Digitalisierung – Der Wandel im Büroalltag

Ein Gastbeitrag von André Nünninghoff, CEO & Paperless Coach der Paperless GmbH

Einführung in das papierlose Büro

Eines nachts saß ich wieder einmal in meinem Büro und mein Blick schweifte über die unendlichen Weiten meiner Ordnerstruktur. Es war schon wirklich beeindruckend, was sich in so kurzer Zeit an Papier ansammelte, wenn man mal selbstständig war. Wie viele Bäume hier wohl gerade in meinem Büro lagen?

Viel grauenhafter fand ich jedoch die Idee dort irgendwann einmal wieder ran zu müssen. Was passierte nur, wenn ich mal eine Rechnung, einen Lieferschein oder etwas anderes benötigte, was irgendwo in diesem Papierberg verborgen war? Kein Zweifel, war System war nicht schlecht, aber es war sehr lästig. Zeitraubend, ressourcenverschwendend und irgendwie fürchterlich unproduktiv. Was wäre also, wenn ich es schaffe könnte das ganze Papier zu beseitigen? Gab es nicht den mystischen Begriff des papierlosen Büros?

When the sun goes down…

Aus meiner misslichen Lage heraus entwickelte ich ein großes Interesse an der Idee des papierlosen Büros. Kaum jemand sprach davon, gab es das überhaupt? War es in einem bürokratischen Staat wie Deutschland wirklich möglich sein Büro papierfrei zu gestalten? Und was für Blumen könnte ich dann dort hinstellen, wo heute noch jede Menge Ordner standen?

Jeder Unternehmer dieser Welt hat auf seinem Rücken die Lasten gespannt, die er sich über seine unternehmerische Karriere aufschnallt oder aufschnallen lässt. Dazu gehören zweifelsfrei offizielle Vorschriften, Verordnungen und anderweitige Regeln, an die wir uns halten müssen. Gleichzeitig packen wir uns aber auch diverse weitere Dinge wie Dienstleister, Kunden und unsere eigene Einstellung in den Rucksack und tragen diese mit uns durch die Gegend. Warum tun wir uns das aber an?

Aus meinem ersten Hirngespinst und den Gedanken um das papierlose Büro wurde immer konkreter der Wunsch dieses für mich selbst umzusetzen. Nicht nur für mich wollte ich es machen, sondern in meinem Kopf entstand der ernsthafte Wille und Wunsch dieses Wissen so intensiv zu verinnerlichen, dass ich anderen damit helfen konnte. Mein damaliges Geschäft verlor für mich an Bedeutung und ich konzentrierte mich mehr auf die papierfreien Gedanken. Ich spürte wie etwas aus meinem Leben schwand, dafür aber eine vollkommen neue Berufung meine Begeisterung erfasste.

Digital ist vieles, aber nicht angsteinflößend

Sehr oft bin ich bei Interessierten, Besucher unserer Seite, Hörern meines Podcast und Kunden mit der Frage konfrontiert worden, ob das papierlose Büro überhaupt funktionieren kann. Leider verspüre ich dabei viel zu oft die Angst vor etwas Neuem. Nehmen wir ein Blatt Papier in die Hand, ist es greifbar. Legen wir das Papier in einem Ordner ab, ist es immer noch greifbar. Vernichten wir einen Beleg, fragen wir uns jedes Mal ob dies wirklich richtig war. Oder vielleicht brauchen wir den Beleg doch noch irgendwann einmal?
Es gibt so unglaublich viele Vorteile bei einem papierlosen Büro, die leider immer wieder der Angst davor weichen und in den Hintergrund treten. Die Digitalisierung macht in allen Arbeitsbereichen enorme Fortschritte. Man stelle sich einfach mal bildlich ein Büro vor, in dem kein Papier mehr existiert. Ist das angsteinflößend? Aus meiner Sicht keineswegs, denn es hat so viele Vorteile. Jeder Unternehmer und jeder Mitarbeiter eines Unternehmens kann doch mit dem papierlosen Büro seinen persönlichen Rucksack leichter machen. Weniger Papier ist weniger Last. Und weniger Last macht uns deutlich flexibel.

Wir Menschen sind raffgierig im positiven Sinne

Es ist keine Schande zu sagen, dass wir Menschen versuchen unsere Besitztümer beieinander zu halten. Was wir haben wollen, wollen wir nicht mehr weg geben. Wir klammern uns an das, was wir unser nennen dürfen. Das macht aber den Rucksack von jedem Einzelnen von uns schwerer. Insofern beginnt der Weg zum papierlosen Büro beginnt bei vielen im Kopf. Auch bei mir war das der Fall, wobei ich mir Dinge Fakten selbst erarbeitet habe. Mein Kontakt mit Behörden, Ämtern oder Verfassern von Richtlinien machte das ganze Thema für mich sehr eindeutig. Aber auch ich habe lange gebraucht um wirklich zu verstehen, wie es funktioniert und was die Rahmenbedingungen dazu sind.

