Papierloses Büro – So schaffen Sie den Sprung zum Digital Office

Deutschland weist einen bemerkenswert hohen Papierverbrauch pro Kopf auf, insbesondere im Vergleich zu anderen G20-Ländern. Der jährliche Pro-Kopf-Verbrauch von durchschnittlich 241,7 Kilogramm Papier, Pappe und Karton ist zum Teil auf den zunehmenden Online-Handel und die damit verbundene Verwendung von Kartonverpackungen zurückzuführen. Dies spiegelt sich auch in der Menge an Papierabfall wider, die täglich am Arbeitsplatz anfällt – von Rechnungen bis hin zu unnötig ausgedruckten E-Mails. Im Laufe der Zeit haben sich Konzepte entwickelt, die dem ein Ende setzen wollen.

Das Konzept des papierlosen Büros zielt darauf ab, den Papierverbrauch am Arbeitsplatz zu reduzieren und gleichzeitig effizientere Arbeitsabläufe zu schaffen. In einem papierlosen Büro wird auf die Verwendung von Papier verzichtet und stattdessen auf digitale Prozesse umgestellt. Die Umsetzung eines papierlosen Büros ist ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation eines Unternehmens und bietet ein erhebliches Potenzial zur Einsparung von Ressourcen

Tatsächlich haben es bereits einige Unternehmen verstanden und deswegen ist auch die Arbeitswelt im Moment mächtig in Bewegung. Denn viele haben sich in den vergangenen Monaten dazu entschlossen, ihre Prozesse überwiegend digital abzubilden, um auch im Home–Office handlungsfähig zu sein. Doch von jetzt auf gleich alle analogen Prozesse ins Digitale umzukrempeln, ist natürlich nicht ganz so einfach. Selbst die beste Taktik ist da ohne klare Strategien nicht zu gebrauchen. Sind die Ziele aber klar abgesteckt und die Marschroute clever gewählt, gelingt der erfolgreiche Sprung ins Papierlose Büro mit nur wenigen Schritten.

Was ist ein papierloses Büro

Das Konzept des papierlosen Büros ist relativ einfach und weitgehend selbsterklärend. Ziel ist es, jegliche Verwendung von Papier im Arbeitsalltag zu eliminieren. Dies betrifft eine Vielzahl von Dokumenten, von Rechnungen und Lieferscheinen über Bewerbungen bis hin zu handschriftlichen Notizen.

Die Umsetzung eines papierlosen Büros umfasst verschiedene Schlüsselkomponenten:

• ✓ Speicherung der digitalen Dokumente: Statt in physischen Aktenordnern werden Dokumente auf digitalen Speichermedien wie Festplatten, in Cloud-Diensten oder auf Wechseldatenträgern abgelegt.

• ✓ Digitalisierung von physischen Dokumenten: Vorhandene Papierdokumente werden mit Scannern digitalisiert und elektronisch archiviert. Dies erleichtert nicht nur den Zugriff, sondern spart auch physischen Speicherplatz.

• ✓ Elektronischer Dokumententransfer: Der Austausch von Dokumenten und Informationen erfolgt über elektronische Wege wie E-Mail, Messenger-Dienste oder spezielle Anwendersoftware. Dies beschleunigt die Kommunikation und reduziert den Bedarf an physischen Dokumenten.

• ✓ Einsatz elektronischer Signaturen: Anstelle von handschriftlichen Unterschriften werden rechtsgültige elektronische Signaturen eingesetzt. Gerade in einer zunehmend vernetzten Arbeitswelt erleichtert dies die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten.

Die Vorteile des papierlosen Büros sind vielfältig. Es fördert nicht nur die effiziente und schnelle Abwicklung von Arbeitsprozessen, sondern unterstützt durch die Reduzierung des Papierverbrauchs auch umweltpolitische Ziele. Doch dass sind nicht die einzigen Vorteile…

Vorteile eines papierlosen Büros

Die Corona–Pandemie hat uns gezeigt, wie wertvoll es sein kann, ortsunabhängig auf all seine Dokumente zugreifen zu können – und sie sogar gemeinsam mit anderen zu bearbeiten. Das Arbeiten in der Cloud – mitsamt seiner transparenten und beschleunigten Prozesse und Abläufe – lässt erahnen, dass die Zeit vorbei ist, in der Rechnungen mühsam von A nach B transportiert werden müssen, ehe sie gebucht werden können. 

