Dateien umwandeln und in ein DMS importieren.
E-Mail Archivierung
Über Mailstandards, wie SMTP, sind E-Mails inklusive Anhänge in einem DMS archivierbar. Für ein rechtssicheres Mailarchiv bieten sich ein Mailproxy an, der dem Mailserver vorgelagert ist.
Outlook Add-On
Einige Anbieter bieten nahtlose Integration in die bewährte Outlook Applikation an. Dies ermöglicht mehr Einstellungsmöglichkeiten bei der Erfassung, ist aber technisch sensibler.
"Speichern unter"
Dokumentenmanagementsysteme integrieren sich oftmals in das Windows Dateisystem, um über das "Öffnen" oder "Speichern" oder über einen Ordnerzugriff im Dateisystem Dateien zu bearbeiten.
Office Integration
Einige Anbieter ermöglichen über Add-Ons in Office 365 das direkte Speichern, Öffnen und die Bearbeitung von Dokumenten.
Zentrale Vorlagen verwalten DMS Systeme ebenso und verhindern damit die Verwendung überalterter Vorlagen
Datei Import / Export
Dateien lassen sich, inklusive Ordnerstrukturen, über Importdialoge, Drag & Drop, FTP und andere Mechanismen mit Meta-Daten importieren
Daten Import / Export
DMS Systeme erfassen nicht nur die Meta-Daten von Dateien (also Autor, Titel, etc) sondern ermöglichen die Anreicherung von Daten über CSV oder XML Dateien
Datei- und Datenexport
Dateien und Ordner lassen sich über Exportdialoge oder Drag & Drop exportieren. Meta-Daten werden üblicherweise über CSV oder XML ergänzend exportiert.
RESTful API
Moderne Systeme verfügen über offene Integrationenstandards, um auf Dateien und Daten des Dokumentenmanagementsystems zuzugreifen. Die bekannste ist eine RESTful API.
ERP, CRM und Finanzbuchhaltung
Die Integration mit ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen zählt zu den wichtigsten Funktionen moderner Dokumentenmanagement Software. Sie können für einen hohen Automatisierungsgrad an andere Unternehmensanwendungen angebunden werden, z.B. DATEV, Sage, Business Central, Sales Force, Weclapp, Microsoft Dynamics, SAP, HR Software etc.
Scan-Dienstleister
Unternehmenspost oder Rechnungen lassen sich automatisch von externen Dienstleistern, wie Dropscan oder der Post digitalisieren und automatisch in Unternehmensworkflows überführen.
Für welche Aufgaben kann ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden?
Die Einsatzmöglichkeiten einer modernen Dokumentenmanagement Anwendung sind vielfältig. Ob Rechnungsworkflows, Vertragsverwaltung, E-Mail-Archivierung oder digitale Personalakte: Ein Dokumentenmanagementsystem ist so individuell anpassbar, dass sich nahezu alle Prozesse damit abbilden lassen.
Die Unternehmensbereiche, in denen Dokumentenmanagement-Lösungen eingesetzt werden, sind mannigfaltig. Nach einer Studie des Branchenverbandes Bitkom setzen 53 Prozent der Unternehmen ihr digitales Dokumentenmanagement in der Buchhaltung und bei ihren Finanzen ein. Rund 43 Prozent der Befragten arbeiten im Einkauf und der Beschaffung mit einem Dokumenten Management System. Auch im Marketing und Vertrieb arbeiten knapp 41 Prozent der Mitarbeiter mit einer solchen Lösung.
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Video Praxisbeispiel Einführung Dokumentenmanagement
Die //CRASH Unternehmensgruppe hat die Verwaltungsprozesse ihrer 14 Firmen digitalisiert und beschreibt im Interview die Erfahrungen bei der Einführung eines DMS sowie die Umsetzung und Kosteneinsparungen.