Es ist so unglaublich befreiend zu einem Kundentermin zu fahren mit lediglich einem Tablet oder Laptop. Sobald ich diesen aufklappe und über meinem Mobilfunkanbieter einen sicheren Zugriff auf meine digitalen Daten habe, kann ich mit jedem meiner Kunden arbeiten. Ich schleppe keine ausgedruckten Präsentation, Ordner mit Anleitungen oder ähnlichem durch die Gegend. Egal wie schwer und wie groß es ist: ich habe es digital auf meinem Tablet dabei und das wiegt jedem Tag 500 Gramm.

Digital ist Erleichterung – digital ist die Zukunft

Es gab und gibt in der Geschichte der Menschheit einige Trends, die lange absehbar waren und am Ende dennoch überraschend kamen. Als der junge Bill Gates, Gründer von Microsoft, damals sagte, seine Vision wäre ein Personal Computer in jedem Haushalt, haben ihn die Leute ausgelacht. Mark Zuckerberg hatte die Vision eines weltweiten Netzwerkes und hat in weniger als 15 Jahren genau das mit Facebook erreicht. Ebenfalls ein großer Visionär ist Elan Musk. Er war bei dem Online-Bezahl-Dienstleister Paypal einer der Gründer und ist heute der Vordenker von Tesla.
An der Stelle das papierlose Büro als Vision von dem Ausmaß zu bezeichnen ist vielleicht vermessen und nicht meine Absicht, aber die Digitalisierung hat eine solche Erwähnung auf jeden Fall verdient. Sie lässt sich nicht wie die anderen Trends an eine Person oder eine Gruppe koppeln, dennoch ist es der Trend der letzten Jahre und wird uns noch lange begleiten. Sie bietet uns Menschen so viele Vorteile, die wir noch nicht alle begriffen und realisiert haben.

Digitale Medien sind ressourcenschonend

Wer kein Papier verbraucht, ist nicht auf die Wälder angewiesen. Das digitale Speichern von Dokumente sowie das Versenden der Unterlagen über elektronische Varianten erspart der Umwelt eine große Belastung. Zweifelsfrei könnte man an der Stelle auch noch über den logistischen Transport nachdenken, der entfällt und die Umwelt schont. Kritisch ist in dem Moment der Stromverbrauch für die digitalen Medien zu betrachten, wobei die mehr Ressourcen geschont als verbraucht werden, würde man diese Rechnung mit Werten hinterlegen.

Zugriff für jeden und von überall

Selbstverständlich nur für diejenigen, die dazu auch berechtigt sind. Es interessiert den Steuerberater nicht, ob wir als Unternehmer gerade in Wanne-Eickel im Büro sitzen, im Urlaub an der Ostsee sind oder auf Entdeckungsreise im Himalaya. Die Verfügbarkeit von Dokumente für den berechtigten Personenkreis ist 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche gegeben. Und nebenbei bemerkt: uns ist es auch vollkommen egal, wo der Steuerberater gerade ist, solange er seinen Job richtig macht.
Aber auch im Austausch mit den Kollegen sind die digitalen Medien enorm wichtig. Was ich bereits erzählte ist das einfache Arbeiten mit meinem Tablet. Ich habe alles dabei und kann meinen Mitarbeitern und Geschäftspartner zu jeder Zeit alle möglichen Dokumente zur Einsicht geben, wenn es darauf ankommt. Insofern wird die gemeinsame Arbeit an Projekte deutlich einfacher und ist nicht mehr kopf- oder funktionsabhängig. Das erhöht für alle Beteiligten den Grad an Ortsunabhängigkeit und auch Zeitunabhängigkeit.

Der Rucksack wird digital

Eingangs erwähnte ich bereits meine bildlichen Gedanken zu dem Rucksack an Dingen, die jeder Menschen privat als auch beruflich tragen muss. Je mehr wir dort hinein packen, desto unbeweglichen und unflexibler werden wir. Mein Fokus liegt nur noch darauf die erschwerenden Dinge aus dem Rucksack auszupacken und so zu organisieren, dass sie federleicht sind. Die Digitalisierung trägt hierzu maßgeblich bei, da sie zum Beispiel alle Unterlagen unnötig macht, die ich mit mir herum tragen müsste.
Aus einem vollgepackten Rucksack wird somit eine vergleichsweise leichte Tasche, in der lediglich nur noch ein Medium enthalten sein muss, mit dem ich digitalen Medien abfragen kann. Ein Laptop, ein Tablet oder was auch immer es sein mag – das ist vollkommen ausreichend in Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung.

Warum sollten wir digital werden?