Ganz zu schweigen von den Informationen oder Anfragen, die erst über Ecken in Erfahrung gebracht werden müssen, ehe der Kunde eine Antwort erhält. Das alles ist kostbare Zeit, die dabei verstreicht. Und Zeit ist bekanntlich Geld. Ganz zu schweigen von der neu gewonnenen Motivation der Mitarbeiter, wenn sie sich wieder von den lästigen Pflichten frei machen dürfen, um sich ihren Kernaufgaben zu widmen.

Was für Vorteile bietet das papierlose Büro aber im Konkreten?

1) Weniger Kosten

Der Papiertiger im Büro wird auf Dauer viel Hunger haben und sehr einsam werden. Das digitale Verwalten von Dokumenten in einer Cloud und der Zugriff aller Beteiligten wie Mitarbeiter, aber auch Externe wie Steuerberater, Dienstleister oder Kunden, bedingt unter anderem, dass es im Büro auf Dauer sehr einsam werden wird. Papier wird hier im Zweifel gar nicht mehr ankommen und so wird der gut gediente Begriff des Papiertigers irgendwann aussterben. Mit Blick auf die Kosten für Druckpapier, Kopierpapier sowie die technischen Mittel dafür ergibt sich ein großes Sparpotential.

Gleichermaßen können sich kleinere Unternehmen und Einzel-Unternehmer hier jedoch auch die Frage stellen, ob ein eigenes Büro überhaupt noch notwendig ist. Vernachlässigt man einmal die soziale Komponente sind die Räumlichkeiten aufgrund der digitalen Möglichkeiten vollkommen unnötig. Wer sich gerne treffen möchte kann hier für Konferenzräume, Kaffees oder Bürogemeinschaften nutzen. Das Großraumbüro scheint hier also das Auslaufmodell zu sein.

Und wer doch ein Büro hat und dieses gerne behalten möchte, wird sich alternative Gestaltungsmöglichkeiten überlegen müssen. Sind die großen Geräte einmal verschwunden und auch das Papier im Büro nicht mehr gesehen, ergibt sich hier die Chance das Büro so einzurichten, wie es beliebt. Vollkommen neue Konzepte können erdacht und ausprobiert werden, mit denen die Produktivität gefördert werden kann. Ich möchte es nicht Wohlfühl–Oase nennen, aber in puncto Komfort und Lebensqualität können einige Schritte nach vorne realisiert werden.

2) Bessere Übersicht

Zudem hat man vor überall aus Zugriff. Selbstverständlich nur für diejenigen, die dazu auch berechtigt sind. Es interessiert den Steuerberater nicht, ob wir als Unternehmer gerade in Wanne-Eickel im Büro sitzen, im Urlaub an der Ostsee sind oder auf Entdeckungsreise im Himalaya. Die Verfügbarkeit von Dokumente für den berechtigten Personenkreis ist 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche gegeben. 

Aber auch im Austausch mit den Kollegen sind die digitalen Medien enorm wichtig. Insofern wird die gemeinsame Arbeit an Projekte deutlich einfacher und ist nicht mehr kopf- oder funktionsabhängig. Das erhöht für alle Beteiligten den Grad an Ortsunabhängigkeit und auch Zeitunabhängigkeit.

3) Mehr Zeit

Das papierlose Büro ist ein Symbol für Effizienz und Modernität in der heutigen Arbeitswelt. Durch den Verzicht auf physische Dokumente und die Umstellung auf digitale Formate entfallen zeitaufwändige Prozesse wie das Drucken, Kopieren und Archivieren von Papierdokumenten. Stattdessen ermöglichen digitale Dokumentenmanagementsysteme ein schnelles und effizientes Datenmanagement, bei dem Dokumente mit wenigen Klicks gefunden, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden können.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können dank dem papierlosen Büro unabhängig von Ort und Zeit auf wichtige Dokumente zugreifen, was die Zusammenarbeit im Team und die Flexibilität im Arbeitsalltag enorm steigert. Ein papierloses Büro ist somit nicht nur ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit, sondern auch ein wichtiger Faktor für Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung in Unternehmen.