Einige beliebte Workflows möchten wir Ihnen im Folgenden gerne einmal näher vorstellen:
Rechnungseingangsverarbeitung
Dokumentenmanagement Systeme haben das Ziel verbindlicher und verlässlicher Prozesse. Eine Belegerkennung (OCR) liest Rechnungsdaten automatisch aus und legt die Rechnung entsprechend gewünschter Regeln ab. Die Belege werden anschließend den Mitarbeitern zugewiesen, z.B. für eine Datenkontrolle, digitales Stempeln und das Anbringen von Notizen. Hinterlegte Fristen und Vertretungsregelungen sorgen dafür, dass wertvoller Skonti voll ausgeschöpft und Rechnungen nie wieder unbearbeitet liegen bleiben. Integrationen sorgen für die Interaktion mit ERP und Buchhaltungssystemen bis hin zu Banking-Lösungen. Mehr Infos
Vertragsmanagement
Eine DMS-Software ist für das Vertragsmanagement eines Unternehmens besonders wertvoll, da es die Vertragsverwaltung erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet. Die zentrale Ablage aller Vertragsdokumente in einem Cloud DMS ermöglicht eine übersichtliche und leicht zugängliche Verwaltung von Dokumenten. Dies ist besonders wichtig, um schnell auf aktuelle Vertragsversionen und relevante Informationen zugreifen zu können.
Mit einem Dokumentenmanagement können Verträge nicht nur sicher gespeichert, sondern auch systematisch organisiert werden. So können Verträge beispielsweise nach verschiedenen Kriterien wie Vertragspartner, Vertragsart oder Fälligkeitsdatum sortiert und durchsucht werden. Das spart Zeit und erleichtert das Auffinden bestimmter elektronischer Dokumente.
Einkauf
Auch im Einkauf erweist sich ein Dokumentenmanagementsystems eines Unternehmens als äußerst nützlich. Durch die zentrale Ablage und Verwaltung aller relevanten Dokumente und Daten kann das Einkaufsmanagement effizienter und effektiver gestaltet werden.
Zum einen ermöglicht ein Dokumentenmanagent die zentrale Ablage von Lieferantendokumenten wie Verträgen, Bestellungen, Rechnungen und Lieferantenbewertungen. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, was insbesondere bei der Lieferantenauswahl oder bei Vertragsverhandlungen von großem Vorteil ist. Einkäufer können so schnell auf die benötigten Dokumente zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen.
Darüber hinaus unterstützt ein Cloud DMS die Automatisierung von Einkaufsprozessen. Beispielsweise können Bestellvorgänge durch Vorlagen und Workflows im System standardisiert und beschleunigt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern trägt auch zur Minimierung von Fehlern bei, die bei manueller täglicher Arbeit auftreten können.
Personalverwaltung
Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein äußerst nützliches Werkzeug für die Personalverwaltung in Unternehmen jeglicher Größe. Einer der Hauptvorteile liegt in der Zentralisierung und Organisation von Dokumenten. In Dokumentenmanagementsysteme können alle relevanten Personalakten, wie Verträge, Leistungsbeurteilungen, Lebensläufe, Krankmeldungen und andere wichtige Unterlagen, sicher und übersichtlich gespeichert werden. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, was besonders bei großen Mitarbeiterzahlen von Vorteil ist.
Durch die Digitalisierung der Dokumente verringert sich auch das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung, welches bei physischen Akten besteht. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen. Eine DMS Software ermöglicht es, den Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten streng zu kontrollieren und zu protokollieren, was im Einklang mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO steht.
Automatisierungsfeatures in modernen Dokumentenmanagement Systemen tragen ebenfalls zur Effizienzsteigerung bei. Routineaufgaben, wie das Einreichen von Urlaubsanträgen oder die Verwaltung von Arbeitszeiten, können automatisiert und somit beschleunigt werden. Dies führt nicht nur zu einer Arbeitsentlastung für die Personalabteilung, sondern verbessert auch das Erlebnis für die Mitarbeiter.
Qualitätsmanagement
Im Bereich des Qualitätsmanagements kann ein DMS hilfreich sein, da es wesentlich zur Einhaltung und Überwachung von Qualitätsstandards beiträgt. Durch die zentrale Ablage und Organisation aller relevanten Dokumente erleichtert ein DMS die Standardisierung von Prozessen und Dokumentationen. Dies ist besonders wichtig, um konsistente Abläufe im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Qualitätsrichtlinien, Verfahrensanweisungen, Prüfdokumentationen und andere qualitätsrelevante Dokumente können in einem Dokumentenmanagement abgelegt werden. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff für die Mitarbeiter und erleichtert die Einhaltung der Qualitätsstandards. Gleichzeitig können Änderungen an Dokumenten zentral vorgenommen und automatisch allen betroffenen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, was die Konsistenz und Aktualität der Informationen sicherstellt.