Der Gedanke sich mit den digitalen Medien und Möglichkeiten zu beschäftigen kann nicht früh genug gedacht werden. Wir befinden uns heute schon mitten drin in einer Umkehr der bekannten und bewährten Methoden. Ich möchte den Teufel an der Stelle ausdrücklich nicht an die Wand malen, aber wie heißt es doch so schön:
„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“

Ich bin mir sicher, dass man total „undigital“ noch einige Jahr und Jahrzehnte überleben kann und auch noch gute Geschäfte macht. Jedoch glaube ich im Gegenzug dazu auch, dass sich die Möglichkeit in naher Zukunft auf zusätzliche Geschäfte nicht mehr in der analogen Welt befinden. Salopp gesagt kann man das Internet nach wie vor für einen Trend halten und weiterhin alles vernachlässigen was online ist sowie den Fokus auf das stationäre und analoge Geschäft legen. Speziell in den vergangenen 1-2 Jahren ist jedoch erkennbar geworden, was das Internet bedeutet. Große Konzerne und bedeutenden Händler der vergangenen 50 Jahre sind in deutliche Schieflage geraten oder komplett vom Markt verschwunden, die das Internet als Trend nicht hinreichend gewürdigt haben. Quelle, Neckermann, Karstadt – und das sind nur einige Namen.

Der Vorteil des digitalen Lebens liegt also vor allem darin, dass die Möglichkeiten der Zukunft nicht ausgeschlossen. Wer so handelt kann sich zwar auf die Schulter klopfen, dass er auch die Risiken ausgeschlossen hat, aber leider wird die Zeit ihn einholen und letzten Endes auch überholen.

Welche Möglichkeiten der Digitalisierung gibt es?

Digitalisierung ist so vieles – es ist müßig an der Stelle eine vollständige Aufzählung zu versuchen. Ich bin mir sicher, dass sich bei der nächsten Bundestagswahl neue digitale Möglichkeiten ergeben, die wir bei der jetzigen Wahl noch für vollkommen undenkbar halten. Das aber nur Rande. Viel mehr möchte ich in diesem Abschnitt auf die Mittel und Möglichkeiten eingehen in die digitale Welt einzutauchen und sein eigenes digitales Universum zu erschaffen. Selbstverständlich immer aus der Sicht des Unternehmers mit dem Fokus auf das papierlose Büro und das papierlose Leben, auch als Privatperson.

Software in der Cloud – mit Zugriff von überall

Bis dato kannten wir unserem Büro immer den PC. Er war der Dreh- und Angelpunkt der gesamten Organisation. Und wenn er einmal ausfiel, funktionierte auch ansonsten nichts mehr. Backups konnte man machen, aber nur selten hat man sie gemacht, so dass es einer Katastrophe glich, wenn das Wunderwerk der Technik mal keinen Pieps mehr von sich gab.
Der cloudbasierte Arbeitsplatz hat dem gegenüber direkt zwei riesige Vorteile. Einerseits ist er cloudbasiert und damit deutlich besser abgesichert als unser heimischer PC. Geht eine Grafikkarte kaputt oder quittiert das Netzteil sein Tun am heimischen PC kann niemand mehr arbeiten. Eine Serverlösung ist grundsätzlich denkbar, aber sehr kostenintensiv für kleinere Unternehmen und Solo-Unternehmer (ganz davon ab, dass es uns wieder ortsabhängig macht). Bei einer Cloudlösung hingegen wird ein virtueller Arbeitsplatz geschaffen, der vollkommen unabhängig von der eigenen Technik ist. Fällt das Tabelt runter, geht das Smartphone kaputt oder gibt das Netzteil den Geist auf, lässt sich der Arbeitsplatz sofort über ein Ersatzgerät erneut öffnen.

Anwendungen lassen sich auf einem solchen virtuellen Arbeitsplatz installieren und sind oftmals mit mehreren Usern nutzbar – genauso wie in der analogen Welt. Der Unterschied besteht dieses Mal nur maßgeblich darin, dass diese Anwender nicht mehr in einer Bürogemeinschaft sitzen müssen, sondern irgendwo auf dieser Welt verteilt sein können.

Digitale Medien als Arbeitsgeräte

Es ist genau so simpel wie es klingt: wer digital arbeiten möchte, braucht ein digitales Medium. Darunter sind Tablets, Smartphones, Laptops oder auch der gute alte PC zu Hause zu verstehen. Es wird als Grundvoraussetzung lediglich ein Gerät sowie eine Verbindung zum Internet benötigt. Der große Vorteil des digitalen Arbeitens an der Stelle ist jedoch, dass es vollkommen nebensächlich ist mit welchem Endgerät gearbeitet wird. Im Büro kann es der PC sein, zu Hause der Laptop und unterwegs das Tablet. Während das früher undenkbar war und mit einem festen Arbeitsplatz der mit einem PC in Verbindung stand, kann heute von überall auf den virtuellen Arbeitsplatz zugegriffen werden.

Und hier können die Unternehmer und Mitarbeiter genau das Medium wählen, mit dem sie ihre Arbeit am besten verrichten können. Der Einsatz ist hier fast unbegrenzt, so lange es die technischen Voraussetzungen mit sich bringt. Auch das kombinierte Arbeiten ist mit Hilfe der Medien möglich und vollkommen entkoppelt von Ort und Zeit.