4) Mehr Sicherheit und Compliance

Vor allem in Deutschland herrscht noch eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Archivierungsmethoden. Die Sorge: Gerade in der Cloud könnten Daten schneller in falsche Hände geraten oder verloren gehen. Doch diese Befürchtung ist unbegründet. Tatsächlich ist die digitale Speicherung inzwischen oft sogar sicherer als die reine Papierarchivierung. .

Digitale Systeme ermöglichen nämlich die Verschlüsselung von Dokumenten sowie die Kommunikation und erleichtern das DSGVO–konforme Arbeiten. Im Gegensatz zu Papierdokumenten können digitale Dokumente dank Sicherheitskopien problemlos wiederhergestellt werden.

5) Nachhaltigkeit

Wer kein Papier verbraucht, ist nicht auf die Wälder angewiesen. Das digitale Speichern von Dokumente sowie das Versenden der Unterlagen über elektronische Varianten erspart der Umwelt eine große Belastung. Zweifelsfrei könnte man an der Stelle auch noch über den logistischen Transport nachdenken, der entfällt und die Umwelt schont.

Auf der ganzen Welt werden täglich Bäume gefällt. Laut der vom Umweltbundesamt verbreiteten Broschüre „Papier – Wald und Klima schützen“ landet jeder 5. gefällte Baum in der Papierherstellung. Hier ist auch nachzulesen, dass geschätzt wird, dass industriell genutztes Holz zu etwa 20 % aus Urwäldern stammt.

Muss das in der heutigen Zeit noch so sein? Wir glauben nein.

Nachteile & Herausforderungen

Wie jede Innovation bringt auch ein papierloses Büro einige Herausforderungen mit sich. Diese sind jedoch meist leicht zu bewältigen und stehen dem langfristigen Nutzen nicht im Weg. Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe digitalisieren, können auf lange Sicht deutlich profitieren.

Notwendige Umstellung auf das papierlose Büro

Die Einführung eines papierlosen Büros erfordert einige Anstrengungen. Es kann sein, dass neue Hardware gekauft und Softwarelösungen erworben werden müssen.

Eine effiziente Planung ist das Geheimnis vieler Unternehmen, denen der Übergang bereits erfolgreich gelungen ist. Zu Beginn sollte der aktuelle Stand analysiert und Ziele festgelegt werden: In welchen Bereichen soll künftig digital gearbeitet werden?

Es ist notwendig, interne Abläufe zu überarbeiten, vorhandene Dokumente zu digitalisieren und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Mit einem präzisen und realistischen Plan kann jeder Betrieb die Umstellung zum papierlosen Büro meistern. Wichtig dabei ist, den Übergang schrittweise zu gestalten und alle Abteilungen sowie Mitarbeiter miteinzubeziehen.

Abhängigkeit von Internet und Strom

Cloud-basierte Systeme benötigen eine stabile Strom- und Internetverbindung. Es besteht die Sorge, dass bei Verbindungsproblemen Daten nicht zugänglich oder sogar verloren gehen könnten.

Doch auch dass ist meistens in der Praxis kein großes Problem. Viele zeitgemäße Lösungen funktionieren jedoch auch offline. Darüber hinaus sichert eine regelmäßige Wartung der Hardware und eine externe Datensicherung davor ab, dass wichtige Daten beschädigt werden oder verloren gehen.

Wie man sieht, sind die Nachteile eher gering, dennoch sollte man als Unternehmen im besten Fall im Vorfeld bestimmte Voraussetzungen und Strukturen im Unternehmen besitzen, um die Befreiung vom zeit- und platzraubenden Papier erfolgreich realisieren zu können.

