Ein Gastbeitrag von Faraz Afscharian, Berater und Prüfer bei der comdatis it-consulting GmbH & Co.KG. E-Mail-Archivierung In unseren Kundenworkshops werden wir häufig gefragt, ob alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert werden müssen. Häufig ist sogar die Rede vom „E-Mail-Archivierungsgesetz“, das es nicht gibt. E-Mails können natürlich aufbewahrungspflichtig sein, sofern diese steuerlich relevant und oder [...]mehr lesen » 
„Wissen ist Macht“, sagte einst der Philosoph Francis Bacon. Und wo er recht hat, hat er nun mal recht. Denn wer schnell auf relevante Informationen zugreifen kann und gelernt hat, sie für sich zu verdichten und zu nutzen, steht nicht nur ganz oben auf dem Siegertreppchen, sondern ist vielen auch noch einen gehörigen Schritt voraus. [...]mehr lesen » 
„Ein Kompromiss ist die Kunst, einen Kuchen so zu teilen, dass jeder meint, er habe das größte Stück bekommen.“ Dieses wunderbare Zitat stammt von Ludwig Erhard, dem Vater des Wirtschaftswunders. Und wo er recht hat, hat er recht. Unser Leben ist gespickt von Kompromissen: ob beim Hauskauf, im Job oder bei der Auswahl unserer Lebensmittel. [...]mehr lesen » 
Eine digitale Personalakte enthält meist viele persönliche und personenbezogene Daten, welche vertraulich behandelt werden müssen. Dokumente wie Lebensläufe, Atteste, Bewertungen und Zeugnisse sowie Adress- und Kontodaten sind besonders schützenswert, da ein Missbrauch solcher Informationen zu einem individuellen und wirtschaftlichen Schaden führen kann. Daher sollte der Datenschutz bei der digitalen Personalakte streng eingehalten werden. Was das [...]mehr lesen » 
Auf dem Weg zu einem papierlosen Büro sind die Verantwortlichen bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements voller Elan und Tatendrang und verlieren sich dabei oft in Details. Dies sorgt unter Umständen nicht nur für Unmut, sondern kostet auch eine Menge Geld und hemmt die erfolgreiche Umsetzung eines digitalen Dokumentenmanagements. Das Positive ist: viele DMS Projekt [...]mehr lesen » 
Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen die Vorteile eines DMS scheuen sich jedoch vor der DMS-Einführung. Zu viele Prozesse und Ordnerstrukturen gilt es zu verändern, nach denen die zukünftige Ablage erfolgen soll und zu groß scheint der damit verbundene Mehraufwand. Doch die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagements erleichtert nicht nur die alltäglichen Arbeitsabläufe, sondern sorgt unter dem [...]mehr lesen » 
Für viele Softwareuser ist eine Softwarebescheinigung z.B. nach IDW PS 880 irreführend. Häufig wird angenommen, dass das Testat die Revisionssicherheit sichergestellt und die Verfahrensdokumentation nach GoBD ersetzt. Wir möchten hier die „Mythen“ aus der Welt schaffen. Doch zunächst gehen wir auf die Begrifflichkeiten ein, mit denen sich Unternehmen konfrontiert fühlen:
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Mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement können Unternehmen weitestgehend ohne Papier auskommen. Jedoch lässt es sich nicht vermeiden auch weiterhin Papier zu empfangen. Dazu gehört nicht nur die übliche eingehende Briefpost, sondern auch diverse Quittungen und Belege. Während einer kürzlich stattfindenden Produktpräsentation kam die Diskussion auf, wie gut unser Dokumentenmanagementsystem Quittungen und Belege scannen kann, die eine [...]mehr lesen » 
Die Kosten für ein analoges Archiv für alte Akten und Dokumente. In erster Linie denkt man bei den Kosten für die Archivierung an Miet- und Nebenkosten für Räumlichkeiten, um dort die alten Akten und Dokumente aufzubewahren. Diese Kosten sind auch nicht zu vernachlässigen, schwanken jedoch je nach Region und Unternehmen. Werden eigene nicht benötigte Lagerhallen […]
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