Digitalisierung lohnt sich für alle

Der feste Arbeitsplatz im Büro wird aus vielerlei Sicht immer weniger notwendig. Das bedeutet an der Stelle nicht, dass der Arbeitsplatz an sich aufgelöst werden wird. Vielmehr kann der Inhaber dieses Arbeitsplatzes oder der Bereitsteller der Arbeit hier vollkommen frei entscheiden. Die Bürogemeinschaft ist etwas, das wir bis heute sehr schätzen. Wir kommen mit anderen Menschen in Kontakt und können uns austauschen. Dieser Vorteil ist aber auch gleichzeitig Nachteil, wenn es darum geht konzentriert und ungestört zu arbeiten.

Hier kommt die Digitalisierung ins Spiel. Mit Hilfe der Medien und der Technik wird es jedem Mitarbeiter in naher Zukunft möglich sein vollkommen ungebunden seine Arbeit zu verrichten. Das kann der alleinerziehende Elternteil sein, der in Teilzeit abends noch einige Stunden arbeiten möchte. Gleichzeitig können aber auch Mitarbeiter angestellt bleiben, die gerne auf Reisen sind oder aus privaten Gründen an irgendeinem anderen Ort der Welt leben möchten.

Aus meiner Sicht ergeben sich damit riesige Chancen für uns als Unternehmer, da wir auf Ressourcen zugreifen können, die uns bis dato aus technischen Gründen verwehrt blieben. Gleichzeitig bietet es für die Mitarbeiter aber das großartige Möglichkeit ihr privates Leben mit dem Arbeitsleben überein zu bringen. Es bestimmt nicht mehr Job oder der Arbeitgeber über die Strukturierung des Lebens, sondern der Mitarbeiter selbst kann die Möglichkeiten hier ausschöpfen.

Und bevor wir über soziale Vereinsamung klagen: jeder Termin kann mit einer Kamera über die entsprechende Anwendung abgehalten werden oder es gibt sogar einen festen Bürotag in der Woche, sofern dieser notwendig ist, um die Abstimmung face-to-face vorzunehmen. Insofern bietet die Digitalisierung Chancen und zusätzliche Möglichkeiten, die Altbewährtes jedoch nicht ausschließen.

Digitalisierung spart Kosten

Der Papiertiger im Büro wird auf Dauer viel Hunger haben und sehr einsam werden. Das digitale Verwalten von Dokumenten in einer Cloud und der Zugriff aller Beteiligten wie Mitarbeiter, aber auch Externe wie Steuerberater, Dienstleister oder Kunden, bedingt unter anderem, dass es im Büro auf Dauer sehr einsam werden wird. Papier wird hier im Zweifel gar nicht mehr ankommen und so wird der gut gediente Begriff des Papiertigers irgendwann aussterben. Mit Blick auf die Kosten für Druckpapier, Kopierpapier sowie die technischen Mittel dafür ergibt sich ein großes Sparpotential.

Gleichermaßen können sich kleinere Unternehmen und Einzel-Unternehmer hier jedoch auch die Frage stellen, ob ein eigenes Büro überhaupt noch notwendig ist. Vernachlässigt man einmal die soziale Komponente sind die Räumlichkeiten aufgrund der digitalen Möglichkeiten vollkommen unnötig. Wer sich gerne treffen möchte kann hier für Konferenzräume, Kaffees oder Bürogemeinschaften nutzen. Das Großraumbüro scheint hier also das Auslaufmodell zu sein.

Und wer doch ein Büro hat und dieses gerne behalten möchte, wird sich alternative Gestaltungsmöglichkeiten überlegen müssen. Sind die großen Geräte einmal verschwunden und auch das Papier im Büro nicht mehr gesehen, ergibt sich hier die Chance das Büro so einzurichten, wie es beliebt. Vollkommen neue Konzepte können erdacht und ausprobiert werden, mit denen die Produktivität gefördert werden kann. Ich möchte es nicht Wohlfühl-Oase nennen, aber in puncto Komfort und Lebensqualität können einige Schritte nach vorne realisiert werden.

Welche Bereiche lassen sich digitalisieren?

Je nach Größe der Unternehmung lassen sich einige Bereiche von anderen trennen. Der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen ist fachlich etwas anderes als die Buchhaltung, die Rechnungen bezahlt und steuerliche Aufstellungen anfertigt. Und so geht es einmal quer durch die Unternehmung, wobei wohl lediglich der Bereich Personal besonders in kleinen Ein-Mann-Unternehmen als nicht vorhanden vernachlässigt werden kann, solange kein eigenes Gehalt ausbezahlt wird.

Ich möchte an der Stelle aber von etwas weiter weg auf das Unternehmen schauen und es mit einem Hühnchen-Beispiel veranschaulichen. Vielleicht ist der Comic aus alten Jugendtagen noch bekannt, als der PC mit einem Huhn umschrieben wurde. Der Kopf und Schnabel wurden mit „In-Put“, der komplette Torso mit „Put-Put“ und der Schwanz mit „Out-Put“ beschrieben. Genau diese drei Bereiche möchte ich beleuchten, da sie auch gleichermaßen für jede der vorgenannten Abteilungen relevant sind.