Vertrieb
Ein Dokumentenmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Vertriebsbereich eines Unternehmens. Durch die zentrale Ablage und Organisation aller relevanten Dokumente wie Kundenverträge, Angebote, Verkaufsunterlagen und Korrespondenz wird der Zugriff für die Vertriebsmitarbeiter erheblich vereinfacht. Dies ist besonders wichtig, da im Vertrieb oft schnell auf aktuelle Informationen zugegriffen werden muss, z.B. bei Kundengesprächen oder Verhandlungen.
Die zentrale Ablage von Kundeninformationen in einem DMS verbessert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern ermöglicht auch eine personalisierte Kundenkommunikation. Vertriebsmitarbeiter können auf eine vollständige Kundenhistorie zugreifen, was ihnen hilft, auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.
Darüber hinaus unterstützt ein Dokumentenmanagement System die Automatisierung von Routineprozessen im Vertrieb. Beispielsweise können Angebots- und Vertragsvorlagen im System hinterlegt werden, was die Erstellung neuer Dokumente beschleunigt und standardisiert. So kann sich der Vertrieb stärker auf den Kundenkontakt und die Vertriebsstrategie konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen.
Wie erzeugt ein Dokumentenmanagement system eine Rechtskonformität?
„Ist Ihr Dokumentenmanagementsystem Rechtskonform?“ ist eine klassische Frage von Interessenten. Die Antwort lautet stets „Welche Rechtsnorm ist zu erfüllen?“.
Unternehmen unterliegen je nach Branche und Prozess verschiedenen Gesetzen und Normen im Kontext des Landes, EU oder Global.
Sehr viele der daraus abgeleiteten Anforderungen sind wiederkehrend und lassen sich oftmals mit den im DMS enthaltenen Funktionen, digitalen Prozessen und ergänzenden Dokumentationen erreichen. Bekannte Anforderungen aus vielen Gesetzen und Normen sind:
Aufbewahrungsfristen und Schutz gegen Löschung
Dokumentenmanagementsysteme verwalten für unterschiedliche Dokumentarten die erforderlichen Aufbewahrungsfristen. Vorher ist eine Löschung ausgeschlossen.
Eine anschließende Vernichtung der Daten ist gewährleistet und wird mit Protokollen nachgewiesen.
Schutz gegen Änderungen und Manipulationen
DMS Lösungen gewähren über Zugriffsrechte Schutz gegen unbefugtes Lesen oder Ändern von Inhalten.
Ergänzend wird eine Manipulation von Daten im DMS in dessen Dateninfrastruktur aufgedeckt und angezeigt.
Nachweispflichten
Dokumentenmanagementsysteme führen Änderungsprotokolle durch automatische Versionen. Diese weisen Person, Datum und Uhrzeit der Änderungen nach. Vorherige Versionen lassen sich lückenlos nachweisen und anzeigen.
Sicherheit
Neben Zugriffsrechten ist die Sicherheit der Anmeldung, der Konsistenz und Verschlüsselung der Daten und der Kommunikation relevant. In der Cloud Lösung sorgen georedundante Backups mit Schattenkopien zwischen Rechenzentren für eine hohe Sicherheit der Daten im DMS. Alternativ entscheiden sich manche Unternehmen bewusst für eine On Premises Lösung, wenn besonders hohe Anforderungen an die interne Datenhaltung, Netzwerkhoheit oder spezifische Compliance-Vorgaben bestehen.
Neben vielen Gesetzen und Normen in Deutschland, der EU und Global müssen DMS Systeme am häufigsten folgende Gesetze einhalten:
Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b. Hier steht vor allem die Aufbewahrungspflicht im Vordergrund.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, der Nachfolger der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Es gibt für fast alle Gesetzte und Normen kein Zertifikat, was rein für die DMS Software gilt.
Verschiedenste Organisationen, wie der TÜV, Wirtschaftsprüfer oder Verbände, können im Kontext eines Unternehmens und seiner Prozesse eine Software prüfen und seine Gültigkeit zu Gesetzen und Normen bestätigen.