Darüber hinaus müssen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Führungskräfte die neuen digitalen Prozesse akzeptieren und bereit sein, diese vorbehaltlos im Arbeitsalltag umzusetzen. Voraussetzung ist also auch die Offenheit für Veränderungen in den betrieblichen Abläufen und eine gewisse Anpassungsbereitschaft an die neuen Strukturen.

Status Quo in Deutschland

Unternehmen in Deutschland verzichten bei ihrer Büro- und Verwaltungsarbeit zunehmend auf Papier. So geben 6 Prozent der Geschäftsführer, Vorstände oder Geschäftsleiter an, dass die Geschäftsprozesse in ihren Unternehmen mittlerweile komplett ohne Papier auskommen. Weitere 30 Prozent arbeiten überwiegend papierlos, gestalten damit also rund 75 Prozent ihrer Büroprozesse digital. Das ist das Ergebnis einer Befragung unter 1.104 Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt wurde.

Demnach spielt Papier in jedem vierten Unternehmen aber immer noch eine sehr große Rolle: 8 Prozent arbeiten vollständig und weitere 18 Prozent überwiegend, also zu drei Vierteln papierbasiert. Ein weiteres Drittel (36 Prozent) arbeitet nach eigenen Angaben zweigleisig, nutzt also etwa zur Hälfte Papier und digitale Formate.

Quelle: Digitalverband Bitkom.

Obwohl immer mehr Unternehmen ihren Arbeitsalltag digitalisieren, gibt es beim Thema papierloses Büro in Deutschland noch viel Luft nach oben. Dabei bietet das papierlose Arbeiten viele Vorteile wie bessere Zusammenarbeit, Flexibilität oder Zeit- und Kostenersparnis. Auch wenn die Umstellung mit einigem Aufwand verbunden ist, lohnt sie sich am Ende für jedes Unternehmen.

Prozess – Vom analogen zum papierlosen Büro

Grundsätzlich gibt es erst einmal zwei Wege zum digitalen Büro. Entweder werden die papierbasierten Prozesse und Abläufe sukzessive ins Digitale überführt oder das gesamte Büro auf einmal digitalisiert.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, wobei sich viele Unternehmen aus mehreren Gründen für eine schrittweise Umstellung entscheiden. „Wir empfehlen unseren Kunden immer, die Umstellung von Analog zu Digital lieber etwas ruhiger anzugehen und nicht alle Prozesse auf einmal zu digitalisieren. Schließlich haben sie die letzten Jahre auf Papier gearbeitet. Ein paar Wochen mehr sollte man da auch noch überleben“, rät Amagnos IT-Consultant Jan-Dirk Janssen schmunzelnd.

Eine sukzessive Umstellung bietet außerdem die Möglichkeit, den Büroalltag weitestgehend am Laufen zu halten, was bei der „Hau-Ruck-Variante“ schier unmöglich ist. Gleichzeitig ermöglicht eine sukzessive Migration, diejenigen Prozesse zuerst ins Digitale zu überführen, die am notwendigsten erscheinen. So kann der Digitalisierungsprozess außerdem erst einmal ausgelotet und gegebenenfalls für die weiteren Abläufe angepasst werden.

In 5 Schritten zum digitalen & papierlosen Büro

1. Ist der Weg des Wie geklärt, gilt es, die bestehenden Prozesse zu durchleuchten und ihr Papieraufkommen zu beurteilen. Dabei kristallisiert sich in den meisten Fällen schnell heraus, welche Prozesse mit welcher Priorität digitalisiert werden sollen. „Der erste Prozess sollte im Optimalfall derjenige sein, der am meisten weh tut“, empfiehlt Amagnos Digitalisierungsexpertin Nadine Hoting. „Bei vielen ist das der Rechnungseingangsprozess oder die Digitalisierung der Eingangspost.“