Der In-Put-Bereich

Hiermit ist natürlich der Posteingang gemeint. Das Unternehmen kann auf vielen verschiedenen Kanälen Eingangsnachrichten erhalten, die in irgendeiner Art und Weise weiter verarbeitet werden müssen. Das kann klassisch mit der Post sein, per Fax, per Mail, per Anruf oder auch mit einem Besuch. Von Rauchzeichen und Flaschenpost möchte ich an der Stelle abraten.
Speziell die Email als auch das Fax sind an der Stelle schon digitalisierte Daten. Hier ist es die vorrangige Aufgabe dieses Medium auch digital zu belassen, zu bearbeiten und dann abzulegen. Etwas herausfordernder wird es bei der Eingangspost. Das geschriebene Wort auf einem Blatt Papier werden wir mit Sicherheit nicht verhindern können, aber es lässt sich in jedem eindämmen. Der Schlüssel hierzu ist ein Dienstleister, an den die Eingangspost weitergeleitet wird. Diese digitalisiert sie und stellt sie dem Unternehmer in einem eigenen, natürlich virtuellen, Bereich zur weiteren Verwendung zur Verfügung. Auch hier muss dann entsprechen die Anbindung an die folgenden Medien so gewählt sein, dass das Dokument digital verfügbar bleibt und nicht irgendwo ausgedruckt werden muss. Zusätzlich sollten Lieferanten, Dienstleister und alle weiteren die Post senden auf die Möglichkeit der digitalen Dokumentenübertragung hingewiesen werden.
Anrufe und daraus folgende Notizen sowie die Mitschriften von persönlichen Gesprächen lassen sich mit diversen Software-Tools sofort digitalisieren. Während früher auf dem klassischen selbstklebenden Notizzettel geschrieben wurde, lässt sich das heute vollkommen digital abarbeiten. Niemand muss mehr den klassischen selbstklebenden Zettel seinem Kollegen als To Do an den Monitor kleben. Vielmehr lässt sich das nun digital über Kalendereinträge mit den entsprechenden Programmen vornehmen. So geht keine Qualität verloren, aber viel Papier muss erst gar nicht produziert werden.

Der Put-Put-Bereich

Innerhalb eines jeden Unternehmens gibt es immer eine Kommunikation. Diese kann auch schon bei einem Einzelunternehmer vorhanden sein, der sich Dinge notiert oder Problemstellungen visualisiert. Hier haben wir als Unternehmer den größtmöglichen Hebel auf den Papierverbrauch einzuwirken. Seien es Magazine, Wirtschaftsjournale, Bücher oder die erwähnten eigenen Notizen – alles lässt sich digitalisieren oder in einer bereits digital erstellten Version verwenden.

Die Arbeitsplanung der Aufgaben kann vollständig digital geschehen. Es gibt an der Stelle nichts, was irgendwo auf einem Zettel notiert werden müsste. Software-Lösungen, die mit entsprechenden Apps verknüpft sind, ermöglichen dabei den Zugriff auf die Arbeitsplanung und den Kalender von jedem Punkt der Erde aus.
Vermutlich ist hier der größte Hebel aber auch gleichzeitig das größte Hemmnis. Alte Gewohnheiten führen zu einer gewissen Ängstlichkeit, ob eingefahrene und bewiesene Prozesse auch in einer neuen Umgebung funktionieren. Insofern kommt es hier immer auf den Versuch an. Und mit jedem weiteren Versuch wird sich die Digitalisierung durchsetzen, bis schlussendlich alles auf das virtuelle Arbeiten umgestellt ist.

Die Vorstellung eines sauberen, blanken Arbeitsplatzes – eines vollständig leeren Schreibtisches mit einem Monitor, einer Maus und einem Keyboard – war immer mein Antrieb die Vision umzusetzen. Und auch heute noch ist dies bei jeder neuen Aufgabe mein Ziel eine Möglichkeit zu finden diese ohne den Einsatz Papier umzusetzen. Ausnahmen sind hierbei erlaubt. Allerdings müssen sich diese auf zwingend im Original vorzuhaltende Dokumente beschränken, die in behördlichen Vorschriften ihren Zwang begründen.