Daraus resultierende Zertifikate oder Gutachten entbinden Anbieter und Kunden nicht von ihrer Verantwortung.
Trotzdem unterstützen Zertifikate und Gutachten die Gültigkeit gegenüber der Gesetze und Normen. Daher sind bestimmte Zertifikate von Anbietern relevant, wie z.B. die IDW PS 880 (zusammen mit einer Verfahrensdokumentation für den Kunden) sehr hilfreich für Audits oder Rechtskonflikte.
Mit fünf Schritten zum Dokumentenmanagementsystem - Schritt für Schritt Anleitung
White Paper Einführung Dokumentenmanagement
Als DMS Hersteller haben wir bereits hunderten Unternehmen in kürzester Zeit bei der Einführung unseres DMS unterstützt. Das White Paper umfasst wertvolle Hinweise bei der Umsetzung eines DMS.
Die Einführung eines Dokumentenmanagement mit seinen Basisfunktionen erzeugt unmittelbar ersten Nutzen und ist innerhalb weniger Minuten in der Cloud möglich.
Für Unternehmen nimmt der Einführungsaufwand mit der Menge der abzubildenden Prozesse (Workflows) und der anzubindenden DMS Integrationen zu. Ein Workflow Management System kann hier helfen komplexe Genehmigungs- und Freigabeprozesse strukturiert abzubilden. Gerade bei einer On-Premises-Lösung lässt sich das Workflow Management tief in bestehende Systeme integrieren. Ein Vorteil für Unternehmen mit individuellen Anforderungen oder strikten IT-Vorgaben.
Wertvolle Hinweise für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems:
1. Anforderungen feststellen
Ein Dokumentenmanagement hat in vielen Bereichen einen enormen und rechtlich notwendigen Nutzen. Dies motiviert aber nur bedingt Mitarbeiter und Entscheider.
In fast allen Projekten steht ein konkretes Problem oder der dringende Wunsch einer Verbesserung im Vordergrund. Die Analogie zum Arzt passt hier ganz gut: Oftmals gehen die Patienten erst zum Arzt, wenn der Schmerz nicht mehr erträglich ist und dann muss das Medikament schnell helfen. Dies gilt nach unserer Erfahrung auch für die Einführung eines DMS.
Unsere Empfehlung: Fokus auf die konkret zu verbessernde Situation, z.B. der Rechnungseingangsprozess. Trotzdem der langfristige Blick auf andere Abteilungen und deren Prozesse. Aus Erfahrung wird ein digitales Dokumentenmanagement Projekt sehr aufwendig und langwierig, wenn es auf ein gesamtes Unternehmen mit allen Prozessen ausgerollt werden soll.
Die Anforderungen sollten dokumentiert sein, damit Anbieter ein konkretes Angebot mit möglichst wenig Interpretationsspielraum anbieten können. Dazu sollten nicht einfach Anforderungslisten aus dem Internet übernommen werden, denn diese sind oftmals wahlweise zu überdimensioniert, zu funktionell oder zu allgemein. Wir empfehlen, die konkrete Erwartung präzise niederzuschreiben.
2. Verantwortliche festlegen
Projekte scheitern nach anfänglicher Motivation oftmals daran, dass Mitarbeiter und alle wichtigen Entscheider nicht einbezogen wurden. Nicht selten verhindert, nach aufwendiger Aufbereitung durch Fachabteilungen, anschließend das Management die Einführung, weil sie das Projekt nicht kennt oder bereits eine Lösung als Konzernvorgabe einzusetzen hat. Entscheider sind die Geschäftsführung, der Einkauf, die IT sowie ausgewählte motivierte Mitarbeiter, die als Multiplikator dienen.
3. Projekt und Priorität erzeugen
Es ist für das Unternehmen und für die anzusprechenden Anbieter relevant, dass es sich um ein konkretes Projekt handelt.
Es sollte auf ein Projekt verzichtet werden, wenn es vorher noch ein anderes Projekt zur Softwareeinführung gibt. Oft wird zuerst ein ERP System eingeführt. Hier empfehlen wir, direkt ein DMS System mit zu evaluieren, da die Integrationen zwischen beiden Systemen sehr wichtig sind.
Sind verschiedene Rahmenparameter nicht klar, sinkt aus Erfahrung (jeglicher B2B Softwareprojekte) die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich wird.