2. In einem zweiten Schritt werden die papierbasierten Prozesse näher unter die Lupe genommen und analysiert, wie die Abläufe bisher abliefen. „Das hilft dabei, ihre Stärken und Schwächen herauszufinden und daraus wertvolle Inspirationen die Gestaltung der digitalen Workflows zu erhalten“, empfiehlt Nadine Hoting. Jan-Dirk Janssen wirft außerdem ein: „Absolut zu empfehlen ist auch, den Prozess gemeinsam mit den Kollegen aus den Fachbereichen zu skizzieren. Vielen Unternehmen gibt das gemeinsame Brainstorming bereits eine erste Idee für den Aufbau ihrer digitalen Workflows.“

3. Mit der groben Vorstellung einer möglichen Ausgestaltung, kann die Reise nach passenden Tools beginnen. Da viele Unternehmen mit der Digitalisierung ihre Eingangspost oder der digitalen Abbildung ihres Rechnungsworkflows beginnen, möchten wir Ihnen ein Beispielimpuls für eine mögliche Realisierung geben:

4. Sind die passenden Anbieter zur Abbildung der Workflows gefunden, ist es wichtig, alle Mitarbeiter in die Tools und Prozesse mit einzubinden: „Je höher die Beteiligung der Mitarbeiter, desto höher ist auch die Akzeptanz der Unternehmen für ihr Vorhaben“, weiß Amagnos Digitalisierungsberaterin.

5. Schließlich folgt der Absprung ins Digitale. Für die Überführung der analogen Prozesse in die digitale Welt gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Viele entscheiden sich, ihre Dokumente einzuscannen oder mit Unterstützung eines Scan-Dienstleisters, wie bspw. Servlog, die aufbewahrungsrelevanten Akten ins Digitale zu migrieren. „Damit sich alle Beteiligten gleich von Anfang an bei der Arbeit mit ihrem neuen Tool wohlfühlen, lohnt es sich, die Benennung von Aufgabenschritten (wie es bspw. bei einer ECM-Lösung der Fall ist), dem unternehmensinternen „Slang“ anzupassen. Auch auf eine saubere Strukturierung sollte Wert gelegt werden“, rät Jan-Dirk Janssen.

Bei aller Euphorie einer digitalen Lösung, sollte die Vernichtung der analogen Dokumente aber wohlüberlegt sein. Denn viele Dokumente unterliegen Aufbewahrungs- bzw. Archivierungspflichten, die unbedingt beachtet werden sollten. Ebenso wie die datenschutzkonforme Vernichtung von nicht mehr benötigten Unterlagen. „Eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wo die Dokumente liegen, wer importieren und wer vernichten darf, ermöglicht, die Dokumente in Papierform vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht vernichten. Damit dies gelingt, unterstützen geschulte Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer bei der Erstellung“, so Nadine Hoting.

Tools zur Umsetzung

Um papierlos arbeiten zu können, benötigen Sie neben einem guten Prozess auch einige digitale Hilfsmittel. Wir geben Ihnen eine Liste der wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:

Hardware

Zunächst sollten Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Ein Dokumentenscanner, am besten mit Texterkennung, gehört zur notwendigen Standardhardware. Es lohnt sich, vorab eine Bestandsaufnahme zu machen, um nur noch benötigte Dokumente in den Digitalisierungsprozess einzubeziehen. Außerdem sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem Laptop und bestenfalls einem Smartphone und/oder Tablet ausgestattet sein, damit einer der vielen Vorteile des papierlosen Büros, das mobile Arbeiten, optimal umgesetzt werden kann.

Software

Wenn Sie Ihre Papierdokumente digitalisieren, benötigen Sie eine Software zur Archivierung und zentralen Speicherung. Die passende Software mit Dokumentenmanagementsystem (DMS) verhindert Papierchaos und ermöglicht die spätere Integration der Dokumente in die Arbeitsprozesse. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem ist für die digitale Verwaltung unerlässlich. Neben Systemen zur Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten werden Systeme benötigt, die die digitale Zusammenarbeit im Team an Projekten ermöglichen und strukturieren. Wir stellen genau solch ein Tool mit unserer Amagno Business Cloudzur Verfügung!

Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass Ihre unternehmensinternen Prozesse und Arbeitsweisen durch das Tool bestmöglich abgebildet werden.