Der Out-Put-Bereich

Auch wir als Unternehmer produzieren eine Menge Dokumente und Daten. Auch an dieser Stelle sind wir es wiederrum, die die Verantwortung dafür übernehmen können. Angebote, Informationsschreiben oder Rechnungen sind dabei wohl die häufigsten Dokumente, die wir an unsere Kunden versenden. Allesamt erfordern auch immer, dass wir diese Dokumente für uns selbst ablegen. Hierzu eignet sich natürlich die digitale Version, die lediglich auf dem elektronischen Weg an den Empfänger kommuniziert wird. Gleichzeitig wird das Dokument für uns als Unternehmer in der eigenen Cloud gespeichert und ist jederzeit im Zugriff, sofern ein entsprechender Bedarf besteht.
Speziell im Postausgang ergibt sich durch die Digitalisierung noch ein riesiger Vorteil. Wir als Unternehmer können mit gutem Beispiel voran gehen und unsere Dokumente unseren Geschäftspartnern digital zur Verfügung stellen. Was so eigennützig klingt und zweifelsfrei auch ist, bedeutet für uns aber gleichzeitig auch eine vollkommene Entkopplung von Ort und Zeit. Wir sind nicht mehr auf einen Postboten oder einen Briefkasten angewiesen, sondern können die Dokumente so zur Verfügung stellen, wie es uns beliebt. Mit den richtigen Software-Tools oder dem Einsatz von Dienstleistern lässt sich sogar die Erstellung von Dokumente wie Angeboten und vor allem Rechnungen zeitgesteuert auslagern und automatisieren, so dass nicht einmal mehr unser Arbeitseinsatz für die Erstellung der Dokumente notwendig ist.

Welche Lösungen gibt es dafür?

Ausgehend von diesen drei Bereichen gibt es eine Reihe interessanter und überaus relevanter Tools um die Umsetzung zu realisieren. Welches der Programme oder Anwendung dabei das Richtige ist, muss immer im Einzelfall bewertet werden. Speziell für Unternehmer ist hier der Datenschutz relevant. Handelt es sich dabei lediglich um Daten des Unternehmers selber ohne das diese Aufzeichnungen in irgendeiner Form für die unternehmerischen Belange relevant werden (beispielsweise Gesprächsnotizen, Grobkonzepte, etc.), so unterliegen diesem keiner Vorschrift. Möchte der Unternehmer hier das Risiko tragen, dass er eventuell auf die Daten nicht mehr zugreifen kann ist jeder Dienstleister dafür bestens geeignet.

Speziell bei Kundendaten oder Umsatzzahlen die in Verbindung mit Kundendaten stehen sind diese Datenmengen äußerst sensibel zu behandeln. Sie dürfen unter keinen Umständen in fremde Hände gelangen. Hierbei ist der Unternehmer selbst für die Sicherheit verantwortlich. Folglich ergibt sich hier nur eine verringerte Anbieterauswahl, da beispielsweise Serverstandorte außerhalb Deutschlands nicht genutzt werden dürfen.

Lösungen für den Posteingang

Um die Eingangspost entsprechend zu digitalisieren benötigt der Unternehmer einen Scan-Dienstleister. Technisch sieht die Umsetzung vor, dass die Eingangspost manuell oder per Nachsendeauftrag an eine hinterlegte Adresse beim Scan-Dienstleister geschickt wird. Hierbei gibt es eine eindeutige Kennung des Postkastens, die beispielsweise über die Kundennummer geschehen kann. Diese Adresse kann Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Kontaktpersonen auch direkt mitgeteilt werden, so dass die Post direkt dorthin geschickt wird.

Nach dem Eingang der Post wird der Scan-Dienstleister in einer Weboberfläche damit beauftragt die Post zu öffnen. Dieser Zwischenschritt macht einerseits das Dienstleister-Verhältnis eindeutig und löst das Problem um das Postgeheimnis und gibt dem Unternehmer andererseits die Möglichkeit die Post vorzusortieren. Während beispielsweise Infopost und Dialogpost direkt vernichtet werden könnte, wenn der Inhalt ohne Belang erscheint, könnten gleichzeitig wichtige Unterlagen direkt und ungeöffnet weitergeleitet werden.

Gleichermaßen können noch im Büro befindliche Unterlagen im Rahmen des Projekts „papierloses Büro“ an den Scan-Dienstleister zu Digitalisierung gesendet werden. So verschwindet Ordner um Ordner aus dem Büro und die Unterlagen werden auf dem digitalen Speicherplatz verfügbar.

Wer Interesse an einem solchen Scan-Service hat ist mit Dienstleister wie Dropscan, Digitalkasten oder Getcaya sehr gut beraten. Neben diesen Anbietern gibt es noch eine Reihe weiterer Angebote. Welcher Dienstleister am Ende der Beste ist hängt vor allem von den Anforderungen und den Mengen ab, die der Unternehmer in der Eingangspost bekommt beziehungsweise erwartet.

Wer sich an der Stelle wegen eines geringen Aufkommens an Eingangspost keinen Dienstleister leisten möchte, kann die Arbeit auch hervorragend mit einer App in Verbindung mit dem Smartphone erledigen. Beispielsweise können Dokumente mit der App Scanbot digitalisiert und anschließend abgelegt werden.

Der Put-Put-Bereich im Unternehmen selbst

Aus meiner Sicht ist dieses Feld in zwei Teile zu unterscheiden. Einerseits besteht es für mich aus Datenbanken auf denen verschiedene Daten gespeichert werden. Beispielsweise wird die Eingangspost zwar gescannt und kurzweilig beim Anbieter gespeichert, aber das Datenarchiv muss extern davon organisiert werden. So werden nach erfolgreicher Scannung die Daten dorthin übertragen und müssen in einer Ordnerstruktur abgelegt werden. Andererseits gibt es im eigenen Unternehmensbereich diverse Tools, mit denen die Arbeit des Unternehmers erleichtert werden kann. Was in der Vergangenheit über eine intensive Zettelwirtschaft organisiert wurde, kann zukünftig mit Hilfe von eigenen Software-Anwendungen oder browserbasierten Lösungen bearbeitet werden.