Folgende Parameter sind für B2B Softwareprojekte typisch:
- Die Entscheider sind namentlich bekannt und bestätigen das Projekt strategisch.
- Die Plattform Cloud oder On Premise muss festgelegt sein. On Premises Lösungen erhöhen die Einführungsaufwände, Kosten und Dauer erheblich.
- Es ein Budget für das Projekt verfügbar. Es sollte sich am Nutzen (Zeiteinsparung, etc) orientieren. Das Budget sollte notfalls auch ohne Förderung auskommen. Förderprogramme helfen finanziell, verzögern oft Projekte erheblich oder Fördertöpfe laufen geplant oder spontan aus. (Von Open Source DMS Lösungen wird häufig wegen der vermeintlichen Kostenersparnis Gebrauch gemacht. In der Praxis scheitert der Einsatz jedoch oft an mangelndem Support, fehlender Rechtssicherheit und hohen internen Aufwänden bei der Anpassung und Wartung.)
- Festlegung der Phasen des Projekts (Welche Benutzeranzahl ab welchem Zeitraum und welche Workflows).
- Es gibt einen Zeitplan (Anbieterauswahl, Präsentation der Top 3 auf Basis eines gleichen Szenarios, Finale Auswahl, Umsetzungsstart und Abnahme vom Anbieter).
- Bestmöglich alle Anforderungen mit Muss/Kann/Später formulieren, insbesondere Erwartungen an Integrationen.
Bei der Aufnahme der Anforderungen und Auswahl von möglichen Anbietern empfehlen sich Berater. Eine Auflistung bekannter Berater, Marktübersichten etc befindet sich unten in diesem Artikel.
4. Anbieterpräsentation
Die Top 3 Lösungen sollten von den Anbietern präsentiert werden. Dazu sollten die Anbieter ein Szenario erhalten, welches eine vereinfachte Situation ihres gewünschten Prozesses darstellt oder die wesentlichen Funktionen zeigt.
In Präsentationen kann es sein, dass für den Interessenten großartige Funktionen gezeigt werden, die sich anschließend im Angebot und Auftrag nicht enthalten sind. Dies führt zu unnötigen Kosten und Unzufriedenheit. Als Empfehlung sollten daher alle gezeigten Funktionen schriftlich festgehalten und als Bestandteil des Angebots und Auftrags gelten.
5. Umsetzung und Einführung
Der ausgewählte Anbieter wird eine Umsetzung vorschlagen und ausführen. Je konkreter die Anforderungen definiert, desto zufriedenstellender wird das Projekt für das Unternehmen und die Mitarbeiter.
Oftmals werden die Mitarbeiter nicht involviert. Bei einer erzwungenen Einführung ohne Trainings oder Vorstellung fehlt die Motivation und Akzeptanz. Daher empfehlen wir dringend, Schlüsselmitarbeiter von Anfang an mit das Projekt und bei der Auswahl zu involvieren. Diese werden zum internen „Verkäufer“ und steigern die Akzeptanz. Alle betreffenden Mitarbeiter sollten über Sinn und Nutzen der Lösung informiert werden, bestmöglich durch das Management und inklusive Trainings.
Für mehr Informationen bieten wir das White Paper Einführung Dokumentenmanagement kostenfrei an.
Welche Vorteile hat ein Cloud Dokumentenmanagementsystem?
Viele Anbieter bieten ihr Dokumentenmanagementsystem in zwei Plattformvarianten an: On Premise und Cloud. Während ersteres auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird, findet bei der Cloud-Variante ein externes Hosting der Daten bei einem Cloud-Anbieter statt. Hybridlösungen kombinieren beide Varianten.
Die überwiegende Mehrzahl an Unternehmen setzen auf cloudbasierte DMS-Lösungen. Das zeigen die Ergebnisse des Cloud-Monitor 2022.
Viele Anbieter bieten ihr Dokumentenmanagementsystem in zwei Plattformvarianten an: On Premise und Cloud. Während ersteres auf den internen Servern des Unternehmens installiert wird, findet bei der Cloud-Variante ein externes Hosting der Daten bei einem Cloud-Anbieter statt, basierend auf modernen Cloud Computing Technologien. Hybridlösungen kombinieren beide Varianten. Cloud-gestützte Systeme entlasten nicht nur interne Ressourcen, sondern reduzieren auch den Wartungsaufwand Ihrer IT Infrastruktur erheblich
Die überwiegende Mehrzahl an Unternehmen setzen auf cloudbasierte DMS-Lösungen. Das zeigen die Ergebnisse des Cloud-Monitor 2022.
