How to von AMAGNO mit Tipps und Tricks

Unsere Unternehmenssoftware zeichnet sich durch eine intuitive und benutzerfreundlichen Handhabung aus. Dennoch erklärt sich auch bei AMAGNO nicht immer alles von selbst. Hier zeigen wir regelmäßig How tos für die wichtigsten Funktionen unserer ECM Lösung und natürlich auch speziellere Tricks für erfahrene Anwender.



E-Mails importieren via Drag & Drop

Ab der aktuellen Version 4.8.26 lassen sich Emails noch einfacher importieren. Dazu muss die jeweilige E-Mail nur noch in die gewünschte Gruppe „geworfen“, also einfach per Drag & Drop mit der Maus aus Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird* in den AMAGNO Client gezogen werden. Eventuell vorhandene Anhänge werden dabei automatisch mit importiert und abgelegt.

E-Mails importieren: Wo wird die E-Mail abgelegt?

E-Mails importieren via Drag & DropGrundsätzlich lässt sich eine zu importierende E-Mail dort ablegen, wo Sie sie hinziehen. Also an jeden beliebigen Ordner oder digitalen Magneten. Jedoch macht es natürlich Sinn, wenn die E-Mail und deren Anhang in die oberste Ebene einer Gruppe gezogen und die digitalen Magnete den Regeln entsprechend die E-Mail und den eventuell vorhandenen Anhängen anziehen.

In unserem Video zeigen wir dies an Hand einer Auftragsbestätigung eines fiktiven Kunden. Die E-Mail wird in die oberste Ebene der Gruppe „Kundenverwaltung“ gezogen. Im Anschluss ist diese unter „Dokumentenarten“ und dort unter dem Magneten „E-Mails“ zu finden, der Anhang zusätzlich unter dem Magneten „Auftragsbestätigungen“.

Natürlich sind in diesem Beispiel auch die E-Mail und der passende Anhang unter dem Kunden selbst, in diesem Fall die fiktive Firma „Windpark Borkum GmbH“, zu finden.

Die neue Funktion soll nicht den serverseitigen Import von E-Mails ablösen, sondern ist eine funktionale Ergänzung. Mehr Informationen zum E-Mail Import via IMAP.

Die Vorteile E-Mails zu importieren

E-Mails und deren Anhänge sind oft wichtige Geschäftsdokumente. Entsprechend sollten diese nicht dauerhaft in einem E-Mail Client verbleiben, sondern sind, wie alle anderen Geschäftsdokumente auch, im Dokumentenmanagement abzulegen. Dort sind Sie deutlich schneller aufzufinden, können in Workflows verarbeitet werden und sind gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer archiviert. Dazu kommt die Entschlackung des E-Mail Servers.

*Von uns sind bisher Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird getestet. Weitere E-Mail Clients ohne Gewähr.

Dokumentenmanagement via LDAP mit Active Directory verbinden

Das AMAGNO Dokumentenmanagement unterstützt die Anbindung via LDAP an ein Active Directory und erleichtert so das Identity Management innerhalb eines Unternehmens.

Herausforderungen für mittelständische Unternehmen ohne Identity Management

Die Notwendigkeit eines zentralen Identity Management liegt klar auf der Hand. Schon ein mittelständisches Unternehmen mit 40 Mitarbeitern muss einen enormen Aufwand betreiben, um die Zugangsdaten und Berechtigungen seiner Mitarbeiter zu erstellen und zu verwalten. Auch beim Entziehen von Zugangsdaten entsteht ein enormer Aufwand. Zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Nehmen wir einmal an, dass ein Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmen mit rund 15 Anwendungen arbeitet. Dazu gehören z.B. Office365, SAP, Zeiterfassung, Netzlaufwerk, Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement. Alle Zugangsdaten werden manuell eingerichtet und verwaltet. Für jede Anwendung gelten andere Kennwortrichtlinien, so dass allein durch unterschiedliche Geltungsdauern die Passwörter nie synchron sind.

Nicht nur für die Administration, sondern auch für den einzelnen Mitarbeiter bedeutet dies einen enormen Mehraufwand und stellt für das Unternehmen ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss mühsam geprüft werden, welche Anwendungen nun entsprechend zu sperren sind. Nicht selten haben ehemalige Mitarbeiter noch lange Zeit Zugriff auf Anwendungen ihres alten Arbeitgebers.

Vorteile eines Identity Management mit Active Directory

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Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Wie Sie die Versionierung einzelner Dokumente im AMAGNO Dokumentenmanagement vornehmen, haben wir bereits in einem How to Artikel beschrieben. Statt bei nur einzelnen Dokumenten die Dokumentenversionierung zu aktivieren ist es manchmal auch erforderlich, alle Dokumente in einer Gruppe zu versionieren. Beispielsweise, wenn erhöhte Anforderungen bei der Revisionssicherheit vorliegen oder generell in einer AMAGNO Gruppe nachvollzogen werden muss wer was wann geändert hat.