Datenspeicherung aus internen Dokumenten

Welche Datenspeicherung die sinnvollste ist, muss der Unternehmer selbst entscheiden. Mit Blick auf den Datenschutz und die daraus hervorgehenden Vorschriften sind vor allem Dienstleister mit dem Server-Standort Deutschland geeignet. Hierzu zählen unter anderem Amagno und Centerdevice. Neben der reinen Speichermöglichkeit von Daten bieten diese beiden Dienstleister und weitere auch noch zusätzliche Funktionen wie beispielsweise auch die Verwaltung des Posteingangs an. Während Centerdevice an dieser Stelle vor allem als Baustein in einer funktionierenden, digitalen Archivstruktur den Part eines sicheren Speicherplatzes mit einfachen Workflows übernimmt, bietet Amagno hier weiterführende Business-Funktionen an. So ist das System neben dem Speicherplatz zusätzlich lernfähig und in den Workflows stark automatisierbar, um dem Unternehmer wiederkehrende Aufgabe selbstständig abzunehmen. Das Amagno-System könnte das gesamte Management des Datenarchivs eigenständig abbilden, ohne über mehrere Lösungen hinweg vernetzt sein zu müssen, was dennoch möglich wäre. Die Zertifizierung des Dienstleisters für die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erleichtert dem Unternehmer an der Stelle den Nachweis der Einhaltung.

Datenmengen sind solange gut, wie niemand sie benötigt. Dabei ist es unerheblich ob wir von einen papiergefüllten Büro sprechen oder dem papierlosen Office. Maßgeblich entscheidend für den Erfolg des Unterfangens ist die Organisation der Daten. Mit einer „Ich lege das Neuste oben auf, weil ich es hoffentlich nie wieder brauche“-Ordnung kann das zwar lange Zeit gut gehen, ist aber keineswegs strukturiert. Deutlich sinnvoller ist es hier von vorne herein eine Struktur festzulegen, die stringent verfolgt wird. So wird sichergestellt, dass die Daten jederzeit dort verfügbar sind, wo man sie einsortiert hat. Beispielsweise kann diese Ordnung durch eine durchdachte Ordnerstruktur in Verbindung mit einer einheitlichen Namens-Gebung der Daten.

Dieser Punkt sollte und auch unbedingt bei der Speicherung von Daten beherzigt werden. Das Suchen von Daten gehört für den Unternehmer mit zu den ineffizientesten Prozessen. Aus diesem Grund sollte beim Aufsetzen der Speicher-Struktur viel Wissen und Ideenreichtum für die nachgelagerten Prozesse mit in Betracht gezogen werden.

Arbeiten mit Web-Anwendungen

Nur wenige Unternehmer sind an Apps und Tools wie Evernote, Todoist oder Trello vorbei gekommen. Zu letzterem ist die deutsche Alternative Meistertask, die den gleichen Funktionsumfang in verbessertem Design bietet. Um das papierlose Büro umzusetzen ist es notwendig die Kritzeleien auf Zetteln, Gesprächsnotizen und auch das „übliche“ Arbeiten digital zu organisieren. Hierzu sind die genannten Tools bestens geeignet.

In welchem Umfang diese Tools oder die anderweitig am Markt verfügbaren Anwendungen genutzt werden hängt wieder einmal vom Unternehmer selbst und seinen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Ich vermute, dass ich mich zu weit aus dem Fenster lehne, wenn ich sage, dass es für alles etwas gibt. Die Funktionen der Tools sind unglaublich variantenreich und lassen die Darstellung komplexer Zusammenhänge auch Tool-übergreifend zu.

Welche Tools hier wie und in welcher Konstellation für sich allein oder kombiniert genutzt werden sollten ist eine Frage der Notwendigkeit. Mit Evernote oder dem Todoist lassen sich To-Do-Listen hervorragend darstellen und terminieren. Trello und Meistertask geben gleichermaßen eine gute Übersicht über Prozess-Abläufe und anstehende Aufgaben. Auch für verschiedene Arbeitstechniken wie beispielsweise die Pomodoro-Technik für das ablenkungsfreie Arbeiten an einem Task gibt es verschiedene Apps. Das beste Ergebnis liefert dabei immer der Selbstversuch, da die Bedienung und vor allem die Einstellung der Apps von individuellen Vorlieben abhängig sind.