E-Rechnungspflicht ab 2025
Beginnend ab dem 1.1.2025 müssen B2B Unternehmen ihre Rechnungsstellung bis Ende 2027 umstellen. Papier und einfache PDF Dokumente sind dann nicht mehr erlaubt
Bereits ab Anfang 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen auf Basis des CEN EN 16931 Standards empfangen und verarbeiten. Dies kann z.B. auch den Empfang einer XML Datei als X-Rechnung bedeuten. Dieses Format hat kein Design oder Layout. Dies sind nur Daten und können nur schwer gelesen werden. Dies führt zu starken Verzögerungen im Rechnungsprozess. Dokumentenmanagementsysteme, wie Amagno, können diese Daten nicht nur empfangen, sondern auch ergänzend optisch darstellen. Ergänzend erfüllt das Dokumentenmanagementsystem die rechtssichere & revisionssichere Archivierung.
Alles zur neuen E-Rechnungspflicht ist hier nachlesbar
Wie hilft Künstliche Intelligenz im DMS?
Künstliche Intelligenz (KI/AI) ist ein Gamechanger für den Umgang mit Dokumenten im digitalen Dokumentenmanagement. Angefangen von automatischer Datenextraktion bis zum Paradigmenwechsel in der Informationsgewinnung und Produktivität der Anwender.
Large Language Modelle (LLM) erzeugen eine neue Produktivitätsrevolution im Dokumentenmanagement. Das weltweit gesammelte Wissen über Dokumente, deren Struktur, Bedeutung und Daten beendet die Notwendigkeit einer bislang aufwendigen Indexierung. Daten von Rechnungen sind ohne Aufwand erkannt. Dokumente lassen sich in einer natürlich wirkenden Konversation befragen. Dokumente lassen sich in Bezug bringen, z.B. für Vergleiche, Zusammenfassungen oder Validierungen. Anwender erhalten auf Fragen eine konkrete Antwort mit Quellenangaben, statt der bislang aufwendigen Einzelsuche und das Durchlesen bei Volltextsuchen. Auch das Ausfüllen von Indexdaten einer komplexen Suchmaske ist kaum mehr notwendig. Das Paradigma von der klassischen Suche ändert sich zur Antwort auf eine Frage. Die Produktivität der Anwender steigert sich erheblich, in dem komplexe Fragen von der KI beantwortet werden. Ebenso erzeugt die KI neue Inhalte, z.B. Anschreiben oder Vorlagen..
Weiterführende Informationen inklusive einem Video zum Einsatz eines KI Assistent in einem Dokumentenmanagementsystem oder lernen Sie die Möglichkeiten moderner KI-Funktionen direkt im System kennen, bei einem individuellen Demo Termin.
Berater, Verbände und Marktübersichten für Dokumentenmanagementsysteme
Auf der Suche nach einer geeigneten Dokumentenmanagement-Lösung, laufen Ihnen meist viele Anbieter und Fachausdrücke über den Weg – da kann man leicht mal den Überblick verlieren. Durch unabhängige Beratungsunternehmen, können Sie sich bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters unterstützen lassen.
- BARC (www.barc.de)
- PROJECT CONSULT (www.project-consult.com)
- Zöller & Partner (www.zoeller.de)
- PENTADOC AG (www.pentadoc.com)
- Pitschek + Partner (www.pitschek.com)
Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.
- VOI (www.voi.de)
- BITKOM (www.bitkom.org)
- AIIM (www.aiim.org)
Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/Dokumentenmanagement Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige spezialisierte Marktübersichten, jedoch führen die gängigen Übersichtsportale entsprechende Kategorien. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.
- ECM Guide (www.ecmguide.de)
- Trusted (www.trusted.de)
- Netzsieger (www.netzsieger.de)
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Dokumentenmanagement kostenfrei einsetzen
Hunderte Kunden vertrauen auf den digitalen Arbeitsplatz von Amagno in der sicheren Cloud.
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