28. April 2020

So geht’s: E-Mail-Archivierung und Mandantentrennung

So geht’s: E-Mail-Archivierung und Mandantentrennung

Ein Gastbeitrag von Faraz Afscharian, Berater und Prüfer bei der comdatis it-consulting GmbH & Co.KG.

 

E-Mail-Archivierung

In unseren Kundenworkshops werden wir häufig gefragt, ob alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert werden müssen. Häufig ist sogar die Rede vom „E-Mail-Archivierungsgesetz“, das es nicht gibt. E-Mails können natürlich aufbewahrungspflichtig sein, sofern diese steuerlich relevant und oder als Handelskorrespondenz eingestuft werden. Je nach Belegart bzw. Dokumententyp müssen diese für einen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren archiviert werden. Die Anforderungen an die Aufbewahrung ergeben sich aus den GoBD (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen), die wiederum auf das Handelsgesetzbuch und auf die Abgabenordnung referenzieren. Je nachdem, welche weiteren Gesetze für das Unternehmen relevant sind, können sich weitere Pflichten oder zumindest Empfehlungen an eine Aufbewahrung ergeben (z. B. Produkthaftung).

Für die steuerliche Relevanz bei der Eingangsrechnungsverarbeitung ist es wichtig, dass alle E-Mails zentral empfangen werden und nicht verteilt auf die Mitarbeiter im Unternehmen. Nur so kann eine zeitnahe Bearbeitung der Belege durch die Zentralisierung sichergestellt werden. Für den Anfang bietet es sich an, ein Funktionspostfach anzulegen, welches von dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) überwacht wird. Eine Schnittstelle zur manuellen Übertragung ist ebenfalls denkbar und möglich. Die Lieferanten sollten dementsprechend informiert werden, Rechnungen nur noch an das Rechnungspostfach zu schicken und nicht an die ihnen bekannten Mitarbeiter des Unternehmens. Versetzen Sie sich hier in die analoge Welt, kein Lieferant würde Ihnen die Rechnungen an Ihre Adresse schicken, sondern direkt an das Unternehmen. Durch diese Methode senken Sie das Risiko der Nichtbearbeitung der Rechnung und damit einer möglichen Mahnung. Auch die nach GoBD geforderte zeitnahe Verarbeitung ist durch einen zentralen Rechnungseingang sichergestellt. Die Rechnungen können nach dem Empfang entweder automatisch oder manuell in das Dokumentenmanagementsystem übertragen werden.

Der Workflow zur Eingangsrechnungsverarbeitung kann wie gewünscht vollzogen werden. Natürlich können Sie auch eine Journal-Archivierung (Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen) durchführen. Dazu müssen Sie sich jedoch ausgiebig mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen, da diese Methodik einige Schwierigkeiten mit sich bringen kann. Des Weiteren ist diese Methode speicherintensiv, weswegen ein Spamfilter unbedingt zum Einsatz kommen sollte. Bei einer generellen Archivierung aller ein- und ausgehenden Mails muss, sofern im Unternehmen vorhanden, der Betriebsrat vorab einbezogen werden.

Ein Nachteil einer vollumfänglichen Archivierung kann sein, dass die Mails nicht vorgangsbezogen abgelegt sind.

Wenn Sie sich mit PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang beschäftigen, stellt sich die Frage, welche Datei aufbewahrt werden muss. Reicht es, die PDF-Datei aufzubewahren oder muss die vollständige E-Mail aufbewahrt werden? Hier ist die Antwort gleichermaßen simpel wie komplex. Denn wenn die E-Mail lediglich als Transportmittel eingesetzt wurde, muss diese nicht aufbewahrt werden. Wenn jedoch in der E-Mail steuerlich relevante Inhalte stehen, ist die gesamte E-Mail aufbewahrungspflichtig. Da Sie als Steuerpflichtiger immer in der Beweispflicht sind und nicht beeinflussen können, wie Sie die E-Mails empfangen, bietet sich an, sowohl die E-Mail-Datei als auch die PDF-Datei aufzubewahren.

 

Mandantentrennung

Eine weitere, immer wieder kehrende Frage ist, ob man pro Mandanten ein eigenes Archiv benötigt, auch wenn die Prozesse identisch sind. Häufig ist es so, dass die Finanzbuchhaltung die Buchhaltung für mehrere Gesellschaften im Unternehmen durchführt. In den meisten Fällen ist es so, dass die Prozesse identisch sind. Warum also mehrere Archive führen und pflegen? Für die Finanzverwaltung ist es lediglich wichtig, dass die Belege einem Unternehmen eindeutig zugeordnet werden können. Unseres Erachtens ist es völlig ausreichend, wenn die Mandantenzuordnung in den Metainformationen gepflegt wird. Sicherlich muss das Feld als Pflichtfeld deklariert werden, um leere Felder (nicht zugeordnete Belege) zu vermeiden. Administrative Vorgaben (z. B. ein Dropdownfeld) sind zu empfehlen, um unterschiedliche Schreibweisen oder Buchstabendreher zu vermeiden. So kann man die Belege selektieren und diese genauso anzeigen oder exportieren.

Der Einsatz mehrerer Archive führt zu einem höheren administrativen Aufwand, da eine Änderung unter Umständen in allen Archiven separat gepflegt werden muss. Neben dem unnötig hohen Aufwand ist die Fehleranfälligkeit durch die Wiederholung der Tätigkeit je Archiv wesentlich höher. Auch für die Poweruser, also die Buchhaltung, könnte die Fehlerquote steigen, da man immer zwischen den Mandanten wechseln muss. Natürlich spielt der Zeitfaktor auch eine große Rolle, da der ständige Wechsel zwischen den Archiven für ein Zeiträuber ist und der Produktivität im Wege steht. Der Einsatz mehrerer Archive kann außerdem dazu führen, dass der Aufwand für die Erstellung der Verfahrensdokumentation höher ist.

Faraz Afscharian
Faraz Afscharian ist Berater und Prüfer bei der comdatis it-consulting GmbH & Co.KG mit Spezialisierung GoBD und Verfahrensdokumentation. Darüber hinaus beschäftigt er sich in Projekten mit dem Thema Informationssicherheit und führt IT-Prüfungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften durch.

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