Cloud-System

Grundlage für ein rein digitales Büro ist ein Cloud-System. Mögliche Anbieter sind Dropbox, G–Suit oder Google Drive. Achten Sie bei der Auswahl eines Cloud-Systems darauf, welche digitalen Tools in Ihrem Unternehmen bereits genutzt werden, wie viel lokalen Speicherplatz das Cloud-System benötigt und ob die Daten von jedem mobilen Endgerät abgerufen werden können, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Im Vergleich zu standortbasierten Lösungen ist der Wartungsaufwand einer Cloud gering und erhöht die Flexibilität in Ihrem Unternehmen, da die Mitarbeiter/innen auch von zu Hause aus Zugriff auf alle Dokumente haben.

Besonders wichtig bei Cloud–Systemen ist die Ordnerstruktur. Achten Sie auf eine konsistente Benennung und Ablage. Mit einer guten Ordnerstruktur können Sie bei der teaminternen Kommunikation auf den Versand von Dokumenten per E-Mail verzichten und stattdessen den Dateipfad nutzen.

Kommunikationstools

Kommunikation ist extrem wichtig und ein Schlüsselelement auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hier und da gibt es in einigen klassischen Unternehmen noch „Laufzettel“ oder entsprechende Aushänge, um mit der Belegschaft zu kommunizieren. Auch Dokumente müssen nicht erst ausgedruckt und an Kollegen verteilt werden, wenn der direkte digitale Draht möglich ist. So können beispielsweise Dokumente zentral über ein System übertragen und auch wichtige Anweisungen direkt den Teams zugeordnet werden. Slack, Microsoft Teams oder andere Tools sind hier durchaus alternative Möglichkeiten. Letztendlich geht es eben auch um Transparenz, Kosteneffizienz und auch Zeitersparnis. Mit Tools wie Slack oder Teams kann man intern kommunizieren, aber auch Dokumente teilen.

Weitere Tipps & Tricks

Förderungen & Zuschüsse für ein papierloses Büro:

Bund, Länder und EU bieten umfassende Fördermaßnahmen für die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen aller Branchen an, zum Beispiel:

• ✓ Die Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums führt insgesamt 183 verschiedene Förderprogramme rund um die Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen, von der Beratungs- bis zur Investitionsförderung.

• ✓ Das Förderprogramm go-digital fördert beispielsweise mit bis zu 16.500 Euro Zuschuss gezielte Beratungs- und Umsetzungsleistungen in den Bereichen „digitale Geschäftsprozesse“.

• ✓ Die KfW-Bank wiederum bietet mit dem ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit einen zinsgünstigen Förderkredit für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung ab 0,01 % effektiven Jahreszins.

Fazit

Das papierlose Büro spart allen Beteiligten vom Unternehmer bis zum Kunden Kosten und Zeit.

Wir als Unternehmer sollten uns über das papierlose Büro und seine Organisation intensiv Gedanken machen. Die Digitalisierung dieser Welt ist ein Trend, der nicht mehr aufzuhalten ist. Und er bringt viel Gutes mit sich, so dass es auch müßig ist hier auf den Nachteilen herum zu trommeln. Vielmehr sollten die individuell nutzbaren Vorzüge der Technik in Augenschein genommen werden. Ein papierloses Büro ist weitaus mehr als nur das Vermeiden von Papier. Vielmehr ist es in meinem Fall die Vision vollständig digital arbeiten zu können um zu jeder Zeit meinen Kunden und Dienstleistern den bestmöglichen Service bieten zu können.

Es gibt heute nichts mehr, was es nicht gibt und insofern gibt es auch keinerlei Hinderungsgründe, weshalb wir etwas nicht umsetzen können. Vielmehr sollten wir Unternehmer dabei die Vorteile für uns selbst, für die eigene Arbeitsgeschwindigkeit und das Ergebnis betrachten. Denn unter diesen Aspekten kommt niemand man am digitalen und weitestgehend papierlosen Büro vorbei.

Häufige Fragen zum papierlosen Büro