9. Januar 2017
E-Mails importieren via Drag & Drop
Ab der aktuellen Version 4.8.26 lassen sich Emails noch einfacher importieren. Dazu muss die jeweilige E-Mail nur noch in die gewünschte Gruppe „geworfen“, also einfach per Drag & Drop mit der Maus aus Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird* in den AMAGNO Client gezogen werden. Eventuell vorhandene Anhänge werden dabei automatisch mit importiert und abgelegt.
E-Mails importieren: Wo wird die E-Mail abgelegt?
Grundsätzlich lässt sich eine zu importierende E-Mail dort ablegen, wo Sie sie hinziehen. Also an jeden beliebigen Ordner oder digitalen Magneten. Jedoch macht es natürlich Sinn, wenn die E-Mail und deren Anhang in die oberste Ebene einer Gruppe gezogen und die digitalen Magnete den Regeln entsprechend die E-Mail und den eventuell vorhandenen Anhängen anziehen.
In unserem Video zeigen wir dies an Hand einer Auftragsbestätigung eines fiktiven Kunden. Die E-Mail wird in die oberste Ebene der Gruppe „Kundenverwaltung“ gezogen. Im Anschluss ist diese unter „Dokumentenarten“ und dort unter dem Magneten „E-Mails“ zu finden, der Anhang zusätzlich unter dem Magneten „Auftragsbestätigungen“.
Natürlich sind in diesem Beispiel auch die E-Mail und der passende Anhang unter dem Kunden selbst, in diesem Fall die fiktive Firma „Windpark Borkum GmbH“, zu finden.
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Die neue Funktion soll nicht den serverseitigen Import von E-Mails ablösen, sondern ist eine funktionale Ergänzung. Mehr Informationen zum E-Mail Import via IMAP.
Die Vorteile E-Mails zu importieren
E-Mails und deren Anhänge sind oft wichtige Geschäftsdokumente. Entsprechend sollten diese nicht dauerhaft in einem E-Mail Client verbleiben, sondern sind, wie alle anderen Geschäftsdokumente auch, im Dokumentenmanagement abzulegen. Dort sind Sie deutlich schneller aufzufinden, können in Workflows verarbeitet werden und sind gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer archiviert. Dazu kommt die Entschlackung des E-Mail Servers.
*Von uns sind bisher Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird getestet. Weitere E-Mail Clients ohne Gewähr.
Valentin Tomaschek 
