Schlechte Quittungen und Belege scannen.

Mit dem AMAGNO Dokumentenmanagement können Unternehmen weitestgehend ohne Papier auskommen. Jedoch lässt es sich nicht vermeiden auch weiterhin Papier zu empfangen. Dazu gehört nicht nur die übliche eingehende Briefpost, sondern auch diverse Quittungen und Belege. Während einer kürzlich stattfindenden Produktpräsentation kam die Diskussion auf, wie gut unser Dokumentenmanagementsystem Quittungen und Belege scannen kann, die eine extrem schlechte Qualität besitzen.

Quittungen und Belege scannen: Keine Volltexterkennung ist perfekt.

Grundsätzlich kann der Beleg in einem schlechten Zustand sein. Jedoch muss das Schriftbild immer noch grundsätzlich erkennbar sein und je mehr Bestandteile fehlen oder unkenntlich sind, desto höher ist auch die Fehlertoleranz. Keine Volltexterkennung ist zu 100% genau, aber bei einer perfekten Vorlage sind die Ergebnisse der OCR-Erkennung in der Regel zu 99% richtig.

Zeit für einen kleinen Praxistest: Wir haben einen einfachen Beleg der Deutschen Post ordentlich zerknüllt, unter den Wasserhahn gehalten und anschließend an die Heizung zum Trocknen geklebt. Das Ergebnis ist schon relativ erschreckend, aber wir wollen es uns auch nicht zu einfach machen.

Dünne und kleine Belege sind von Scannern schwierig einzuziehen.

Generell sind dünne Belege für Dokumentenscanner nicht einfach, denn die modernen Scanner müssen immer einen Kompromiss zwischen Qualität und Geschwindigkeit eingehen. Hinzu kommt, dass bei dünnen Papieren und kleinen Formaten der Einzug die Vorlage schnell schief einzieht. Bei schrägem Schriftbild kommt die Volltexterkennung schnell an ihre Grenzen. Je größer und je kräftiger das Papier ist, desto besser und zuverlässiger kommen Dokumentenscanner mit schlechten Belegen zurecht.

In unserem kleinen Praxistest kam der große Dokumentenscanner von Brother mit einem mehrfach gefalteten längeren Kassenbon aus dem Baumarkt gut zurecht. Schlechter jedoch mit dem bereits erwähnten Beleg der Deutschen Post. Diesen konnten wir jedoch sehr gut mit dem mobilen Scanner von plustek digitalisieren. Der Einzug ist hier, bauartbedingt, deutlich simpler und auch langsamer.

Nach dem Import des Scans ist das Ergebnis überraschend.

Nach dem Import in das AMAGNO Dokumentenmanagement war das Schriftbild überraschend klar. Mit der Tastenkombination STRG-ALT-V lässt sich eine kleine Infobox zum jeweils ausgewählten Dokument aufrufen. Hier ist klar erkennbar, dass alle relevanten Informationen vom Beleg erkannt worden. Lediglich beim Begriff „Bruttoumsatz“ wurde das „z“ durch ein „e“ ersetzt. Bei dieser Vorlage aber ein tolerierbarer Fehler.

Ein Tipp: Um schlechte Quittungen und Belege zu scannen sollte die Scanauflösung möglichst 600dpi betragen. Ein noch besseres Ergebnis wird geliefert, wenn nur in S/W gescannt wird.