Der Postausgang in der digitalen Welt

Den eigenen Schreibtisch verlassen eigentlich nur für den Unternehmer gute Dokumente. Vor allem Angebote und Rechnungen stehen im Postausgang an. An der Stelle wäre es natürlich sinnvoll mit einem guten Beispiel voran zu gehen und Kunden zu zeigen, wie das digitale Büro funktioniert, wenn die eigenen Dokumente direkt in digitaler Form zugestellt werden. Dienstleister wie Debitoor oder Getmyinvoice bieten die Verwaltung der Rechnungen als Komplettpaket an. Dazu gehört die termingerechte Rechnungsstellung sowie auf die Wunsch die Überprüfung der Zahlung. Dazu muss ein entsprechender Kontenzugriff gewährt werden.
Abhängig von der Anzahl der Kunden und zu stellenden Rechnungen kann sich der Einsatz eines dieser oder der vielen anderen Tools sehr schnell rechnen. Vor allem aber ist wichtig, dass bei diesem Prozess kein eigenes Papier mehr verwendet wird, sondern die komplette Lösung digital funktioniert. Anbindungen an das Geschäftskonto oder auch einen cloudbasierten Dokumentenspeicher funktionieren tadellos und können sogar automatisiert werden.

Aber auch für Dokumente abseits von Angeboten und Rechnungen gibt es Dienste, die dieses digitalisiert darstellen. Der Unternehmer muss die Vorlage und Versandbedingungen dazu lediglich einstellen, so dass der Dienstleister ausreichende Instruktionen hat, nach denen er arbeiten kann. In dieser Konstellation ist es sogar möglich die physische Postzustellung durch einen Dienstleister zu organisieren, sofern dies beim Kunden ausdrücklich gewünscht ist.

Ein Fazit zur Digitalisierung und den heutigen Möglichkeiten als Unternehmer

Als Paperless Coach bin ich natürlich von Natur aus für die Einrichtung des digitalen, papierlosen Büros. Die Gründe dafür sind relativ einfach benannt und ausführlich dargestellt:

• Das papierlose Büro bietet dem Unternehmer mehr Platz und mehr Flexibilität
• Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff alle Beteiligten
• Die Verwendung von papierlosen Hilfsmitteln und Tools digitalisieren alle Formen von Notizen für die Weiterarbeitung
• Der Empfang und Versand von digitalen Dokumenten ist deutlich schneller als der Postweg

Das papierlose Büro spart allen Beteiligten vom Unternehmer bis zum Kunden Kosten
Ich habe jetzt viele Insights über das Thema des papierlosen Büros und meinen Weg dorthin gegeben. Natürlich gibt es immer wieder Fragen dazu und es ist schön sich im realen Leben mit Menschen über die Herausforderungen und Erfolge auszutauschen. Deshalb möchte ich Sie an der Stelle ganz herzlich zu 03.Paperless Pioneers Conference am 9. Juni 2018 im Humboldt Carré in Berlin einladen.
Dank Amagno einem unserer Hauptsponsoren, der unsere Vision von einem papierlosen Büro und einem digitalen Arbeitsplatz mit uns teilt. Erhalten Sie neben Fachvorträgen und Workshops von Experten aus unterschiedlichen Bereichen, natürlich auch die Gelegenheit in den Pausenzeiten sich mit den Teilnehmern und Experten bei einem Getränk und leckerem Essen auszutauschen.

Wir als Unternehmer sollten uns über das papierlose Büro und seine Organisation intensiv Gedanken machen. Die Digitalisierung dieser Welt ist ein Trend, der nicht mehr aufzuhalten ist. Und er bringt viel Gutes mit sich, so dass es auch müßig ist hier auf den Nachteilen herum zu trommeln. Vielmehr sollten die individuell nutzbaren Vorzüge der Technik in Augenschein genommen werden. Das papierlose Büro ist weitaus mehr als nur das Vermeiden von Papier. Vielmehr ist es in meinem Fall die Vision vollständig digital arbeiten zu können um zu jeder Zeit meinen Kunden und Dienstleistern den bestmöglichen Service bieten zu können.

Es gibt heute nichts mehr, was es nicht gibt und insofern gibt es auch keinerlei Hinderungsgründe, weshalb wir etwas nicht umsetzen können. Vielmehr sollten wir Unternehmer dabei die Vorteile für uns selbst, für die eigene Arbeitsgeschwindigkeit und das Ergebnis betrachten. Denn unter diesen Aspekten kommt niemand man am digitalen und weitestgehend papierlosen Büro vorbei.
Berlin ist nicht nur eine Reise wert

Ein kleiner Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dieser Artikel, ist sehr umfangreich und mit vielen Informationen gespickt. Es hat einfach Zeit gekostet ihn zu lesen und darüber nachzudenken, was die nächsten Schritte für Ihr eigenes papierloses Büro sind.

Als kleines Dankeschön für Ihre Zeit und Ihr weiteres Interesse am papierlosen Büro, nutzen Sie den Rabattcode: AMAGNO4PAPERLESS und erhalten damit 10% Rabatt auf alle Bronze und Silber Tickets für die 03.Paperless Pioneers Conference.
Ich und mein Team von den Paperless Pioneers, sowie Amagno freuen uns darauf Sie persönlich kennen zu lernen.