Dokumentenversionierung für gesamte Gruppe aktivieren

Im Prinzip funktioniert die Aktivierung der Dokumentenversionierung einer gesamten Gruppe fast genau so wie bei einem einzelnen Dokument. Wählen Sie jedoch nicht ein Dokument, sondern eine Gruppe in der linken Spalte bei AMAGNO aus.

Dokumentenversionierung in AMAGNOIn der Toolbox sehen Sie nun die Eigenschaften der Gruppe. Auch dort finden Sie den Eintrag „Versionseinstellung“. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die Dialogbox und können dort zwischen folgenden Einstellungen wählen:

1. Keine Versionierung

2. 14 Bearbeitungstage

3. Unbegrenzt

Punkt 1 und 3 sollten sich von selbst erklären. Bei 14 Bearbeitungstagen handelt es sich nicht um die nächsten zwei Kalenderwochen, sondern jeder Tag an dem eine neue Version erstellt wird, gilt als Bearbeitungstag. Bei dieser Einstellung werden nur die Versionen der letzten 14 Bearbeitungstage angezeigt, ältere Versionen werden gelöscht (bis auf die Originalversion, die natürlich bestehen bleibt).

Wichtiger Hinweis für die Dokumentenversionierung in Gruppen

Sollten Sie sich dazu entschließen die Versionierung von Dokumenten in einer Gruppe generell zu aktivieren, beachten Sie bitte, dass dies nur für zukünftig importierte Dokumente gilt. Bereits in der Gruppe enthaltene Dokumente sind von der Änderung nicht betroffen! War bei einem Dokument bereits eine Versionierung für die nächsten 14 Bearbeitungstage eingestellt und ist bei diesem Dokument bereits eine 2. Version vorhanden, so kann die Dauer der Versionierung lediglich höher, also auf unbegrenzt, eingestellt werden.

How to Video Dokumentenversionierung für Gruppe im AMAGNO DMS aktivieren

Dokumentenvorlagen erstellen für Word, PowerPoint & Co

Mit Dokumentenvorlagen zu arbeiten, erleichtert die tägliche Arbeit im Unternehmen enorm. Die meisten Dokumente sind wiederkehrender Art. Dazu gehören bspw. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Reisekostenabrechnungen oder auch Gesprächnotizen. Im AMAGNO Dokumentenmanagementsystem können Sie in nur wenigen Schritten ein Dokument als Vorlage bereitstellen. Entweder in einer einzelnen Gruppe oder gleichzeitig in allen Gruppen. Dabei ist es vollkommen egal, ob es sich hierbei um Word, PowerPoint, Excel, PDF oder andere Dokumentenarten handelt. Dokumentenvorlagen ermöglichen Ihnen und Ihren Kollegen, neue Dokumente effizienter zu erstellen.

Dokumente als Vorlage im DMS definieren

Dokumentenvorlagen erstellenEin Dokument als Vorlage im AMAGNO Dokumentenmanagement bereitzustellen ist nicht kompliziert. Sie müssen jedoch Administrator der Gruppe sein, in der das Ausgangsdokument abgelegt ist.

1. Wählen Sie das entsprechende Dokument, bspw. eine Word Datei, aus.

2. Öffnen Sie mit einem Doppelklick in der Toolbox auf „Vorlageneinstellungen“ den entsprechenden Dialog.

3. Öffnen Sie mit einem weiteren Doppelklick auf „Vorlage“ den Dialog „Vorlagetyp ändern“.

4. Wählen Sie aus den folgenden drei Optionen:

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Gruppe kopieren im AMAGNO Dokumentenmanagement

Die Gruppen in AMAGNO sind eine sehr praktische Möglichkeit Strukturen und Zuständigkeiten im Unternehmen abzubilden. Direkt nach der Installation können die ersten Gruppen erstellt werden. Zum Beispiel für die Geschäftsführung, Buchhaltung, Einkauf, Projektmanagement oder für die Kundenbetreuung. Es werden in der Regel jedoch im weiteren Betrieb öfters neue Gruppen dazukommen. So kann es Sinn machen für jedes neue Projekte, neuen Kunden oder neuen Mandanten eine eigenständige Gruppe anzulegen. Damit Sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden müssen, können Gruppen im Dokumentenmanagement von AMAGNO sehr einfach kopiert werden.

Gruppe kopieren und Optionen auswählen

Hinweis: Eine Gruppe kopieren ist nur möglich, wenn Sie Administrator der jeweiligen Gruppe sind.

Gruppe kopieren im Dokumentenmanagement AMAGNO1. Markieren Sie die gewünschte Gruppe

2. Klicken Sie in der Toolbox auf der rechten Seite auf „Kopieren“

3. Wählen Sie im sich nun öffnenden Dialogfenster die die gewünschten Optionen:

– Inhalte kopieren

Alle Inhalte (Dateien, Dokumente) werden aus der bestehenden Gruppe kopiert und in die neue Gruppe übernommen. Weiterlesen »